Інформаційні технології у діловодстві

Інформаційні технології — цілеспрямовано організована сукуп­ність інформаційних процесів, що забезпечують високу швид­кість обробки даних, швидкісн ий пошук інформації, розосеред ження даних, оперативний доступ до першоджерел незалежно від місця їх розташування.

Термін «інформаційна технологія» грунтується на понятті «технологія», що є досить стійким і з'явилося в діловому спілку­ванні у зв'язку з виниклими проблемами щодо вдосконалення організації виробництва.

Інформаційні технології в діловодстві, власне кажучи, є пере­ліком технологічних процесів (збирання, передавання, обробки, збереження й подання інформації), які можна розглядати як уза­гальнення відповідних цілеспрямованих змін властивостей пев­них даних. З погляду інформатики діловодні процеси виглядають таким чином.

Збирання даних — трансформація сукупності даних, за якими змінюється властивість їх концентрації, тобто процес, коли ін­формація, що надходить із різних джерел щодо певного кола пи­тань, збирається в одному документі.

Передавання даних — трансформація сукупності даних, за якої змінюються її просторові координати, що розглядаються як від­повідна властивість.

Обробка даних — трансформація сукупності даних, за якої змі­нюється та чи інша якісна їх властивість, що необхідно для підго­товки конкретного документа.

Збереження даних — трансформація сукупності даних, для якої змінюються тимчасові координати (від минулого до майбутнього), що розглядаються як певна їх властивість.

Подання даних — трансформація сукупності даних, за якої змі­нюється вид інформації — форми документного збереження чи результати її обробки до форми, зручної для використання у ви­рішенні конкретного завдання.

 

2. Побудова електронної канцелярії

Впровадження електронної автоматизованої канцелярії означає комплексне використання сучасних технічних засобів, автоматизації процедур і функцій документаційного забезпечення управління

Електронна канцелярія повинна включати створення і обробку текстів, їх редагування, збереження і пошук, а також передавання документної інформації каналами електрозв'язку як усередині установи, так і за її межі. Сюди ж входить інформаційне обслугову­вання, використання засобів програмної підтримки процесів під­готовки й прийняття рішень, розробка вивірених підходів до їх ви­конання й контролю.

Для першого етапу впровадження електронної канцелярії ха­рактерна орієнтація на автоматизацію часто повторювальних операцій, що виконуються технічним персоналом органу діло­водства. Прикладом таких операцій є документування.

На другому етапі розвитку автоматизованої канцелярії окремі організаційні пристрої з'єднуються за допомогою внутрішніх лі­ній зв'язку в єдину мережу. Це дає змогу здійснювати ряд додат­кових функцій: автоматичний зв'язок між робочими місцями, спільну роботу над документом, автоматизований контроль за виконанням тощо.

Третійетап розвитку електронної канцелярії пов'язується зі створенням на основі комп'ютерної техніки автоматизованих ро­бочих місць (АРМ), які за допомогою комунікаційних засобів об'єднані в єдину систему з доступом до всіх обчислювальних ре­сурсів установи, її баз даних, а також до зовнішніх джерел інформа­ції. Це дає можливість значно прискорити інформаційний обмін між користувачами мережі та автоматизувати традиційні операції щодо управління документацією та іншою інформацією через ка­нали зв'язку.

Практичне впровадження електронної канцелярії в установі має бути спрямоване на зміну стилю і методів роботи, перегляд і перерозподіл функцій персоналу органу діловодства, що сприяє підвищенню рівня культури діловодства у досконалому виконан­ні операцій документаційного забезпечення управління та зрос­танню продуктивності управлінської праці.