Загальна структура документаційного забезпечення управління

У загальному обсязі управлінської роботи до 60–70 % займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо).

Визначення 1.

Документаційне забезпечення управління		діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій

Рис. 1. Схема документаційного забезпечення управління

Суб’єктами документаційного забезпечення управління є органи державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об’єднання громадян, фізичні особи, які здійснюють документування та організацію роботи з документами.

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи":

 

Визначення 2.

Діловодство		це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами

 

Діловодство – діяльність, яка охоплює процедури створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів.

Визначення 3.

Документообіг -		це рух службових документів з часу їх створення або одержання суб’єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення

 

Виділяють такі види документообігу:

– централізований документо­обіг (вся документація централізовано реєструється)

– децентралізований документообіг (допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи)

– змішаний документообіг (найбільш важлива внутрішня документація та листування керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах)

 

Основні типи документів, які складають централізований документообіг:

вхідні – документи, що надходять в організацію;

вихідні – документи, призначені для відправлення у інші організації;

внутрішні – документи, створені в організації і не призначені для виходу за її межі.

 

Основні типи документів та процедури їх опрацювання наведені на рис.2-4 [8].

 

Рис. 2. Маршрут вхідного документа

 

Із вхідними документами виконують такі операції:

– експедиційне опрацювання;

– реєстрація;

– розгляд керівництвом і видача резолюцій;

– ознайомлення у структурному підрозділі і виконання;

– контроль за виконанням, який включає постановку документів на контроль;

– відслідковування ходу виконання;

– укладання діловодних звітів для керівництва;

– зняття виконаних документів з контролю.

 

Рис. 3.Маршрут вихідного документа

 

Основні процедури опрацювання вихідних документів:

– розробка проекту документа у структурному підрозділі;

– узгодження проекту документа у структурних підрозділах організації;

– затвердження документа керівництвом;

– реєстрація документа;

– експедиційне опрацювання документа.

 

Рис. 4. Маршрут внутрішнього документа

 

При створенні внутрішніх документів виконуються такі операції:

– підготовка проекту внутрішнього документа:

– забезпечення узгодження документа;

– затвердження;

– реєстрація;

– розсилка у підрозділи;

– контроль виконання документа.

У процесі управління підприємством інформація приймається, опрацьовується, виробляється рішення, що доводиться до виконавців, дії яких контролюються.

Документаційне забезпечення управління – галузь діяльності, яка забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами (рис.5)

 

Рис. 5. Схема документообігу.

 

Етапи документообігу в організації:

– експедиційна обробка документів, які надходять в організацію;

– попередній розгляд документів службою документаційного забезпечення управління;

– реєстрація документів;

– організація раціонального руху документів всередині організації, в т.ч. доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження і підпису проектів документів;

– обробка виконаних документів і їх відправлення.

 

Види робіт, виконувані при опрацюванні різних типів документів:

– вхідні документи (що надійшли з інших організацій) - відкриття конвертів; реєстрація; розгляд керівництвом та накладання резолюції; поставлення на контроль; ознайомлення в структурному підрозділі та виконанню; слідкування за виконанням документа; складання звітів для керівництва; зняття виконаних документів з контролю;

– вихідні документи (створювані структурними підрозділами для відправки в інші організації) - розробка проекту документа у структурному підрозділі; погодження проекту документа в структурних підрозділах організації; затвердження документа керівництвом; реєстрація документа; відправка;

– внутрішні документи (створювані структурними підрозділами для розсилки по організації) - підготовка проекту внутрішнього документа; забезпечення погодження документу; затвердження; реєстрація; розсилка по підрозділам; контроль за виконанням документа.

 

Зовнішній контур починається з вхідних документів, які надходять на підприємство ззовні. Це можуть бути розпорядження вищих органів, накази, постанови, листи від партнерів та замовників та ін. Одержані документи реєструються і надходять на виконання.

 

Якщо документ створюється всередині організації, утворюється внутрішній контур проходження документа. Саме на внутрішньому контурі проходження документа часто виникає його версійність (тобто, документ існує у різних версіях). Важливим завданням діловодства є відслідковування, накопичення і управління версіями документів, а також контроль за зміною документа.

Рис. 6. Цикл документообігу

 

Організація документообігу ґрунтується на таких принципах:

– рух документів повинен мати мінімальну кількість повернень на попередні етапи;

– документи повинні спрямовуватись виконавцям у відповідності з їх обов’язками, щоб уникнути дублювання операцій.

Документаційне забезпечення управління охоплює три основні завдання стосовно програмних засобів автоматизації:

– документування (створення документів, які підтримують і реєструють управлінську діяльність, тобто їх підготовку, оформлення, узгодження та виготовлення);

– організація документообігу (забезпечення руху, пошуку, зберігання і використання документів);

– систематизація архівного зберігання документів.