Заполнение документа «отчет о расходах подотчетного лица» в случае командировки на территории Российской Федерации

1.4.3.1 Раздел Главное

В разделе Главное реквизиты будут заполнены автоматически на основании Решения о командировании/Изменения Решения о командировании. Реквизиту Назначение аванса  будет присвоено значение Командировочные расходы на территории РФ.

Рисунок 43 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Главное)

 

В разделе Главное значение реквизита Служебное задание будет заполнено автоматически. Для заполнения Результата выполнения служебного задания надо нажать на кнопку Изменить в подразделе Служебное задание и в открывшейся форме ввести текстовые данные о выполненной работе в каждом месте командирования. После чего нажать на кнопку Готово  для автоматического заполнения реквизита Результат выполнения служебного задания.

Раздел Дополнительные условия будет заполнена автоматически на основании табличной части Дополнительные условия документа «Решение о командировании/Изменение Решения о командировании». Можно скорректировать данные о дополнительных условиях, влияющих на норматив суточных, или ввести новые данные с помощью кнопки Изменить. Удалить строку в случае необходимости можно, нажав на кнопку Удалить

1.4.3.2 Раздел Условия проезда

Рисунок 44 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Условия проезда)

В разделе Условия проезда табличная часть при формировании документа будет заполнена автоматически на основании табличной части Условия проезда документа Решение о командировании/Изменение Решения о командировании. По таким строкам в столбце План значения колонок Отправление, Прибытие, Количество, Сумма, Норматив, Итого являются информационными и корректировке не подлежат. По столбцу Факт значения перечисленных реквизитов по умолчанию после первичного заполнения документа равны плановым значениям и могут быть откорректированы пользователем в случае необходимости. 

Открыть форму Условия проезда для просмотра или редактирования заполненных данных можно по кнопке Изменить .

Если были произведены фактические расходы, которые отсутствуют в документе Решение о командировании/Изменение Решения о командировании, то их можно ввести в новой строке табличной части с помощью кнопки Добавить условие проезда. В новой строке надо ввести:

· Вид транспорта – значение устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Пункт отправления, выбрав из справочника Пункты отправления/прибытия в зависимости от выбранного ранее вида транспорта. Если в справочнике необходимый пункт отправления отсутствует, то надо выбрать элемент Иное (ввод строкой) и ввести вручную в строке Пункт отправления наименование пункта. В справочнике можно осуществлять контекстный поиск, введя в строку сочетание символов для поиска.

· Пункт прибытия, выбрав из справочника Пункты отправления/прибытия в зависимости от выбранного ранее вида транспорта. Если в справочнике необходимый пункт прибытия отсутствует, то надо выбрать элемент Иное (ввод строкой) и ввести вручную в строке Пункт прибытия наименование пункта. В справочнике можно осуществлять контекстный поиск, введя в строку сочетание символов для поиска.

·   Отправление – дата отправления вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Прибытие – дата прибытия вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Количество – автоматически будет установлено количество, равное единице.

· Сумма – сумма фактически произведенных расходов.

· Способ обеспечения -  значение способа обеспечения финансирования фактических расходов устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Норматив – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора), может быть откорректировано по фактическим значениям, если фактические расходы были произведены по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу.

· Причина отклонения - значение выбирается из списка.

Если планируемые в документе Решение о командировании/Изменение Решения о командировании расходы фактически не были произведены, то, находясь на плановой строке, необходимо нажать на кнопку Удалить .  При этом будут очищены фактические значения по такой строке.

При нажатии кнопки Удалить   на строке, по которой не было плановых расходов, сформированных из документов Решение о командировании/Изменение Решения о командировании, такая строка будет удалена полностью.

Для любых фактических расходов обязательным для заполнения является значение реквизита Количество.

Для всех строк табличной части, по которым были произведены фактические расходы необходимо ввести реквизиты первичных документов, подтверждающих произведенных расходы:

· Первичный документ – наименование первичного подтверждающего документа. Значение выбирается из справочника или вводится вручную, если необходимое значение в справочнике отсутствует.

