Анализ управления персоналом

 

Информация о «человеческих ресурсах» собирается и аккумулируется, прежде всего, в процессе найма на работу через заявки-анкеты, результаты тестирования и интервью. Далее в ОАО «Инзенский ОРС» хорошо поставлен сбор данных косвенным путем: с мест прежней работы и учебы, через «вербовщиков» и по иным неформальным каналам. Кроме того, важное место занимают результаты аттестации, оценки учебы, рекомендации и характеристики руководителей. Вся информация хранится и обрабатывается через интегрированные компьютерные системы.

Анкета кандидата на работу представляет значительный интерес. При ее заполнении необходимо ответить на следующие вопросы:

· фамилия, имя, отчество;

· число, месяц, год рождения;

· паспортные данные;

· постоянный (временный) адрес и телефон;

· дата заполнения анкеты;

· индивидуальные интересы к будущей работе: должность, на которую претендует кандидат, заинтересованность в развитии карьеры, предлагаемая заработная плата;

· учебные заведения, которые закончил кандидат: год поступления, год окончания, специальность по диплому;

· дополнительная информация об образовании (курсы, аспирантура, наименование, год поступления, год окончания, полученная специальность, квалификация, степень);

· данные о трудовой деятельности за полные 3 года работы с указанием названия организации, указанием должностей (специальностей), заработная плата на прежнем месте работы, причина увольнения;

· предпочтение кандидата относительно характера работы (тяжелый график работы, готовность сменить внешний вид согласно кодексу компании, физические отклонения, мешающие трудиться полноценно);

· наличие водительских прав;

· знание компьютера, владение оргтехникой.

Работа по планированию привлечения персонала ведется службой кадров. Предприятие формирует стабильный трудовой коллектив, способный достигать высоких конечных результатов. При планировании обеспечивается соответствие кадров возрастающим требованиям современных технологий. Принципы отбора претендентов:

· поиск кандидатов, подходящих для вакантной должности;

· обеспечение соответствия индивидуальных качеств претендента требованиям, изложенным в заявке на подбор;

· внесение претендентов в банк данных в случае отсутствия потребности в них на момент набора кадров;

· обеспечение стабильности коллектива и сохранение на предприятии благоприятного психологического климата.

На основе данных кандидатов построена система отбора и найма персонала по возможности исключающая дорогостоящие процедуры и в тоже время обеспечивающая эффективность применяемых технологий. Прежде всего, построена многоступенчатая модель знакомства с кандидатами, включающая два этапа собеседования: предварительная отборочная беседа с менеджером по персоналу, профессиональное собеседование с руководителем структурного подразделения.

На этапе предварительной отборочной беседы выясняется необходимая информация, содержащая описание требования к кандидату (общее и специальное образование, профессиональные навыки).

Следующий этап определяет профессиональную пригодность работника, т.е. соответствие его личных и профессиональных качеств требованиям конкретной должности. Руководитель подразделения, наблюдая реакцию потенциального работника, отвечая на его вопросы, задавая ему свои, составляет свое представление о профессиональной пригодности претендента.

Работник заполняет анкету определенного образца.

Привлечение персонала осуществляется как из внешних, так и из внутренних источников.

Внутренние источники привлечения персонала позволяют лучше использовать уже имеющийся в организации, так как претендент знает данную организацию; появляются шансы для служебного роста; быстрое заполнение штатной единицы, без длительной адаптации; появляется возможность повышения квалификации персонала; избежание текучести кадров.

Привлечение персонала из внешних источников – наем новых работников.

Основным источником пополнения являются: публикации в газетах, справочники ищущих работу.

При привлечении персонала ОАО «Инзенский ОРС» держит в зоне своего внимания, следующие учебные заведения: Ульяновский техникум экономики и права, Ульяновский техникум питания и торговли, а также высшие учебные заведения города Ульяновска и города Самары.

Адаптация персонала.

Трудовая адаптация персонала – взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенном включении работника в процесс производства в новых для него профессиональных, психофизиологических, социально-психологических, организационно-административных, экономических, санитарно-гигиенических и бытовых условиях труда и отдыха. Трудовой адаптации на предприятиях ОАО «Инзенский ОРС» уделяется недостаточное внимание.

