Лабораторная работа №5. «Создание системы сбалансированных показателей для информационной службы предприятия (BITS)»

 

Цель лабораторной работы

Освоение программного комплекса Business Studio, ознакомление с возможностями создания и управления системой сбалансированных показателей предприятия.

 

Теоретическая основа лабораторной работы

Для компаний, работающих в сфере ИТ, ставший уже классическим метод ССП в чистом виде не применим ввиду достаточно сложного многоступенчатого влияния ИТ на показатели эффективности деятельности компании, а также быстрого развития ИТ. Поэтому рядом авторов была предложена разновидность метода ССП, названная Balanced IT Scorecard или BITS, ориентированная на ИТ и направленная на привлечение ИТ-ресурсов к решению стратегических задач.

Как и в традиционной ССП, в BITS выбираются четыре сбалансированных направления (перспективы в терминологии ССП) влияния ИТ на бизнес компании.

 

Вклад в бизнес	Ориентация на пользователей
Каким образом ИТ вносит вклад в общий успех компании? Цели: - соответствие целям и стратегии бизнеса - обеспечение дополнительной ценности ИТ-решений для бизнеса - эффективное управление издержками и достижение внутрифирменной синергии	Как ИТ удовлетворяет потребности бизнес-подразделений и клиентов компании? Цели: - удовлетворенность пользователей - партнерство с пользователями - выполнение договоренностей в соответствии с соглашениями об уровне сервисов
Операционное совершенство	Ориентация на будущее
Какие процессы должны выполняться безупречно для удовлетворения пользователей? - совершенство операционных процессов достижение зрелости процессов - эффективное управление архитектурой предприятия	Каким образом развитие ИТ будет наилучшим образом способствовать развитию компании в целом? - эффективное управление человеческими ресурсами - удовлетворенность персонала - исследования в смежных технологиях - возраст портфеля приложений - эффективное управление знаниями

 

Анализ данных в Business Studio

Анализ значений показателя

Просмотр свойств показателя осуществляется в форме свойств показателя. Во вкладке «Фактические значения» пользователь видит список значений показателя и индикаторные линейки за периоды, попадающие в Рабочий период Business Studio.

 

Рисунок 1. Анализ значений показателя

 

Для наглядности значения показателя отображаются на индикаторной линейке, которая демонстрирует степень удовлетворенности достигнутым значением показателя за период (Рис.1). Линейка разделена на несколько зон: зеленая, желтая, красная. Фактическое значение в Зеленой зоне не требует внимания ответственных лиц. Для показателя Прибыль зеленая зона – это отрезок [Плановое значение – Нижнее допустимое отклонение; Максимальное значение]. Фактическое значение в Желтой зоне требует внимания ответственных лиц. Желтая зона для показателя Прибыль – это отрезок (Нижнее критическое значение; Плановое значение – Нижнее допустимое отклонение). Фактическое значение из Красной зоны требует проведение немедленных корректирующих действий. Красная зона – это отрезок: [Минимальное значение; Нижнее критическое значение].

Степень удовлетворенности достигнутым значением показателя измеряет параметр «Оценка выполнения» показателя.

 

Пример расчета Оценки выполнения показателя

Показатель «Прибыль» имеет «Желаемый тренд» – «Увеличение». Плановое значение – 240 тыс. рублей. Нижнее критическое значение – 136 тыс. рублей. Фактическое значение – 178 тыс. рублей. Оценка выполнения показателя:

(178 - 136) / (240 - 136) * 100% = 40%

Для тех, кто привык мыслить геометрическими построениями, пример расчета приведен на рисунке:

Рисунок 2. Пример расчета оценки выполнения показателя

 

В Табл. 1 перечислены параметры для отображения на вкладке «Значения показателя» свойств показателя.

 

Таблица 1. Параметры показателя на вкладке «Значения показателя»

