РОЗДІЛ 2. Оформлення машиночитаємих документів і машинограм

ЛЕКЦІЯ 1. Машиночитані документи

 

План:

1. Машиночитані документи. Класифікація.

2. Електронний документ та його специфічні характеристики.

3. Документи на перфорованих носіях.

4. Документи на магнітних носіях інформації. Документи на оптичних носіях.

5. Голографічні до­кументи.

6. Документи на флеш-накопичувачах пам'яті.

 

1. Машиночитані документи. Класифікація.

Носій інформації — матеріальний об'єкт, призначений для зберігання й передачі інформації.

Форма носія інформації — це спеціальна конструкція матеріального носія, яка забезпечує виконання докумен­том його першочергової функції, роблячи його при цьому зручним для зберігання й використання.

На сьогодні використовуються практично як синоніми поняття «електронний документ», «Машиночитаний доку­мент» та «технотронний документ».

Машиночитаний документ — це «документ, придатний для автоматичного зчитування інформації, що знаходиться в ньому».

Усі види машиночитаних документів, до яких відно­сяться перфострічки, перфокарти, мікрофільми, мікрокарти, документи з магнітною матрицею й електронні, можна розділити на два класи:

А. Матриця документа існує в тій же знаковій системі (системі кодування), що і його відтворення. Прикладом служать кінофільми, микрофіші, фотографії й т.д.

Б. Матриця документа існує в системах кодувань, недо­ступних для безпосереднього людського сприйняття. До цих документів відносяться деякі види перфокарт, електронні документи, магнітні записи тощо.

Саме до другої групи слід застосувати поняття «техно­тронний документ», виділивши тим самим його головну відмінність від інших видів документів - матрицю, яка не сприймається людиною безпосередньо, внаслідок чого при «прочитанні» виникає необхідність перекодування реально існуючого документа (з погляду знакової форми) в його модифікацію.

Цей підхід дає можливість ще раз конкретизувати два класи машиночитаних документів. У репродукованих (ана­логових) текст сприймається людиною в такому ж виді (у тій же знаковій системі), у якому воно було записано на носії, хоча й із використанням технічних засобів. Прикла­дом аналогових документів є фотографії й кінофільми.

Під технотронними будемо розуміти документи, у яких знакова система матриці може бути переведена в знакову систему, яка безпосередньо сприймається людиною тільки за допомогою технічних засобів.

Види технотронних (технікокодованих) документів зве­дені в таблицю

Види технікокодованих документів

№	Назва виду	Приклади
1.	Документи на перфорованих носіях	Спеціальні види перфострічок, перфокарт і ін.
2.	Документи на магнітних носіях	Магнітні карти, магнітні стрічки, дискети і жорсткі диски, відеодиски
3.	Документи на оптичних носіях	Мікрографічні документи (мікро­фільми, мікродиски, мікрокарти) і оптичні диски, інформація, з яких прочитується за допомогою лазерного променя (CD-ROM, аудіокомпакт-диски, відеодиски, магнітооптичні диски); голограми
4.	Документи на напівпровідникових носіях	Мікросхеми, картки флеш-пам'яті

Машинограма – паперова стрічка із записом одержаних на ЕОМ даних.

До машиночитаних документів належать перфострічки, перфокарти, магнітні стрічки, картки та диски. Ці носії призначені для кодування інформації і управління роботою оргавтоматів, вони є засобами введення інформації до комп'ютерів. Перфострічки і перфокарти – носії для механічного запису кодів. Перфострічки виготовляють із цупкого паперу товщиною близько 0,1 мм і шириною 17,5; 20,5; 22,5; 25,4 мм. Машинні перфокарти – прямокутники (187,4 х 82,5) мм із тонкого цупкого картону. Для запису програми роботи друкарських автоматів застосовують спеціальні стрічкові перфокарти. Інформацію на перфострічках і стрічкових перфокартах записують у вигляді отворів із кроком перфорації 2,5 мм і діаметром 1,8 мм.

