Ст. 33 закон рб об архивном деле и делопроизводстве от 25 ноября 2011 Г. № 323-з

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА

Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе рассматриваются как синонимы. Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам (носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде). Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Функции документов. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на их социальные отношения в зависимости от их назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие их социальных процессов, но и тормозить.Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).Управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.Классификация документов по различным признакам

содержанию могут делиться на следующие группы по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.По наименованию. Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. идр

 

 

4.Стандартизация в области управления документацией является одним из направлений деятельности Международной организации по стандартизации (Internationalorganizationforstandardization), разработавшей первый международный стандарт по управлению документацией ИСО 15489-1:2001 и продолжающей активно работать в этом направлении. Важно отметить, что стандарты ИСО по управлению документами взаимодополняют друг друга. Каждый последующий стандарт развивает положения предыдущего. Стандарты ИСО носят международный характер и признаны во всем мире. В большинстве развитых стран мира стандарты ИСО по управлению документами принимаются методом обложки и используются напрямую без купюр и уточнений, ввиду высокой степени их проработанности. Учитывая тот факт, что раз в 3-5 лет все стандарты ИСО пересматриваются (актуализируются, либо отменяются) можно с уверенностью говорить об их актуальности. Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и документации в Международной организации по стандартизации осуществляется Техническим комитетом (ТК) № 46 «Информация и документация», в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование).

 

5.Национальный технический комитет по стандартизации ТК BY 28 "Управление документами" выступает в качестве платформы для сотрудничества государственных органов и иных заинтересованных организаций для проведения работ по национальной, межгосударственной и международной (региональной) стандартизации в области управления документами. В частности, в рамках деятельности технического комитета планируется пересмотр государственных стандартов, а также принятие на национальном уровне ряда международных стандартов в сфере управления документами.

 

 

6.НМБ – это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также регламентирующие работу службы делопроизводства, её структуру, функции, штаты, её техническое обеспечение.

НМБ включает в себя:законодательные акты РФ в сфере информации и документации;указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие документообеспечение на федеральном уровне;правовые акты органов исполнительной власти, как общеотраслевого, так и ведомственного характера;правовые акты ОПВ и ОИВ субъектов РФ и их территориальных образований;Интсрукцияделопроизводства:Закреплено, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе MicrosoftWord, размер шрифта – 15 пт. При подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.Признано утратившим силу постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24.07.2003 № 27 «Об утверждении Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь».

Принципы унификации

-Соответствие документов решаемым задачам

-Расположение реквизитов на документе в соответ­ствии с последовательностью их заполнения, чтения или считывания

-Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах

-Снижение физического объема документов в резуль­тате обоснованного определения площадей для раз­мещения реквизитов

-Взаимоувязка требований к документам, относящимся к различным функциональным системам документации

 

Принципы стандартизации

-установление необходимой юридической силы документов

-Комплексность стандартизации

-Стабильность требований к документам

 

10 Унифицированная система [ организационно-распорядительной документации

В результате унификации и стандартизации ОРД была создана Унифицированная система организационно-распо­рядительной документации (УСОРД), утвержденная прика­зом от 14.05.2007 г. № 25 директора Департамента по архи­вам и делопроизводству Министерства юстиции Республики

Беларусь. Она является рационально организованным комп­лексом взаимосвязанных унифицированных форм докумен­тов, рекомендуемых для применения в органах государ­ственного управления, учрелсдениях, организациях и на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.

Использование УСОРД в деятельности организаций спо­собствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с до­кументами, повышению качества организационно-распоря­дительной документации и сокращению объема документо­оборота.

В состав УСОРД входят:

• Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Рес­публики Беларусь. Система организационно-распорядитель­ной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методические указания но практическому примене­нию Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Рес­публики Беларусь. Система организационно-распорядитель­ной документации. Требования к оформлению документов»;

• Классификатор унифицированных форм организаци­онно-распорядительных документов и пояснительная запис­ка по его применению;

• Альбом унифицированных форм ОРД. Унифицированные формы систематизированы по следую­щим подсистемам:

• документация по созданию организации;

• документация по реорганизации организации;

• документация по ликвидации организации;

• документация по приватизации государственных орга­низаций;

• документация по распорядительной деятельности орга­низации;

• документация по организационно-нормативному регу­лированию деятельности организации;

• документация по оперативно-информационному регу­лированию деятельности организации;

• документация по приему на работу;

• документация по оформлению изменений трудовых от­ношений;

• документация но увольнению с работы;

• документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

• документация по оформлению поощрений;

• документация по оформлению дисциплинарных взыс­каний;

• документация по оформлению командировок.

