Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
О рганизация работы с документами
Вопросы: 1. Структура и объем документооборота. 2. Обработка входящих документов. 3. Обработка исходящих документов. 4. Регистрация и контроль исполнения документов. 5. Классификация документов предприятия. 6. Составление номенклатуры дел. 7. Формирование и оформление дел. 8. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. 9. Экспертиза ценности документов организации. 1. Документооборот — это прохождение документа в учреждении, организации, на предприятии с момента его создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов: входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые из учреждения), внутренние (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы). Поток входящих документов разделяется на: ● документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения; ● документопотоки, направляемые отдельным исполнителям. Под объемом документооборота понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы организации. При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражают дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров. 2. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом. Поступившие документы проходят следующие этапы: ● первичную обработку (проверка правильности доставки; вскрываются все конверты (кроме тех, которые имеют пометку «Лично»); ● предварительное рассмотрение (предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется реквизит «Отметка о поступлении». Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника организации);
● регистрацию (передача входящих документов на рассмотрение руководству организации должна осуществляться после регистрации); ● рассмотрение руководством (принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель организации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции); ● направление на исполнение (с резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения); ● контроль исполнения; ● исполнение документов; ● подшивку документов в дела (документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом закончена, на нём проставляется отметка об исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией передается секретарю для подшивки в дело). 3. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: ● составление проекта документа (проект исходящего документа составляется исполнителем); ● проверка правильности оформления проекта документа секретарем; ● согласование проекта документа (в ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации. Такое согласование оформляется визой); ●подписание документа руководителем; ● регистрация документа (после подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов»); ● отправка документа адресату; ● подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Затем исходящие документы в тот же день конвертируются и отправляются.
Второй экземпляр отправляемого письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской. 4. Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале или памяти ПЭВМ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (протоколы, приказы, докладные). Индексация документов в делопроизводстве — это проставление при регистрации их порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения и хранения документов. Индекс входящего, исходящего или внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа: 03-21/220, где 03 — индекс структурного подразделения; 21 — номер дела по номенклатуре; 220 — порядковый номер документа. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая — в структурных подразделениях. В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации. Регистрация должна быть однократной. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: ● входящие документы; ● исходящие документы; ● внутренние документы; ● контракты коммерческие; ● документы, имеющие гриф КТ (коммерческая тайна). В практической деятельности используются две регистрационные формы: журналы и карточки. Гораздо чаще, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2021-09-25; просмотров: 55; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.118.226.105 (0.007 с.) |