Особливості машиночитаних документів

Машиночитаний документ, за логікою самого слова, оз­начає, що для користування ним необхідні спеціальні технічні засоби. Це документ, призначений для автоматич­ного зчитування інформації, що міститься в ньому.

Перший вид машиночитаних документів називають ще репродуктивними, оскільки їх зміст можна безпосередньо споглядати — видно кадри фотоплівки, негативні копії то­що. Перші засоби розмноження документів саме й функціонували на репродуктивному відтворенні оригінал-макету й називалися також аналоговими.

Зупинимося більш детально на технотронних, а саме на електронних документах та визначенні їх місця в ієрархії документних форм.

Електронний документ, як найбільш наочний приклад технотронного документа, існує від свого зародження в бінарному (двійковому) виді й призначений для «прочитан­ня» тільки за допомогою технічних засобів. При цьому в ци­фровій формі можуть фіксуватись усі різновиди інфор­маційного повідомлення (текстові, звукові, візуальні), тобто всі електронні документи, поза залежністю від знакової си­стеми відтворення, мають однознакову «матрицю».

Таке уточнення дає можливість визначити місце елек­тронних документів у загальній системі документів.

 

Документи

Машиночитані

Рукописні, друковані, мальовані, нотні тощо

Аналогові

Технотронні

Неелектронні (платівкові, перфокарти тощо)

Електронні

Електронні

 

До особливостей електронних документів відносяться: — існування матриці у формі, що безпосередньо не сприймається людиною (у вигляді цифрових кадрів) і яка є відмінною від її відтворення на екрані монітора;

—можливість зосередження в одному документі кількох форм подання повідомлень (текст, звук, зображення, включаючи динамічне);

—можливість «міграції» повідомлення з одного носія на інший без будь-яких змін, а також можливість існування одного й того ж тексту в різних форматах;

—можливість багаторазового перекодування вихідного тексту, застосування різних способів його фіксації та відтворення;

—уніфікація носія для всіх видів інформації;

—динамічний характер деяких видів електронних доку­ментів, що надає можливість його створювачам (а іноді й користувачам) вносити в них зміни;

—можливість багатоканального та одночасного доступу до одного й того ж примірника документа;

—відсутність індивідуального носія для масивів доку­ментів, записаних на жорсткому диску комп'ютера.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення інформації, яку він містить, технічними за­собами (комп'ютерне оснащення, програмне забезпечення тощо) або на папері (у спосіб переведення його в друкова­ну форму за допомогою сучасних технічних пристроїв) у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

 

2. Електронний документ та його основні специфічні характеристики

Деякі науковці вважають, що електронний документ, відомий своїми метаданими, тобто інформацією, яка зу­мовлює його соціальну визначеність та розуміння (зміст, контекст, структура).

Інші, електронні документи або комбінація електрон­них документів, створювані фізичними або юридичними особами, є доказом дій або взаємодії та містить інфор­мацію про зміст дій та певні взаємодії.

Основними елементами, що виділяються в структурі електронного документа є його зміст, реквізити і носій.

Зміст електронного документа — це документована інформація (відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подачі).

Реквізити електронного документа повинні розміщува­тись відповідно до чинних нормативних документів та стандартів.

Носій електронного документа — це матеріальний об'єкт, на якому інформація може бути записана і відтво­рена в електронно-цифровому вигляді. Носієм електрон­ного документа може бути перфокарта, перфострічка, магнітні та оптичні носії, а також накопичувачі інформації на енергонезалежній флеш-пам'яті.

3. Документи на перфорованих носіях інформації

Перфораційна карта (перфокарта) являє собою прямо­кутник стандартних розмірів з тонкого еластичного карто­ну, призначений для запису інформації шляхом пробиван­ня отворів.

На лицьовій стороні перфокарти нанесена ци­фрова сітка, яка розділяє її на вертикальні колонки і гори­зонтальні ряди — рядки, що визначають положення про­бивань (отворів).