Альбом унифицированных форм ОРД может использо­ваться как эталонный для разработки альбомов унифициро­ванных форм документов в организациях и поддержания их в актуальном состоянии путем своевременного включе­ния новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения области применения унифицированных форм ОРД и т.д.

Таким образом, УСОРД включает не все существующие виды организационно-распорядительных документов. Дан­ная система открыта для дополнения и изменения, что поз­воляет совершенствовать формы и содержание ОРД.

Один из принципов унификации организационно-распо­рядительных документов — от общего к частному. Он заклю­чается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации, на основе которого про­водят установление состава реквизитов для данной системы, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.

Формуляр-образец документа — модель построения формы документа, определяющая область его применения, форматы, размеры полей, требования к построению кон­струкционной сетки и основные реквизиты.

Для сравнения в табл. 2.1 представлены составы реквизи­тов, устанавливаемых стандартом Республики Беларусь (СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Рес­публики Беларусь. Система организационно-распорядитель­ной документации. Требования к оформлению документов») и стандартом Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицирован­ная система организационно-распорядительной документа­ции. Требования к оформлению документов»).

Наглядное месторасположение реквизитов согласно стан­дартам Республики Беларусь и Российской Федерации про­иллюстрировано на рис. 2.2—2.3.

 

11.Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.).Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.Так, например, реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой. Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа (рис.1). Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность

Номер рекви­зита	Наименование реквизита
	СТБ 6.38-2004	ГОСТ Р 6.30-2003
	Государственный герб Респуб­лики Беларусь	Государственный герб Россий­ской Федерации
	Эмблема предприятия или тор­говый знак (знак обслуживания)	Герб субъекта Российской Фе­дерации
	Код организации: код ОКОГУ или ОКЮЛП по Общегосудар­ственным классификаторам Республики Беларусь, соответ­ственно, «Органы государствен­ной власти и управления» и «Юридические лица и индиви­дуальные предприниматели»	Эмблема организации или то­варный знак (знак обслужива­ния)
	Код документа по Общегосу­дарственному классификатору «Унифицированные докумен­ты» (ОКУД)	Код организации
	Наименование вышестоящей организации	Основной государственный ре­гистрационный помер (ОГРН) юридического лица
	Наименование организации	Идентификационный номер налогоплательщика / код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП)
	Наименование структурного подразделения	Код формы документа
	Почтовый адрес отправителя	Наименование организации
	Коммуникационные и коммер­ческие данные	Справочные данные об органи­зации

 

	Название вида документа	Наименование вида докумен­та
	Дата	Дата документа
	Регистрационный индекс	Регистрационный номер до­кумента
	Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего доку­мента	Ссылка на регистрационный индекс и дату документа
	Место составления или изда­ния	Место составления или изда­ния документа
	Гриф ограничения доступа	Адресат
	Адресат	Гриф утверждения документа
	Гриф утверждения	Резолюция
	Резолюция	Заголовок к тексту
	Заголовок к тексту	Отметка о контроле
	Отметка о контроле	Текст документа
	Текст	Отметка о наличии приложе­ния
	Отметка о наличии приложе­ния	Подпись
	Подпись	Гриф согласования документа
	Гриф приложения	Визы согласования документа
	Гриф согласования	Оттиск печати
261 _	Визы	Отметка о заверении копии
	Печать	Отметка об исполнителе
	Отметка об исполнителе	Отметка об исполнении доку­мента и направлении его в дело
	Отметка о заверении копии	Отметка о поступлении доку­мента в организацию
	Отметка об исполнении доку­мента и направлении его в дело	Идентификатор электронной копии документа
	Отметка о поступлении (ре­гистрационный штамп входя­щих документов)
	Отметка о переносе данных на машинный носитель

 

12 Виды бланков орд. трбования

 

Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроиз­веденной на нем постоянной информацией документа и ме­стом, отведенным для переменной. В соответствии с норматив­но-правовыми и методическими документами в Республике Беларусь бланки устанавливаются только для организации. Для сравнения: в Российской Федерации бланки устанавли­ваются как для организации в целом (или ее структурного подразделения), так и для отдельного должностного лица. При этом все вышеперечисленные типы бланков в Республи­ке Беларусь и Российской Федерации могут быть трех видов:

• бланк для писем (прил. 3);

• общий бланк (прил. 4);

• бланк конкретного вида документа (прил. 5).

