Управление закупками и работа с поставщиками

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ И РАБОТА С ПОСТАВЩИКАМИ

Закупочная логистика – это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

Цель управления поставками – снижение временных и финансовых затрат, связанных с поступлением и размещением ресурсов.

Составляющие цикла выполнения заказа:

 

 

Доставка

Доставка

 

Общее время цикла заказа

 

Передача заказа	Обработка и комплектация	Запас на период закупок	Время доставки
Оформление заказа Передача заказов на склад, менеджеру	Комплектация заказа на складе Оформление кредита Оформление документов	Поставка недостающих товаров на склад завода	Доставка с завода Доставка со склада покупателю

На сегодняшний день существует несколько концепций в рамках развития интегрального подхода логистики, ориентированных на решение задачи оптимизации процесса снабжения.

Эволюция закупок

Этап I Функция закупок рассматривается как пассивная. Подразделение Закупки не имеют стратегической направленности и в основном реагируют на потребности других подразделений организации (прежде всего, производства). Характеристика – большая доля времени на фиксированные рутинные операции; функциональные и индивидуальные взаимоотношения имеют низкий приоритет; выбор поставщиков базируется на цене и доступности.

Этап II Функция закупок рассматривается как независимая. Подразделение Закупки использует современные методы и процедуры (методы выбора поставщиков, система тендеров), однако его стратегическая направленность независима от корпоративной стратегии компании. Характеристика – закупочная деятельность базируется в основном на сокращении затрат и усилении дисциплины поставок; координационные связи установлены между закупками и техническими подразделениями; топ-менеджмент осознает важность профессионального развития; топ-менеджмент осознает возможности вклада подразделения закупок в увеличение прибыльности бизнеса компании.

Этап III Функция закупок рассматривается как поддерживающая. Подразделение Закупки поддерживает корпоративную стратегию компании за счет методов управления закупками и продуктов, которые усиливаю конкурентную позицию фирмы. Характеристика – персонал подразделения закупок включается в команды управления продажами; поставщики рассматриваются как ресурс с акцентом на опыт, мотивацию и взаимоотношения; рынки, продукты и поставщики постоянно отслеживаются и анализируются.

Этап IV Функция закупок рассматривается как интегративная. Стратегия закупок полностью интегрирована в корпоративную стратегию фирмы и составляет часть общего стратегического плана компании.

Современная система закупочной деятельности на предприятии характеризуется усилением координации с другими службами и подразделениями на предприятии, усилением значимости аналитических и управленческих функций (раньше преобладали простые физических операции – поставка, приёмка, хранение, выдача, учёт и контроль).

В последние годы в хозяйственной практике стала использоваться концепция управления материалами, базирующаяся на основных положениях логистики. Суть данной концепции заключается в том, что связываются в единую систему 3 составляющие:

§ снабжение,

§ производство,

§ а также сбыт, или дистрибуция.

 

Логистическая цепочка (Supply Chain) — это «прослеживание» товара в учете и управлении, от поставщиков комплектующих и материалов, с одной стороны, и до точек розничной продажи — с другой. Часто используется вместе с концепциями value chain («цепочка добавленной стоимости») или virtual enterprise («виртуальное предприятие»), формализующими отдельные целевые рынки в рамках общей логистики.

Концепция «логистической цепочки» (supply chain management также часто переводится в отечественной практике как «цепочка поставок» или «цепочка снабжения») является естественным продолжением концепций бизнеса, возникших в ходе адаптации современных информационных технологий к практике развивающегося бизнеса.

Системы управления цепочками поставок является ключом к повышению рентабельности предприятия.

Управление цепями поставок - это интеграция следующих основных бизнес-процессов:

1. Управление взаимоотношениями с потребителями (CRM);

2. Обслуживание потребителей;

3. Управление спросом;

4. Управление выполнением заказов;

5. Поддержка производственных процессов;

6. Управление снабжением;

7. Управление разработкой продукции и её доведением до коммерческого использования;

8. Управление возвратными материальными потоками.

Методы, используемые в реализации данной концепции

1. Сокращение круга поставщиков и потребителей (партнёров в целом) и установление с ними деловых альянсов, базирующихся на доверии и партнёрстве. При этом, данное сокращение может быть как абсолютным, так и относительным, за счёт более совершенной организации и форм сотрудничества (выделение соответствующих служб сбыта и закупок из общей ОСУ предприятий, создание централизованных служб снабжения и сбыта и т.д.).

2. Координация ценовой политики и ориентация на общий стоимостной результат.

3. Участие поставщиков и потребителей в разработке новых видов продукции (с самых первых стадий); адаптация дизайна к нуждам поставок.

4. Установление связей между информационными системами поставщиков и потребителей для организации совместных процессов (планирование графика производства и поставок, отслеживание запасов материалов/товаров и своевременное их пополнение, отслеживание поставок и т.д.).

