Документ – основна одиниця ОДС

Документ(з лат зразок, взірець, доказ)-це основний вид офіційно-ділового стилю, що містить і передає інформацію, а також підтвердж її достовірність та об’єктивність.

Ф-Ї:

-інформаційна

-комунікативна

Управлінська

-пізнавальна

-правова

-загально-культурна

-історична

Документалістика – це наукова дисципліна, що вивчає структуру та властивості документів, інформаційний розвиток форм документів, методи і засоби обробки видів документів. Діловодство – це практична галузь документалістики, що вивчає правила оформлення різних видів документів.

Докуенти – основний вид ОДС

1.За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2.За змістом і спеціалізацією:

— загальні;

— з адміністративних питань;

— з питань планування оперативної діяльності;

— з питань підготовки та розподілу кадрів;

— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комер­ційних питань, — постачально-збутові, зовнішньо­торговельні тощо.

3.За призначенням:

— щодо особового складу;

— організаційно-розпорядчі;

— кадрово-контрактові;

— довідково-інформаційні;

— господарсько-договірні;

— обліково-фінансові.

4.За походженням:

— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені уста­нови, організації для вирішення службових питань;

— особисті (приватні) — укладаються будь-якою осо­бою для вирішення індивідуальних, власних пи­тань.

5.За місцем укладення:

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6.За напрямком (спрямуванням):

— вхідні (надходять до установи, організації, підпри­ємства, фірми);

— вихідні (адресовані за межі установи).

Правила укладання документів

Для складання службових документів використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Усі службові документи оформлюються на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та додержанням таких правил:

o бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

o бланки документів повинні мати такі поля: ліве – 3-3,5см; верхнє -2см; праве-1-1,5см; нижнє – 2см.

інтервал документа від заголовку до тексту-2 інтервали, між частинами тексту(рубриками) 1 інтервал, від тексту до дати і підпису 2 інтервали.

Нумерація сторінок почин. З 2, номер – арабськими цифрами по середині верхнього поля або у верхньому правому кутку.

Більшість документів обов’язково друкуються, від руки можуть писатия: заява, пояснювальна записка, лист співчуття, та документи, які оформляються на формулярах.

у документах не дозволяється:

- Перносити лише дату і підпис на наступний аркуш

- Починати новий абзац на сторінці, що закінчується.

- Переносити слова на межі сторінок

- Робити закреслення, користуватися коректором, витирати неправильну інформацію

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Реквізит

Реквізити — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів (реквізитів) документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Кількість елементів документу, тобто реквізитів, може бути різною і визначається видом і змістом документу. При оформлені конкретного документу, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.

Державними стандартами встановлено 32 реквізити документів:

Реквізити бувають:

постійні;

змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - ц е кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі

СИСТЕМА ЧАСТИН МОВИ

Іменник та його граматичні категорії

Іменник – це самостійна частина мови,що має значення предметності і відповідає на питання хто? Що?

Граматичні категорії: рід, число,(лише в однині-власні назви, імен. з абстракним значенням,збірні іменники,назви речовин; лише в множині-власні назви,назви відрізків часу, назви ігор та процесів, назви сукупності предметів,назви парних предметів що мають матеріально-речовинне значення);Відмінок,відміна: 1-а.я чол та ж рід, 2 чол рід з нул закін або о, 3- ж роду з нул зак та мати,4-сер рід- ати- яти- ені)

Правопис складних іменників

Складні іменники пишуться разом або через дефіс.

Разом пишуться:

іменники, утворені за допомогою сполучної голосної із двох чи кількох основ (одна з яких —дієслівного походження): коноплепрядіння, бавовнозаготівля, звуковловлювач, садо-вод, газомір, вертоліт, слов'янознавство, життєпис, водозбір;

іменники, утворені поєднанням основ прикметника та іменника: чорнозем, бортмеханік, натурфілософія, Ощадбанк;

іменники, утворені за допомогою сполучної голосної від двох іменникових основ, синтаксично й семантично рівнозначних: залізобетон, газопровідник, квітколоже, шлакоблок, лісостеп, верболіз (але: людино-день);

іменники, утворені поєднанням дієслова в другій особі однини наказового способу з іменником: горицвіт, перекотиполе;

іменники, утворені поєднанням числівникової основи з іменниковою: чотиритомник, сторіччя, двозначність, трикутник, двобій, двадцятиріччя;

іменники з першою частиною пів-, напів-, полу-: півбака, півжиття, півстола, півроку, півфінал, півхлібини, півпляшки, півхустки, півповерху, напіврозпад, напівсон, полувал, полукіпок;

іменники, пов'язані з інтернаціональною лексикою й термінологією, в яких другою складовою частиною є такі елементи: -граф, -графія, -лог, -логія, -метр: гігрограф, мікологія, філолог, лексикограф, цинкографія, фітобіологія, палеографія, геометр;

іменники, утворені з трьох і більше іменникових основ: автомотогурток, веломотоспорт, ліспромгосп.

Через дефіс пишуться:

іменники, що означають близькі за змістом поняття: батько-мати, хліб-сіль;

іменники, що означають державні посади, військові звання: прем'єр-міністр, генерал-лейтенант;

іменники, що означають складні одиниці виміру: кіловат-година, грам-атом, тонно-кілометр;

іменники, в яких перше слово підкреслює прикмету чи особливість предмета, що передається другим словом: жар-птиця, козир-дівка, стоп-кран;

іменники (окладні назви), що означають науковий ступінь, спеціальність, професію: член-кореспондент, інженер-економіст, лікар-педіатр;

іменники з першою частиною пів- у значенні «половина» перед власною назвою: пів-Києва, пів-Америки, пів-Москви;

словосполучення, що означають назви рослин: мати-й-мачуха, люби-мене, іван-чай;

іменники (складні географічні назви): Гусь-Хрустальний, Ростов-на-Дону;

слова, до складу яких входять іншомовні елементи віце-, екс-, лейб-, обер-, унтер-, штаб- (штабе-): штаб-квартира, екс-чемпіон, віце-адмірал, віце-консул, віце-президент, обер-лейтенант;