Перфораційні карти використовувались при форму­ванні масивів інформації у лічильно-аналітичних маши­нах, у системах керування потоковими лініями, верстата­ми та іншим обладнанням.

Запис інформації на перфокарту здійснювався операто­ром за допомогою електромеханічного пристрою - перфо­ратора. Наявність отворів означало код 1, а його відсутність — код 0.

Уважається, що перша лічильно-аналітична машина з уведенням інформації на перфокартах була створена в США в п'ятдесятих роках XX ст.

Перфострічка — стрічка з певною структу­рою — пробитими отворами (нагадує перфо­карту), на яку нанесена певна інформація у ви­гляді математичних чи логічних значень. На сьогоднішній день практично не використо­вується, хіба що на телетайпах у віддалених по­штових відділеннях чи в програмних верстатах.

 

Питання для самоперевірки.

1. Охарактеризуйте машиночитаний документ.

2. Визначте різницю в трактуванні поняття «електронний документ» за різними джерелами.

3. Дайте аналіз специфічним характеристикам електронного документа.

4. Назвіть загальні та специфічні властивості електронних документів.

 

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 66-77.

2. Палеха Ю.І., Леміш Н.О. Загальне документознавство. – К.: 2009. – С. 211-231.

ЛЕКЦІЯ 2. Документи на магнітних, оптичних носіях. Голографічні документи.

План:

1. Документи на магнітних носіях інформації

2. Документи на оптичних носіях

3. Голографічні документи

4. Документа на флеш-накопичувачах пам'яті

5. Документи на магнітних носіях інформації

 

1. Документи на магнітних носіях інформації

До магнітних носіїв інформації відносять магнітну стрічку, магнітний диск (жорсткий та гнучкий), магнітну карту.

Магнітна стрічка — носій інформації у вигляді прозо­рої плівки з феромагнітним покриттям. Якість запису на магнітній стрічці залежить від швидкості руху стрічки (в аудіотехніці) та відносної швидкості переміщення стрічки та магнітної голівки (у відеотехніці): чим швидкість руху магнітної стрічки більша, тим вища якість та менше вик­ривлень (перекручень).

Магнітна карта — носій інформації у вигляді гнучкої пластини з феромагнітним покриттям. Швидкість запису на магнітній карті (2x10 біт/сек.) в 30—40 разів перевищує швидкість найдієвіших перфокарткових засобів. Наявність захисної плівки запобігає пошкодженням.

Магнітний диск — носій інформації у вигляді диска з феромагнітним покриттям.

Жорсткі диски-вінчестери значно перевищують гнучкі диски. Вони більш надійні та забезпечують швидкий доступ до інформації.

 

2. Документи на оптичних носіях

Документ на оптичному носії (оптичний документ) — це інтегрований вид документа, який може ввібрати в себе всі переваги та можливості книги, мікро-, діа-, відеофільмів чи аудіозапису одночасно.

Оптичні документи належать до новітніх матричних носіїв інформації, засновані на оптичних засобах запису, зчитування та відтворення за допомогою сфокусованого лазерного променя.

Переваги оптичного документа:

• має можливості запису та зберігання в єдиній цифровій формі інформації будь-якого виду - звукової, текстової, графічної, відео- тощо

• має можливості організації та зберігання інформації у вигляді баз даних на єдиному оптичному носії

• забезпечує можливості створення інтегрованих інформаційних мереж, які надають доступ до їх баз даних

Основні особливості

• безконтактне зчитування інформації, що забезпечує доступ до зчитування документа без порушення оригіналу й надає можливість довготривалого зберігання інформації

• висока щільність запису цифрової інформації

• використання фізичних методів захисту записаної інформації від механічних пошкоджень

• реалізація зворотної сумісності на нових типах пристроїв відтворення інформації

• використання режиму однократного записування та багаторазового зчитування, при якому зроблений на такому диску запис не може бути стертий чи записаний на новий

• можливість застосування високо стабільних матеріалів для виготовлення оптичних дисків

• застосування універсальних захисних контейнерів для всіх типів оптичних дисків

Оптичний диск — це носій інформації діаметром 8—12 см, та завтовшки 1,2 мм. У залежності від можливостей вико­ристання для запису та зчитування оптичні диски діляться на два види:

1) накопичувальні, призначені для запису інформації безпосередньо користувачем та її подальшого зберігання;

2) накопичувальні, розраховані тільки на зчитування інформації.

