Состав управленческих документов и его функции.

Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления и т.д.

По способу передачи содержания документы подразделяются на воспроизводящие содержание с помощью зрения (текстовые, графические, изобразительные) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись).

По происхождению документация подразделяется на официальную и личную. Официальные документы исходят от имени учреждений, организаций и предприятий.

Личными являются документы, созданные официальными лицами.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается самим учреждением, внешняя поступает извне, от других учреждений, организаций, предприятий и отдельных лиц.

По сложности содержания они делятся на простые и сложные.

Простыми называются документы, отражающие одну тему, один предмет, один вопрос.

В сложных документах находят отражение несколько вопросов, тем предметов.

По срокам хранения разделяют документы постоянного и временного хранения (до 10 лет и свыше 10).

По срокам исполнения документы бывают срочными (требующими исполнения в определенный срок, установленный законом) и несрочными (срок исполнения не установлен).

Функции документа - это целевое назначение, присущее ему.

Наиболее основной и обобщающей функцией является информационная. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.

Следующая - это социальная функция, состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Она определяется местом, ролью документа в данном обществе.

Коммуникативная функция документа. У нее есть своя специфика - передача информации во времени и пространстве. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.

Функция учета - эта регистрация и группировка в цифровом выражении информации с целью их анализа, контроля.

Культурная функция. Документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, эстетический норм, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе.

Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Он становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда, когда поступил непостоянное хранение. Документ может сочетать в себе несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, исторического источника).

Значение той или иной функции со времен изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в обществе, в данной структуре.

 

 

Тема 2. Система организационно-распорядительной документации

План темы. Вопросы.

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. Классификация ОРД: организационные, распорядительные и справочно-информационные документы.

 

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

 

Реквизиты - это обязательные элементы, присущие каждому виду документа (после 3-й строчки начинается с красной строки).

Под унификацией понимаем оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, который может дать экономический эффект.

В настоящее время в аппарате управления внедряются и ведутся следующие унифицированные системы документации:

1. Унифицированная система стандартов и технических условий

(УССТУ);

2. Унифицированная система плановой документации (УСПД);

3. Унифицированная система ОРД (УСОРД);

4. Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД);

5. Унифицированная система расчетно-денежной документации (УСРДД);

6. Унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организации (УСФБД);

7. Унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);

8. Унифицированная система документации по ценообразованию (УСДЦ);

9. Унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);

10. Унифицированная система документации по торговле (УСДТ);

11. Унифицированная система документации по внешней торговле (УСДВТ);

12. Унифицированная система проектной документации для строительства (УСПДС);

13. Унифицированная система документации по изобретениям и открытиям (УСДИО);

14. Унифицированная система документации по социальному обеспечению (УСДСО).

 

Требования к оформлению документов:

- документ должен быть аккуратным без помарок и подчисток; без орфографических и стилистических ошибок (грамотным);

- в документе должны излагаться достоверные факты и события (не выдуманные, не вымышленные);

- в документе должна присутствовать последовательность изложения мыслей на понятном доступном языке;

- в документе должны отсутствовать устаревшие слова (архаизмы), иностранные слова;

- несет ответственность за исполнение документов исполнитель;

 

При подготовке и оформлении о РД (документов) используются следующие реквизиты:

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к документам (рукописным, машинописным, дискам, дискетах).

1 - Государственный герб Российской Федерации;

2 - Герб субъекта Российской Федерации;

3 - Эмблема организации или тов.знак.

4 - Код организации

5 - Основной государственный регистрационный номер;

6 - Идентификационный номер налогоплательщика;

7 - Код документа;

8 - Наименование организации;

9 - Справочные данные об организации;

10 - Наименование документа;

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа;

13 - Ссылка на регистрации, номер и дату документа;

14 - Место составления или издания документа;

15 - Адресат

16 - Гриф утверждения документа;

17 - Заголовок к тексту 18-Резолюция

19 - Отметка о контроле;

20 - Текст документа

21 - Отметка о наличии приложения;

22 - Подпись;

23 - Гриф согласования документа;

24 - Виза согласования документа 25-Печать;

26 - Отметка о заверении копий;

27 - Отметка об исполнителе;

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - Отметка о поступлении документа и направлении его в дело;

30 - Перенос текста с устной формы на машинный носитель.