· № – номер первичного подтверждающего документа

· Дата – дата первичного подтверждающего документа

1.4.3.3 Раздел Условия проживания

Рисунок 45 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Условия проживания)

 

В разделе Условия проживания табличная часть при формировании документа будет заполнена автоматически на основании табличной части Условия проживания документа Решение о командировании/Изменение Решения о командировании. По таким строкам в столбце План значения реквизитов Заезд, Выезд, Суток, Сумма, Норматив являются информационными и корректировке не подлежат. По столбцу Факт значения перечисленных колонок по умолчанию после первичного заполнения документа равны плановым значениям и могут быть откорректированы пользователем в случае необходимости. 

Открыть форму Условия проживания для просмотра или редактирования заполненных данных можно по кнопке Изменить .

Если были произведены фактические расходы, которые отсутствуют в документе Решение о командировании/Изменение Решения о командировании, то их можно ввести в новой строке табличной части с помощью кнопки Добавить условие проживания. В новой строке надо ввести:

· Вид проживания – значение устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Наименование расхода – значение устанавливается автоматически, исходя из выбранного значения Условия проживания, корректировки не требует.

· Заезд – дата заезда в место проживания вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Выезд – дата выезда из места проживания вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Суток – рассчитывается автоматически, как разница между Заезд и Выезд, может быть откорректирована вручную в случае необходимости. Участвует в автоматическом расчете Итого в случае, если для проживания подотчетного лица установлен суммовой норматив и/или заполнен реквизит Сумма по факту за сутки.

· Сумма - значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора), если для категории по нормативу предусмотрено суммовое значение. Не подлежит корректировке, если суммовое значение норматива фиксированное (например, для Проживания без документов).

· Итого – сумма фактического расхода по проживанию рассчитывается автоматически как произведение значения по колонкам Суток и Сумма. Может быть введено вручную или с помощью калькулятора по соответствующей кнопке.

· Способ обеспечения – значение способа обеспечения финансирования фактических расходов, устанавливается путем выбора из предложенного списка значений

· Норматив – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора), может быть откорректировано по фактическим значениям, если фактические расходы были произведены по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу.

· Причина отклонения - значение выбирается из списка.

Если планируемые в документе Решение о командировании/Изменение Решения о командировании расходы фактически не были произведены, то, находясь на плановой строке, необходимо нажать на кнопку Удалить .  При этом будут очищены фактические значения по такой строке.

При нажатии кнопки Удалить   на строке, по которой не было плановых расходов, сформированных из документов Решение о командировании/Изменение Решения о командировании, такая строка будет удалена полностью.

Для любых фактических расходов обязательным для заполнения является значение реквизита Количество.

Для всех строк табличной части, по которым были произведены фактические расходы необходимо ввести реквизиты первичных документов, подтверждающих произведенных расходы:

· Первичный документ – наименование первичного подтверждающего документа. Значение выбирается из справочника или вводится вручную, если необходимое значение в справочнике отсутствует.

· № – номер первичного подтверждающего документа

· Дата – дата первичного подтверждающего документа

 

1.4.3.4 Раздел Дополнительные расходы

 

Рисунок 46 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Дополнительные расходы)

 

В разделе Дополнительные расходы табличная часть при формировании документа будет заполнена автоматически на основании табличной части Дополнительные расходы документа Решение о командировании/Изменение Решения о командировании. По таким строкам в столбце План значения реквизитов Количество, Сумма являются информационными и корректировке не подлежат. По столбцу Факт значения перечисленных реквизитов по умолчанию после первичного заполнения документа равны плановым значениям и могут быть откорректированы пользователем в случае необходимости. 

Открыть форму Дополнительные расходы для просмотра или редактирования заполненных данных можно по кнопке Изменить .

