Порядок организации документооборота с использованием средства телекоммуникации. Автоматизация документационного обеспечения управления. Сетевые технологии - основа автоматизации ДОУ.

Вся историю развития технологий подготовки управленческой документации, опуская упоминания о сопутствующих фактах и процессах, можно изложить в нескольких словах: перо (ручка)- пишущая машинка- персональный компьютер.

Персональный компьютер благодаря своим функциональным возможностям обеспечил появление новых информационных технологий,оказавших и оказывающих колоссальное влияние на технический и социальный процесс человеческого общества.

С точки зрения ДОУ персональный компьютер позволил представить управленческую информацию в цифровой форме, т.е. в виде электронного документа, обеспечив тем самым важнейшее условие для автоматизации основных функций ДОУ.

Автоматизация делопроизводства за более чем тридцатилетнюю историю прошла пусть от использования ПЭВМ на начальном этапе в качестве электронной пишущей машины (типа «Роботрон»), до системных решений, охватывающих процессы ДОУ в отдельных организациях, корпорациях и отраслях государственного управления.

Очевидно, что эффективного отслеживания любой организацией невозможно без непрерывногоотслеживаниясостоянийкоммерческого и финансового рынка, без оперативной координации работы своих сотрудников, структурных подразделений, филиалов. Решение данного рода сложных задач требуетсовместного участия в управлении большого числа специалистов, часто территориально удаленных друг от друга. Поскольку автономный персональный компьютер не всегда может помочь в решении трудоемких задач вследствие определенного ограничения памяти, ресурсов и доступа к информации, объединение ПК в единую компьютерную сеть позволяет создать достаточно мощную и гибкую рабочую среду для решения многих проблем управления и его документирования.

Одной из основных тенденций развитии средств передачи информации, сложившейся в последние десятилетия прошлого века, явилось локальных вычислительных сетей (ЛВС). Локальные сети объединили все рабочие места с набором соответствующих терминов (ПК и др.) в единую систему обработки управленческой информации, чем резко повысили эффективность управления. Здесь уместным будет пояснить, что понятие «вычислительная сеть» в настоящее время неточно отражает сущность компьютерной сети, основной функцией которое стало не выполнение разного вида трудоемких расчетов, а обеспечение пользователя мощным коммуникационным потенциалом. Основным назначением сети стала организация коллективного использования распределенных сетевых ресурсов. Во многих случаях ЛВС, обслуживающая свою локальную информационную систему, связана с другими вычислительными сетями, внутренними или внешними, вплоть до региональных или глобальных сетей.

С технической точки зрения локальная сеть представляет собой совокупность ПЭВМ, коммуникационных устройств и каналов связи, объединяющих компьютеры в структуру с определенным размещением элементов сети (конфигурацией), а также сетевого программного обеспечения- сетевой операционной системы и приложений, управляющих работой всей сети. Кроме того, большинство сетей также требует установки в каждом ПЭВМ интерфейсной палаты для обеспечения связи с сетью. Непременным элементов сетевой информационной технологии являются базы данных (БД), которые подчас даже считают основой существующих систем управления в современных организациях.

Использование сетевой информационной технологии предоставило пользователям персональных компьютеров огромные преимущества. С помощью компьютеров, объединенных в сеть, стали возможными:

- автоматизация обмена информацией и программными средствами между отдельными ПЭВМ;

- создание распределенных баз данных (БД), размещаемых на разных компьютерах;

- организация параллельной обработки информации многими пользователями;

- специализация отдельных ПЭВМ для эффективного решения отдельных задач;

- повышение загрузки компьютерной техники, включая дорогое периферийное оборудование;

- взаимозаменяемость отдельных компьютеров и участков сети, что позволяет быстро восстанавливать работу сети а любом участке;

- сочетание различных режимов работы, включая пакетный, диалоговый и режим- запрос, режим- ответ;

- свободный доступ к обширным информационным ресурсам, накопленным человечеством.

Известны четыре основные геометрические разновидности размещения элементов сети (рис. 7.3): шинная, кольцевая, звездная и ячеистая.

Сети с шиннойтопологией используют линейный канал передачи данных, к которому все рабочие узлы подсоединены через интерфейсную плату. Данные от передающего узла сети распространяется по шине в обе стороны. Промежуточные узлы не транслируют поступающих сообщений. Информация поступает на все узлы, но принимает сообщение только тот, которому оно адресовано.

Шинная топология- наиболее простая топология,используется в офисах с небольшим числом сотрудников (10-15 чел). Такую сеть легко наращивать и конфигурировать,а также адаптировать к различный системам. Она устойчива к возможным неисправностям отдельных узлов. Сеть шинной топологии применяет широко известная сетевая архитектура Ethernetчасто используемая в офисах (по существу это внутрифирменная или межфирменная корпоративная компьютерная сеть, именуемая Internet, обладающая расширенными возможностями благодаря использованию в ней технологий Internet, имеющая широкий доступ в Internet, но защищенная от доступа к своим ресурсам со стороны внешних пользователей).

