Возможность быть всегда на связи

 

Технологии окружают.

И чтобы они не «зажали», научитесь работать с электронной почтой, выстраивать коммуникации в социальных сетях и разговаривать/общаться по телефону.

Электронная почта. Научитесь работать с ней правильно: есть приемы и техники, которые вы должны освоить.

Управление, прием, отправка и хранение писем – вот основные блоки работы с электронной почтой.

Как вы распределяете почту, храните сообщения, находите нужное вам письмо?

Как вы отправляете почту?

Как отвечаете на нее?

Все это можно делать гораздо эффективнее, затрачивая на работу с почтой меньше времени и нервов. Не позволяйте электронной почте стать вашим основным способом общения с миром, отрезать вас от общения с людьми и от реальной работы.

 

У меня был период («австрийский период», как я его называю: три года моей работы в венском офисе компании Avaya), когда каждый рабочий день я получал не меньше 100 (не спам!) писем от коллег, сотрудников, начальства, поставщиков и бизнес‑партнеров. Нередко количество писем достигало 150 и больше. Подписка на разных сайтах давала еще 10–20 писем в день. Я до сих пор сам себе удивляюсь: как я с этим справлялся?

Вот пять приемов, которые в свое время помогли мне.

Во‑первых, здорово помогает смартфон, который дает возможность работать с почтой, когда под рукой нет компьютера (сейчас в мире уже более 5 % писем открывается со смартфонов, а не на компьютерах!).

Во‑вторых, мы с коллегами старались руководствоваться совместно выработанными правилами. Следование этим правилам значительно облегчало жизнь – и нам, и тем, с кем мы переписывались.

Вот эти девять правил работы с электронной почтой.

1. Одна тема – одно письмо. Если в результате переписки тема письма изменилась – измени тему и заголовок письма.

2. Если ты отправил три письма, а ответа нет – позвони.

3. Ставь других в копию, если: a) они сами тебя об этом попросили; б) они должны получить это письмо. Будь готов к тому, что почти никто не читает письма, где они поставлены в копию.

4. То, о чем ты просишь или что предлагаешь, должно быть в первых строчках (а сейчас, с учетом того, что более половины писем открывается с мобильных устройств, ваша главная мысль письма должна быть в первых 15 словах!).

5. Мы все из маркетинга, и писать письма должны так же, как пишем рекламные тексты.

6. Люди не читают длинные, скучные и неинтересно написанные письма.

7. Скажи, что тебе нужно, в Subject (теме письма).

8. Прочти свое письмо, прежде чем нажмешь Send it (оправить), и проверь «ашипки».

9. Архивируй большие приложения в zip.

 

В‑третьих, меня спасала правильная организация Inbox: папки, подпапки, правильные названия… просто удивительно, как много людей этим не пользуются (например, сейчас у меня в почте всего 11 папок, по которым я сортирую всю почту).

В‑четвертых, помогает такой прием: начинаешь писать ответ, затем сохраняешь его в Drafts (черновики), потом к нему (к ним – к начатым письмам) возвращаешься и «добиваешь».

Скорости в работе с электропочтой (спасибо за термин Артемию Лебедеву) этот прием прибавляет прилично. Быстро пишешь ключевую мысль ответа, сохраняешь в Drafts, перепрыгиваешь к следующему письму. Вечером заходишь в Drafts, когда уже работа не требует напряжения, и просто отвечаешь, отвечаешь и отвечаешь…

В‑пятых, мне лично нравится, когда в Inbox (во входящих) меньше 40 сообщений – ничего не заползает вниз, за край монитора, и складывается ощущение, что все под контролем (так оно и есть).

 

Конечно же, у каждого свои приемы, свои подходы. Интересуйтесь у других, как с почтой работают они, и берите то, что вам подходит.

Очень многие не понимают, что написанное и отправленное письмо (и даже доставленное!) еще не есть результат.

 

Давняя история: одна американская компания, работающая в области высоких технологий, осознала, что ее сотрудники получают слишком много электронных писем (больше 200 в день на сотрудника в среднем).

Это отнимало много времени, и сотрудники начинали пользоваться электронной почтой даже тогда, когда можно было поговорить лично или по телефону.

Тогда руководство компании отключило доступ к электронной почте с 9 утра до полудня и с 13:30 до 16:00.

Результат?

Менеджеры стали тратить меньше времени на почту, и сотрудники начали больше общаться между собой.

История давняя, но, может, стоит ее освежить и в вашей компании, в вашем случае?

 

Социальные сети. Тут есть две крайности и золотая середина, которую нужно нащупать.

Крайность первая: вы игнорируете социальные сети окончательно, полностью и бесповоротно.

 

И зря… жить в современном обществе и быть свободным от социальных сетей нельзя.

Как минимум для вас это может быть еще один канал получения информации.

 

Крайность вторая: вы в них постоянно, вы в них практически живете, в них ваши друзья (друзья ли они?), ваше общение и ваша жизнь (а жизнь ли это?).

Facebook, LinkedIn, ВКонтакте, Одноклассники, Foursquare, Twitter, Fliqr, Vine, Soundtracking, Pinterest, Instagram, SlideShare, YouTube… вы зарегистрированы везде и везде активны.

