Регистрация входящих документов

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющим канцелярию, специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы не зависимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

§ дата получения;

§ входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

§ автор (корреспондент)-т.е чей это документ;

§ дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;

§ регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

§ заголовок (о чем документ);

§ резолюция;

§ срок исполнения полученного документа;

§ исполнитель (кто будет работать с полученным документом);

§ ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

§ № дела (куда документ помещен после исполнения).

 

б) Прохождение исходящих документов в учреждении включает составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование(в необходимых случаях), подписания(утверждения), регистрацию и отправку.

Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составление и оформление документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию.

Исходящие документы подписываются руководителями учреждения или структурных подразделений и ответственными исполнителями.

Документы, содержащие решения по важнейшим вопросам деятельности учреждения, подписываются его руководителями.

Если при подписании руководитель внес в документ поправки или дополнения, исполнитель переносит их в копию, которая остается в делах учреждения.

 

в) Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализовано по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

§ порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;

§ дата документа (регистрации);

§ краткое содержание;

§ подразделение, подготовившее документ;

§ исполнитель;

§ срок исполнения;

§ отметка об исполнении (ход исполнения);

§ номер дела куда подшит документ.

 

Существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

 

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

 

Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.