Поняття і сутність менеджменту. Організація як об’єкт управління.

Поняття і сутність менеджменту. Організація як об’єкт управління.

Перш ніж усвідомити сутність категорії “менеджмент”, слід з’ясувати, що таке організація, які цілі її діяльності і чому будь-якою організацією потрібно управляти.

За визначенням Ч. Бернарда: “Організація - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети або спільних цілей”.

Всі організації мають загальні для них характеристики:

1) всі організації використовують чотири основних види ресурсів:

- людські ресурси;

- фінансові ресурси;

- фізичні ресурси (сировина, устаткування тощо);

- інформаційні ресурси.

2) будь-яка організація є відкритою системою. Ресурси, які організація використовує для виробництва продукції (надання послуг) вона забирає із зовнішнього середовища. В свою чергу продукція, що виробляється організацією також реалізується у зовнішньому середовищі. Отже організація може існувати лише у взаємодії з оточуючим середовищем.

3) поділ праці в організації. Якщо навіть дві людини працюють спільно для досягнення єдиної мети, вони повинні поділити роботу між собою. Поділ загальної роботи в організації на її складові частини називається горизонтальним поділом праці. Результатом є формування окремих підрозділів організації (відділів, цехів, виробництв, ділянок тощо). Також при цьому виникає необхідність у так званому вертикальному поділі праці, тобто у діяльності з координації роботи підрозділів та окремих виконавців у середині підрозділів.

Оскільки поділ праці є загальною характеристикою діяльності будь-якої організації, всі організації потребують управління. Управління – похідна від власності і є категорією економічного базису конкретного способу виробництва. Головними складовим елементом управління є менеджмент.

Початково менеджмент означало вміння дбайливо вести домашнє господарство, майстерно володіти засобами праці, вправно працювати. З появою багатьох видів роботи, з поглибленням спеціалізації виникла потреба в діяльності, яка пов’язувала в єдине ціле роботу багатьох окремих виконавців. Відповідно до цього трансформувався і зміст поняття “менеджмент”. Це слово увібрало у себе всі чисельні вимоги до управління як до науки, мистецтва ведення справ і стилю роботи. Важко дати єдине абсолютно чітке та повне визначення поняття «менеджмент». Функції, сфери, рівні менеджменту та ситуації у яких вони реалізуються значно різняться між собою.

Термін «менеджмент» походить від англ.. і означає управляти, керувати, стояти на чолі, завідувати, вирішувати проблему. Можна додати, що менеджмент - це процес планування, організації, мотивації та контролю організаційних ресурсів для результативного та ефективного досягнення цілей організації. Менеджмент – це: спосіб, манера спілкування з людьми; влада і мистецтво управління; особливого роду вмілість і адміністративні навички; орган управління, адміністративна одиниця. Менеджмент – це вміння досягти поставлених цілей, використовуючи працю, інтелект, мотиви поведінки інших людей.

 

Виникнення науки про менеджмент та напрями еволюції управлінської думки.

Термін менеджмент англійського походження (management — організація управління). До нього близькі менеджер (manager від manage — керувати) — професійний керівник і менеджеризм (managerism)—теорія управління виробництвом. На відміну від інших наук розвиток управлінської думки не був системою знань, які накопичувалися послідовно. Навпаки, на першому етапі (до середини 20 століття) наука управління розвивалася одразу за кількома відносно самостійним напрямкам (або, як кажуть, підходам до управління), кожний з яких концентрував увагу на різних аспектах менеджменту. Виділяють три ранні підходи до менеджменту: класичний підхід; поведінковий підхід; кількісний підхід.

