Техника управленческой связи.

Из всего разнообразия существующих в настоящее время средств связи в делопроизводстве находят применение почта, включая e-mail, телефон, включая IP-телефонию, телеграф и факсимильная связь.

Изложить здесь во всем объеме сведения по перечисленные видам связи практически невозможно, да и вряд ли целесообразно. Подчеркиваем лишь то новое, что они привнесли в практику документационного обеспечения управления.

Электронная почта - это систем связи которая дает возможность пользователям Internetобмениваться электронными письмами. Кроме текста письма по электронной почте можно передавать любые файлы небольшого размера.

Каждый клиент электронной почты должен иметь зарегистрированный адрес своего «почтового ящика». Сообщение,посланное электронной почтой, через какое- то время оказывается в «почтовом ящике» адресата. Имеются и другие дополнительные услуги электронной почты- уведомление о вручении сообщения и т.д.

Телефонная связь - самый распространённый вид оперативной связи.

Телефонную связь можно разделить на три вида:

- телефонная связь общего пользования;

- внутриучрежденческая телефонная связь;

- мобильная и видеотелефонная связь.

Коснемся сервисных возможностей телефонных аппаратов и офисных АТС.

Новый телефонный аппарат обладает свыше десятка серверных возможностей, например: многоканальность, т.е. возможность подключения аппарата к различным телефонным линиям, переговоры сразу с несколькими абонентами, наличие долговременной памяти, автоматическое определение номера вызывающего абонента, наличие автоответчика и встроенного диктофона, возможность подключения к компьютеру и др.

Из технических новинок отметим смартфоны. Эти устройства являются гибридом сотовых телефонов и карманных компьютеров. Использование смартфонов в ряде случает может быть целесообразнее использования компьютеров типа Notebook.

Внутриучрежденческая телефонная связь представляется более эффективной по сравнению с индивидуальным оснащением работников телефонными аппаратами. Остановимся на функциональных возможностях мини-АТС, широко используемых в сфере малого и среднего бизнеса.

Мини- АТС обеспечивает телефонную связь через системный или обычный телефонный аппарат, подключение аппарата факсимильной связи, компьютера, устройств голосовой связи, режим конференции и др.

Наряду с телефонной связью в России успешно эксплуатируются телеграфные сети. Телеграфная сеть охватывает практически всю заселенную часть страны. Телеграф обеспечивает и международную связь предприятий и организаций.

Что касается IP- телефонии, то под этим понимается использование каналом Internet в качестве транспорта для передачи речи. IP- телефония предлагает услуги телефонной связи при значительном сокращении расходов на телефонные переговоры. Оплата осуществляется только за доступ в Интернет.

Чтобы осуществить подобную связь,требуется компьютер, оборудованный звуковой картой и доступом в Интернет. Запустив программу типа «Het- Meeting», можно общаться с собственником с клавиатуры, а, включив микрофон и выносные колонки, поговорить с ним в режиме реального времени.

Сравнительно недавно появилась возможность через IP-телефонию обеспечить организацию корпоративной телефонной сетью. Стало возможным взаимодействие пользователей Internetс абонентами телефонных сетей.

Факсимильная связь- процесс дистанционной передачи текста. По существу процесс этот представляет собой дистанционное копирование документов.

Для организации факсимильной связи используются аппараты- телефаксы и канал связи. Факсимильная связь быстрее и намного дешевле обычной почты.

Кроме традиционных аппаратов в настоящее время в офисах находят применение современные многофункциональные факсы. Такой аппарат кроме факсимильной связи совмещает в себя функции принтера, копировального устройства, сканера и факс- модема.