Процесс адаптации на предприятии разделен на несколько этапов.

Первый этап начинается уже на этапе предварительного собеседования с руководителем подразделения. И заключается в проведении индивидуальных бесед с руководителем, выделяю наставника для лучшего приспособления новичка к социальным нормам поведения, действующим в коллективе.

Вторичная адаптация новичков осуществляется при решении следующих вопросов: об обязанности и ответственности, детальное описание работы, длительность рабочего дня и график работы, требования к качеству выполняемой работы, правил техники безопасности, питания, курение на рабочем месте, телефонные переговоры. Все требования к проведению сотрудников описаны в Уставе ОАО «Инзенский ОРС».

Обучение, переподготовка и повышение квалификации персонала

Обучение персонала – основной путь получения профессионального образования. Это целенаправленно организованный, планомерно и систематически осуществляемый процесс овладения знаниями, умениями, навыками и способами общения под руководством опытных преподавателей, наставников, специалистов, руководителей (рисунок 3).

Обучением, переподготовкой и повышением квалификации персонала в ОАО «Инзенский ОРС» занимается отдел кадров.

 

Работники
новые	руководящие	все	пожилые
· Общие представления о фирме · Стажировка · Рационализация организации труда · Умение вести переговоры · Умение вести беседы	· Управленческая деятельность · Установочные занятия · Трудовое право · Встреча с руководителями подразделений (техника работы фирмы и актуальные вопросы) · Экономика и организация	· Интегриро- вание системы обработки данных	· Подготовка к выходу на пенсию

 

Рисунок 3 - Процесс обучения работников

При подготовке, повышении квалификации главное внимание уделяется специфики торговли, человеческих отношений применительно к особенностям фирмы. Проводятся следующие виды обучения: обучение на рабочем месте, обучение вне рабочего места. Обучение на рабочем месте осуществляется с конкретной постановкой задачи на рабочем месте. На рабочем месте осуществляется такое обучение как производственный инструктаж, где выдается информация о введении в специальность, ознакомление работника с новой рабочей обстановкой. При приеме на работу новые работники проходят стажировку. Методика такого обучения осуществляется с учетом специфики предприятия. Передача знаний осуществляется простым и наглядным способом, результат легко контролируется. Обучение на рабочем месте также применяется при смене рабочего места, так как необходимо получение новых знаний и приобретение опыта. Например, предприятие оснастили новым товарным, кассовым, фасовочным оборудованием, поэтому необходимо было обучить персонал.

Наряду с обучением на рабочем месте проводится обучение вне рабочего места. Знакомство с программой обучения показывает широкий диапазон учебных мероприятий, ориентированных на всех руководителей и специалистов. Такие семинары облегчают вновь принятым сотрудникам адаптацию и ознакомление с условиями работы в организации. В организации постоянно идет поиск путей совершенствования содержания учебных программ. Общая политика развития непрерывного обучения персонала излагается в специальном Уставе по руководству и сотрудничеству в организации. Этот Устав является также основой формирования сети семинаров практического руководства обучением: руководящих кадров, высшего руководящего звена. Исходя из Устава обучения персонала, осуществляется методическое оформление семинаров, подчеркивая их связь с возникающими ситуациями и мастерством руководства, которого необходимо добиваться на всех уровнях управления. Цели семинаров и их содержание строятся исходя из опыта и практического уровня знаний сотрудников. Руководитель семинара информирует участников в полном объеме о целях, видах деятельности и методах семинара. Любой семинар в программе обучения изложен по единой схеме: название семинара, цель, содержание, участники, место, продолжительность, срок, организатор. Каждый семинар имеет счет, куда относятся затраты на его проведение. Таким образом, программа обучения – это широкий аспект проблем и различных направлений, способствующий получению необходимых знаний каждым работником фирмы для повышения эффективности труда.

