О формление трудовых отношений

Вопросы:

Документы по личному составу.

2. Содержание трудового договора (контракта).

Оформление п риказ ов по личному составу.

Оформление трудовых книжек.

Личное дело.

 

1. Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым кодексом Республики Беларусь, который вступил в действие с 1 января 2000 года. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления, приема, увольнения, перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу.
К таким документам относятся:

● трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

● приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

● трудовые книжки;

● личные карточки формы Т-2;

● личные дела;

● лицевые счета по заработной плате.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации. Сегодня информация, относящаяся к тайне личной жизни граждан, имеется практически во всех организациях независимо от формы собственности. Обращение с документами, содержащими такую информацию, и с самой этой информацией должно быть очень аккуратным, тем более что с 1 января 2001 года введен в действие новый Уголовный кодекс, который предусматривает уголовную ответственность за нарушение законодательства в этой сфере.

2. В настоящее время применение получила контрактная форма найма работников.

Трудовой договор (контракт) — это соглашение между работником и предприятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде.

Трудовые договоры могут заключаться на:

● неопределенный срок;

● определенный срок, но не более пяти лет (срочный трудовой договор);

● время выполнения определенной работы;

● время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за ко­то­рым в соответствии с Трудовым кодексом сохраняется место работы;

● время выполнения сезонной работы.

Трудовой договор заключается только в письменной форме в 2 экземплярах.

Трудовой договор содержит обязательные и факультативные (дополнительные) условия.

В качестве обязательных трудовой договор должен содержать:

● данные о работнике и нанимателе, заключающих трудовой договор;

● место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;

● трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальнос­тям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным рас­писанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией). Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам;

● основные права и обязанности работника и нанимателя;

● срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);

● режим труда и отдыха;

● условия оплаты труда работника, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок, совмещение профессий, повышение квалификации, дополнительный отпуск и др.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

● основания увольнения работника;

● дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

● введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных Трудовым кодексом.

В трудовом договоре не допускается подчисток, неоговоренных исправлений. Подписи уполномоченного должностного лица нанимателя и работ­ника должны быть личными, подпись уполномоченного должностного лица на­нимателя заверяется печатью.

Началом действия трудового договора является день начала работы. Фактическое допущение работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен.

Трудовой договор может заключаться с лицом, достигшим 16 лет.
С более раннего возраста (с 14 лет) договор может заключаться при условии письменного согласия одного из родителей и для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда здоровью и не нарушающего процесса обучения.

Основаниями прекращения трудового договора являются:

● соглашение сторон;

● истечение срока трудового договора, кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

● расторжение трудового договора по собственному желанию или по тре­бо­ва-нию работника, или по инициативе нанимателя;

● перевод работника, с его согласия, к другому нанимателю или переход на выборную должность;

● отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем;

● отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий тру­да, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и реорганизацией организации;

● обстоятельства, не зависящие от воли сторон;

● расторжение трудового договора с предварительным испытанием.

Трудовой договор может быть прекращен в случаях:

● однократного грубого нарушения трудовых обязанностей руководителем ор­га­низации (обособленного подразделения) или его заместителями, главным бухгалтером и его заместителями;

● совершение виновных действий работником, непосредственно обслу­жи­ваю­щим денежные и материальные ценности, если эти действия являются ос­но­ва­ни­ем для утраты доверия к нему со стороны нанимателя;

● направления работника по постановлению суда в лечебно-трудовой про­фи­лакторий;

● неподписания либо нарушения работником, уполномоченным на выполнение государственных функций, письменных обязательств по выполнению предусмотренных законодательством мер по предупреждению коррупции.

За противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее ис­пол-не-ние работником своих трудовых обязанностей наниматель может применять к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания:

● замечание;

● выговор;

● увольнение.

Увольнение в качестве дисциплинарного взыскания может быть при­ме­не­но в случаях:

● систематического неисполнения работником без уважительных причин обя­зан­ностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внут­реннего распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания;

● прогула (в том числе отсутствия на работе более 3 часов в течение рабочего дня) без уважительных причин;

● появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или ток­си­ческого опьянения, а также распития спиртных напитков, употребления наркотических или токсических средств на рабочем месте и в рабочее время;

● совершение по месту работы хищения имущества нанимателя, уста­нов­лен­но­го вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания;

● однократного грубого нарушения правил охраны труда, повлекшего увечье или смерть других работников.

До применения дисциплинарного взыскания от нарушителя трудовой дисциплины должно быть затребовано письменное объяснение. Отказ работника дать объяснение не может служить препятствием для применения взыскания. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или (и) пребывания его в отпуске. За каждый дисциплинарный проступок может быть наложено только одно дисциплинарное взыскание. Приказ (распоряжение), постановление о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов объявляются работнику под роспись в пятидневный срок. Работник, не ознакомленный с приказом (распоряжением) о дисциплинарном взыскании, считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Отказ работника от ознакомления оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей. За каждый дисциплинарный проступок может быть наложено только одно дисциплинарное взыскание. 

3. Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса л/с.

Реквизит «заголовок к тексту» приказа по л/с может оформляться следующим образом:

    «О приеме Иванова И. И.»

    «Об увольнении Петрова Г. О.»

    «Об изменении штатов».

Текст приказа делится на 2 части — констатирующую и рас­по­ря­ди­тель­ную. В констатирующей части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

Распорядительная часть начинается словами НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, после них ФИО, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения — статья Трудового кодекса, а при приеме работника — оклад, вид приема (постоянно или временно), с испытательным сроком или без.

Приказ по л/с объявляется работнику под роспись:

С приказом ознакомлен              П одпись                     А.И.Петров

 04.02.2005

Приказы по л/с хранятся 75 лет.

В процессе деятельности организации могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 лет. Такие приказы имеют индекс к: № 1-к, № 2-к …

4. Главным документом, подтверждающим трудовую деятельность ра­ботника, является его трудовая книжка. Все предприятия обязаны вести трудовые книжки работников, которые проработали на предприятии не менее 5 дней. Это должно быть осуществлено не позднее недельного срока со дня приема на работу. Трудовая книжка подтверждает общий, непрерывный и социальный стаж работника. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему до­кументацию по личному составу. На работника, поступающего на работу впер­вые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии. Записи производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

Записи в трудовую книжку (вкладыш к ней) производятся шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, фиолетового или черного цвета.

Сведения об образовании заносятся в трудовую книжку на основании до­ку­ментов — аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование не­законченное высшее.

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего тру­довую книжку, печать предприятия, где она была впервые заполнена, и подпись владельца трудовой книжки.

В трудовую книжку также вносятся записи о перемещении с должности на другую должность, о присвоении разряда, получении дополнительной про­фес­сии, об обучении в средних специальных и высших учебных заведениях, аспирантуре, курсах повышения квалификации.

Сюда же заносятся сведения о получении работником поощрений, наград, грамот.

Записи о различного рода взысканиях в трудовую книжку не заносятся.

В записи об увольнении указывается соответствующая статья Трудового кодекса, например, «Уволен по собственному желанию, ст. 40 ТК РБ», ставится подпись должностного лица и печать предприятия.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

В случае утраты трудовой книжки работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку и делает надпись «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. При утрате трудовой книжки по истечении указанного срока нанимателем выдается справка о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника другой трудовой книжки, также с надписью «Дубликат».

5. Личное дело представляет собой совокупность документов, со­дер­жа­щих сведения о работнике организации (предприятия). Личные дела могут за­во­диться на всех работников, но чаще всего на руководителей и ведущих спе­циа­лис­тов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

В состав личного дела вход я т следующие документы:

● внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

● заявление о приеме на работу;

● анкета или личный листок по учету кадров;

● автобиография;

● копии документов об образовании, присуждении стипендий, прис­воении ученых званий;

● копии документов об утверждении в должности;

● характеристики или рекомендательные письма;

● трудовой контракт (договор);

● копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

● дополнение к личному листку по учету кадров;

● справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме на работу. Все до­ку­мен­ты, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшивают в папку-скоросшиватель.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о ра­ботнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой дея­тель­нос­ти, семейном положении и т.д. В практике оформления приема на работу час­то используется «Анкета» — документ, аналогичный «Личному листку по уче­ту кадров».

Автобиография не имеет типового формуляра и составляется автором са­мостоятельно, в произвольной форме. Однако отдельные составные части и рек­визиты должны содержаться в автобиографии. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке. Все сведения даются в хронологическом порядке.

Характеристика — это официальный документ, который выдаёт адми­нистра­ция учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при ре­шении целого ряда вопросов. В характеристике приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных ка­честв. В тексте характеристики можно выделить логически связанные между со­бой составные части. Первая часть — анкетные данные: ФИО, должность, об­ра­зование, год рождения, национальность. Вторая часть — данные о тру­до­вой дея­тельности (специальность, продол­жительность работы на данном пред­прия­тии, уровень профессионализма). Третья часть — собственно харак­те­ристика, т.е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, по­вы­ше­ние про­фес­сионального уровня, участие в общественной жизни, поведение в быту, от­но­шение к товарищам по работе. Здесь указывают наличие у сот­руд­ни­ка пра­ви­тельственных наград и других служебных поощрений. Четвертая часть — вы­вод, в котором указывают назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывают ха­рак­те­ристику, как правило, два лица: руководитель учреждения и председатель мест­ного комитета (или профсоюзного комитета). Подписи заверяются печатью.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие документы относятся к документам по личному составу?

