Систематизация отдельных категорий документов.

Документы внутри дела систематизируются в определенной последовательности в зависимости от их наименования. Распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения) формируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются отдельно.

Документы коллегий группируются в два дела: в одно дело- протоколы и решения, во второе-документы к заседаниям)повестка дня, доклады, справки, вступления, заключения, проекты решений).

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов заседания. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагаются в последовательности решения вопроса.

Поручения вышестоящих органов группируются в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их создания.

Документы в личных делах располагаются в хронологической последовательности. Порядок их расположения закрепляется внутренней описью документов, которая помещается на внутренней стороне обложки личного дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан формируются раздельно: предложения и заявления граждан по улучшению работы данного предприятия или подведомственных ему организаций и заявления граждан по личным вопросам. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу, в которую заносятся также повторные заявления и дополнительные документы.

Переписка группируется в дело за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности по инициативным документам. При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу, за предыдущий год.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются по алфавиту. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. Контракты предприятия формируются в два дела: в одно- коммерческие контракты между предприятиями,в другое- трудовые контракты с работниками. Документы с грифом ограничения доступа формируются в самостоятельные дела отдельно от остальных документов предприятия.

 

 

Оформление дел (по срокам хранения).

Оформление дел предполагает проведение комплекса работ по переплету дела, нумерации листов,составлению заверительной надписи, внутренней описи документов (в необходимых случаях), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Оно начинается с момента заведения дел в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в котором они были закончены.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации и нумерации листов, без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения на основании ГОСТ 17.914-72 указываются следующие реквизиты: наименование организации, ее непосредственная подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс дела, аннотация к документам дела, дата дела (тома), количество листов в деле, срок хранения дела, заголовок, архивный шифр. Кроме того, на обложках дел долговременного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы.

При оформлении обложек дела соблюдаются следующие требования: наименование учреждения пишется полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывается его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносятся на обложку из номенклатуры дел.

В конце делопроизводственного года в реквизиты обложки дела постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся необходимые уточнения. Если наименование учреждения (вышестоящей организации или структурного подразделения) изменилось, на обложке дописывается новое наименование, а старое заключается в скобки, но ни в коем случае не зачеркивается.

Если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения, например копийность: подлинность н6е отражается. Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома *части) вносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Если делом является журнал регистрации приказов, то его датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела (это касается различных приложений), то под последней с новой строки делается следующая запись: «В деле имеются документы за _____ годы».

 

 

 

Если дата документа определяется приблизительно, на основании анализа его содержания,то пределы колебания оговариваются,а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки.

Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по ведомственному перечню документов с указанием сроков их хранения.

В целях обеспечения сохранности и систематизации документов со сроком хранения свыше 10 лет, нумерация листов (кроме листов заверительной подписи и внутренней описи) делается сплошная арабскими цифрами. Листы нумеруются в правом верхнем углу только черным графитным карандашом или механическим нумератором. Применение чернил и цветных карандашей запрещается. Если дело состоит из нескольких томов, листы нумеруются отдельно по каждому том. Лист любого формата, подшитый за один край (даже если он сложен), нумеруется как один лист. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обороной стороне в левом верхнем углу. Если в дело подшиты конверты с надписями и вложениями, конверты нумеруются, а на вложениях проставляются номера, следующие за номером конверта Наличие вложений, которые нумеровать нельзя (медали,монеты,ткани), оговаривается в заверительной надписи.

Если в нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы дела перенумеровываются, при этом старый номер зачеркивается наклонной чертой, так чтобы он был ясно виден. При необходимости количество ошибок нумерацию листов исправляют: на пропущенных листах ставят номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением буквенного обозначения, например 30 а, 67б. При повторении одного номера на нескольких страницах, начиная со второго, также прибавляют букву.

Подпитые документы, имеющие собственную нумерацию листов (включая печатные издания), сохраняют нумерацию, если она соответствует последовательности расположения листов в деле, или нумеруются в общем порядке.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись. Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот лист последнего документа запрещается. Если дело подшито или переплетено без бланка заверительной надписи,он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела. В заверительной надписи должны оговариваться такие особенности нумерации документов дела, конверты с вложениями.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «плюс»- количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления, и подписывается составлением с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

 

Лист заверительной надписи

 

В настоящем деле _____________________________________________________________________

(№ дела, «или наз. фонда, № описи)

пронумеровано ________ __(_______________________________________) листов документов,

(цифрами) (прописью)

плюс _________ (__________________________________) листов внутренне описи, а также

(цифрами) (прописью)

имеется __________ (_______________________________) не прошитых предложений.

(цифрами) (прописью)

В деле ______________ (_____________________________) листов неиспользования.

(цифрами) (прописью)

 

Состояние дела (какие имеются дефекты), особенности нумерации листов.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

«_____» _____________ 200 г. Исполнитель ______________________

(должность и подпись)

Проверил __________________________

(должность и подпись)

Правильность оформления дела

и нумерацию листов проверил:_____________________________

(подпись сотрудника архива)

Посдлеющие изменения состава и состояния дела (в конце записи указывается дата, должность и подпись) ___________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Оформление дел длительных сроков хранения.

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат в соответствии с требованием Государственной архивной службы обязательному дополнительному оформлению и описанию в унифицированных учетных архивных формах.

Дела временного (до 10 включительно) срока хранения,не содержание сведений конфиденциального характер,могут оформляться только частично, по упрощенной технологии. Так,они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводится пере систематизация документов внутри де, листы можно не нумеровать,а заверительные записи не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.

Основные задачи, которые ставятся при этом:

- максимальное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы,не вынимая их из подшивки,или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время например для реставрации, а может быть, и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела;

- обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

- создание справочного аппарата к документам,включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ. Особенно ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны бумажных стандартного формата (А3, А4 и А5) и крупноформатных, пленочных,магнитных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упаковки.

Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения,оформляется на бумаге стандартных форматов. При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются.

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной запиской, а в начале дела перед собственно документами- листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, а также для специфичной документации - личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом.

Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист.

При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке.

При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В заверительной записи должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

-литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;

-номера листов с наклеенными документами;

-номера листов с конвертами и вложений в них;

-номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, как то:

-повреждения,

-замена подлинных документов копиями,

-включение новых документов отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника.

В заверительную запись отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования.При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Внутренняя опись должна содержать:

- сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле),

-их делопроизводственных индексах,

-датах создания,

-заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела (изъятии документов, копировании, замене оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано:

- наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

- делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

- номер дела по годовому разделу описи дел;

- заголовок дела;

- дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

- архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей

— чернилами.

При сдаче в перспективе документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.