Кольцевая сеть находит применение благодаря большей надежности. В сети с кольцевой топологией все узлы соединены каналами связи в единую замкнутую сеть. Информация по кольцу передается от узла к узлу и каждый узел ретранслирует посланное сообщение. Для этого в каждом узле имеются свои интерфейсная и приемно- передающая аппаратура, позволяющая управлять прохождение данных в сети. Передача для упрощения часто выполняется только в одном направлении. Принимающая узел распознает и получает только адресованные ему сообщения. Виду своей гибкости и надежности сети с кольцевой топологией, как и сети с шинной топологией,также получили широкое распространение.

Сети со звездной конфигурацией стали наиболее популярны в последнее время. Связующим звеном устройство, к которому подключаются кабели от всех рабочих узлов. Обрыв любого кабеля не фигурацией похожа на кольцевую сеть.

Каждый компьютер ячеистой конфигурации связан отдельными кабелями со всеми остальными рабочими узлами. Ячеистая конфигурация наиболее отказоустойчива и находит применение в ответственных организация типа банков, диспетчерских служб. Стоимость такой сети весьма велика.

 

 

 

Шинная

 

Кольцевая

 

 

К

 

 

 

 

 

Звездная Ячеистая

(К- концепция)

 

Сеть любой конфигурации имеет своей задачей связать узлы сети так, чтобы обеспечить доступ к программам любого одного ПК к файлам любого другого ПК и наоборот. Обеспечитьт такой доступ- значит предоставить всю необходимуб информацию в реальном варианте (on- line).

Ловальные вычислительные сети объединяют все оборудования офиса, предназначенное для автоматизации документационного обеспечения управленческого турад. На бьазе локальных сетей строится единая цифровая сеть управленческой связи как необходимое условие функционирования своевременного офиса. Таким образом, локальная сеть является системой косплексной телекоммуникации, обеспечивающей выдачк, запись, распределение информации в виде текста, голоса, изображения, графики.

Локальные сети обычно действуют в рамках отдельных огранизаций, фирм, банков, но могут быть связаны между собой при помощи региональных и глобальных сетей.

Региональные и муниципальные сети ункционируют в пределах города, района, области. Они являются частью глобальной сети и оснобой спецификой не отличаются.

Глобальнные сети объединяют абонетнов, удаленных дуг от друга на большие растояния, часто расположенных в различныз старанх и на различных континентах. Взаимодействие между абьонентами глобальных сетей можно осущетсвляться на базе систем радиосети, спутниковой связи межконтинентальных коммуникаций. Наиболее распространенной и популяроной сетью такого класса является Internet.

Interner представляет собой объединение больших и малых сетей- глобальных, региональных и локальных сетей,взаимосязанных по специальным правилас обмена информацией или протоколоами. Базовым протоколом для Internetявляется ТСР/IP(TransmissipnControlProtocol).

Протокол IP – межсетевой протокол, организующий разбиение сообщений на пакеты (информация по сети передается не сплошным потоком, а организована в виде пакетов, порций, кадров), определяющий маршрут отправляемых пакетов и обрабатывющий получаемые пакеты. Протокол ТСР управляет потоком данных, обрабатывает ошибки и гарантирует, что информационные пакеты получены и собраны в полном составе и нужном порядке. Для неответственных пересылое информации сущетсвует для Internetболее простой протокол UDP (UserDatagramProtocol).

Internetориентирован на конечного пользователя- как компьютерного специалиста,сотрудника какой- либо организации, так и на рядового человека. Популярерость Interhetа с теми возможностями, которыми можно выспользоваться пользователь сети. Перечислим те функции, выполненые которых делает Интернет необходимы руководителю,секретарю, научному работник, бизнесмену и другим пользователям:

- информационная функция, поскольку по Интернету можно получить любую интересующую пользователя неконфедициальную нформацию любого плнана (коммерческую, политическую);

- коммуникациолнная функция, так как сетевые технологии позволяют одному партнеру по бизнесу общаться с другим партнером на любом расстоянии,послать факс или письмо, что и обойдется дешевле, и будет оперативнее;

- совещательная функция, поскольку Интерее- это место, где заинтересованные стороны могукт обсудить в интерактивном режимн любую проблему,обменяться полезной информацией;

- коммерческкая функция, связанная с интенсивным развитием торговли по сети. Поскольку видит на экране своего компьютера товары, выбирает, заказывает необходимое и оплачивает покупку по кредитной карточке.Товар поступает к покупателю из ближайшего торгового пункта;

- рекламная функция- сесьтма эффективна по Интернету в связи с ее массовастью и оперативностью;

- развлекательная функция позволяет видеть оргомное количество фильмов, побывать в музеях, поиграть в компьютерные игры;

- компьютерная функция – специфическая функция, которая позволяет пользователюд получить, чаще всего бесплатно, новейшие программные средства, рекомендации по работе в сети.

Наибольшими о численнности ячейками Internetявляются локальные вычислительные сети. Дйствуют также многочисленные локальные компьютеры, самостоятельно подключенные к Internet.

Сетевые или локальные компьютеы, непосредственно подключенные к Internet, называются хост- компьютерами. Если локальная сеть подключена к Internet, то им каждая рабочая станция этой сети также имеет выход в Internet, но через свой адре,по которому его можно найти абонент из любой точки планеты.