2. Что такое трудовой договор (контракт)?

3. Какие виды трудовых договоров Вы знаете?

4. Какие обязательные условия должен содержать трудовой договор?

5. Какие основания прекращения трудового договора Вы знаете?

6. Какие меры дисциплинарного взыскания применяются к работнику?

7. Из каких частей состоит текст приказа по личному составу?

8. Что представляет собой трудовая книжка?

9. Какие документы входят в состав личного дела?

10. Из каких частей состоит характеристика?

Л екция 5

С ОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Вопросы:

Виды писем.

2. Правила оформления делового письма.

1. Основным видом документов, используемых как средство обмена ин­фор­мацией между организациями и физическими лицами, является служебное пись­мо. Письмо — это обобщенное название различных по со­дер­жанию до­ку­мен­тов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте).      

Несмотря на снижение относительной доли почтовых сообщений на фоне ин­формационных потоков, пересылаемых с помощью телефакса, телекса и ка­на­лов электронной почты, письменная корреспонденция продолжает сох­ранять осо­бую роль. Деловое письмо практически всегда представляет собой ори­ги­нал, а не копию документа, со всеми необходимыми атрибутами, при­даю­щими ему статус офи­ци­ального. Традиция оформления делового письма имеет бо­­лее чем столетнюю историю и является своеобразным стандартом при под­го­товке со­общений.

Официальные письма составляются на бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, по­ложительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю более «устойчивой».

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

    1 — Государственный герб (для предприятий);

    2 — эмблема организации;

    3 — код предприятия по (если есть);

    4 — код документа по (если есть);

    5 — наименование организации;

    6 — почтовый и телеграфный адреса;

    7 — номер телефона;

    8 — номер факса, телетайпа;

    9 — номер счета в банке;

    10 — дата;

    11 — индекс документа;

    12 — ссылка на индекс и дату входящего документа;

    13 — адресат;

    14 — заголовок к тексту;

    15 — текст;

    16 — подпись;

    17 — фамилия и телефон исполнителя.

При изготовлении бланков следует помнить, что согласно Указу Пре­зи­ден­та Республики Беларусь от 28 июня 2000 года № 357, а также ре­ше­нию Кон­сти­туционного Суда Республики Беларусь государственные органы, а также все ор­ганизации независимо от формы собственности и ведомственной под­чи­нен­ности обязаны оформлять реквизиты бланка для писем на двух языках (бе­ло­рус­ском и русском).

Государственный герб

Республики Беларусь

Назва вышэйстаячай                         Наименование вышестоящей

арганізацыі                                             организации

 Назва арганізацыі                              Наименование организации

Паштовы адрас                                        Почтовый адрес

Камунікацыйныя даныя                      Коммуникационные данные

____________№______

На № _______ад______          

Бланк для писем рекомендуется изготавливать с использованием бумаги двух форматов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Формат А5 используют в целях экономии бумаги при подготовке небольших писем, объем которых, как правило, не превышает 15 строк.

Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки.

По тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции на:

● деловую;

● коммерческую.

Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К коммерческим письмам относятся: письма-запросы, письма-предложения, письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

● инициативные письма;

● письма-ответы.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация). Кроме этого обязательного ответа требуют письма-обращения, просьбы.    

Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.

По признаку адресата деловые письма делятся на:

●  обычные;

●  циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанции.

По форме отправления наряду с традиционным почтовым отправлением можно выделить:

●  деловую электронную корреспонденцию;

●  факсовые отправления.

При этом письма, имеющие большое юридическое значение, — договоры, предложения, рекламации и т.п. — высылаются обычным почтовым отправлением.

По структурным признакам деловые письма делятся на:

● регламентированные (стандартные);

● нерегламентированные (нестандартные).

Регламентированные письма составляются по определенному образцу, это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов. Письма такого типа решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных синтаксических конструкций.  

Деловые нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на:

● одноаспектные;

● многоаспектные.

Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектные письма несколько.

Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением и т.п.

2. Существует около 40 видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму.

Письм а -просьб ы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу …»), от первого лица множественного числа («Просим …»), от третьего лица единственного числа (в это случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т.п.), от третьего лица множествен­ного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания: «Просим Вас проверить качество изготовления станков …», «Просим Вас включить в план приобретений…», «Прошу принять меры…», «Прошу сообщить данные о сроках поставки…», «Прошу направить нам договор…».

Варианты текстов писем-отказов могут быть такими: «Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе … нет возможности из-за отсутствия свободных мест», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…»,        «Считаем нужным сообщить вам…», «Предлагаемые вами сроки проведения…», «Ваше предложение не получило поддержки…».

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а дату, адрес, и индексы письма можно указать прямо в самом документе.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими: «Высылаем наложенным платежом…», «Предоставляю на утверждение проект плана…».