Для руководителей проводится обучение в форме семинаров, были проведены семинары по следующим темам: «Управление в кризисных ситуациях», «Мотивация персонала». Для продавцов организовывались тренинги, были проведены тренинги на тему: «Повышение культура обслуживания покупателей», курс по мерчендайзингу. Участники семинаров и тренингов узнают, что обучение в семинаре служит не только им, что передача знаний другим сотрудникам способствует и их работе. Обучение руководства на практике построено как тренинг по принципу структурных элементов. Руководящие работники поддерживают своих служащих в их профессиональном развитии путем «перекладывания» на их плечи задач и целевых мероприятий по повышению квалификации и стимулированию самообразования. От сотрудников ожидается, что они будут стремиться повышать свой профессиональный уровень по собственной инициативе.

Время от времени руководители проводят диалог с сотрудниками. В откровенном обмене мнениями с каждым сотрудником обсуждаются его задачи, а также его профессиональное и личное развитие и совершенствование. Оцениваются результаты мероприятий по повышению квалификации, намечаются пути дальнейшего развития, которые увязываются с его практической деятельностью.

Семинары не оторваны от повседневных событий и жизни на производстве. Они оказывают участникам конкретную помощь в выяснении и решении вопросов и проблем. Руководитель проводит соответствующую работу со своими сотрудниками по посещаемости семинара. Обмен опытом и мнениями руководителя семинара с другими участниками является одним из важнейших элементов обучения.

Планирование деловой карьеры.

  Планирование и контроль деловой карьеры заключается в том, что с момента принятия работника в организацию и до предлагаемого увольнения с работы необходимо организовать планомерное горизонтальное и вертикальное продвижение работника по системе должностей или рабочих мест. Работник должен знать не только свои перспективы на краткосрочный и долгосрочный периоды, но и то каких положений он должен добиваться, чтобы рассчитывать на продвижение по службе.

Как показывает практика, работники не знают своих перспектив. Это говорит о не очень хорошей постановке работы с персоналом в отношении планирования карьеры. По результатам беседы с представителем отдела кадров, можно сделать вывод, что продвижение по служебной лестнице является возможным с ростом у работника квалификации, накопление практического опыта, навыков.

 Планирование высвобождения и сокращения персонала.

 Высвобождение персонала – вид деятельности, предусматривающий комплекс мероприятий по соблюдению правовых норм и организационно психологической поддержке со стороны администрации при увольнении сотрудников. Планирование высвобождения или сокращения персонала имеет существенное значение в процессе кадрового планирования. Сокращение персонала может быть вызвано следующими причинами: вследствие рационализации производства, сокращения штата, закрытия предприятия. Главной задачей кадровой службы при работе с увольняющимися сотрудниками является максимально возможное смягчение перехода в другую производственную, социальную, личную ситуацию.

Существует три вида увольнения:

· увольнение по собственному желанию;

· увольнение по инициативе администрации;

· выход на пенсию.

Увольнение по собственному желанию как обычно происходит по причине не прохождения стадий адаптации. В этом случае руководителем предприятия проводятся беседы и выявляются причины ухода работника. Увольнение по инициативе администрации может быть обусловлено следующими причинами:

· ликвидация организации, сокращение численности или штата работников;

· несоответствие сотрудника занимаемой должности;

· неисполнения работником своих служебных обязанностей без уважительных причин;

· восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу;

· совершение по месту работы хищения имущества.

При увольнении по инициативе администрации, если увольнение происходит в связи с ликвидацией организации, по возможности оказывается помощь в дальнейшем трудоустройстве, распределение работников в другие организационные структуры. При необходимости возможно обучение.

Увольнение по выходу на пенсию.

Выход работников на пенсию планируется заранее. Также руководителем проводятся беседы. При выходе на пенсию разработаны такие мероприятия как неполная занятость, то есть неполный рабочий день, в то же время происходит обучение новых сотрудников.

В общем виде система мероприятий по высвобождению персонала проходит в три этапа: подготовка, передача работнику сообщения об увольнении, консультирование.

Безопасность персонала и забота о нем.

