Детализация иерархической структуры работ проекта.

При выполнении сложных проектов необходимо использовать органи­зованный, систематизированный подход с целью дальнейшего деления проекта таким образом, чтобы между всеми его элементами были установлены правиль­ные взаимосвязи и чтобы ни один не был пропущен. Наиболее эффективный метод подобного деления проекта - создание иерар­хической структуры проекта (ИСП), также часто называемой иерархической структурой работ (ИСР).

ИСП -это графическая или словесная модель проекта, раскрывающая его уровень за уровнем до степени детализации, необ­ходимой для эффективного планирования и контроля. ИСП должна включать все промежуточные и конечные продукты (товары, машины, оборудование, по­мещения и средства производства, услуги, руководства, отчеты и т.д.) и основ­ные функциональные работы, которые должны быть выполнены для разработ­ки концепции, проектирования, создания, производства, сборки, тестирования и поставки конечного продукта. В США данная концепция принята практически во всех областях и применяется в управлении сложными проектами. В монографии Рассела Д. Арчибальд приводится базовое определение ИСП Министерством обороны США;

• ориентированная на продукт древовидная структура, включающая в рассмотрение аппаратные средства, услуги и данные, которые являются результатом инженерно-конструкторских работ по проекту разработки и производства оборонного мате­риального продукта;

• иерархическая структура работ показывает и определяет проект или продукты, которые должны бытъ разработаны или произведены, а также соответственно элемен­ты работ, которые предстоит для этого выполнить, друг с другом и с конечным результатом;

• иерархическая структура работ может быть детализировала до любого необходимого уровня. Однако три первых уровня обеспечивают достаточную глубину разбиения лю­бого проекта, если только элементы последнего уровня не характеризуются все еще стишком высокой стоимостью или большим риском. Тогда и только тогда имеет смысл развить иерархическую структуру для достижения большей степени детализации.

Большая часть программных пакетов управления проектами, обеспечивает возможность автоматизированной подготовки и исполь­зования ИСП/ИСР. До того как стал применяться подход, основанный на иерархической структуре проекта (появившийся в начале 1960-х), многие функциональные специалисты разбивали проекты различными способами в соответствии со своими потреб­ностями. Результаты экспериментов в крупных проектах показали, что невозможно должным образом соотнести и интегрировать информацию для планирования и контроля в крупном проекте, имея дело с целым рядом различ­ных представлений одного и того же проекта. Появилась необходимость в од­ной систематизированной ИСП, с которой согласились бы все заинтересованные стороны, которая была бы понятна им всем и могла бы рассматриваться в качестве исходной для всех струк­тур.

ИСП - это способ осмысленной визуализа­ции всего проекта. При ее создании и использовании часто достигается глубо­кое понимание сути проекта и взаимосвязей его элементов. Ниже приводится типичная процедура работы с ИСП:

• первоначальная структура проекта разрабатывается методом "сверху вниз" - совместными усилиями менеджера проекта и планировщиков. Они исполь­зуют всю необходимую информацию, предоставляемую ключевыми члена­ми команды проекта;

• при участии всех менеджеров и членов команды, которых затрагивает струк­тура проекта, она анализируется и при необходимости переделывается до тех пор, пока не будет достигнуто полное согласие по поводу ее корректности;

• определяются пакеты работ (задачи), по которым необходимо подготовить планы, оценки, бюджеты, календарные планы и выполнение которых долж­но контролироваться;

• для каждого элемента структуры проекта (по всем уровням и по всем зада­чам) указываются:

- ответственная и исполняющая организации и функциональные лидеры
проекта;

- спецификации продукта;

- основной контракт, контракты с субподрядчиками и основные заказы на поставку;

- оценки затрат ресурсов (таких, как сотрудники, фонды, материалы, помещения, оборудование) и бюджеты;

- номера нарядов на работы;

- номера счетов затрат (только на уровне задач);

- контрольные события и относящиеся к ним операции в сетевых планах, выполненных но методам PERT/CPM/PDM с запланированными датами;

• суммируется информация о ресурсах, указанных в структуре проекта: для каждого элемента и проекта в целом сравниваются оценки, бюджеты, ответственности, расходы и фактическое выполнение;

• расходы на текущую дату добавляются к последней оценке до завершения каждой задачи для получения оценки по завершении. Подводится итог по иерархической структуре проекта;

• оцениваются результаты с целью выявления проблем и выполнения соот­ветствующих корректирующих действий;

• при необходимости приведенный выше цикл проходится заново для переделывания и урегулирования календарных планов, перепланирования ресурсов и содержания работ.

Таким образом, ИСП становится каркасом проекта, который дает возможность соотнести и свести воедино всю управленческую информацию из разных сис­тем и источников в целях планирования, контроля и управления.