Классификация коммерческой корреспонденции

К ним относятся: письма - запросы, письма - рекламации ответы на эти виды писем; предложения (оферта); рекламации.

Коммерческий запрос - это документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Предложение (оферта) - это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле - продаже; оно имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению, результаты которого представляются в виде официального ответа.

Рекламация - это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении:

- качества товара;

- количества товара;

- сроков поставки;

- упаковки и маркировки;

- платежа;

- других условий контракта.

Рекламация предъявляется в письменной форме - заказным письмом - с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензий; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензий.

 

Виды контрактов, оформляемых внешнеэкономическую деятельность.

В сфере внешнеторговой деятельности юридические взаимоотношения между покупателями и продавцами оформляются договором (контрактом) купли - продажи, который в практике называется внешне-торговым контрактом.

Договор, заключаемый между юридическими лицами, может представлять собой один документ или комплект документов (договор и приложения к нему). Приложения к договору являются неотъемлемой частью самого договора. В нем выносится информация, поясняющая отдельные положения договора: перечень товаров, поставляемых по договору; график выполнения работ, сметная стоимость работ и др. документы.

Договоры, заключаемые с зарубежными организациями, составляются на двух языках, т.е. на русском и иностранном. Для каждой стороны должен быть полностью подготовлен текст договора.

Коммерческие контракты (договоры) хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.

Контракты с иностранными партнерами следует хранить не менее 10 лет. Контракты на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное хранение.

Тема 5. Претензионно-исковая документация

План темы. Вопросы.

1.Претензионные письма и исковые заявления.

 

Претензия - это требование о добровольном устранении нарушения законодательства.

В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий. При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении.

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, либо вручается под расписку. В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск в Арбитражный суд.

Претензии и прилагаемые к ним документы составляется в трех экземплярах.

1 экземпляр направляется поставщику, 2 - остается у заявителя, а 3 – приобщается к исковому заявлению, если дело передается в суд (арбитраж).

Исковое заявление - это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, предприятия, учреждения.

Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной. Оно направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика (предприятия, организации, учреждения, которое нарушило права или законные интересы истца).

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Подавая исковое заявление в арбитраж истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

В конце искового заявления указывается приложение: перечень документов, прилагаемых к заявлению. Исковое заявление направляется заказной корреспонденцией в адрес Арбитражного суда или передается непосредственного в канцелярию суда.