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Варианты текстов договорных писем могут быть примерно такими: «Направляем подписанный с нашей стороны договор №… от...», «Справка о финансировании будет выслана…».

Письм а -напоминани я. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Вариант письма-напоминания: «Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет … Срок оплаты истекает …». В письмах-напо­ми­на­ниях часто встречаются следующие словосочетания:    «Напоминаем, что…», «В соответствии с … Вы должны…», «Несмотря на неодно­крат­ны е напоминания, мы до сих пор не получили…».

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых со­бытий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Текст информационного письма:

«… В соответствии с планом изданий в 1997 году институтом будет создаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более … страниц до … 1997 года…».

Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.

Письма-предложения могут представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Это может быть также ответ той или иной организации на ее запрос.

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.

Письма-подтверждения содержат сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. В письмах-подтверждениях встречаются также словосочетания: «Подтверждаем получение документов на…», «Получение Ваши х услови й поставки оборудования подтверждаем…».

Существуют определенные правила, которыми должен руководствоваться автор письма:

● достоверность и объективность изложения;

● полнота информации;

● краткость изложение;

● отсутствие рассуждений и повествовательности;

● нейтральность тона изложения;

● использование средств логической, а не эмоциональной экспрессивной оцен­ки ситуации и фактов.

Деловые письма предназначены не для того, чтобы вызвать восхищение у читателя; деловое письмо должно его убедить и победить. Одним из условий убедительности является краткость делового документа. Аргументация должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной.

Убедительность делового письма напрямую связана с этикой. Неуважительность со стороны автора документа, как бы завуалирована она ни была, всегда ощущается адресатом, и эти ощущения формируют стойкое отрицательное отношение к письму, несмотря на формально безупречные приемы убедительности сообщения.

Особенно внимательным нужно быть автору письма, в котором содержится отказ. Не начинайте письмо констатацией отказа. Здесь целесообразны формулы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…», «К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу…» и т.п.

Профессионал думает не только над тем, что сказать, но и над тем, как сказать. Вот несколько практических советов специалистов по стилю делового письма:    

● отдавайте предпочтение коротким предложениям;

● предпочитайте простые слова, но не обедняйте язык;

● больше пользуйтесь глаголами, чем прилагательными;

● вырабатывайте свой стиль;

● стремитесь к краткости.

В деловой переписке очень важна грамотность. Будьте внимательны в употреблении синонимов, слов близких или совпадающих по своему значению. Например, будущий и грядущий, построить и соорудить и т.п.

Не употребляйте словосочетания с избыточными словами, поскольку их значение содержится в значении соседнего слова: памятный сувенир, совместное сотрудничество, прейскурант цен и т.д.

Избегайте тавтологических сочетаний слов: следует учитывать следующие факты и т.п.

Нельзя употреблять слова в значениях, которые не закреплены традицией книжно-письменного стиля, избегайте заимствованных слов типа пролон г ировать (продлить), репрезентовать (представить) и др.

Нет нужды в употреблении «высоких» слов в текстах служебного характера, следует избегать использования слов устной речи.

Фразеологизмы, т.е. устойчивые обороты речи, украшают язык. Они вполне уместны в деловой речи, если используются без ошибок.

Распространенная синтаксическая ошибка — «нанизывание» форм родительного падежа существительных.

Основным информационным элементом любого документа, в том числе письма, является текст. Текст документа — это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа. В зависимости от вида письма (деловое, служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.д.) его текст будет иметь свои особенности. Общие требования к тексту письма заключаются в следующем:

● письмо должно быть посвящено одному вопросу;

● письмо не должно быть большим по объему (как правило, до одной страницы, в исключительных случаях — до пяти).

Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составить отдельные письма по каждому из них.

К тексту письма предъявляется также ряд общих требований, распро­страняемых на все виды организационно-распорядительных документов.

Приступая непосредственно к составлению текста письма, следует продумать его композицию, т.е. последовательность расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). С точки зрения композиции все письма можно разделить на:

● простые;

● сложные.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма, тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая часть). Текст письма, состоящего из двух смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение (просьбу, отказ, предложение и т.д.). К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются в случаях, требующих детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступлени я, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу. Формы обращения могут быть различны:

                               Уважаемый Александр Иванович!

                               Уважаемый господин!

                               Уважаемый господин директор!

При обращении к высшим должностным лицам государства, а также должностным лицам высших и центральных органов государственной власти, президентам обществ, компаний, фирм допускается обращение с указанием должности без фамилии.

Обращение следует указывать при адресовании писем частным лицам. В то же время в текущей деловой переписке при решении служебных вопросов, связанных с исполнением законодательства, поручений вышестоящих органов злоупотреблять применением обращения не стоит.

Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.