До оптичних документів належать оптичні компакт-дис­ки, відеодиски та голографічні документи.

 

3. Голографічні документи

Голографія (метод точного запису, відтворення та зміни хвильових полів), дозволяє забезпечити дуже високу щільність запису при збереженні максимальної швидкості доступу до даних.

Голографічний образ (голограма: грецьке hob- весь, повний; graph — запис; gramma — лінія) кодується в один великий блок даних, що записується усього за одне обер­тання. Для зчитування чи запису блоків голографічно збе­режених на світлочутливому матеріалі (за основний ма­теріал прийнятий ніобат літію, LiNb3) даних («сторінок») використовуються лазери.

Поява у недалекому майбутньому задач, що вимагати­муть швидкого і якісного збереження та передачі інфор­мації, змушує вже зараз звертатися до пошуку нових технічних рішень.

Голограма — це надскладна мікроструктура, що створює візуальне відчуття об'ємності зображення. Запис голо­графічної інформації відбувається у процесі лазерної інтер­ференційної зйомки. Ця технологія дозволяє отримувати елементи з надзвичайно яскравим і чітким зображенням.

Голографічний документ — це оптичний об'єкт, який змінює кольори по всьому райдужному спектру видимого діапазону світла. При зміні кута зору спостерігача, змінюється форма й видимі розміри зображень (анімація) об'єктів голограми, які стають об'ємними.

Однією з головних переваг голографічного документа є висока якість збереження записаної інформації. У той час як дефект на поверхні магнітного диска чи магнітної стрічки руйнує важливі дані, дефект у голографічному се­редовищу не приводить до втрати інформації, а викликає «потускніння» голограми.

 

4. Документа на флеш-накопичувачах пам'яті

Флеш-пам'ять винайдена в 1984 р. доктором Фуджіо Масуока з компанії Toshiba. Перші чипи флеш-пам'яті з'явились в 1988 році.

Еволюційно флеш-пам'ять являє собою різновид енергонезалежного напівпровідникового запам'ятовуючого пристрою з електронним стиранням.

Реалізується флеш-пам'ять завдяки логічним елементам (чипам), згрупованим в багаторівневі соти, що можуть зберігати ту чи іншу інформацію.

Первинними сотами таких чипів є польові транзистори з двома ізольованими затворами: керуючим і плаваючим. Під впливом керуючого сигналу створюється канал для ру­ху заряджених частин від джерела. При цьому електрони, які мають значну енергію, переборюють опір ізолятора й попадають на плаваючий затвір. Цей процес називається інжекцією.

На плаваючому затворі формується «схоронений» заряд, котрий може зберігатись протягом багатьох років.

На відміну від жорсткого диска флеш-пам'ять витримує обмежену кількість циклів стертя та запису. Основними користувачами мікросхем флеш-пам'яті є виробники мініатюрних «карток».

Перевагою флеш-пам'яті над звичайною — є її енергозалежність, при включенні енергії зміст пам'яті зберігається. Перевагою над жорст­кими дисками, CD-ROM та DVD є відсутність рухомих частин, що дозволяє зробити записану інформацію більш ком­пактною й доступною для користувача.

 

Питання для самоперевірки.

1. Охарактеризуйте документи на магнітних носіях інформації

2. Охарактеризуйте документи на оптичних носіях

3. Які ознаки голографічних документів?

Література.

1. Палеха Ю.І., Леміш Н.О. Загальне документознавство. – К.: 2009. – С. 211-231.