Планирование безопасности персонала осуществляется в целях сохранения хорошего физического состояния, а также профессиональных качеств сотрудников. На предприятии созданы все нормальные условия труда соответствующей подготовки работников к выполнению производственных работ. Обустроены рабочие места с соблюдением техники безопасности и пожарной безопасности. При приеме на работу проходят инструктаж по технической и пожарной безопасности.

На предприятии также соблюдено санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников в соответствии с требованиями охраны труда. На предприятии по установленным нормам оборудуются санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки, созданы санитарные посты с аптечками, укомплектованными лекарственными средствами и препаратами для оказания первой медицинской помощи.

Бюджет для службы кадров.

Процесс бюджетного планирования для службы кадров организации основан

на принципах системности, комплектности, прогрессивности, научности. При планировании используются такие методы, как экспертно-аналитические, нормативные, балансовые, основанные на функционально стоимостном анализе. С учетом стратегического подхода к управлению человеческими ресурсами основными функциями службы кадров становится планирование и развитие, что возлагает на нее ответственность за подготовку документов, необходимых для формирования основного бюджета. Процесс бюджетирования осуществляется как снизу вверх (структурные подразделения направляют свои предложения, которые утверждаются высшим руководством), так и сверху вниз (руководство доводит контрольные цифры до каждого подразделения). В практической деятельности используется сочетание двух подходов.

Планирование бюджета осуществляется в несколько этапов.

Этап 1. Высшее руководство организации просит каждое структурное подразделение подготовить расчеты по развитию подразделений на плановый период, в соответствии утвержденными стандартами.

Этап 2. На основе анализа представленных предложений, высшее руководство разрабатывает и утверждает стратегию развития и направляет контрольные цифры структурным подразделениям, в рамках которых подготавливаются оперативные сметы предстоящих плановых расходов.

Этап 3. Высшее руководство проводит анализ и проверку предложений каждого структурного подразделения по операционным бюджетам на заседании финансового комитета, после чего отделы дорабатывают свои предложения на основе замечаний и указаний этого комитета. На данном этапе высшее руководство занимается распределением ресурсов внутри организации.

Этап 4. Осуществляется подготовка итоговых бюджетов, где ведется постатейный учет ресурсов и использования фондов.

Этап 5. Утверждение основного бюджета организации высшим руководством.

Отдел корпоративных решений является центром управленческих затрат, ответственным за обеспечение наивысшего уровня услуг в рамках выполняемых функций по управлению персоналом, и одновременно центром нормативных затрат, поскольку его полномочия ограничиваются рамками утвержденного операционного бюджета.

Для подготовки основного бюджета организации служба кадров представляет сведения:

· о фонде заработной платы всего персонала;

· затраты на содержание отделов службы кадров (расходы на помещение, оборудование, транспортные, административно-хозяйственные, канцелярские);

· затраты на подбор, отбор и обучение персонала;

· затраты на проведение мероприятий.

Определение затрат работодателей на рабочую силу и их общая квалификация утверждена международной организацией труда. Фонд заработной платы представляет собой основную часть затрат на персонал. В соответствии с методологией международной организации труда структура затрат на рабочую силу включает 10 групп однотипных по своему содержанию элементов:

1. прямая заработная плата;

2. плата за неотработанное время;

3. единовременные премии и поощрения;

4.  расходы на питание, топливо и другие натуральные выдачи;

5. расходы на социальную защиту;

6. расходы на обеспечение работников жильем;

7. расходы на обучение;

8. расходы на культурно-бытовое обслуживание;

9. налоги, отнесенные к затратам;

10. затраты не вошедшие в ранее приведенные классификационные группы.

Фонд заработной платы – сумма вознаграждений, предоставляемых работникам в соответствии с количеством и качеством их труда, а также компенсации, связанные с условиями труда. В него включают начисленные суммы оплаты труда в денежной и натуральной формах за отработанное и неотработанное время, компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, стимулирующие доплаты и надбавки, единовременные поощрительные выплаты, расходы на форменную одежду и спецодежду, а также, оплата транспортных расходов к месту работы. Кроме того, к ним относятся компенсации и социальные льготы, которые предоставляются работникам, как за счет себестоимости, так и за счет прибыли:

· единовременное вознаграждение при выходе на пенсию;

· страховые платежи;

· расходы по оплате учреждениям здравоохранения услуг, оказываемых работникам;

· материальная помощь, предоставленная отдельным работникам по семейным обстоятельствам.