Класична теорія (підхід) менеджменту включає дві школи: а) школу наукового управління; б) адміністративну школу (класичну теорію організації). Концепцію наукового управління сформулював Ф. Тейлор як необхідність послідовної реалізації наступних чотирьох кроків управління: аналіз робочої ситуації (у будь-якій робочій ситуації можна виділити три основні елементи - загальне завдання, робітники-виконавці, менеджер; аналіз змісту загального завдання: розподіл загального завдання на більш дрібні задачі; визначення якостей та навиків, необхідних для їх виконання; визначення необхідної кількості робітників-виконавців; підбір робітників для виконання окремих задач; продовження управління - встановлення взаємозв’язків, планування, координація та узгодження дій усієї робочої групи. Класична школа менеджменту визнавала значення людського фактора в управлінні, проте приділяла йому незначну увагу.

Адміністративна школа (класична теорія організації) опрацьовувала підходи до удосконалення управління організацією в цілому. Представники цієї школи (А. Файоль, М. Вебер, Л. Урвік, Ч. Бернард) намагалися виділити загальні характеристики та закономірності управління організацією в цілому. Метою їх досліджень було виділення «універсальних принципів» управління, дотримуючись яких організація досягатиме успіху.

Поведінкові теорії менеджменту виникли як реакція на недоліки класичних теорії. Тому їх часто об’єднують загальною назвою «неокласична теорія менеджменту». Виникненню поведінкових теорій багато в чому сприяли досягнення промислової психології. Поведінкові теорії менеджменту опрацьовували Мері Паркер Фоллет, Р.Лайкерт, Д. МакГрегорі, Ф. Герцберг та інші. Поведінковий підхід до менеджменту включають в себе дві школи: а) школа людських відносин. Представники цієї школи досліджували переважно проблеми індивідуальної психології робітників організації. Їх зусилля були зосереджені переважно на вивченні поведінки індивідуума в організації, на його мотивації. б) школа організаційної поведінки. Її представники концентрували увагу на вивченні типів групової поведінки, на розумінні організації як складного соціального організму, який знаходиться під впливом певних уявлень, звичок, конфліктів, культурного оточення тощо.

Кількісний підхід (школа науки управління). Теоретики цієї школи розглядали управління як систему математичних моделей та процесів.

В основу кількісної школи покладено ідею про те, що управління є певним логічним процесом, який можна відобразити за допомогою математичних символів та залежностей. В центрі уваги цієї школи знаходиться математична модель, тому що саме за її допомогою управлінську проблему можна відобразити (передати) у вигляді основних її цілей та взаємозв’язків.

Основний внесок цієї школи в теорію управління - це ідея про спрощення управлінської реальності за допомогою математичних моделей.

Загальним для усіх ранніх теорій менеджменту було те, що вони пропонували кожна свій єдиний «рецепт» підвищення ефективності управління. Кожна з них не була помилковою та зробила важливий внесок у розуміння сутності менеджменту. Проте кожна з них одночасно обмежена з точки зору вузького погляду на багатомірність управління.

Ситуаційний підхід. Об’єктом досліджень ситуаційного підходу виступають найбільш значущі в управлінні ситуаційні зміни, зокрема у сферах лідерування, побудови організаційних структур, кількісних оцінок тощо.

 

Порівняльна характеристика японської та американської моделей менеджменту.

Японская модель

1. Философия фирмы:со сменой руководства философия фирмы не изменяется. Кадры остаются, так как действует система «пожизненного найма»

2. Цели фирмы: обеспечение роста прибыли и благосостояния всех работников фирмы.

Организационная структура управления: Фирма состоит из автономных в коммерческом плане отде­лений.

Высока роль функциональных служб в штаб-квартирах.

Использование проектных структур управления.

3. Организационная структура управления: фирма состоит из автономных в коммерческом плане отде­лений.

Высока роль функциональных служб в штаб-квартирах. Использование проектных структур управления.

4. Наем и кадровая политика: Широко используется труд выпускников вузов и школ. Переподготовка и обучение внутри фирмы, без отрыва от производства. Продвижение по службе с учетом выслуги лет. Оплата труда в зависимости от возраста и стажа работы в фирме (так называемая уравнительная зарплата)

5. Организация производства и труда: Основное внимание уделяется цеху — низовому звену про­изводства

Используется система «точно вовремя» (Канбан) без созда­ния запасов и межоперационных заделов Работа групп (кружков) качества и осуществление жесткого контроля качества на всех стадиях производственного процесса всеми работниками фирмы. Обязанности между работниками строго не распределены. Работники выполняют различные виды работ в зависимости от ситуации; девиз — «действуй по обстановке».

