Наименование реквизитов документов.

Юридическое значение реквизитов.

Оформление отдельных реквизитов документов.

 

1. Успех в работе с документами зависит от многих факторов и основной из них — умение правильно составлять и оформлять документы. Кроме того, приходится заниматься регистрацией поступающей и отправляемой корреспонденции, формированием документов в дела, определением срока их хранения или уничтожения и др. Все это входит в понятие «делопроизводство», без пра­виль­ной постановки которого в организации невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, проконтролировать его испол­не­ние и обеспечить сохранность документов.

Избежать неприятностей, связанных с несоблюдением требований, предъяв­ляемых к порядку работы с документами,  можно лишь тогда, когда все учреждения, организации и предприятия любых форм собственности будут руководствоваться требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.

Основной нормативный документ, которым секретарь должен пользоваться в работе, — это Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Минск 2004). Он устанавливает общие правила составления документов и их машинописного оформления. Требования стандарта распространяются на организации всех форм собственности на территории Республики Беларусь.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д. Таким образом, реквизит — это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве или времени.

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

1 — Государственный герб РБ;

2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 — код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

4  — код докумета;

5  — наименование вышестоящей организации;

6  — наименование организации;

7  — наименование структурного подразделения;

8  — почтовый адрес отправителя;

9  — коммуникационные и коммерческие данные;

10 — название вида документа;

11 — дата;

12 — индекс документа;

13 — ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту;

20 — отметка о контроле;

21 — текст;

22 — отметка о наличии приложения;

23 — подпись;

24 — гриф приложения;

25 — гриф согласования;

26 — визы;

27 — печать;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка о заверении копии;

30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.

Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти. Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.

Так, реквизит «наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит «индекс» — дело, в которое он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой группе реквизитов следует отнести графически оформленные реквизиты — Государственный герб республики, эмблему организации или предприятия, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Дата показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты — грифы, подписи, визы, особенно те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «вид документа», «заголовок к тексту», «резолюция», «текст», «ко­ды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «отметка о заверении копии» и «подпись» удостоверяют подлин­ность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Нап­ример, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный от­дельно взятый документ еще не обладает всей полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).

Наличие реквизита «текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.

Порядок расположения некоторых реквизитов предусматривает для них одно и то же место на документе. Реквизиты, которые не встречаются в одном и том же документе, называют взаимоисключающими. Из каждой пары реквизитов «адресат» и «гриф утверждения», «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телетайпа, факса, номер счета в банке» и «вид документа», «ссылка на индекс и дату входящего документа» и «место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный — это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.   

Часть реквизитов наносится при изготовлении бланков типографским способом, другая часть печатается при составлении документа. Проще говоря, документ — лист бумаги с нанесенными на нем реквизитами. Однако все документы должны иметь размеры, установленные стандартом. Для оформления документов используют следующие форматы бумаги:

Формат бумаги	Размеры в мм
А3	297 X 420
А4	210 X 297
А5	148 X 210
А6	105 X 148

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять — семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т.д.) Формат А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф; формат А6 — для регистрационных карточек.

Писчая бумага, на которой оформляются документы, различается по сортам: № 0, № 1, № 2. Бумага сорта № 0 — это бумага высшего сорта и предназначена для первых экземпляров документов (постоянного хранения). Бумага сорта № 1 — чуть похуже, на ней печатаются документы долговременно­го хранения. Бумага сорта № 2 имеет желтоватый оттенок и используется для из­готовления копий.

Необходимо знать еще одно правило: любой документ, оформленный на бумаге формата А4, А5 должен иметь поля (это касается и рукописных документов: заявление, автобиография).

Стандарт СТБ 6.38.– 2004 устанавливает следующие размеры полей в мм:

● левое поле — 30 мм (для подшивки документов в дело);

● правое поле — не менее 8 мм (резерв бумаги для износа);

● верхнее и нижнее поля — не менее 20 мм. 

В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк. Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов — угловой и продольный.