Задачи и функции экспертных комиссий.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора для передачи на государственное хранение в министерствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), в остальных организациях, а также в структурных подразделениях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

В своей работе ЦЭК руководствуется Положением о Федеральном архивном агентстве, требованиями ГСДОУ, нормативно-методическими документами других учреждений Федерального архивного агентства, типовыми и отраслевыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, положением об ЭК.

ЭК создается приказом руководителя учреждения или структурного подразделения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ДОУ в количестве не менее трех человек. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру учреждения, делопроизводство, состав и содержание документации учреждения.

В состав ЭК обязательно включается заведующий архивом (лицо, ответственные за архив), а в состав ЦЭК — представитель соответствующего учреждения Федерального архивного агентства. Председателем назначается один из руководящих работников учреждения (структурного подразделения). Заседания ЭК проводятся в соответствии с планом работы, утвержденным руководителем, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседания протоколируются. Протокол подписывают председатель и секретарь экспертной комиссии, утверждает его руководитель учреждения.

В каждой организации, имеющей ЭК, разрабатывается положение, в котором определяются функции, права и порядок организации работы экспертной комиссии. Положение об ЭК разрабатывается на основе типового положения, утверждается руководителем учреждения и согласовывается с соответствующими учреждениями Федерального архивного агентства.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения проводится в делопроизводстве учреждения и в архиве. В делопроизводстве она осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЭК. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к различным делам, подготовке дел к последующему хранению. В архиве экспертиза ценности документов проводится при их отборе на государственное хранение работниками архива.

При экспертизе ценности документов, осуществляемой в делопроизводстве, одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) срока хранения с истекшими сроками.

Для правильного определения ценности документов члены ЭК (ЦЭК) изучают историю учреждения, его функции, структуру, систему делопроизводства, документацию, связи с другими организациями.

Правильное отнесение документов к делам с соответствующими сроками хранения и оценка их научной и практической ценности обеспечиваются путем полистного просмотра дел. Отбор документов на государственное хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках дел — без анализа фактического содержания имеющихся в них документов — не допускаются.

На постоянное хранение отбираются подлинники документов (при отсутствии подлинников ценных документов на хранение оставляют их заверенные копии), содержание которых наиболее полно характеризует основную деятельность учреждения. К ним относятся уставы, положения, постановления, приказы, указания, протоколы совещаний и заседаний коллегиальных органов, сводные и статистические данные. На постоянное хранение отбирается переписка с правительственными органами, вышестоящими организациями по основным вопросам деятельности учреждения. Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление документации учреждения на три группы:

основную, вспомогательную и по личному составу. Основная документация отражает основные направления деятельности учреждения в соответствии с его назначением и поэтому, как правило, подлежит долговременному хранению. Вспомогательная документация — это оперативная переписка, а также документы по финансированию, учету, отчетности, административно-хозяйственной деятельности, имеющие лишь оперативное значение, для нее устанавливаются временные сроки хранения, документация по личному составу обычно имеет длительный срок хранения, так как используется часто в справочных целях, а некоторые ее группы ввиду научной ценности подлежатпостоянному хранению (личные дела выдающихся деятелей литературы, искусства, политики).

Во избежание дублирования документов в архивных фондах разных организаций при экспертизе ценности следует учитывать, что постановления, распоряжения, приказы и другие документы хранятся, как правило, по месту их издания или подписания; инструкции и другие нормативные документы — по месту их разработки и утверждения; протоколы — по месту их составления (проведения заседания).

При определении сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (3, 5, 10 лет), когда предусматривается их группировка в одном деле, продолжительность хранения определяется по тем документам, которые имеют наиболее длительный срок хранения. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания зела.

В результате работы ЭК выделяют четыре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного срока хранения в государственном архиве;

2) временного срока хранения в архиве (свыше 10 лет);

3) временного срока хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Уничтожение отобранных дел как не подлежащих дальнейшему хранению оформляют актом (трафаретный текст), который подписывают председатель и члены комиссии, утверждает руководитель учреждения, документы могут быть уничтожены только после подписания акта.

 

Тема 7.5. Технические средства в работе с документами.

Тема 7.5.1. Технические средства в работе с документами.

 

Порядок организации документооборота с использованием средств телекоммуникации.

Персональные компьютеры в современном делопроизводстве.

План.

1. Общие характеристики организационных технических средства в делопроизводстве их классификация.

2. Порядок организации документооборота с использованием средства телекоммуникации.

3. Персональные компьютеры в современном делопроизводстве.