Расходы, которые не учитываются в фонде заработной платы и выплатах социального характера: доходы от участия в собственности предприятия, обязательные страховые взносы во внебюджетные фонды (единый социальный налог) – пенсионный фонд, фонд социального страхования, фонд обязательного медицинского страхования.

 Планирование фонда заработной платы основывается на анализе возможных отклонений от его фактического размера, что предполагает определение дополнительной потребности или сокращение штата численности сотрудников с последующей корректировкой штатного расписания и уточнения размеров и структуры социального пакета.

При планировании фонда заработной платы производится анализ влияния внешних и внутренних факторов: изменение трудового законодательства и учет нормативных актов Министерства труда и социального развития (порядок начисления среднего заработка для начисления отпускных, определение среднемесячной численности и состава работников, средней заработной платы, производительности труда на одного работника. Анализ проводится по компании в целом, по его структурным подразделениям, по категориям и группам работников, по структурным составляющим фонда заработной платы с разбивкой по кварталам, выделяется дневной, месячный и годовой фонд.

При планировании заработной платы составляются дополнительные планы: план рабочего времени, обучения и повышения квалификации, дополнительных социальных выплат. Для обоснования величины расходов по фонду заработной платы используют расчетные показатели и планы, которые подготавливаются планово-экономическим отделом. Заработная плата руководителей, специалистов, торгово-операционного состава, рабочих рассчитывается с использованием штатного расписания, тарифных ставок и окладов, утвержденного процента премий и планируемого роста численности сотрудников.

 

Анкета

Целью анкеты является выявление проблем кадрового планирования в ОАО «Инзенский ОРС».

1.Осуществляется кадровое планирование на предприятии?

-да

-нет

2.Какая служба или отдел осуществляет кадровое планирование?

-отдел кадров

-служба по управлению персоналом

-кадровая служба

-корпоративный отдел

3.Планируется потребность в персонале?

-да

-нет

4.Когда осуществляется планирование потребности в персонале?

-на этапе организации деятельности

-в процессе деятельности фирм

5. Осуществляется планирование привлечения персонала?

-да

-нет

6.Источники привлечения персонала

-внешние

-внутренние

7.Из каких внешних источников привлекается персонал

-рекомендации друзей и знакомых

-рекомендации друзей и родственников

-рекомендации консультативных фирм, специализирующихся на поиске и                     продвижении персонала

-объявления, реклама

-выпускники учебных заведений

8.Планируется адаптация персонала?

-да

-нет

9. Кем осуществляется планирование адаптации?

- руководителем

-менеджером по персоналу

-работником отдела кадров

10. Какие разрабатываются мероприятия по адаптации персонала

-организация курсов, семинаров по различным вопросам адаптации

-проведение бесед руководителем

-выделение наставников

11.Существует потребность в обучении персонала?

-да

-не

12.Осуществляется планирование обучения персонала?

-да

-нет

13.По каким направлениям проводится обучение персонала?

-подготовка

-переподготовка

-повышение квалификации

14.Какие применяются виды обучения?

-на рабочем месте

-вне рабочего места

15. Методы, применяемые при обучении вне рабочего места

-чтение лекций

-курсы обучения

-конференции, семинары

-деловые игры

-тренинги

16. Планируется деловая карьера персонала?

-да

-нет

17.Изучается карьерный потенциал сотрудников?

-да

-нет

18.Планируется высвобождение персонала?

  -да

  -нет

19.Когда осуществляется планирование высвобождения персонала?

-при сокращении штата

-сокращение пенсионеров

-при несоответствии сотрудником занимаемой должности

20.Существует проблема текучести кадров?

