Понятие судебного делопроизводства: правовые основы, порядок ведения, значение.

Нормативно - методическую базу делопроизводства составляет совокупность законодательных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения документов.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы деятельности. Уголовный кодекс Российской Федерации установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Трудовой Кодекс Российской Федерации установил государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей.

Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" регулирует отношения, возникающие для осуществления права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.

Закон РФ "О языках и народов Российской Федерации", Закон РФ "Об электронной цифровой подписи"- целью настоящих Федеральных законов является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Закон "О государственной тайне" - регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации, постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", постановляет установить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Постановление правительства РФ "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности"[44]. Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"

В своей деятельности работник канцелярии, который занимается также кадровой документацией руководствуется следующими, законодательным и нормативно - методическим обеспечением:

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, а также документы, издаваемые в случае оформления приема, перевода, увольнения, отпуска.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в деятельности государственного управленческого аппарата передаются на хранение в государственные архивы.

Кроме законодательных и нормативно - правовых актов, документирование кадровой деятельности и работа с документами кадровой службы базируется на целом ряде нормативно-методических документов.

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 собрания актов Президента и Правительства РФ[48] - устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Он создавался как составная унифицированной системы организационно - распорядительной документации и представлял собой основу для унификации документов этой системы. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Унифицированные формы документов включены в Альбом форм, который является на сегодняшний день действующим нормативным документом, определяющим формуляры многих документов.

Основные правила работы архивов организаций - главный нормативный документ, используемый в городском суде, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и в архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу.

Подготовка документов и сдаче в архив включает в себя оформление обложки каждого дела. Требования к составу информации, обязательно помещаемой на обложке, и порядок ее расположения закреплены специальным государственным стандартом ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительного хранения. Типы, разновидности, технические требования.

Нормативным документом, устанавливающим сроки хранения, является "Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций с указанием сроков хранения".

Таким образом, существующая законодательная и нормативно-правовая база, регулирующая деятельность суда и судебное делопроизводство представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня - правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта. Нормативно-правовая и законодательная база является основой для правильной работы городского суда г. Октябрьска и для ведения делопроизводства в нем. Но конечно же как и в любой организации, в городском суде г. Октябрьска требуют еще доработки, так как существуют маленькие недочеты.

Основным нормативно - методическим документом в деятельности суда является инструкция по судебному делопроизводству, которая определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районном суде, обязательная для всех работников суда.

Служащий суда, в соответствие с возложенными на него задачами, согласно должностному регламенту, выполняет следующие функции по общему делопроизводству в суде:

- осуществляет учет и регистрацию поступающих в суд предложений, заявлений, жалоб, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законом, и контролирует сроки их исполнения;

- осуществляет прием, регистрацию, учет и отправку корреспонденции (входящей, исходящей);

- осуществляет подготовку проектов приказов, распоряжений и иных документов по суду;

- разрабатывает своднуюноменклатуру дел суда;

- организует контроль над своевременным исполнением запросов в соответствие с резолюциями председателя суда, заместителя председателя суда, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

- организует и составляет статистическую отчетность о работе суда в установленные сроки;

по судебному делопроизводству:

- осуществляет регистрацию, учет и хранение поступивших в суд судебных дел (в том числе апелляционных и иных подсудных) и связанных с ними документов.

- ведёт журналы и учетно-статистические карточки на поступающие судебные дела.

- осуществляет регистрацию, учет и хранение жалоб и представлений по уголовным и гражданским делам.

- заполняет учетно-статистические карточки в соответствии с движением дел.

- осуществляет учет и ведение журнала уголовных дел, возвращенных прокурору, органам предварительного следствия и дознания.

- осуществляет учет уголовных и гражданских дел, производство по которым прекращено.

- ведёт прием и учёт судебных дел на стадии их исполнения.

- осуществляет обращение к исполнению судебных постановлений суда.

- осуществляет регистрацию и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам.

- вносит данные статистических карточек на подсудимых в электронную базу данных.

- составляет и ведёт учёт статистических отчетов по судебным делам в соответствие с «Инструкцией по ведению статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации».

- ведёт учет и хранение вещественных доказательств по уголовным делам с ведением журнала учета вещественных доказательств.

- вводит информацию по судебному делопроизводству в ГАС «Правосудие».

- исполняет запросы и обращения, в установленные законодательством или Инструкцией по судебному делопроизводству, сроки.

- выдаёт документы из дел (по распоряжению председателя суда или его заместителя).

- осуществляет контроль над обеспечением судопроизводства, надлежащего оформления и соблюдения сроков сдачи судебных дел для исполнения.

- осуществляет регистрацию и учет исполнительных документов в процессе

их исполнения.

- осуществляет контроль над правильным и своевременным внесением сведений по судебным делам в ГАС «Правосудие».

по кадровому делопроизводству:

- осуществляет подготовку проектов приказов, распоряжений и иных документов по кадрам суда;

- ведет учет рабочего времени сотрудников суда;

- организует ведение наблюдательных дел судей, личных дел гражданских служащих;

- осуществляет подготовку проектов служебных контрактов, трудовых договоров;

- обеспечивает учёт, сохранность и правильность заполнения трудовых книжек сотрудников суда;

- осуществляет ведение карточек учета формы Т-2; Т-2ГС; Т-2ВУР;

- осуществляет получение, учет, хранение, оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;

- обеспечивает организацию и деятельность комиссии по вопросам кадров и государственной службы суда при проведении аттестации государственных служащих суда; проведении конкурса на замещение вакантных должностей, формировании кадрового резерва в суде.

- осуществляет подготовку проектов характеристик, представлений, отзывов на сотрудников аппарата суда; подготовку материалов по установлению стажа, классного чина, выслуги государственной гражданской службы;

- организует работу по ведению воинского учета в суде;

- организует и составляет статистическую отчетность о кадровой работе суда в установленные сроки;

по административно-хозяйственной деятельности:

- ведет финансовую документацию и отчётность;

- ведёт документацию плановых инвентаризаций, в том числе своевременное оформление актов при списании материальных запасов;

- осуществляет получение, выдачу путевых листов, ведение журнала движения путевых листов;

- организует учет и хранение штампов и печатей суда;

по архивному делопроизводству:

- проверяет качество оформления дел, материалов, подготовку к сдаче в архив суда;

- организует экспертизу научной и практической ценности дел и документов, контролирует работу архива;

Анализ управленческих документов показал, что при всем их многообразии можно выделить основные группы документов:

организационные документы;

распорядительные документы;

документы по личному составу;

справочно-информационные документы;

плановая документация;

учетно-отчетная документация.

Все эти документы относят к организационно-распорядительным документам.