Государственное делопроизводство в советскую эпоху

События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России. Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; Использования печатей с государственным гербом.

Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «0 форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка.

Первые годы советской власти ознаменованы поисками правил организации делопроизводства, отвечавших задачам, которые ставила новая власть.

Были изданы ДЕКРЕТЫ, регламентировавшие порядок законотворческой деятельности:

1. декрет СНК от 30 октября 1917 г. «О порядке утверждения и опубликования законов»

2. декрет СНК от 18 ноября 1918 г. «О времени вступления в силу узаконений и распоряжений правительства».

3. порядок оформления официальных советских документов был установлен:

4. постановлением СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений»;

5. порядок использования печатей декретами ВЦИК и СНК от 6 июля 1922 т. «О порядке пользования печатями с государственным гербом».

6. Постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты»

Все это было направлено на сокращение потока документов и предписывало заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами и установить контроль над всеми распорядительными документами. Ту же цель преследовал декрет «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. Совещанием по вопросу упрощения делопроизводства в советских учреждениях при Юрисконсультом отделе Наркомата госконтроля.

1920-1930-е годы особый период в развитии советского делопроизводства, так как это время массового движения, названного научной организацией труда (НОТ) и научной организацией управленческого труда (НОУТ). Движение за НОУТ оказало значительное влияние на формирование и развитие делопроизводства.

В 1920-х годах издаются правовые акты, в которых нашли отражение наряду с прочим и вопросы документирования: Конституция СССР 1924 г. уточнила виды документов, издаваемых органами государственной власти и управления, порядок их издания. Декреты ВЦИК СССР установили право национальных республик и областей вести делопроизводство в государственных органах на национальных языках. Документы, направляемые за пределы республики, должны были писаться на двух языках: русском и национальном или только на русском языке.

Создание при НКРКИ в 1925 г. акционерного общества — Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой).

Главным направлением деятельности Оргстроя была рационализация делопроизводства.

Созданный в 1926 г. при НКРКИ Институт техники управления (ИТУ).

В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов в делопроизводстве, а также устанавливали порядок их уничтожения.

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

1. документооборот учреждений и методы его оптимизации;

2. способы регистрации документов;

3. контроль исполнения документов;

4. хранение документов.

 

 

Нормативно-методическая база

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

· правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

· организовать документооборот;

· обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

· законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

· указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

· нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

· технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· унифицированные системы документации;

· нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Законы

1. Основным законодательным документом регламентирующим работу информационной и документированной системы является Федеральный Закон «Об информации и замене информации»

Данный закон устанавливает:

1. Порядок документирования информации.

2. Право собственности на отдельные документы.

3. Порядок правовой защиты информации.

 

2. Закон РФ «О стандартизации». Устанавливает порядок стандартизации, государственного контроля за соблюдением стандарта и ответственность за их нарушение

Государственные стандарты (ГОСТ) на документацию

 

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Ниже приведены основные стандарты в области делопроизводства.

 

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Настоящий стандарт устанавливает:

1. состав реквизитов документов;

2. требования к оформлению реквизитов документов;

3. требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп".

 

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.

В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.

• ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения».

• ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

• ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».

• ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

Классификаторы

 

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам.

 

Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде.

Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

 

К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

 

1. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Включает в себя:

· Унифицированная система банковской документации

· Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации

· Унифицированная система внешнеторговой документации

· Унифицированная система документации пенсионного фонда российской федерации

· Унифицированная система документации по труду

· Унифицированная система организационно-распорядительной документации

· Унифицированная система отчетно-статистической документации

· Унифицированная система первичной учетной документации

· Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

· регистрации форм документов;

· упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

· сокращения количества применяемых форм;

· исключения из обращения неунифицированных форм документов;

· обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

· контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

· рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

 

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

· блока идентификации;

· блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

· Первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;

· Третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

· Пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

· Восьмой знак - контрольное число.

2. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

3. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).