На общих бланках оформляются:

• распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и т.д.);

• организационные (положения, инструкции) и справоч-но-информационные (акты, протоколы, справки и т.п.) доку­менты.

Допускается изготовление на основе общего бланка спе­циальных бланков для конкретных видов организацион­но-распорядительной документации, например бланка для положения, бланка для протоколов и т.д. Согласно Пример­ной инструкции по делопроизводству, изготовление специ­альных бланков считается целесообразным, если исходя из данных анализа объемов документооборота в организации таких документов создается более 200 в год.

Бланк для писем используется исключительно для оформ­ления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информа­ционное письмо и т.п.).

Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Формат А5 рекоменду­ется в целях экономии бумаги и используется при подготов­ке небольших по объему документов, например сопроводи­тельных писем.

Бланк должен в обязательном порядке иметь поля: ле­вое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничи­тельных отметок на бланк необязательно.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на бланках проставляются (типографским способом или нумератором) учетные порядковые номера. Данные но­мера допускается проставлять па левом пижпем поле лице­вой стороны или па оборотной стороне бланка. Наиболее ра­циональным представляется способ расположения порядко­вых номеров на обороте, так как это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления раз­личных служебных отметок (регистрационного штампа вхо­дящих документов, отметки об исполнении документа и на­правлении его в дело и т.д.).

Учет гербовых бланков при их поступлении в организа­цию ведется раздельно но видам в учетно-регистрационной форме (карточке или журнале) по следующим реквизитам:

• наименование вида гербового бланка (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);

• дата поступления, индекс и дата сопроводительного до­кумента, организация — поставщик бланков (указываются дата и номер письма полиграфического предприятия, изго­товившего бланки, его наименование);

• количество поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделе­ния государственного органа (организации), инициалы и фа­милия должностного лица — получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.

Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (лсурнал или карточку) по выдаче этих бланков непосред­ственным исполнителям. В ней фиксируются:

• вид выданных бланков (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);

• получатель бланков (наименование структурного под­разделения или исполнителя);

• должность, фамилия и инициалы получившего бланки;

• количество экземпляров;

• дата получения; расписка в получении;

• номера и серии испорченных бланков; отметка об уничтожении.

В организациях с небольшим объемом документооборота поступление и выдачу гербовых бланков можно вести в од­ном журнале (картотеке). Регистрируя исходящие докумен­ты, подготовленные на гербовых бланках, в соответствую­щую регистрационную форму, дополнительно можно ввести графу «Серия и номер бланков».

Бланки с изображением Государственного герба Респуб­лики Беларусь упичтолсаются но акту с отметкой в журнале (карточке).

Постоянные реквизиты бланка

Государственный герб Республики Беларусь (1). Изобра­жение Государственного герба помещают на бланках в цен­тре верхнего поля. Диаметр изобралсения не должен превы­шать 17 мм.

Правом помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов согласно Указу Президента от 28 июня 2000 г. № 357 обладают только госу­дарственные органы (организации).

Эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания) (2). Реквизит представляет собой условное (символи­ческое) графическое изображение, зарегистрированное в ус­тановленном законом порядке. В качестве эмблемы органи­зации может быть использован товарный знак (знак обслу­живания).

Изображение эмблемы организации (размер 17 мм) госу­дарственной формы собственности располагается на левом поле бланка на уровне наименования организации, негосу­дарственной формы собственности — также на левом поле бланка или на верхнем поле аналогично расположению Госу­дарственного герба Республики Беларусь.

При угловом располол^ении реквизитов эмблема органи­зации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита «Наименование организации».