Параметр	Назначение
Единица измерения	Единица измерения значений показателя
Минимальное значение	Указывает на минимально возможное значение показателя. Используется для контроля при вводе значений показателя и для построения индикаторной линейки
Максимальное значение	Указывает на максимально возможное значение показателя. Используется для контроля при вводе значений показателя и для построения индикаторной линейки
Целевое значение	Целевое значение показателя, которое нужно достигнуть к Целевой дате
Целевая дата	Целевая дата определяет конечную дату, к которой нужно достигнуть Целевого значения
Нижнее допустимое отклонение	Значение используется для автоматического заполнения нижнего допустимого отклонения показателя в создаваемом периоде.
Верхнее допустимое отклонение	Значение используется для автоматического заполнения верхнего допустимого отклонения показателя в создаваемом периоде.
Нижнее критическое значение	Значение используется для автоматического заполнения нижнего критического значения показателя в создаваемом периоде.
Верхнее критическое значение	Значение используется для автоматического заполнения верхнего критического значения показателя в создаваемом периоде.
Значения показателя	Список значений показателя за рабочий период, предназначенный для изменения значений любых параметров в данном списке. Доступен Ответственному за выполнение и Контролирующим лицам.
Оценка выполнения	Измеряет степень удовлетворенности достигнутым значением показателя. Используемая для расчета оценки достижения цели. Для показателя с желаемым трендом «Увеличение» рассчитывается по формуле: (Фактическое значение - Нижнее критическое значение) / (Плановое значение - Нижнее критическое значение). Для показателя с желаемым трендом «Уменьшение» рассчитывается по формуле: (Верхнее критическое значение - Фактическое значение) / (Верхнее критическое значение - Плановое значение). Для показателя с желаемым трендом «Удержание в границах»: если Фактическое значение меньше Планового рассчитывается по первой формуле, если Фактическое значение больше Планового, то по второй.
Отклонение от плана	Отклонение фактического значения показателя от планового значения показателя. Рассчитывается по формуле (без модуля!): Фактическое значение - Плановое значение.
Плановые значения	Список значений показателя за рабочий период, предназначенный для ввода плановых значений. Доступен ответственному за ввод плановых значений.
Фактические значения	Список значений показателя за рабочий период, предназначенный для ввода фактических значений. Доступен ответственному за ввод фактических значений.
% выполнения	Процент выполнения планового значения показателя. Равен отношению фактического значения показателя к плановому. Никак не связан с оценкой степени удовлетворенности показателем.
Отклонение от плана	Отклонение фактического значения показателя от планового значения показателя.

 

Процент выполнения показателя

Гиперссылка «Детализация» – открывает окно показателей, по значениям которых рассчитаны значения выбранного показателя по указанной формуле.

 

Рисунок 3. Детализация показателя

 

Гиперссылка «График», находящаяся во вкладке «Основные» свойств показателя - открывает окно «Диаграмма значений показателя»

 

Рисунок 4. Диаграмма значений показателя

 

С помощью кнопки «Обновить» обновляется диаграмма значений показателя.

В пункте меню «Показ» производится управление отображением диаграммы: показ планового и фактического значения, легенды, подписей данных, поворот подписей периодов.

Выбрать другой период можно, нажав на кнопку «Период (…)». Откроется окно для выбора периода.

Масштабирование осуществляется с помощью выделения заданной области или при помощи колеса прокрутки мыши.

 

Таблица 2. Контекстное меню Диаграммы значений показателей

Название пункта	Описание
Копировать	Копирует рисунок диаграммы в буфер обмена.
Рисунок сохранить как…	Открывает диалоговое окно для сохранения рисунка диаграммы.
Параметры страницы…	Открывает окно настройки параметров страницы для печати.
Печать…	Печать рисунка диаграммы.
Отображать значения точек	Включает и отключает подсказку при наведении на колонки плановых и фактических значений показателей.
Отменить последнее масштабирование	Отменяет последнее изменение масштаба.
Отменить все масштабирование/ панорамирование	Отменяет все изменения масштаба.
Установить масштаб в умолчание	Устанавливает масштаб по умолчанию.

 

Анализ цели

Просмотр свойств цели осуществляется в форме свойств цели. Во вкладке «Значения оценок» пользователь видит список оценок достижения цели и индикаторные линейки за периоды, попадающие в Рабочий период Business Studio.

 

Рисунок 6. Анализ оценок достижения целей

 

Для наглядности значения оценки достижения цели отображаются на индикаторной линейке, которая демонстрирует оценку достижения стратегической цели за период: Линейка разделена на несколько зон: зеленая, желтая, красная. Значение оценки достижения в Зеленой зоне сообщает о том, что цель была достигнута. Значение оценки достижения в Желтой зоне требует внимания ответственных лиц и говорит о том, что тенденция положительная, но недостаточна для удовлетворения результатом. Значение оценки достижения в Красной зоне сообщает о провале в достижении цели. При этом нельзя путать с красной зоной показателя: значение показателя в красной зоне сообщает о недостатках операционной деятельности предприятия, а красный семафор в оценке достижения цели – говорит о недостижении задуманной цели. При этом с точки зрения операционной деятельности все может быть достаточно приемлемо. Расчет оценки достижения цели производится на основе оценок выполнения показателей, привязанных к данной цели с учетом их весовых коэффициентов, рассчитанных на основе силы влияния.