6. Стимулирование работников: при благоприятном финансовом положении премии выпла­чиваются два раза в год (каждый раз по два-три месячных оклада). Выплаты и льготы из социальных фондов: частичная или полная оплата жилья, расходы на медицинское страхование и обслуживание, отчисления в пенсионные фонды, доставка на работу транспортом фирмы, организации коллективного отдыха и др.

7. Внутрифирменное планирование: внутрифирменные отделения имеют планы на три го-да, включающие в себя инвестиционную политику и меро­приятия по внедрению новой техники, а также перспектив­ные планы на 10— 15 лет.

Планы разрабатываются по принципу скользящего планиро­вания отделениями фирмы. В плане отделения показывается объем производства, количество продукции в натуральном выражении, прибыль, штатное расписание, перечень поставщиков.

8. Финансовая политика: Часть прибыли отделения (до 40%) используется им само­стоятельно. Прибыль направляется на рационализацию производства, на сокращение материальных затрат и внедрение новых ресурсосберегающих технологий, на модернизацию оборудования. Широкое привлечение заемных средств.

Американская модель

1. Философия фирмы: замена руководства фирмы сопровождается сменой управ­ленческих работников и рабочих

2. Цели фирмы: рост прибыли фирмы и дивидендов индивидуальных вкладчиков.

3. Организационная структура управления: корпорация состоит из автономных отделений. Использование матричных структур управления.

4. Наем и кадровая политика: наем работников на рынке труда через сеть университе­тов, школ бизнеса и др. Нацеленность на индивидуальную, личную карьеру. При найме работника проверяется его соответствие ва­кантной должности с помощью таких методов, как кон­курс, оценка знаний, навыков в специальных «центрах оценки», сдача экзаменов на должность. Индивидуальная оценка и аттестация работников. Оплата труда в зависимости от индивидуальных результатов и заслуг работника.

5. Организация производства и труда: основное внимание уделяется не производству, а адаптации с внешней средой.

Работники выполняют работы на основе четкого исполнения должностных инструкций. Ставки зарплаты строго определены в зависимости от должности, выполняемой работы и квалификации. Зарплата устанавливается в соответствии со спросом и предложениями на рынке труда

6. Стимулирование работников: стимулирование работников значительно ниже, чем в Япо­нии, хотя доход президента

крупной американской корпорации в среднем в три раза выше, чем президента япон­ской фирмы

7. Внутрифирменное планирование: процесс планирования децентрализован. Отделениям планируются основные финансовые показатели, затраты на производство, сбыт и НИОКР, которые могут корректироваться в течение года.

8. Финансовая политика: администрация фирмы перераспределяет прибыль между отделениями. Расширение производства за счет покупки (поглощения, слияния) других корпораций. Самофинансирование корпораций

 

Дивизиональная организация

Дивизиональная структура предполагает построение организации вокруг основных ее продуктов или услуг за счет создания единиц, отвечающих за выполнение всех функций по производству и сбыту продукции или всех функций по обслуживанию потребителей

Различают следующие виды дивизиональных структур.

Продуктовая структура, в которой каждое самостоятельное подразделение осуществляет полный цикл производственной и управленческой деятельности по изготовлению и реализации готового продукта. Продуктовые структуры ориентированы на конечную цель фирмы - максимизацию прибыли и завоевание позиций на рынке. Все возникающие противоречия по производству и сбыту каждого продукта разрешаются не генеральным директором, а на уровне продуктовых руководителей.

Структура, ориентированная на потребителя, в которой каждое подразделение фирмы обслуживает определенную группу потребителей, что позволяет удовлетворить их запросы так же хорошо, как это делает организация, обслуживающая всего одну группу.