 

 

Ключевые направления интеграции производителей товаров/услуг

в цепочке создания стоимости

 

1. Переход от обслуживания покупателей к управлению взаимоотношениями

2. Переход от враждебности к сотрудничеству

3. Переход от составления прогнозов к использованию достоверной информации

4. Переход от опоры на опыт к реализации стратегии перехода

5. Переход от политики увеличения общего объёма сделок к увеличению их относительной ценности

6. Переход от функциональной к процессной интеграции

7. Переход от вертикальной к виртуальной интеграции

8. Переход от сокрытия информации к её обмену

9. Переход от использования опыта к обучению знаниям

10. Переход от учёта общей стоимости продукции к управлению, основанному на учёте добавленной стоимости (учёт добавленной стоимости предполагает поддержку той деятельности, которая увеличивает ценность, в противовес тем действиям, которые увеличивают доход или уменьшают издержки)

 

Примечание. Логистические затраты сосредоточены на усиленном обслуживании клиентов и снижении общих издержек собственника.

 

ЛОГИСТИЧЕСКИЙ АУТСОРСИНГ

Логистический аутсорсинг ( от англ. outsourcing, использование внешних источников, или средств) –- это передача всех или части функций по обслуживанию материальных и связанных с ними информационных и финансовых потоков (логистических функций) специализированным компаниям на договорных началах.

Используя аутсорсинг второстепенных функций, компания приобретает ряд преимуществ:

· снижает издержки обслуживания бизнес-процессов,

· повышает качество непрофильной деятельности,

· оптимизирует деятельность, так как концентрирует ресурсы на основном виде деятельности компании,

· способствует повышению квалификации персонала.

 

 

Критерии выбора поставщиков

Название критерия	Описание
Коммуникационный аспект	Предполагает анализ поставщиков на предмет умения вести переговоры, соблюдения этики деловых отношений и неразглашения информации, возможности участия в долгосрочных разработках и совместных проектах. Необходимо также выяснить, как будет налажен процесс коммуникаций в процессе поставок – рассылки, уведомления об осложнениях, о содержимое контейнера и т.д.
Сервисный аспект	Предполагает анализ возможного уровня сервиса, дополнительных услуг в процессе закупок (гарантийный ремонт, послепродажное обслуживание, замена брака, консультирование, обучение персонала).
Финансовый аспект	Предполагает анализ всех финансовых условий будущих закупок – цена (или стоимость контракта), возможные формы расчётов и скидок (индивидуальный подход), возможность соблюдения стабильных цен в течение срока действия контракта, финансовые санкции (штрафы, пени, неустойки). В отдельных случаях, возможно проанализировать и показатели финансовой устойчивости предприятия-поставщика.
Транспортный аспект	Предполагает анализ способа доставки с точки зрения транспорта и транспортной компании, распределения франко-цены (франко-склад поставщика, франко-станция отправления, франко-станция назначения, франко-склад-потребителя), возможности доставки груза «от двери до двери».
Производственный аспект	Изучается с целью возможного увеличения объёма поставок в будущем, анализа качества поставок и гарантии стабильности качества. Анализироваться могут производственные помещения, оборудование, технология, персонал, условия хранения. Например, на Западе, особенно на небольших фирмах, практикуется «вынесение» производственного процесса «на витрину», который бы мог стать доступным для потенциальных поставщиков (производство очков, общественное питание, производство пива, мелкие бытовые услуги). У нас можно привести пример компании «Лама», которая вынесла хлебопекарное производство «под стекло» в своей главной торговой точке по ул. Новгородская.
Организационный аспект	Предполагает детальный анализ сроков и объёмов поставок, их ритмичности и периодичности, а также возможности отслеживания поставки

Оценка предложений поставщиков

Объект покупки: Обозначение типа: Материал:
Фирма
Дата запроса
Дата предложения
Цена
Внеплановые поставки
Доставка
Условия оплаты
Качество
Соблюдение сроков поставки
Надежность
Срок поставки
Уровень обслуживания
Встречные сделки
Решение
Обоснование решения:

 