Автор документа (5, 6, 7). Автором служебного документа выступает организация, ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах. Наименование вышестоящей организации (реквизит 5), наименование организации (рек­визит 6) пишутся в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, напри­мер в уставе. Наименование структурного подразделения (реквизит 7) печатается в бланке машинописным способом под названием организации.

Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс пред­приятия связи и почтовый адрес. Реквизит оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. При записи адреса можно использовать следующие сокраще­ния: г. (город), с. (село), р-н (район), обл. (область), ул. (ули­ца), пер. (переулок), пр. (проспект), корн, (корпус), д. (дом), кв. (квартира). Следует помнить, что при литерном написа­нии номера буква пишется слитно с цифрой, например 14в. Если оформляется адрес учреждения, то номер дома указы­вается цифрами без других обозначений:

пр. Партизанский, 20 220110, г. Минск Республика Беларусь

Коммуникационные и коммерческие данные (9). Комму­никационные данные: телеграфный адрес, телефакс, теле­тайп, телекс, телефон и т.д. Коммерческие данные: номер счета, название банка и т.д. Приведенные данные необходи­мы для установления контакта с организациями и для вы­полнения расчетно-денежных операций. Адрес электронной почты и другие сведения указывают по усмотрению органи­зации. Стандарт не содержит ограничений относительно сос­тава и объема сведений, включаемых в справочные данные об организации.

Назва вида документа (10). Вид документа определя­ется его назначением и содержанием. Название вида доку­мента должно соответствовать видам документов, преду­смотренных общегосударственным классификатором ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Реквизит печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля, например ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ.

Данный реквизит является одним из важнейших и про­ставляется на всех документах, кроме писем. Вид документа впечатывают в общий бланк машинописным способом. Если же количество бланков какого-либо вида документа превы­шает 200 штук в год, то типографическим способом изготав­ливают специальные бланки с наименованием вида документа.

Место составления или издания документа (14) указыва­ется на общем бланке. Оформляется реквизит в соответствии с административно-территориальным делением. Перед насе­ленными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.п., например г. Могилев.

 

13.Хар-ка заполняемых реквезитов. Название вида документа, дата, индекс, ссылка. Название вида документа (10). Вид документа определя­ется его назначением и содержанием. Название вида доку­мента должно соответствовать видам документов, преду­смотренных общегосударственным классификатором ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Реквизит печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля, например ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ.Данный реквизит является одним из важнейших и про­ставляется на всех документах, кроме писем. Вид документа впечатывают в общий бланк машинописным способом. Если же количество бланков какого-либо вида документа превы­шает 200 штук в год, то типографическим способом изготав­ливают специальные бланки с наименованием вида документа. Дата (11). Даты в тексте и других реквизитах оформляют только цифровым способом. Элементы даты приводят араб­скими цифрами в одной строке в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют дву­мя нарами арабских цифр, разделенных точкой; год — че­тырьмя арабскими цифрами, например 05.04.200Х.Для оформления дат, содерлсащихся в финансовых доку­ментах и текстах нормативных правовых актов, допускается словесно-цифровой способ.Помимо даты подписания документа на бланке простав­ляются даты всех стадий оформления и обработки докумен­та: согласование, утверждение, проставление резолюции, получение и исполнение документа.Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписа­нии. При подготовке проекта документа допускается печа­тать только обозначение месяца и года, а день месяца про­ставляется должностным лицом, подписывающим или ут­верждающим документ. Регистрационный индекс ( 12) — условное цифровое, бук­венное или комбинированное обозначение документа, про­ставляемое в бланке на одном уровне с датой.Для внутренних документов (приказов, протоколов) — это обычный порядковый номер с начала года в пределах каждого вида документа в течение календарного года.Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей. Реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» на бланках оформляются в виде трафарета. Ссылка па регистрационный индекс и дату входящего документа (13). Данный реквизит присутствует на бланке для писем, так как предполагает ответ на ранее посланное письмо. Это важнейший поисковый признак, дающий воз­можность при получении ответного документа сразу же оп­ределить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, а также позволяющий найти в структурном подразделении копию инициативного документа, на кото­рый пришел ответ. Данный реквизит полностью переписы­вается из инициативного документа цифровым способом.