Региональная структура, используемая в ситуации, если деятельность компании охватывает большие географические зоны. В региональной структуре упрощается связь с клиентами, местными органами власти.

Преимущество дивизиональных структур: большая целевая ориентация корпоративной деятельности при сохранении условий проведения единой технической политики по продукту. В дивизиональной структуре создаются условия для децентрализации управления, руководители дивизионов выходят на рынок и отвечают за сбыт произведенной продукции. Повышается степень адаптивности организации к конкурентной среде.

Недостатки: увеличение затрат вследствие дублирования одних и тех же видов работ для различных видов продукции. Высокие издержки функционирования самостоятельных отделов, ограничение контроля за деятельностью подразделений со стороны высшего руководства компании, конкуренция дивизионов за получение корпоративных ресурсов.

Дивизиональные структуры являются более сложными, чем функциональные и под силу крупным компаниям, в которых общие положительные результаты могут с лихвой перекрыть убытки от проявления отрицательных сторон дивизионализации.

Матричная организация

Матричная структура управления предполагает одновременное использование функциональной и дивизиональной организаций. Матрицу образуют двойные линии властных полномочий - традиционных линейно-функциональных и целевых, принадлежащих матричным (целевым) руководителям. Последние вводятся в структуру для разработки проекта (руководитель проекта) или новой товарной линии (матричный руководитель) или функции (директор по инженерному обеспечению). Матричный руководитель наделяется всеми ресурсами, необходимыми для реализации проекта; и отвечает за сроки, качество и соблюдение стоимости проекта.

Матричная организация эффективна, когда необходимо обеспечить инновационный тип реакции компании на среду. В матричной организации развиваются горизонтальные коммуникации и командные методы работы, дающие синергетический эффект и повышающие уровень организационной культуры компании. У работников появляются стимулы к обучению и развитию профессиональных навыков, так как матричные как руководители предпочитают брать в команду квалифицированных специалистов. Матричная организация эффективна в крупной компании, активно занимающейся инновационной деятельностью.

Матричная структура является очень гибкой, так как организация может одновременно иметь столько целевых руководителей, сколько она сочтет нужным для усиления своей конкурентоспособности.

Основной недостаток матричной организации - отсутствие единоначалия, что приводит к сложности общей координации и увеличению затрачиваемого времени на заседания и решение спорных вопросов. Также возможны конфликты между целями матричных руководителей и задачами подразделений, нездоровая конкуренция между высоко квалифицированными и менее квалифицированными работниками. Но в целом, если компания правильно осуществила все действия, эффект от данной структуры перекрывает ее недостатки.

 

23. Вплив ситуаційних чинників на проектування організації. Головні форми проектування організацій.

Організація роботи і людей мають чималий вплив на поведінку працівників. Структурні та поведінкові взаємозв´язки, у свою чергу, допомагають установити цілі організації, орієнтовані на їхнє досягнення. От чому необхідно ознайомитися з структурним підходом, що застосовується в різних організаціях для забезпечення основних елементів діяльності і взаємозв´язків між ними. Структурний підхід припускає використання поділу праці, охоплення контролем, децентралізації і департаменталізації.

Структура організації - це ті фіксовані взаємозв´язки, що існують між підрозділами і працівниками організації. її можна розуміти як встановлену схему взаємодії і координації технологічних і людських елементів.

Схема будь-якої організації показує склад відділів, секторів та інших лінійних і функціональних одиниць. Однак варто мати на увазі, що такий фактор, як людська поведінка, що впливає на порядок взаємодії і на зусилля за узгодженням дій, не може бути зображена на схемі. Саме людська поведінка визначає ефективність функціонування структури в більшій мірі, ніж формальний розподіл функцій між підрозділами.

