Выявление проблем и составление карты целевого потока

Когда карта существующего ПСЦ составлена, необходимо отметить на ней все проблемные точки. В качестве проблем можно рассматривать:

· Небезопасные факторы для пациентов и сотрудников

· Очереди и ожидания пациентов;

· Неоптимальную логистику (лишние перемещения, запутанные маршруты);

· Ошибки, несоответствия;

· Большие величины колебаний и вариабельности в процессах;

· Поломки (оборудование, инфраструктура);

· Сбои и ошибки в информационных потоках, несогласованность действий;

· Запасы;

· Неравномерность загрузки персонала, перегрузка;

· Узкие места (места сужения пропускной способности потока, в том числе из-за длительной операции);

· Отсутствие или несоблюдение требований стандартов, регламентов, инструкций и порядков;

В качестве итога работы по выявлению потерь в потоке должен появиться реестр потерь – документ, где перечислены все выявленные потери, из которых наиболее значимые нанесены на карту потока. Если это возможно, то можно провести предварительный расчет стоимости потерь. Если сделать расчет в деньгах трудно, то можно рассчитать в штуках, метрах, человеко-часах и пр.

Детальный реестр потерь необходим для:

· корректного составления карты целевого потока и формирования конкретных и достижимых целей;

· ранжирования проблем по значимости и распределения усилий команды по ликвидации проблем;

· для объективной оценки проведенных мероприятий по ликвидации проблем и расчета экономического эффекта.

На этапе составления карты целевого ПСЦ могут быть полезны следующие вопросы:

1. Какие операции могут быть объединены?

2. Какие операции могут быть исключены, как не добавляющие ценность или как лишний этап обработки?

3. Как организовать логистику пациентов и персонала?

4. Какие запасы можно сократить и до какого уровня?

5. Какова оптимальная длительность потока и время потока?

6. Насколько полны и оптимальны инструкции/стандарты на рабочих местах, всегда ли они выполняются?

7. Как оптимально расставить оборудование, какие оборудование должно быть улучшено и заменено?

8. Какие процедуры должны быть изменены?

9. Насколько хорошо мы понимаем требования/желания пациентов и насколько мы руководствуемся ими при принятии управленческих решений?

ПРОВЕДЕНИЕ ХРОНОМЕТРАЖА операций процесса

Для анализа фактического времени, затрачиваемого на каждую операцию, необходимо провести наблюдение и замеры действий пациентов, медицинского персонала, работы информационных систем, медицинского и иного оборудования.

Для этого нужно:

1. Определить последовательность действий медицинского персонала/пациента в потоке действий в течение всего рабочего дня. Это может быть формат «самоанализа» или стороннего наблюдения (тогда наблюдатель сопровождает во время всех действий). Важна и сама описанная последовательность и определение проблемных моментов (необоснованных временных потерь, например, поиск ключей, поиск медицинских карт, поиск адреса пациента при выполнении патронажа, заполнение документов).
Лучше, если будет проведена такая работа в течение нескольких дней – чтобы получить более подробный материал с возможными вариациями.

2. Описать и проанализировать основные аспекты взаимодействия пациента, врача, медицинской сестры при работе на приеме (в паре) и на дому. Выделить проблемы (например, дублирование функций, выполнение врачом сестринских функций и наоборот, проблемы коммуникации и т.д.)

3. Сделать необходимые зарисовки расположения оборудования, приспособлений, мебели и т.п.

4. Сделать замеры перемещений, расстояний, времен ожиданий, количества пациентов, участников процесса.

5. Определить фактическое состояние возможных запасов расходных материалов, лекарственных средств.