Тема 7. Управление материальными запасами

Многие виды товара закупаются повторно взамен аналогичных использованных. Поэтому политика в отношении запасов оказывает большое влияние на решения о количестве закупок. Сколько заказать, когда и сколько хранить в запасе – это ключевые вопросы, предмет постоянного контроля, требующий концентрации внимания на аспектах качества и удовлетворении потребностей клиента, служащего и поставщика.

При принятии решений о доставке, организации складирования или осуществлении закупки важно понимать, для чего существуют запасы и каковы их относительные плюсы и минусы.

Управление запасом усложняется быстро меняющейся обстановкой, в которой осуществляется планирование покупки и создания запаса. Запасы всегда кажутся либо чрезвычайно большими, либо слишком малыми, либо не того вида товара, либо не там хранящимися. С изменением экономических условий то, что считается слишком малым на данном этапе, может легко стать слишком большим на следующем.

В связи с большими расходами по хранению было разработано много систем для сокращения запасов. Японские производители сделали попытку применить такие системы в массовом масштабе. Поставщики, часто нахо­дясь очень близко к производству, регулярно и с достаточной частотой доставляли изделия прямо к месту их использования на заводе. Использование "канбанов" (kanbans) и разнообразных схем непрерывного производ­ства глобально изменило отношение производителей ко всем формам скла­дирования. Тем не менее, полезно понимать сущность расходов, связанных с организацией запасов, с тем чтобы разработать соответствующую поли­тику и процедуру для специфических потребностей компании. Североаме­риканские компании начали целиком полагаться на системы планирования, основанные на реальных потребностях в сырье. Такие системы имеют схожие с японской моделью цели по снижению уровня запаса там, где это возможно, посредством использования точной своевременной информации по всем аспектам потребностей пользователей, тщательной координации всех отделов и четкой приверженности системе.

Складирование существует для достижения многих целей, включая:

- обеспечение и поддержание хорошего обслуживания клиентов;

- выравнивание потока товаров;

- обеспечение защиты от неопределенности спроса/предложения.

Для каждого изделия, хранящегося на складе, расходы по его хранению должны быть ниже расходов, связанных с его отсутствием. Складирование существует только по этой причине. Расходы, связанные со складированием, реальны, но точно сосчитать их непросто. Значение тех или иных расходов в каждой конкретной ситуации зависит от принимаемых решений.

Расходы, связанные с содержанием, хранением и владением. Эти расходы включают издержки упаковки; стоимость хранения или аренда; стоимость оборудования для упаковки; расходы, связанные с хранением на складе, рудовые затраты и эксплуатационные расходы; расходы на страховку; расходы в связи с выходом из строя, мелкой кражей; устареванием; расходы на налоги; инвестиционные или непредвиденные расходы. Короче говоря, включаются любые расходы, связанные с обладанием определенным запасом, в отличие от отсутствия такового.

Стоимость по содержанию инвентория бывает очень высокой. Например, последние оценки ежегодной стоимости по содержанию производственного запаса колебались от 25% до 50% стоимости собственно запасенного сырья. Многие компании недостаточно хорошо оценивают стоимость содержания инвентория. Существует несколько методов вычисления стоимости таких расходов, основными элементами которых являются капитальные расходы; расходы, связанные с обслуживанием инвентория; расходы, связанные со складом; расходы, связанные с рисками.

Если компания оценила свои расходы, связанные с содержанием запа­са, как процент стоимости инвентория, то ежегодные расходы на содержание запаса могут быть рассчитаны следующим образом:

Расходы, связанные с содержанием запаса в год = Средняя стоимость инвентория * Расходы, связанные с содержанием запаса, как % от сто­имости инвентория.

Средняя стоимость инвентория = средняя величина запаса в единицах изделий * стоимость единицы сырья.

СС = Q/2 *С *1, (1.1.)

где: СС = расходы, связанные с содержанием запаса в год

Q = заказ или объем поставки сырья, в единицах

С = стоимость сырья доставленного изделия

1 = стоимость содержания запаса для сырья, как % стоимости инвентория.

