Оценка совокупной стоимости владения ИС

Концепция общей стоимости владения (TCO) ИТ была выдвинута Gartner Group в конце 80-х годов (1986-1987). ТСО позволяет оценивать совокупные затраты на ИТ, анализировать их и, соответственно, управлять ими для достижения наилучшей отдачи.

Общая стоимость владения ИТ является одним из важнейших критериев при рассмотрении будущих проектов, так как определяет их экономическую обоснованность.

Основная цель расчета этого показателя, кроме выявления избыточных статей расхода, заключается в том, чтобы оценить возможность возврата вложенных в информационные технологии средств [5].

При этом ключевой момент состоит в сравнении ТСО своего предприятия (например, в пересчете на одного пользователя системы) с ТСО других компаний аналогичного профиля. Часто оказывается довольно трудно оценить прямой экономический эффект от ИТ. Сравнив же показатели ТСО, менеджер может доказать руководству компании, что экономические показатели проекта не хуже, чем в среднем по отрасли, а то и лучше.

Такое сравнение делается, как правило, со средними по отрасли аналогичными компаниями и с "лучшими в группе". Даже если прямой экономический эффект от внедрения ИТ определен, его всегда надо сравнить с затратной частью, то есть с ТСО.

В основу модели ТСО положены две категории затрат: прямые (бюджетные) и косвенные.

Прямые расходы присущи следующим категориям отделов (и осуществляются за счет их бюджетов):

- центральный ИТ-отдел компании, ответственный за развитие и поддержку корпоративной ИС, корпоративной сети и т. д. (верхний корпоративный уровень);

- группы по поддержке и развитию ИТ, имеющиеся внутри производственных и административных подразделений компании (местный уровень);

- отдельные группы специалистов, обеспечивающих специализированные виды услуг, например услуг связи и передачи данных.

Прямые расходы включают в себя:

- капитальные затраты - аппаратное и программное обеспечение (АО и ПО);

- расходы на управление ИТ;

- расходы на техническую поддержку АО и ПО;

- расходы на разработку прикладного ПО внутренними силами;

- расходы на аутсорсинг;

- командировочные расходы;

- расходы на услуги связи;

- другие группы расходов.

По этим группам прямых расходов определяют составляющие ТСО. Например, при определении капитальных затрат на оборудование расходы должны включать:

- расходы на приобретение нового оборудования и его замену;

- средства, вырученные от продажи или передачи оборудования;

- амортизацию оборудования;

- затраты на сетевое оборудование и соединения (кабели, концентраторы, карты, которые, как правило, не амортизируются);

- расходы на приобретение периферийных устройств;

- расходы на приобретение дополнительной оперативной памяти (при этом следует учитывать амортизацию оборудования);

- расходы на дополнительные дисковые устройства (учитывается амортизация оборудования);

- расходы на замену оборудования;

- прочие расходы по оборудованию.

Расходы по оборудованию - наиболее простая группа для расчетов ТСО.

Аналогично рассматриваются и другие группы прямых расходов (программное обеспечение, техническая поддержка, управление и т. д.). Всего - до десяти таких групп. Каждая из них имеет свою специфику расчетов. Наиболее трудоемкую для расчетов группу составляют расходы на управление. Сюда входят расходы на проектирование, управление проектами, администрирование сетей, преодоление чрезвычайных ситуаций, настройки систем и подсистем, управление контрактами на закупку и управление поставками.

Косвенные расходы. Выделяют две группы источников возникновения косвенных расходов, связанных с использованием ИТ.

Природа первой кроется в том, что если ИС спроектирована плохо (например, имеют место продолжительные остановки сервера), то это вызывает непроизводительное расходование времени у пользователей (перерывы в работе) и даже потери в бизнесе компании. Как правило, косвенные расходы трудно определить напрямую. Однако их следует учитывать при проектировании ИС и организации технической поддержки. Следует различать плановое и сверхнормативное время неработоспособности.

Природа второй группы косвенных расходов кроется в организационной стороне ИТ и состоит в том, что вследствие ненадлежащей поддержки со стороны штатных сотрудников ИТ-отделов их конечные пользователи внутри компании сами вынуждены заниматься вопросами восстановления работоспособности, самообучением и т. д., а это также уменьшает производительное время работы.

Косвенные расходы находятся за рамками бюджетов на ИТ, однако они могут играть существенную роль в оценке решения по проектам. При этом первая их группа ("неработоспособность системы") может быть рассмотрена с использованием метода определения производственных потерь. Вторая группа ("непроизводительные усилия конечного пользователя"), связанная с информационными технологиями, определяется с помощью полевых и статистических исследований [3].

Показатель совокупной стоимости владения ИС рассчитывается по формуле [4]:

TCO = DE + IC₁ + IC_2,                                                             (1)

где

DE (direct expenses) – прямые расходы

IC₁,₂ (indirect costs) – косвенные расходы первой и второй группы соответственно.

При этом:

DE = DE₁ + DE₂ + DE₃ + DE₄ + DE₅ + DE₆ + DE₇ + D_8,          (2) 

где

DE₁ - капитальные затраты;

DE₂ - расходы на управление ИТ;

DE₃ - расходы на техническую поддержку АО и ПО;

DE₄ - расходы на разработку прикладного ПО внутренними силами;

DE₅ - расходы на аутсорсинг;

DE₆ - командировочные расходы;

DE₇ - расходы на услуги связи;

DE₈ - другие группы расходов.

ТСО необходимо не только рассчитывать при рассмотрении нового проекта, но и постоянно отслеживать в дальнейшем. Пример расчета показателя TCO см. Приложение 3.

Общая стоимость владения информационными технологиями - это качественная ключевая характеристика, отображающая экономические аспекты состояния ИТ в компании и показывающая эффективность их работы.