От чому організаційну структуру будь-якої комерційної фірми, лікарні, банку, урядового закладу варто розглядати з різних позицій і з урахуванням різних критеріїв. На її дієвість і ефективність впливають:

1)дійсні взаємозв´язки, що виникають між людьми в процесі роботи. Це відбивається в схемах організаційних структур і в посадових обов´язках;

2)діюча політика, посібники і методи, що впливають на людську поведінку;

3)повноваження і функції працівників організації на різних рівнях управління (нижчому, середньому, вищому).

За вмілого сполучення зазначених трьох факторів в організації може бути створена така раціональна структура, за якої існує реальна і сприятлива можливість досягнення високого рівня ефективного виробництва.

Так як на організації впливає багато чинників, то вони можуть приймати різні форми своїх проектів.

Функційна (U-) форма

Функційна форма - це проектування, що ґрунтується на функ-ційному підході до структуризації. Цей проект названий U- формою (U - unitary, унітарний). В організації, що має структуру типу U -форми, працівники та організаційні одиниці об´єднані у великі функційні відділи, такі як відділ маркетингу, виробничий відділ. Для ефективної діяльності організації у цьому випадку потрібна горизонтальна координація, тобто за відділами, що є на одному рівні. За цю інтеграцію та координацію найчастіше відповідає виконавчий директор і менеджери вищого рівня.

За такого проектування жодна із функційних сфер не може існувати без інших. Недоліки функційної структури: він дає змогу організації укомплектовувати всі ключові посади функційними спеціалістами і полегшує координацію та інтеграцію. З іншого боку, веде до посилення централізації. Проект із функційною формою найчастіше використовують у малих організаціях, оскільки виконавчий директор має змогу особисто контролювати та координувати діяльність цілої фірми. У міру зростання організації такий контроль проводити щораз важче.

Конгломератна Н -форма

Іншою загальною формою проектування організації є конгломератна, або Н -форма. Форму конгломерату використовують організації, які утворилися внаслідок об´єднання різних, не пов´язаних між собою, підприємств. Головний менеджер незалежно управляє кожним підприємством або групою підприємств і відповідає за прибутки або збитки фірми.

В організації з Н -формою персонал корпорації, зазвичай, прогнозує діяльність кожного з підприємств; організація також розподіляє загальні ресурси по компаніях, ухвалює рішення стосовно купівлі та продажу підприємств. Головний недолік організації з проектуванням типу Н -форми - це складність різних непов´язаних виробництв. Багато організацій, які використовують цей підхід, досягли тільки середнього або нижчого за середній фінансового рівня.

Філіальна (М-) форма

Філіальна структура організації використовує продуктову форму організації, в якій відділи пов´язані між собою. М -форма ґрунтується на багатьох виробництвах, пов´язаних між собою, що працюють у межах великої організації. Це проектування є результатом стратегії пов´язаної диверсифікації. Деякі види діяльності надзвичайно децентралізовані аж до рівня підрозділів; інші - централізовані на корпоративному рівні. Загальний менеджер тут очолює кожен підрозділ, який має автономію в розумних межах, однак все ж таки кожен підрозділ повинен узгоджувати свої дії з іншими.

У цьому випадку фірма використовує багатофіліальний підхід до проектування організації. Хоча кожна одиниця порівняно самостійна, усі вони мають спільний ринок.

Можливість координації та поділ ресурсів є однією з найбільших переваг проекту М -форми. Головна ціль М -форми - мінімізація внутрішньої конкуренції і поглиблення співробітництва між відділами для досягнення вищої ефективності у використанні ресурсів. Дослідження свідчать, що організація, яка використовує М -форму і досягає цього балансу, перевершує інші структури організації.

 

Матричная организация

Матричная структура управления предполагает одновременное использование функциональной и дивизиональной организаций. Матрицу образуют двойные линии властных полномочий - традиционных линейно-функциональных и целевых, принадлежащих матричным (целевым) руководителям. Последние вводятся в структуру для разработки проекта (руководитель проекта) или новой товарной линии (матричный руководитель) или функции (директор по инженерному обеспечению), тем самым производится отделение новых разработок от текущей производственной деятельности.

