Документи різних видів: вимоги до оформлення

Проблема розробки, систематизації та уніфікації доку­ментів набула особливої актуальності в наш час у зв'язку з тим, що, по-перше, сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, по-друге, традиційно вико­ристовувані документи оновлюють свої характеристики (зміст, функцію, адресата і т.ін.). Ці зміни, у свою чергу, зу­мовлені об'єктивними факторами:

1) активністю державотворчих процесів в Україні після здобуття нею незалежності в 1991 році;

2) розвитком ринкових відносин в економіці;

3) наданням українській мові статусу державної мови, необхідністю переходу ділового спілкування з російської мови на українську.

ЗАЯВА

 

Це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса і паспортні дані)особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстави (додаток): перелік документів, додаток до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата.

7. Підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява забов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

 

Ректорові

Чернівецького національного

університету ім. Ю. Федьковича

проф. Ткачу М. В.

Остропольської

Марини Петрівни

 

 

ЗАЯВА

 

Прошу допустити мене до складення вступних іспитів на філологічний факультет Чернівецького національного університету.

У 2001 році закінчила 11 класів ЗОШ № 11 м. Чернівці.

До заяви додаю:

1. Атестат про середню освіту.

2. Автобіографія.

3. Медична довідка.

4. Довідка з місця проживання.

5. Чотири фотокартки.

 

23 червня 2001р. Підпис

АВТОБІОГРАФІЯ

 

Це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, в якому зазначається:

— прізвище, ім'я, по батькові;

— дата народження;

— місце народження;

— відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

— відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);

— короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

3. Дата написання.

4. Підпис.

Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

 

Зразок:

Автобіографія

 

Я, Давиденко Інна Михайлівна, народилася 10 жовтня 1985 року в м. Чернівці, у родині службовців.

У 1991 році пішла до першого класу загальноосвітньої школи № 6 м. Чернівці, яку закінчила у 2002 році.

У цьому ж році вступила до Буковинської державної медичної академії, на медичний факультет № 2, спеціальність “лікувальна справа”, де навчаюсь і зараз.

Склад сім'ї:

батько – Давиденко Михайло Іванович, 1955 р.н., вчитель історії, працює в загальноосвітній школі № 6;

мати – Давиденко Оксана Петрівна, 1960 р.н., викладач анатомії медичного училища м. Чернівці.

Рідних братів та сестер немає.

Не одружена.

Проживаю з батьками за адресою:

вул. Кобилянської, 16, кв. 64.

 

 

1 грудня 2002 року Підпис

ХАРАКТЕРИСТИКА

 

Це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Реквізити:

Назва виду документа.

Заголовок (прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; освіта; національність; посада; якщо треба – місце проживання).

3. Текст:

– трудова діяльність людини (з якого часу в цій установі, на якій посаді);

– ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення, покарання);

– моральні якості;

– висновки;

– призначення характеристики (при потребі).

Дата складання

Підпис керівника установи.

Печатка.

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Зразок:

Характеристика

студентки медичного факультету №1

Мельник Ірини Володимирівни,

Р.н., українки

Мельник Ірина навчається на III курсі медичного факультету №1 Буковинської державної медичної академії. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. За час навчання у вищому навчальному закладі студентка зарекомендувала себе як хороший організатор під час підготовки та проведення студентських вечорів. З I-го курсу працює над науковою темою; неодноразово брала участь у наукових конференціях.

І.В.Мельник сумлінно виконує громадські доручення, є старостою 5 академічної групи. Вимоглива до себе, користується повагою серед товаришів та викладачів академії.

Характеристику видано для...

Дата

Декан медичного факультету №1,

Професор (підпис) Т.М.Бойчук

 

Печатка

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

 

Цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, ак­туальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, неви­конання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, що не виходить за межі устано­ви, оформляється на бланку або стандартному аркуші із за­значенням таких реквізитів:

Адресата.

Назви виду документа.

Коду.

Прізвища (адреси) адресанта.

Заголовка.

Тексту.

Дати складання.

Підпису.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформ­ляють на бланку і реєструють.

Зразок:

Деканові медичного

факультету № 2 БДМА

Доц. Глубоченку В.Г.

Старости 14 групи

Хащенка Івана

Пояснювальна записка

Студенти 11 академічної групи медичного факультету № 2 20 листопада 2002 року не з’явилися на заняття з анатомії (II-III пари) тому, що були присутніми на науково-методичній конференції „Актуальні проблеми підготовки фахівців у вищих медичних та фармацевтичному навчальних закладах України”.

Підпис

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

 

Це документ на ім’я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. Наприкінці подаються висновки та пропозиції.

Реквізити:

Назва виду документа.

Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

3. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (найчастіше розташовується після адресата).

Текст.

Дата складання.

Підпис

Зразок:

Деканові хіміко-біологічного

факультету ЧНУ

Доц. Бойко Н.П.

Викладача кафедри

Медичної біології

Петренка Михайла Івановича

Доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що протягом I семестру студент I курсу, 3 групи Коваль М.М. пропустив 28 академічних годин, має неатестації, численні зауваження. Прошу вжити заходів до студента Коваля М.М.

Підпис

ДОВІДКА

Це документ, який засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої установи.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи).

Найкраще довідки оформляються на бланках установи, де від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості.

Реквізити:

Назва виду документа.

Назва організації, що видає довідку.

Дата видачі.

Номер.

Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

Текст.

Призначення (куди подається документ).

Підписи службових осіб.

Печатка.

 

 

Зразок:

Чернівецький національний

Університет ім. Ю.Федьковича м.Чернівці

“___”__________200__р.

№____

 

 

Довідка

Видана___________________________________________________в тому, що він (вона) є студентом_______курсу ____________________факультету Чернівецького національного університету ім.Ю.Федьковича.

Видана для_________________________________________________

Декан факультету

Секретар

Печатка

РОЗПИСКА

Це письмове підтвердження певної дії, що мала місце, – передачі й отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей тощо.

Реквізити:

Назва виду документа.

2. Текст:

– прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;

– прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;

– у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами);

– відомості про документ (паспорт, посвідчення, військовий квиток), що засвідчує особу, яка отримує цінності;

– підстава передачі й отримання цінностей.

Дата.