-да

-нет

21.Занимаемая должность заполнителя анкеты

-руководитель ОАО «Инзенский ОРС»

-менеджер по персоналу

-начальник отдела кадров

 

При проведении анкетирования среди сотрудников организации были выявлены недостатки в управлении персоналом. Обработанные данные с выявленными проблемами приведены в таблице 9.

 

Таблица 9 - Обработка данных анкеты

 

Вопрос	Ответ	Выявление проблемы
1.Осуществляется ли кадровое планирование на предприятии.	-да -3 чел. -нет- 0 чел.	На предприятии осуществляется кадровое планирование, но не по всем направлениям. Не планируется адаптация и деловая карьера персонала.
2. Какая служба или отдел занимается кадровым планированием.	-отдел кадров -1чел. -служба по управлению персоналом -кадровая служба -1чел. -корпоративный отдел -1чел.	В компании существует отдел кадров и отдел корпоративных решений; вместе они составляют службу кадров. На  предприятии отсутствует четкое разграничение функций отдела кадров и отдела корпоративных решений.
3. Планируется ли потребность в персонале.	-да-3 чел. -нет-1чел.	Потребность в персонале планируется лишь при организации деятельности, но нужно осуществлять планирование и в процессе производства, изучать кадровый потенциал работников.
3. Планируется ли потребность в персонале.	-да-3 чел. -нет-1чел.
5. Осуществляется планирование привлечения персонала	-да-3чел. -нет-0чел.	При планировании привлечения персонала необходимо изучить рынок труда, рассматривать новые специальности, пополнять потребность в специалистах как из внутренних так и из внешних источников.
6. Источники привлечения персонала	-внешние -3 чел. -внутренние-3 чел.

 

 

                                                                                        Продолжение таблицы 9   

7.Из каких внешних источников привлекается персонал	-рекомендации друзей и знакомых 3чел. -рекомендации консультативных фирм 3чел. -объявления и реклама 3чел. -выпускники учебных заведений 3чел.
8.Планируется адаптация персонала?	-да 1 чел. -нет 2 чел.
9. Кем осуществляется планирование адаптации?	- руководителем 3чел. -менеджером по персоналу 3чел. -работником отдела кадров 3чел.
10.Какие разрабатываются мероприятия по адаптации персонала	-организация курсов, семинаров по различным вопросам адаптации -0чел. -проведение бесед руководителем-3чел. -выделение наставников 0чел.	На предприятии уделяется мало внимания планированию, нет специалиста, который бы занимался этой проблемой, не разрабатываются программы по адаптации персонала.
11.Существует потребность в обучении персонала?	-да 2 чел. -нет 1 чел.	При планировании обучения больше внимания уделяется административно управленческой группе работников, но также нужно планировать обучение для среднего звена работников.
12.Осуществляется планирование обучения персонала?	-да 0чел. -нет 0чел. -не полностью 3чел.

 

                                                                                        Продолжение таблицы 9

13.По каким направлениям проводится обучение персонала?	-подготовка 0чел. -переподготовка 0чел. -повышение квалификации 3чел.	Нужно планировать не только повышение квалификации, но при переводе работника на другое рабочее место нужна подготовка или переподготовка персонала
14. Методы, применяемые при обучении вне рабочего места	-чтение лекций -курсы обучения -конференции, семинары -деловые игры -тренинги	Уделяется внимание обучению персонала вне рабочего места, обучение на рабочем месте также имеет огромное значение.
15. Планируется деловая карьера персонала?	-да 1чел. -нет 2чел.	На предприятии не планируется деловая карьера работников, при отсутствии планирования карьеры мотивация работников становится слабой, человек работает не в полную силу.
16.Изучается карьерный потенциал сотрудников?	-да -нет - не всегда 3чел.
17.Планируется  высвобождение персонала?	-да 2чел. -нет 1чел.	Высвобождение персонала планируется при сокращении штата сотрудников. При планировании сокращении штата проводится аттестация персонала и на основании результатов аттестации проводится сокращение персонала.
18.Когда осуществляется планирование высвобождения персонала	при сокращении штата 3чел. -сокращение пенсионеров -при несоответствии сотрудником занимаемой должности