Расходы на осуществление заказа или закупки включают в себя расхо­ды на управление, зарплату служащим, телефон, почтовые расходы, факси­мильную связь, бухгалтерию, транспортные расходы, инспекцию и расхо­ды, связанные с закупкой или заказом на производство. Основные расходы - это те, которые понесены при определении и размещении заказа у поставщика. Второстепенные расходы относятся к добавлению новых позиций к заказу на закупку. Большинство заказов вле­кут за собой один основной расход и несколько второстепенных. С приме­нением систем электронного обмена данными или прямого доступа к по­ставщику, можно значительно сократить сроки и расходы, связанные с раз­мещением заказа или закупкой.

Стартовые расходы – это все расходы, связанные с организацией произ­водства. Такие организационные расходы могут быть весьма существен­ными. В организационных расходах необходимо учитывать неизбежные на ранних стадиях факторы преждевременной порчи продукции, низкие производственные результаты до тех пор, пока не будет достигнут стан­дартный уровень, а также такие более общие вопросы, как установление зарплаты служащим и другие расходы, простой оборудования (станков), дополнительный износ инструментов, производственные потери во время монтажа и т. д. Сюда относятся как расходы на организацию производства продавца, так и покупателя. Следует отметить, что уменьшение таких расходов и времени позволяет осуществлять небольшое производство и, следовательно, небольшие заказы на закупку и более частую доставку товара.

Расходы, связанные с отсутствием запаса, включают потерянный доход от объема продаж (как в настоящем так и в будущем), расходы, связанные с переменами, вызванными нехваткой, заменой или наличием в меньшем количестве или более дорогих изделий или сырья, расходы, связанные с составлением нового графика и ускорением производства, расходы на простой оборудования и рабочей силы и т. д. Часто возникают конфликты с клиентом и потребителем и включается система штрафов.

Расходы, связанные с изменением цены. Поставщики часто предлагают изделия в больших количествах (объемах) со скидкой в цене и стоимости транспортных услуг. Покупка небольшими партиями может привести к увеличению транспортных расходов и расходов на закупку, но покупка большими партиями может обернуться значительно возросшими расходами на содержание запаса.

Определение и подсчет расходов на содержание инвентория

Многие виды расходов на запасы трудно определить, собрать воедино и измерить. Можно попытаться отследить конкретные расходы, связанные с конкретными изделиями, и использовать их в процессе принятия решений. Обычно такие расходы будут применимы к большому классу изделий. Другой подход заключается в том, чтобы спрогнозировать воздействие важных изменений в системах запаса на различные центры затрат.

Следующая классификация функций запаса отражает многоцелевую роль инвентория.

Транзитный. Такие формы инвентория используются для складирования товара и распределения каналов связи компании с ее поставщиками и клиентами, а также между внутренними транспортными пунктами. Они суще­ствуют в связи с потребностью перемещать сырье из одного пункта в дру­гой. Очевидно, транзитный инвенторий зависит от его местонахождения и вида транспортировки. Решение использовать поставщика, расположенно­го на большом расстоянии, и ж/д транспорт, по всей видимости, приведет к созданию гораздо большего запаса транзитного сырья, чем сырья, для перемещения которого можно использовать местного поставщика с возможностью доставки товара грузовиком.

Транзитный запас и система своевременности

При системе своевременности для уменьшения уровня транзитных за­пасов широко применяются разнообразные средства, включая использова­ние местных поставщиков, мелкие партии товаров в особых контейнерах и грузовики, специально приспособленные для боковой загрузки малыми партиями.

Цикличный инвенторий. Такой запас возникает в связи с решением ру­ководства осуществлять закупку, производить или продавать партиями, а не отдельными изделиями или постоянно. Цикличный запас формируется в различных местах системы производства. Размер партии определяется ком­промиссом между расходами на содержание запаса и расходами на более частые заказы и/или снабжение.

Резервный запас или запас в расчете на погрешность или НЗ. Такой вид запаса существует как результат возможной погрешности при расчете спроса или предложения. Сырье, закупленные изделия или резервный запас для осуществления ремонта и содержания служат некоторой защитой от рисков в связи с закрытием, забастовками, временными производствен­ными изменениями, поздними поставками от поставщика к поставщику, изделиями плохого качества и т. д. Резервные запасы в производстве слу­жат защитой при поломке оборудования, болезни служащих и т. д. Резерв­ные запасы готовой продукции защищают от непредвиденного спроса или производственных ошибок.