Структура Internet- типичная клиент- сервисная, при которой есть компьютеры, в основном получающие информацию их сети, и есть компьютерв, снабжающие клиентов информацикй,- «серверы», которык,естественно, также получают информацию из сети, но накапливают ее, чтобы выполнять свою основую функцию- отдавать информацию.

Системы типа «клиент- сервер» в настоящее время пользуются большой популярностью. Они одновременно повышают гибкостьь использования информацонных средств, обеспечивают рациональное использование вычислительных ресурсов и программ, облегчаю доступ к информационным ресурсам и техническим средствам, включая уаленные средства.ю Особо следует подчернуть важность с помошь технологии клиен- сервер«реализовать технологию, получившей название «интранет».

Технология «интранет» обобшила накопленный в Interten опыт рабоыт так называемой распредлененной среде. Интарнет автивно спользуется в корпоративных системах. Опуская технико- технические характерисчтики интарнета отметим,что эта технология фактичски представляет собой распредленную короративную информационную систему, основанную на использолвании опыта Internet. При использовании технологии «интарнет» организация интегрирует применяемые в разных структурных подразделения организации программные продукты и технологическое оборудование в общую информационную среду с едиными правилами создаия и потербления информации.

Что касается нектороых технологий работы в Internet, то среди множества услуг, предоставляемых сетью, отметим четыре:

- самый популярный сервис в настоящее время- WWW (WorldWideWeb- всемирная паутина);

- электронная почта (E-mail);

- программаTelnet;

- программаFTP (File Transfer Protocol- протоколпередачифайлов).

WWW - наиболее добное средство доступа информации, расоложенной в Internet.WWWработает с мультимедийными докуменнтами, т.е. с документом, который включает информацию,представленную в виде текста, звука, трехмерных изображений и т.п. Такой документ называется Web- страницей, вся информация в WWWпредставлена в виде web-страницы. Каждая такая страница имеет свой адрес в сети – URL-унифицированный локатор ресурсов.

Инфомрация, которую любая организацичя хотела бы сделать доступной через WWW, должна быть оформлена в виде web- страницы. Страницы хранятся в памяти ЭВМ, называемых web-страницами. С аппаратной точки зрения WWW- совокупность связанных web-серверов, владельцем которых можно быть любая оргаизация.

WWW работает по схеме «клиент-сервер». По запросу клиента осуществляется его связь с одним из web-серверов, который пре-юставляет ему web- страницу информации, после чего данная связь c клиентом приостанавливается до следующего запроса. Об изменении информации или поступлении новой web- сервер не уведоvляет клиента. Связь с web-сервером осуществляется при помощи cпециальной программы – web- браузера (browsccангл. просматривать). Существует две такие основные программы — MicrosoftExpliorerи NetscapeNavigator.

Сервис WWW на простом чтении web-страниц не заканчивается. На web- странице, как правило, могут содержаться понятия, рисунки, фразы, требующие своего пояснения. Такие пояснения приводятся на других страницах, которые служат для обеспечения гипертекстовой связи. Суть технологии гипертекста состоит в том, что текст структурируется, т. е. в нем выделяются слова-ссылки. При активизации ссылки, например, с помощью щелчка клавиши мыши, происходит переход на заданный в ссылке фрагмент текста. Ссылки в документ обычно тем или иным способом зыделяются (цветом, подчеркиванием).

Е-mail — электронная почта, позволяющая в считанные минуты переслать сообщение из одного пункта в другой, удаленный на десятки тысяч километров. Каждый клиент электронной почты получает адрес своего «почтового ящика». Электронное письмо может содержать как текстовые, так и звуковые, и графические, и программные файлы; электронное письмо может посылаться в любое время дня и ночи, сразу по многим адресам; по электронной почте иожно получать самые свежие новости, читать сообщения в телеконференциях и участвовать в проходящих там обсуждениях; можно также совершать бизнес-сделки (заказывать и оплачивать товар).

Действуют и другие дополнительные услуги Е-mail: уведомление о вручении сообщения, уведомление о недоставке сообщения.

Программа Теlnet, обеспечивающая интерактивный доступ к удаленному компьютеру и создающая ощущение непосредственной работы за этим компьютером. Многие тысячи компьютеров доступны для выполнения самых разнообразных задач абсолютно всем, для тысяч других компьютеров нужно заранее договориться о получении права на вход (нужно знание имени и пароля).

Программа FTP — протокол передачи файлов, позволяющая перемещать файлы с одного компьютера (файлового архива) на другой: можно, и часто бесплатно, получать новейшие компьютерные программы; можно, например, получить с файлового сервера библиотеки Конгресса США любой из многих файлов с рукописями, книгами и другой информацией.

Из других возможностей Internetукажем на интернет - телефонию и видеоконференции.

Таким образом, практически повсеместное подключение имеющихся в офисе компьютеров к информационным ресурсам Internetделает возможным использование сетевых технологий для реализации различных коммуникаций в процессе документационного обеспечения управления.