Но ведь жить нужно в реальной жизни, согласитесь?

Быть №.1 в социальной сети (по количеству «друзей», постов или комментов) – разве это цель?

Ищите свою золотую середину – баланс между социальными сетями и реальной жизнью.

 

Мне часто напоминают один из моих постов в твиттере: «Жить надо так, чтобы некогда было писать в твиттер».

Я так и живу:)

Но писать успеваю (а вот с блогом сложнее, на него действительно не хватает времени).

 

Сложность еще в том, что все эти коммуникации наслаиваются друг на друга. И тут‑то нужно расставить приоритеты.

 

Мой подход: первична почта, потом телефон, на последнем месте – соцсети (учтите это, когда будете пытаться связаться со мной).

 

Вам, возможно, будет удобна другая комбинация.

Ищите свой баланс в электронных коммуникациях.

Телефон. У каждого свой стиль общения: кто‑то любит поговорить, кто‑то любит SMS (по моему наблюдению, люди все меньше говорят и все больше обмениваются сообщениями).

 

Эсэмэски отступают: новое поколение выбирает программы общения, где при общении друг с другом можно использовать картинки, вставлять фотографии и видео.

Я лично «подсел» на Viber.

 

Научитесь говорить по телефону, освойте телефонный этикет (это очень важно!), возвращайте полученные/пропущенные звонки.

 

Очень хорошие правила мобильного этикета создала компания «Билайн». Вы можете найти их на сайте компании.

Хорошая идея создать свои собственные правила и следовать им (и сообщить о них своим коллегам и клиентам).

 

Я лично не люблю телефон. Поэтому номер моего телефона даже не указан на визитной карточке.

Даже если вы найдете номер моего телефона, не факт, что я отвечу на ваш звонок.

Но я отвечаю на все письма и все SMS.

 

Читать

 

Евгений Коноплев. Про INFO: разложить все по полочкам. М.: Альпина Паблишер, 2010.

 

Умение хорошо писать

 

Умение писать с каждым годом будет становиться все более и более важным навыком.

Мы все меньше говорим и все больше переписываемся. Электронные письма и SMS побеждают разговоры вживую, по телефону и по видеосвязи. Нам проще написать, чем позвонить и сообщить.

Но электронные письма и SMS – это не всё.

Важно уметь хорошо писать документы разного рода, отчеты (увы!), статьи, книги.

Умение писать предполагает грамотность (мы уже об этом говорили), структурированность, краткость, умение писать просто, по существу, «без воды», доходчиво и понятно.

 

Я, как мне кажется, пишу очень грамотно, кратко и по существу.

Однако очень часто мои коллеги, кому я отправляю свои письма, пишут мне: «Игорь, прости, я не понял, что ты хотел сказать».

А вот клиенты, особенно те, кто нужен вам, могут об этом и не сообщить.

Ловите слабые сигналы от коллег (как я) и делайте выводы.

Для себя я сделал такой вывод: важное письмо нужно распечатать и прочитать вслух с листа.

А если это очень‑очень важное письмо, то его нужно прочитать вслух коллеге.

 

Даже если вас хорошо научили писать в школе (скажите спасибо еще раз вашим родителям и первой учительнице!), стоит постоянно совершенствовать и развивать этот навык.

 

Когда я написал «Маркетинг на 100 %», один из рецензентов дал мне отличный совет: «Кашу не испортишь маслом, а книгу – абзацами».

С тех пор мои тексты всегда разбиты на большое количество коротких абзацев.

Век живи, век учись.

 

 

Читать

 

Саша Карепина. Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты. М.: Манн, Иванов, Фербер, 2011.

Барбара Минто. Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007.

Джин Желязны. Говори на языке диаграмм. Пособие по визуальным коммуникациям. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011.

Евгений Коноплев. Про INFO: разложить все по полочкам. М.: Альпина Паблишер, 2010.

Сергей Бернадский. Продающие тексты. Как превратить читателя в покупателя. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.

 

Знание иностранных языков

 

Сколько языков ты знаешь – столько раз ты человек.

А. П. Чехов

 

Не призываю вас стать полиглотом, но знание английского языка точно ускорит ваше движение к №.1.

 

Все говорят о том, что нужно учить китайский, – я уверен, что английского будет достаточно.

У них куча диалектов, они не могут между собой договориться…

Английский был, есть и останется международным языком №.1.

 

Какие вы получаете плюсы, когда вы хорошо знаете иностранный язык?

Вы сможете сделать карьеру в международной компании. Получить доступ к иностранным источникам информации. Выступать на международных конференциях…

Плюсов много.

Минус, если вы не знаете иностранного языка, только один. Его нужно выучить.

Вам крупно повезло, если у вас талант к изучению иностранного языка. Если у вас его нет (у меня, например, нет), то надо или учить, или расслабиться, поставить на этом крест и зарабатывать так, чтобы можно было при необходимости нанять переводчика.

Жизнь слишком коротка, чтобы мучить себя изучением языка: есть автоматические переводчики текстов, есть профессиональные переводчики… И есть очень много приоритетных задач.

Без английского в России стать №.1 можно. Сложно, но можно.

Но если у вас большие амбиции – учите языки.

 

Читать

 

–