Снижение рисков

Усилия менеджмента по уменьшению рисков снабжения бывают вознаграждены существенным снижением уровня запасов. Используются следующие варианты: использование местных источников, снижение погрешности спроса, сокращение времени, наличие избытка, или сокращение расходов связанных с отсутствием запаса. Уровни резервного запаса определяются путем сравнения расходов на содержание запаса и расходов, связанных с отсутствием запаса.

Другим типом резервного запаса является запас, закупаемый в ожидании повышения цен. В этом случае предстоит выбор между дополнительными расходами на содержание запаса и избежанием расходов, связанных закупками по повышенным ценам.

Запасы, создаваемые в связи с ожиданием каких-либо событий.

Запасы этого типа создаются для хорошо известных будущих потребностей. Они отличаются от резервных запасов тем, что создаются в преддверии определенных событий и поэтому подвержены меньшему риску. Сезонные запасы – лучший тому пример. Типичным примером может служить создание запаса товара во время урожая для последующей переработки в течение года. Поводом для создания запасов в ожидании определенных событий могут быть забастовки, погодные условия, нехватка товара или объявлен­ное повышение цен.

Решение о создании такого типа запасов принимается значительно легче, чем решение о резервных запасах, потому что при определенности событий не нужна оценка рисков. К сожалению, во время дефицита и быстрого роста цен, компании могут не располагать достаточными сред­ствами для удовлетворения потребности в большем объеме подобного за­паса. Государственные организации, работающие в условиях жесткого бюджета, могут не располагать соответствующими полномочиями и сред­ствами. Многие компании частного сектора могут быть ограничены нехват­кой оборотных средств.

Автономные запасы. Существование автономных запасов в основных свя­зующих пунктах процесса приводит к возможности осуществления деятель­ности в каждом из этих пунктов с относительной независимостью друг от друга. Объем и местонахождение автономных запасов сырья, промежуточ­ного продукта и готовой продукции зависят от преимуществ повышенной операционной гибкости и расходов на их содержание.

Все запасы выполняют функцию автономизации, независимо от того, являются ли они транзитными, цикличными, резервными или запасами, созданными для определенной ситуации. Очевидно, что основная цель каж­дого запаса заключается в создании автономии, а время и место способ­ствуют достижению этой цели; тем не менее, уместным будет признать автономный запас в качестве отдельной уникальной категории.

Способность планировать вне зависимости от поведения поставщиков или клиентов в краткосрочной перспективе высоко оценивается североаме­риканским и европейским менеджментом.

Запас можно классифицировать и по форме; это гораздо более распро­страненная классификация. Общепризнанными формами инвентория явля­ются: сырье, закупленные товары и упаковка; промежуточный про­дукт; конечная продукция; изделия для ремонта и содержания; то­вары для перепродажи. Лом или вышедшие из употребления материалы, хотя технически считаются запасом.

Сырье, закупленные изделия и упаковка - для производителей это за­пас основного материала, необходимого для организации производствен­ного цикла. По мере вложения в этот процесс других материалов и труда они превращаются в запас в форме промежуточного продукта. Когда про­изводство завершено, то запас приобретает форму готовой продукции. В целом, формы запаса классифицируются в зависимости от объема вложен­ных труда и сырья. Такая классификация является относительной в том смысле, что конечная продукция поставщика может стать сырьем для по­купателя.

Для сырьевых отраслей экономики, сервисных компаний и обществен­ных организаций запас изделий для ремонта и поддержания оборудования и помещений в исправном состоянии может быть весьма существенным. В сырьевых отраслях значительная часть такого запаса может состоять из изделий для ремонта и поддержания оборудования и помещений в исправ­ном состоянии для поддержания основных средств.

В дистрибьютерских фирмах основные категории запаса - это товары для перепродажи и для поддержания зданий и оборудования в исправном состоянии.

Для многих производителей товаров народного потребления - продук­тов питания и напитков, упаковка представляет основную составляющую запаса; при этом учитываются вопросы охраны окружающей среды.