 

14.Не менее важным является знание порядка адресования документа. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладныеи объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата разработан достаточно подробно.

Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.Реквизит "Адресат"Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже);наименование структурного подразделения (в именительном падеже);указание должности получателя (в дательном падеже);

инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией

почтовыйадрес.Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

 

10. хар-ка способов согласования и удостоверения документов. Согласова­ние является способом предварительной оценки сущности проекта документа. Оно проводится с организациями, струк­турными подразделениями и должностными лицами. Разли­чают внешнее и внутреннее согласование. Внешнее оформля­ется грифом согласования (25) или представлением протоко­ла обсуждения проекта документа па заседании коллектив­ного органа, внутреннее — визой (26). Гриф согласования (25) проставляется слева пиже рекви­зита «Подпись» непосредственно от границы левого служеб­ного поля и включает следующие элементы: 1.слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия;2.указание должности, включая наименование организа­ции;3.личную подпись;4.расшифровку подписи (инициалы, фамилия);5.дату. Визы (26). Реквизит располагают от границы левого служебного поля (нулевое положение табулятора) ниже рекви­зита «Подпись» и проставляют на остающихся в организа­ции экземплярах документов. Первым проект документа ви­зирует исполнитель, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. Затем визиро­вание: руководи­тели исполнителя; заинтересованные в документе должност­ные лица; представители общественных организаций (если необходимо); ответственные лица финансовых и экономи­ческих служб; заместитель руководителя организации (фир­мы), курирующий данный вопрос; главный бухгалтер (при необходимости); юристы; служба документациопного обес­печения.Отказываться от визирования не допускается.Реквизит «Виза» используется и при оформлении проце­дуры ознакомления с документом.Виза ознакомления начинается словами «С приказом (ак­том, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознаком­лены)» и включает личную подпись работника, ее рас­шифровку и дату. Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Подпись ( 23). Реквизит выступает обязательным элемен­том документа. В организациях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются одним должностным лицом: ру­ководителем, кем-либо из его заместителей или одним из ру­ководителей структурного подразделения в пределах их ком­петенции. Две и более подписи проставляют в том случае, ес­ли за содерлсание документа несут ответственность несколь­ко лиц. При отсутствии должностного лица, подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или замести­тель. Утверждение — особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц. Гриф утверждения (17). Реквизит проставляют в нравом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора. Гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учрежде­ния, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Для удостоверения наиболее важных документов ставит­ся печать, свидетельствующая об их подлинности. Печать (27) проставляется таким образом, чтобы ее от­тиск затрагивал часть названия должности и личной подпи­си подписавшего документ. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окруж­ности дается полное наименование организации. Оттиск та­кой печати проставляется на подлинниках документов, удос­товеряющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. Простыми печатя­ми удостоверяют размножение экземпляра распорядитель­ных документов, копии документов, пропуск и др.

 

 

11. хар-ка Служебные отметки на документах.Резолюция (18). Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает: 1.Фамилию, инициалы исполнителя;2.Предписание действий;3.Порядок и сроки исполнения4.Подпись руководителя;5.Дату наложения резолюции. Резолюция рас-тся на первом листе документа. она выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя. Отметка о контроле (20). Необходима на док-ах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле док-та на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой. Отметка об исполнении (28). Реквизит рас-тся на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля и включает фамилию исп-ля и номер его тел. Отметка о заверении копии (29). Копия док-та – это док-т, полностью воспроизводящий информацию подлинного док-та и все его внешние признаки или часть его. Заверительную отметку проставляют ниже рек-та «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят: слово Верно, наименование долж-ти лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу первой страницы док-та и включает: 1.Слово «В дело» и индекс дела по ном-ре дел, в которое будет подшит док-т;2.Краткие сведения о порядке решения вопроса;3.Подпись исп-ля;4.Дата. Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих док-ах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы док-та. В состав рек-та входят сокращенное наименование орг-ции, дата поступления и регистрационный индекс док-та. Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Рек-ит располагается на нижнем поле первого листа док-та и включает в себя: 1.Запись «Информация перенесена на машинный носитель»;2.Подпись лица, ответственного за перенос данных;3.Дату переноса.