Матричная организация является более децентрализованной, чем дивизиональная. Матричный руководитель наделяется всеми ресурсами, необходимыми для реализации проекта; и отвечает за сроки, качество и соблюдение стоимости проекта. Матричная структура позволяет эффективно использовать человеческие ресурсы организации, особенно высококвалифицированные, так как появляется возможность привлечения к выполнению проекта специалистов из разных подразделений.

Матричная организация эффективна, когда необходимо обеспечить инновационный тип реакции компании на среду.

В матричной организации развиваются горизонтальные коммуникации и командные методы работы, дающие синергетический эффект и повышающие уровень организационной культуры компании. У работников появляются стимулы к обучению и развитию профессиональных навыков, так как матричные как руководители предпочитают брать в команду квалифицированных специалистов.

Матричная структура является очень гибкой, так как организация может одновременно иметь столько целевых руководителей, сколько она сочтет нужным для усиления своей конкурентоспособности.

Основной недостаток матричной организации - отсутствие единоначалия, что приводит к сложности общей координации и увеличению затрачиваемого времени на заседания и решение спорных вопросов. Также возможны конфликты между целями матричных руководителей и задачами подразделений, нездоровая конкуренция между высоко квалифицированными и менее квалифицированными работниками. Но в целом, если компания правильно осуществила все действия, эффект от данной структуры перекрывает ее недостатки.

 

31. Вплив ситуаційних чинників на проектування організації. Головні форми проектування організацій.

Оптимальний проект для будь-якої організації залежить від відповідних ситуаційних чинників. Тобто ситуаційні чинники відіграють важливу роль у визначенні найкращого проекту організації у кожному окремому випадку.

Можна виділити чотири групи таких ситуаційних чинників:

1. Стан зовнішнього середовища.

2. Технологія роботи всередині організації.

3. Стратегічний вибір керівництва організації у відношенні до її цілей.

4. Поведінка працівників.

Зовнішнє середовище.

Зовнішнє середовище складається з двох рівнів:

1) загальне оточення; 2) безпосереднє оточення.

Зовнішнє середовище характеризується:

1. Складністю. Складність зовнішнього середовища визначається тим, як багато чинників впливає на проектування організації, та наскільки вони схожі між собою.

2. Динамізмом. Динамізм зовнішнього середовища характеризується тим, як швидко змінюються фактори, які впливають на проектування організації. Чи залишаються вони сталими, стабільними, чи змінюються, нестабільні.

У теперішній час переходу до ринкової економіки на підприємства з боку споживачів, постачальників впливають нові вимоги, які змінюються. Тому багато підприємств переглядає свою структуру, створюються нові підрозділи, скорочуються ті підрозділи, які втратили контакт із зовнішнім середовищем.

Така двомірна класифікація чинників зовнішнього середовища, які впливають на проектування організації, дозволяє виявити чотири типи ситуацій, кожна з яких відповідає певному виду бізнесу.

1. Ситуація, що характеризується низькою невизначеністю, є найбільш сприятливою для керівництва організації.

2. Ситуація помірної невизначеності є більш напруженою для керівництва. Висока ступінь складності зовнішнього оточення вносить елемент ризику в процес прийняття рішень.

3. Ситуація помірно високої невизначеності вимагає від керівництва гнучкості, тому що змінюється характер взаємодії з факторами зовнішнього середовища. Схожість полегшує за допомогою комп´ютерної техніки приймати вірні рішення.

4. Ситуація високої невизначеності - найбільша складність для прийняття рішень. Зовнішнє середовище повне невизначених ситуацій.

