Структура и функции служб «доу». Организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатуры дел.

Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать следующим требованиям:

- прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться. Каждое перемещение документа должно быть оправданным

Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется в централизованном порядке или работником канцелярии (секретарем учреждении). Она заключается в проверке правильности доставки по подготовке корреспонденции к передаче по наследству.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Нерегистрируемые документы с пометкой «лично» передаются по назначению.

Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения к регистрации. Документы, адресованные должностным лицам, следует направлять непосредственно им.

Руководству учреждения передаются документы правительственных и вышестоящих административных органов, остальные передаются руководителям структурных подразделений либо непосредственно исполнителям.

Документы после предварительного их рассмотрения регистрируют-

ся в канцелярии или структурным подразделении. Результаты рассмотрели!

Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных подразделений и передаются для отправки.

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Доставка документов внутри учреждения осуществляется курьерами по назначению.

Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

Регистрация документов осуществляется централизованно, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем - референтом.

Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия применяется смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется: централизованная система регистрации.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

v входящие документы;

v исходящие документы;

v внутренние документы;

v контракты коммерческие;

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа: условного обозначения структурного подразделения или должностного лица: номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

Например: номер документа № 72/01-05 включает:

72 - порядковые номера документа по журналу регистрации: 01-05-номер дела по номенклатуре.

В практической деятельности используются две регистрационные формы: журналы и карточки.

Гораздо чаще применяются журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов. Но недостатком карточной системы является вероятность потерь карточек.