 

Пример расчета оценки достижения цели

У цели «Увеличение прибыли» есть показатель «Прибыль», отражающий степень достижения этой цели. Показатель единственный. Расчет Оценки выполнения показателя «Прибыль», приведенный выше, дал Оценку выполнения показателя - 40%. Поскольку показатель единственный, то Оценка достижения цели также будет равна 40%.

 

Рисунок 7. Пример расчета оценки достижения цели

 

В общем случае, если у цели несколько показателей с разной силой влияния, расчет Оценки достижения цели производится так.

Рассчитываются приведенные весовые коэффициенты для каждого показателя. (Сумма всех приведенных весовых коэффициентов для данной цели равна единице). Для этого:

Каждой силе влияния показателя, связывающего его с целью, приписывается свой вес, выраженный числом:

Очень слабое влияние - 0,25

Слабое влияние - 0,5

Нормальное влияние - 1

Сильное влияние - 2

Очень сильное влияние - 4

Приведенный весовой коэффициент показателя равен весу показателя деленному на сумму весов всех показателей, являющихся индикаторами для данной цели.

Оценка достижения цели равна сумме оценок выполнения показателей, являющихся индикаторами для данной цели, помноженных на приведенные весовые коэффициенты этих показателей.

Гиперссылка «График», находящаяся во вкладке «Основные» свойств цели - открывает окно «Диаграмма значений оценок достижения цели».

 

Рисунок 8. Диаграмма значений оценок достижения цели

 

С помощью кнопки «Обновить» обновляется диаграмма значений показателя.

В пункте меню «Показ» производится управление отображением диаграммы: показ оценки достижения, легенды, подписей данных, поворот подписей периодов.

Выбрать другой период можно, нажав на кнопку «Период (…)». Откроется окно для выбора периода.

Масштабирование осуществляется с помощью выделения заданной области или при помощи колеса прокрутки мыши.

 

Таблица 3. Контекстное меню Диаграммы оценок достижения цели

Название пункта	Описание
Копировать	Копирует рисунок диаграммы в буфер обмена.
Рисунок сохранить как…	Открывает диалоговое окно для сохранения рисунка диаграммы.
Параметры страницы…	Открывает окно настройки параметров страницы для печати.
Печать…	Печать рисунка диаграммы.
Отображать значения точек	Включает и отключает подсказку при наведении на колонки плановых и фактических значений показателей.
Отменить последнее масштабирование	Отменяет последнее изменение масштаба.
Отменить все масштабирование/ панорамирование	Отменяет все изменения масштаба.
Установить масштаб в умолчание	Устанавливает масштаб по умолчанию.

 

Анализ стратегической карты

Диаграмма «Стратегическая карта» открывается в навигаторе объектов путем двойного нажатия на левую клавишу мыши. Внешний вид диаграммы выглядит так:

Рисунок 9. Пример стратегической карты

 

Цели изображаются в виде овала

Показатели изображаются в виде прямоугольника

Связи между целями отображаются в виде стрелок. Толщина стрелки отражает силу влияния.

Связи между целями и показателями отображаются в виде стрелок. Толщина стрелок отражает силу влияния.

Возможность настроить отображение любого параметра объекта типа цель или показатель индивидуально для отдельного элемента, или для всех элементов диаграммы. Если этот механизм применить к оценке выполнения параметра или оценке достижения цели, то при выводе параметра «текущее значение», выводится название текущего периода плюс значение показателя/оценки достижения, окрашенного в цвет текущего статуса текущего периода.

 

 

Задание для выполнения лабораторной работы

 

1. Создать перспективы стратегической карты для организации.

Для этого необходимо в Навигаторе в разделе Цели и показатели, в подразделе Перспективы стратегической карты выполнить в контекстном меню команду Добавить.

Ввести перспективы «Вклад в бизнес», «Ориентация на пользователей», «Операционное совершенство» и «Ориентация на будущее».

 

2. Создать структуру целей организации.

Для этого необходимо в Навигаторе в разделе Цели и показатели, в подразделе Цели выполнить в контекстном меню команду Добавить.