Задание 1

Рассчитайте ССВ эксплуатации автомобиля в течение 1 года, используя следующие данные.

Приобретение

Автомобиль приобретен за 750 тыс. руб. и может быть продан через 5 лет за 350 тыс. руб. (в сопоставимых ценах).

Оформление прав собственности, регистрация в автоинспекции (единовременно) – 10 тыс. руб.

Эксплуатация (1 год)

Приобретение ГСМ – 90 тыс. руб.

Сумма годовых расходов на автострахование – 15 тыс. руб.

Автотранспортный налог – 12 тыс. руб.

Техобслуживание – 7 тыс. руб.

Ремонт – 25 тыс. руб.

 

Косвенные расходы (1 год)

Возможность угона – 15 тыс. руб.

Возможность аварии – 20 тыс. руб.

Потери времени, связанные с неисправностью – 4 тыс. руб.

Штрафы – 8 тыс. руб.

 

Задание 2

1. Рассчитайте совокупную стоимость владения информационной системой в расчете на год использования.

Совокупная стоимость владения традиционно состоит из 2 частей: совокупной стоимости прямых расходов и совокупной стоимости использования.

Прямые расходы – это единовременные затраты на создание информационной системы. Однако в связи с изменением и обновлением информационной структуры их величина каждый год увеличивается. Совокупная стоимость использования – это сумма всех затрат по сопровождению информационной инфраструктуры предприятия.

 

2. Рассчитайте эффективность перехода к аутсорсингу ИТ услуг (отказ от серверной части системы).

Рассчитайте стоимость сопровождения ИТ инфраструктуры после аутсорсинга. Для этого рассчитайте стоимость аутсорсинга и сумму статей затрат, которые останутся после перехода к аутсорсингу.

Совокупная стоимость прямых расходов (TCA)

Аппаратное обеспечение

Наименование	Количество	Цена
Сервер	6	24000
Персональный компьютер	220	20000
Сетевое оборудование (маршрутизаторы)	550	2500

 

Программное обеспечение (в собственности)

Наименование	Количество	Цена
Клиентская часть	220	4500
Серверная часть	6	48000

 

Ежегодные расходы на обновление/апгрейд парка аппаратного и программного обеспечения составляют 20% его стоимости.

 

Совокупная стоимость использования (TCOp)

Человеческие ресурсы

Наименование	Количество	Цена
Системный администратор	12	25000
Специалист по поддержке пользователей	20	20000
Сетевой администратор	4	25000
Управляющий персонал	3	40000

Программное обеспечение (лицензии)

Наименование	Количество	Цена
Клиентская часть	220	1500
Серверная часть	6	8500

Содержание вычислительного комплекса

Наименование	Количество	Цена
Энергопотребление (клиентская часть)	-	15000
Энергопотребление (серверная часть)	-	7500
Кондиционирование и фильтрация (клиентская часть)	-	35000
Кондиционирование и фильтрация (серверная часть)	-	20000
Противопожарная система (клиентская часть)	-	25000
Противопожарная система (серверная часть)	-	50000
Охлаждение (серверная часть)	-	15000

Время простоя (в часах)

Наименование	Количество	Цена
Запланированный простой (ПК)	1100	1000
Незапланированный простой (ПК)	5200	1000
Запланированный простой (сервер)	20	50000
Незапланированный простой (сервер)	120	50000

Прочие затраты

Наименование	Количество	Цена
Обучение сотрудников	40	10000
Обучение ИТ персонала	15	30000
Приобретение и разработка документации	-	50000
Резервное копирование и хранение данных	-	80000

Затраты связанные с аутсорсингом ИТ услуг

Время простоя (в часах)

Наименование	Количество	Цена
Запланированный простой (ПК)	800	1000
Незапланированный простой (ПК)	3200	1000
Запланированный простой (сервер)	10	50000
Незапланированный простой (сервер)	40	50000

 

 

Годовая стоимость поддержки

Наименование	Количество	Цена
Стоимость поддержки 1 рабочего места	220	20000

Задание 3

Рассчитайте совокупную стоимость владения информационных систем в течение 5 лет и выберите оптимальный вариант. Для расчета используйте данные таблицы.

 

Методические указания к заданию 3

Расчет совокупной стоимости владения КИС производится по формуле:

Р_КИС = Р_пр. + Р_вн. + Р_под. + Р_ун., (2.2)

где Р_пр.– расходы на приобретение аппаратных и программных средств;

Р_вн. – единовременные расходы, связанные с внедрением КИС;

Р_под. – текущие расходы, связанные с поддержкой КИС;

Р_ун. – текущие расходы, связанные с устранением ошибок в КИС.

 

Элементы совокупной стоимости владения рассчитываются по следующим формулам.

Единовременные расходы на внедрение:

Р_вн. = t_вн.*c_спец. + t_обуч.*c_обуч.

Расходы на поддержку (за 5 лет):

Р_под. = t_под.*c_спец.*12*5

Расходы, связанные с устранением ошибок (за 5 лет):

Р_ун. = n*p*t_ун.*c_спец.*12*5

 

 

КИС	Стоимость приоб-ретения, руб.	Количество модулей	Обучение, чел./дней	Стоимость 1 чел./дня обучения	Трудоемкость, чел./дней			Количество транзакций в месяц	Вероят-ность сбоя	Заработная плата специалиста в день, руб.
					внедрение	поддержка, в месяц	устранение неисправ- ностей
	Рпр.	m	tобуч.	cобуч.	tвн.	tпод.	tун.	n	p	cспец.
Галактика	250000	8	100	350	125	30	0,5	25000	0,003	750
SAP	750000	12	400	850	350	100	0,1	100000	0,001	1500
1С	50000	5	20	250	60	5	0,2	10000	0,006	500