Работа с поставщиком

Наименование требования к поставщику	Традиционный подход	Рекомендуемый подход
1. Основная причина заключения контракта с поставщиком	Минимальная цена ресурса	Достижение высокого качества путём долгосрочного контракта и приемлемой цены
2. Основные критерии при выборе поставщика	Цена, качество и условия поставок. Допускается до 2 % брака	Качество, надёжность поставок и цена. Брак недопустим
3. Количество поставщиков	Множество источников поставки	Единственный источник поставки по каждому товару с долгосрочным контрактом
4. Основные требования к поставкам	Большими партиями с менее частыми поставками	Мелкими партиями с частыми поставками
5. Требование к транспортировке	Обеспечение низкой цены на транспорт и надёжность вывоза, график составляет поставщик	Надёжность вывоза и ввоза грузов, своевременность поставки. Поставки, как правило, осуществляются в рассрочку, график поставок составляет покупатель
6. Приёмочный контроль	Организует и несёт за него ответственность покупатель	Приёмочный контроль сокращается и постепенно ликвидируется. Его осуществляет поставщик
7. Контроль качества	«Жёсткий» контроль технических характеристик, требование строгого соблюдения технического задания. Поставщик не имеет свободы выбора и не вправе изменить задание	Более гибкий подход, покупатель ориентируется на эксплуатационные показатели, нововведения поставщика поощряются
8. Оформление документов	Эта процедура требует много времени и согласований. Изменение даты и размера поставки вызывает необходимость оформления нового заказа	Документации меньше, время и размер заказа согласуются по телефону
9. Упаковка	Условия на упаковку меняются. Упаковка каждого вида товара и их нумерация производятся при отсутствии чёткой характеристики содержания товара	Унификация и стандартизация упаковки, кодирование товара (штриховой код, манипуляционные знаки, эко-маркировка)

Цикл снабжения

Шаги цикла

Выбрав поставщика и заключив соглашения о закупках, организация затем должна следовать определенной процедуре.

1. Подразделение пользователя:

• определяет потребности в закупаемых материалах;
• изучает имеющиеся материалы и готовит спецификации (specifications);
• изучает сметы подразделения и получает разрешения на закупку;
• готовит и отправляет запрос на закупку (purchase request) в отдел снабжения.

2. Отдел снабжения:

• получает и проверяет данные запроса на закупку;

· изучает запрашиваемые материалы, анализирует текущие запасы, продукты-субституты, варианты производства и т.д., и после обсуждения с представителем подразделения пользователей принимает решение о закупке;

• составляет короткий список возможных поставщиков из числа регулярных, перечисляет предпочитаемых поставщиков и тех, кто, как известно, удовлетворит предъявляемым требованиям;
• отправляет запрос на цены (request for quotation) поставщикам из короткого списка.

3. Каждый поставщик:

• анализирует запрос на расценки;
• проверяет статус заказчика, его кредитную историю и т.д.;
• анализирует, как лучше всего выполнить заказ;
• отправляет расценки (quotation) в организацию, которая их запросила, указывая характеристики продуктов, цены и условия.

4. Отдел снабжения:

• изучает расценки и проводит коммерческую оценку поступивших предложений;
• обсуждает технические характеристики с подразделением пользователей;
• проверяет сметные характеристики и дает разрешение на закупку;
• выбирает лучшего поставщика на основе предложенных вариантов;
• договаривается об окончательных пунктах и условиях (terms and conditions) выполнения заказа с поставщиком;
• отправляет заказ на закупку (purchase order) материалов (с приложением требуемых условий).

5. Выбранный поставщик:

• получает заказ на закупку, подтверждает его получение и обрабатывает его;
• организует выполнение всех необходимых операций для поставок заказанных материалов;
• отгружает материалы вместе с извещением об отгрузке (shipping advice);
• отправляет счет-фактуру (invoice).

6. Отдел снабжения:

• отправляет подтверждение заказа;
• выполняет любые необходимые последующие действия и занимается экспедированием;
• получает, проверяет и принимает материалы;
• извещает отдел пользователя о получении материалов (material received).

7. Отдел использования:

• получает и проверяет материалы;
• подтверждает списание расходов;
• уточняет данные по запасам;
• использует материалы по мере необходимости.

8. Отдел снабжения:

· организует выплату по счету-фактуре поставщика.

 

Первые три шага приводят к отбору материалов и поставщика, а затем, на шаге 4, наступает основной момент, связанный с размещением заказа на покупку. Здесь организация соглашается купить конкретные материалы у поставщика, после чего заказ на закупку приводит в действие всю цепь поставок (совместно с необходимым планированием производства, заключением соглашений с транспортными организациями, финансированием и т.д.).

Заказ на закупку - это часть юридического контракта между организацией и ее поставщиком. Остальные шаги приводят к уточнению деталей поставки.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ И РАБОТА С ПОСТАВЩИКАМИ

Закупочная логистика – это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

Цель управления поставками – снижение временных и финансовых затрат, связанных с поступлением и размещением ресурсов.

Составляющие цикла выполнения заказа:

 

 

Доставка

Доставка

 

Общее время цикла заказа

 

Передача заказа	Обработка и комплектация	Запас на период закупок	Время доставки
Оформление заказа Передача заказов на склад, менеджеру	Комплектация заказа на складе Оформление кредита Оформление документов	Поставка недостающих товаров на склад завода	Доставка с завода Доставка со склада покупателю