Если были произведены фактические расходы, которые отсутствуют в документе Решение о командировании/Изменение Решения о командировании, то их можно ввести в новой строке табличной части с помощью кнопки Добавить дополнительный расход. В новой строке надо ввести:

· Вид расходов – значение вида расходов, устанавливается путем выбора элемента из соответствующего справочника Виды расходов. Если ни одно значений справочник не подходит для обозначения планируемых расходов, то следует выбрать элемент Прочие расходы.

· Наименование расхода – если выбран Вид расходов со значением Прочие расходы, то следует заполнить данную строку с расшифровкой планируемых расходов. В противном случае наименование расходов будет заполнено автоматически значением выбранного Вида расходов, и может быть откорректировано пользователем в случае необходимости.

· Количество – количество фактических расходов, вводится вручную.

· Сумма – цена фактических расходов, вводится вручную

· Итого – рассчитывается автоматически как произведение Количества и Сумма. Может быть откорректирована вручную. В этом случае Сумма будет пересчитана.

· Способ обеспечения -  значение способа обеспечения финансирования фактических расходов устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Причина отклонения - значение выбирается из списка.

Если планируемые в документе Решение о командировании/Изменение Решения о командировании расходы фактически не были произведены, то, находясь на плановой строке, необходимо нажать на кнопку Удалить .  При этом будут очищены фактические значения по такой строке.

При нажатии кнопки Удалить   на строке, по которой не было плановых расходов, сформированных из документов Решение о командировании/Изменение Решения о командировании, такая строка будет удалена полностью.

Для любых фактических расходов обязательным для заполнения является значение реквизита Количество.

Для всех строк табличной части, по которым были произведены фактические расходы необходимо ввести реквизиты первичных документов, подтверждающих произведенных расходы:

· Первичный документ – наименование первичного подтверждающего документа. Значение выбирается из справочника или вводится вручную, если необходимое значение в справочнике отсутствует.

· № – номер первичного подтверждающего документа

· Дата – дата первичного подтверждающего документа

Закладка «Суточные»

 

Рисунок 47 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Суточные)

 

Раздел Суточные  заполняется автоматически на основании данных табличных частей Отчет о выполненной работе, Дополнительные условия, Условия проезда и корректировки не требует.

1.4.3.6 Раздел Отчет о расходах

 

Рисунок 48 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Отчет о расходах)

 

В разделе Отчет о расходах табличная часть является сводной по всем расходам и заполняется автоматически на основании данных табличных частей Условия проезда, Условия проживания, Дополнительные расходы, Суточные.

Если к Отчету о расходах подотчетного лица прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы, то следует заполнить Количество прилагаемых документов и Количество листов в прилагаемых документах  прикрепить сканкопии документов на форму Отчета о расходах подотчетного лица с помощью кнопки  в любом из разделов Служебное задание, Дополнительные условия, Условия проезда, Условия проживания, Дополнительные расходы.

Для этого необходимо нажать на кнопку ПрикрепитьФайл   и в открывшейся формы выбрать файл.

 

 

 

Рисунок 49 – Выбор файла

Рисунок 50 – Окна для выбора файла

1.4.3.7 Раздел Расходы всего

Рисунок 51 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Расходы всего)

В разделе Расходы всего надо заполнить реквизит Способ выдачи (удержания) денежных средств подотчетному лицу, выбрав одно из предложенных значений.

Рисунок 52 – Документы выдачи денежных средств

 

Если ранее по документу–основанию Отчета о расходах (Решение о командировании/Изменение Решения о командировании) были произведены выдачи денежных средств подотчетному лицу, то в разделе Документы выдачи денежных средств можно указать данные о документах расчетов с подотчетным лицом, нажав на кнопку Указать документы:

· Документ расчета - наименование документа выдачи денежных средств.

· Дата – дата выдачи денежных средств.

· Номер – дата выдачи денежных средств.

· Сумма – сумма выданных денежных средств.