Ввести следующие цели:

- Автоматизация ключевых процессов бизнес-подразделений

- Внедрение инновационных технологий

- Качество работ по устранению инцидентов

- Качество работы систем

- Обновление структуры сервисов

- Повышение квалификации ИТ-персонала

- Повышение ценности бизнеса

- Согласованность с целями компании

- Экономия времени пользователей

- Эффективное управление издержками

Самостоятельно распределить цели по перспективам.

 

3. Создать структуру показателей для оценки целей организации.

Для этого необходимо в Навигаторе в разделе Цели и показатели, в подразделе Показатели выполнить в контекстном меню команду Добавить.

Ввести следующие показатели:

- доля бизнес-процессов, охваченных сервисами ИТ

- доля сервисов, внедренных в ключевые процессы компании

- доля сервисов, внедренных за последний год

- доля сервисов, использующих технологии последних 5 лет

- исполнение бюджета без перерасхода

- количество инцидентов в год на 1 сервис

- количество специалистов, прошедших повышение

- квалификации за последний год

- количество часов простоя пользователей

- превышение доходов от ИТ над затратами

- среднее время устранения инцидента

 

4. Создать стратегическую карту.

Для этого необходимо в Навигаторе в разделе Цели и показатели, в подразделе Стратегические карты выполнить в контекстном меню команду Добавить.

Перейти на диаграмму двойным щелчком мыши или с помощью меню. Перетащить на диаграмму все цели, самостоятельно распределить их по Перспективам и создать структуру целей, аналогично логике обычной Системы Сбалансированных Показателей (см. лабораторную работу 1).

Перетащить на диаграмму Показатели и самостоятельно присвоить их соответствующим Целям.

 

4. Присвоить целям аналитические показатели.

Самостоятельно присвоить каждой из целей 1 показатель списка показателей.

 

5. Ввести информацию по показателю «Количество часов простоя пользователей» из таблицы. Для этого:

Выберите нужный показатель в списке показателей Цели и показатели > Показатели на вкладке Управление. Выберите в контекстном меню показателя пункт Свойства.

Установите на вкладке Основные Периодичность = Месяц и Желаемый тренд = Уменьшение.

Установите на вкладке Значения значения, приведенные в таблице:

 

Единица измерения	Штуки
Минимальное значение	0
Максимальное значение	500
Нижнее допустимое отклонение	100
Верхнее допустимое отклонение	50
Нижнее критическое значение	0
Верхнее критическое значение	300

 

В правом нижнем углу экрана Business Studio нажмите на кнопку «Рабочий период» и установите Рабочий период = Текущий квартал.

Установите на горизонтальной вкладке Плановые значения значения из колонки «План», на вкладке Фактические значения значения из колонки «Факт» из таблицы.

 

Период	План	Факт
Октябрь 2013	180	195
Ноябрь 2013	180	171
Декабрь 2013	180

 

Вызовите контекстное меню любого названия столба на горизонтальной вкладке Значения показателя и выберите пункт меню Выбор колонок.

Методом Drag&Drop перетащите в таблицу показатель Оценка выполнения и уберите показатель Тренд.

Вернитесь на вкладку Основные и нажмите кнопку График в верхней части окна. Оцените по графику степени выполнения плана по показателю.

 

6. Оценить достижение цели «Экономия времени пользователей».

Выберите нужную цель в списке целей Цели и показатели > Цели на вкладке Управление. Выберите в контекстном меню показателя пункт Свойства.

Перейдите на вкладку Значения и установите Допустимое отклонение 10%, Критическое значение 70%.

Перейдите на вкладку Основные и нажмите кнопку График в верхней части окна. Оцените по графику степени достижения цели.

 

7. Отразить достижение цели «Экономия времени пользователей» на стратегической карте.

Перейдите на стратегическую карту, выберите в контекстом меню цели «Экономия времени пользователей» пункт Настроить показ параметров.

Выберите Параметр 2 и раскройте список Параметр для отображения (кнопка с 3 точками).

Установите флаг «Показывать все» для источников данных (в верхнем левом углу). Выберите из списка параметр «Текущее значение» двойным щелчком мыши. Нажмите ОК и закройте меню.

Над овалом цели должен появиться текущий период и процент достижения цели, окрашенные в цвет, характеризующий достижение цели.

Измените в настройках цели какие-либо параметры, чтобы цвет параметра на стратегической карте изменился.

 

 

Лабораторная работа №6. «Расчет совокупной стоимости владения (ССВ)»