Технологія роботи

Роль технології в проектуванні організації загальновизнана. Проектування організації пов´язане з технологією роботи за двома напрямами: поділ праці й групування робіт, тобто створення підрозділів. Рівень знань щодо дій з перетворення об´єкта роботи і використання відповідної технології багато в чому визначають ефективність організації. Технологія - це конверсійний процес, який використовують для трансформації вкладень (матеріалів або інформації) у випуск (товари та послуги

Зв´язок між технологією та проектуванням організації першою виявила Джоан Вудвард. Вудвард хотіла відшукати зв´язок між розміром організації та її проектуванням, та безуспішно. Проте ретельне дослідження фірм з її вибірки дало змогу визначити потенційний зв´язок між технологією і проектуванням організації. Це наштовхнуло Вудвард и на класифікацію організацій згідно з їх технологією. Учена виділила три головні форми технології.

1. Одинична, або технологія малосерійного виробництва: продукт вироблений на замовлення клієнта в малих кількостях.

2. Великосерійна, або технологія масового виробництва: продукт виробляють на зразок збірного конвеєра, збираючи деталі у вузли або кінцевий продукт.

3. Технологія безперервного виробничого процесу: сировинні матеріали переробляють у кінцевий продукт за допомогою цілої низки механічних або прецесійних перетворень; структура матеріалів змінюється.

3. Стратегічні зміни мають системний характер. Можна виділити дві сторони стратегічних змін в організації:

1)організаційна структура;

2)організаційна культура.

Стратегія має великий вплив на вибір організаційної структури. Зовсім не обов´язково змінювати організаційну структуру щоразу, коли організація переходить до реалізації нової стратегії, але обов´язково необхідно встановити, чи відповідає стратегії існуюча організаційна структура, а вже потім вносити зміни, якщо є в цьому потреба.

Організаційна структура, яка встановлює межі структурних підрозділів та формальні зв´язки між ними, виступає в ролі «хребта» організації, «душею» організації, яка встановлює відносини всередині організації, виступає як організаційна культура.

Організаційна культура формується, як реакція на дві групи проблем:

1) внутрішні проблеми (спільна мова, термінологія, стосунки між співробітниками, їх межі; норми, що регулюють неформальні відносини, оцінки поведінки співробітників, що бажано, що ні); 2) проблеми, які організація повинна вирішувати під час взаємодії із зовнішнім середовищем.

Основні форми проектування структур управління

Структура організації - це ті фіксовані взаємозв´язки, що існують між підрозділами і працівниками організації. її можна розуміти як встановлену схему взаємодії і координації технологічних і людських елементів.

Схема будь-якої організації показує склад відділів, секторів та інших лінійних і функціональних одиниць. Так як на організації впливає багато чинників, то вони можуть приймати різні форми своїх проектів.

Функційна (U-) форма - це проектування, що ґрунтується на функ-ційному підході до структуризації. Цей проект названий U- формою (U - unitary, унітарний). В організації, що має структуру типу U -форми, працівники та організаційні одиниці об´єднані у великі функційні відділи, такі як відділ маркетингу, виробничий відділ. Для ефективної діяльності організації у цьому випадку потрібна горизонтальна координація, тобто за відділами, що є на одному рівні. За цю інтеграцію та координацію найчастіше відповідає виконавчий директор і менеджери вищого рівня.

Проект із функційною формою найчастіше використовують у малих організаціях, оскільки виконавчий директор має змогу особисто контролювати та координувати діяльність цілої фірми. У міру зростання організації такий контроль проводити щораз важче.

Іншою загальною формою проектування організації є конгломератна, або Н -форма. Форму конгломерату використовують організації, які утворилися внаслідок об´єднання різних, не пов´язаних між собою, підприємств. Отже, проект Н -форми, по суті, є холдинговою компанією, яка діє за непов´язаної диверсифікації (Н - holding). Цей підхід ґрунтується на продуктовій формі структури, тобто головний менеджер незалежно управляє кожним підприємством або групою підприємств і відповідає за прибутки або збитки фірми.

Головний недолік організації з проектуванням типу Н -форми - це складність, що має місце лише у холдингу різних непов´язаних виробництв, оскільки менеджерам важко поєднувати та інтегрувати різні види діяльності внаслідок великої кількості диверсифікованих операцій. Деякі фірми все ще застосовують Н -форми, однак більшість уже відмовилася від них, замінивши іншим підходом.

Філіальна (М-) форма. Філіальна структура організації також використовує продуктову форму організації, однак, на відміну від Н -форми, відділи пов´язані між собою. М -форма ґрунтується на багатьох виробництвах, пов´язаних між собою, що працюють у межах великої організації. Це проектування є результатом стратегії пов´язаної диверсифікації. Деякі види діяльності надзвичайно децентралізовані аж до рівня підрозділів; інші - централізовані на корпоративному рівні. Можливість координації та поділ ресурсів є однією з найбільших переваг проекту М -форми. Головна ціль М -форми - мінімізація внутрішньої конкуренції і поглиблення співробітництва між відділами для досягнення вищої ефективності у використанні ресурсів. Дослідження свідчать, що організація, яка використовує М -форму і досягає цього балансу, перевершує інші структури організації, такі як U- та H -форми.

 

Поняття та процес контролю.

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають.

В межах процесу контролю, модель якого наведена., можна виділити три основних етапи:

1) вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації;

2) порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами;

3) реакція на порівняння (коригуючі дії або зміна стандартів).

Аналіз моделі процесу контролю свідчить, що власне процесу контролю передує встановлення стандартів. Стандарти являють собою специфічні цілі, на закладі яких оцінюється прогрес щодо їх досягнення. Вони мають бути визначеними ще в процесі виконання функції планування. Розглянемо докладніше основні етапи процесу контролю.

1. Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації. При реалізації процесів вимірювання реального виконання виникає два ключових запитання: як вимірювати і що вимірювати? Менеджери, звичайно, використовують чотири основних методи вимірювання:

1) особисті спостереження;

2) статистичні звіти;

3) усні звіти підлеглих;

4) письмові звіти підлеглих.

Кожний із зазначених методів має свої переваги та недоліки, тому їх спільне використання (комбінація) збільшує ймовірність отримання достовірної інформації.

Особисті спостереження дозволяють отримати уявлення про реальну діяльність підлеглих без фільтрації інформації. Такі спостереження дають можливість побачити те, що недоступно для інших методів (ступінь задоволення чи незадоволення від роботи, ентузіазм при виконанні тощо). Нажаль, коли потрібна об’єктивна інформація, такий метод не завжди підходить, оскільки:

– на особисті спостереження значною мірою впливають особисті якості і почуття спостерігаючого;

– особисті спостереження вимагають значних витрат часу;

– призводять до негативної реакції підлеглих, які розглядають особистий контроль менеджера як прояв недовіри і обмежують їх можливості самостійно приймати рішення.

Статистичні звіти набувають все ширшого застосування в управлінському контролі внаслідок використання комп’ютерних технологій. До переваг статистичних звітів слід віднести: згрупованість і упорядкованість наведеної в них інформації у вигляді розрахунків, таблиць, схем, рядів динаміки тощо. Проте, статистичні відомості завжди обмежені, вони, як правило, характеризують лише окремі, хоча і ключові сфери діяльності організації.

Отримання інформації на нарадах, в особистих бесідах, розмовах по телефону – це все приклади усних звітів підлеглих. Переваги та недоліки цього методу подібні до методу особистих спостережень. При цьому:

- виникає фільтрація інформації;

- для цього методу характерним є швидке отримання інформації;

- наявність гарного зворотнього зв’язку;

- до останнього часу виникали труднощі з документуванням такої інформації для наступної звітності.

Так само, як і статистична звітність, письмова звітність не така швидка і більш формальна. Письмова звітність легко каталогізується і на неї можна посилатися.

Зазначені переваги та недоліки усіх методів вимірювання реального виконання вимагають їх комплексного використання у практичній діяльності менеджера.

Не менш важливим в процесі контролю є правильний вибір об’єктів контролю. Вибір об’єкту вимірювання впливає на те, як співробітники відносяться до того, що вимірюється.