Уніфікація і класифіка ція ділових листів

Існує багато видів і різновидів службових листів. Найпоширенішими з них є супровідні, гарантійні, інформаційні, рекламні, листи – запрошення, листи – повідомлення, листи – погодження, листи – підтвердження, листи – попередження, листи – нагадування, листи – оповіщення, рекомендаційні, ініціативні (листи – прохання, листи – запити, листи – звернення, листи – пропозиції, листи – пропозиції, листи – вимоги), листи – відповіді тощо.

Супровідний лист створюють у разі надсилання іншій організації (чи особі) документів, що додаються до листа. Як правило, супровідні листи складають у тих випадках, коли потрібно роз’яснити мету надсилання цих документів або подати їх детальне описання, зазначити кількість аркушів тощо. Обов’язковим реквізитом супровідного листа є «Відмітка про наявність додатків».

Гарантійний лист – це службовий лист, в якому організація – адресант гарантує виконання чогось, як правило, оплати послуг чи товарів. В оформленні цього виду листа слід врахувати низку особливостей.

По – перше, незважаючи на те що банківські реквізити організації – адресанта мають бути зазначені на бланку листа, їх також необхідно зазначити й у тексті. По – друге, гарантійний лист підписують керівник і головний бухгалтер організації. По – третє, підписи посадових осіб на гарантійному листі мають бути засвідчені печаткою. Відбиток печатки проставляють таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер назв посад осіб, які підписали лист.

Інформаційні листи – це службові листи, в яких одна організація, що є адресантом, інформує інші організації або приватних осіб – адресатів про певні факти, події чи заходи. Листи цього виду можуть мати узагальненого адресата. Інформаційний лист повідомляє адресатові про певний захід чи факт – про показ певних моделей одягу окремих пошивних підприємств, фірми, кількох або одного кутюр’є; про видану(випущену) продукцію, про плани видавництва на поточний чи наступний рік з метою запросити адресатів до співпраці.

Існує велика кількість різновидів інформаційних листів, зокрема: рекламний лист, лист – повідомлення, лист – запрошення, лист – оповіщення, лист – нагадування, лист – підтвердження тощо.

Рекламний лист містить докладне описання товарів чи послуг. Слід зазначити особливість оформлення цього різновиду листа: незважаючи на те що рекламний лист оформлюють на спеціальному бланку листа, в якому вказано всі довідкові дані про організацію, у тексті також обов’язково зазначають поштову адресу, номери телефонів, факсів, розрахункові рахунки, а також адресу електронної пошти та назву сайту в Інтернеті за наявності останніх.

У листі – повідомленні найчастіше інформують адресата про проведення якогось заходу. У тексті такого листа слід повідомити дату, час та адресу, за якою планується проведення відповідного заходу, а також обов’язково зазначити контактний телефон. Листи – повідомлення подібні за змістом до інформаційних листів і листів – запрошень – у них повідомляється про щось чи стверджується важливий факт. Надсилається конкретному адресатові на одержані від нього товари, запит, рахунки, чи квитанції. Листи починають словами: «Доводимо до Вашого відома», «Раді повідомити Вас», «Повідомляємо Вам» тощо, далі – текст повідомлення з обов’язковим зазначенням дати й підписом адресанта з назвою посади та прізвищем.

У листі – запрошенні адресатові пропонують взяти участь у певному заході – зустрічі, нараді, семінарі, конференції тощо, детально знайомлячи його з програмою та часом їх проведення. На відміну від стандартних запрошень, лист – запрошення вважається виявом особливої поваги й адресований конкретній особі, яку за фінансових можливостей установа–запрошувач бере на своє забезпечення. У тексті листа вказують на бажану активну участь запрошеної особи в названому заході – науковій конференції, конкурсі.

Лист – запрошення потребує відповіді запрошуваного про згоду на участь або відмову від неї з поважних причин.

Лист – оповіщення надсилають у разі необхідності повідомлення або ствердження якого – не будь факту, наприклад, зміни адреси, назви організації або сфери діяльності, проведення реорганізації, перереєстрації, ліквідації, відкриття нових філій тощо.

Лист – нагадування, як правило, містить нагадування про наближення або закінчення встановленого терміну виконання завдання чи зобов’язання, у зв’язку з чим необхідно вжити відповідних заходів.

Лист – підтвердження надсилають для підтвердження того чи іншого факту, наприклад, одержання документів, переказів або матеріальних цінностей. Крім того, листи – підтвердження можуть містити інформацію про чинність раніше укладених договорів, контрактів, угод тощо. Стосовно боржників, зміст листа має бути ввічливим, коректним, небагатослівним, а вимога – обгрунтованою й делікатною з пропозицією звернути увагу на вказаний фінансовий недогляд та усунути його його, або пропозиція прийнятного для обох сторін виходу із ситуації, яка склалася. Переважно починається словом «Нагадуємо».

Ініціативні листи – поширений вид службових листів, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Ініціативний лист подібний за змістом до листа–прохання від імені одного керівника, керівництва чи трудового колективу. Реквізити такі ж, як і в усіх інших видах листів: адресат; текст листа; посада, підпис, прізвище адресанта; дата – на бланку.

Лист – відповідь – це службовий лист, в якому дають офіційну відповідь про згоду взяти участь у заході, пропонованому в ініціативному листі чи листі – запиті, обіцянка відправити пропозицію на поставку товару, відмова у поставці, згода прийняти запит на розгляд, пропозиція змінити умови запиту чи надіслати тверду оферту. У листі – відповіді міститься відповідь на кожне із запитань ініціативного листа. За неможливості надіслати пропозицію у відповідь відразу слід повідомити «покупця» про прийняття його запиту на розгляд. Відмова мусить бути аргументованою, переконливою, не образливою для адресата, а зміна умов запиту уточнена. Текст листа чіткий, конкретний, небагатослівний.

Комерційні листи складають під час укладання комерційної згоди від імені юридичної особи і мають юридичну силу, специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо. За функціональним призначенням комерційні листи можуть бути: лист – запит, лист – претензія, кредитні листи.

Лист – запит – комерційний документ, який являє собою звернення покупця до продавця з проханням надати докладну інформацію про товар, або надати пропозиції про постачання товару. Продавець у відповідь надсилає пропозицію – це комерційний документ, що є заявою постачальника про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов. Якщо покупці погоджуються з цими умовами він підтверджує прийняття пропозиції, то він видає замовлення або укладається контракт. У тексті листа – запиту вказують: підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та умови поставки. Інколи лист – запит містить прохання надіслати буклети, катологи, проспекти, прейскуранти тощо.

Лист – рекламація – лист, який надсилається діловому партнерові, який не виконав умови укладеної угоди або ж недобросовісно виконав узяті на себе обов’язки. Причиною нарікання може бути невиконання всіх пунктів угоди: неякісний товар, недостача його, прострочений термін поставки, незадовільна якість чи невідповідний зовнішній вигляд упаковки. У рекламаційному листі автор вимагає від виробника заміни неякіного товару, допоставки недостачі, процентної знижки з вартості товару си сплати штрафу. Претензії слід викласти тактовно, інколи – і в холодному ввічливому тоні.

Кредитні листи використовують при укладанні контрактів з іноземними партнерами, в яких продавець просить надати гарантійний лист з банку покупця з номером розрахункового рахунку.

Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого. Рекомендаційний лист має бути об’єктивним, правдивим; містити важливу інформацію про названу в ньому особу, яка претендує на вакантну посаду або державну стипендію, про її(його) досягнення на попередній посаді, у галузі культури, науки, про фахові надбання. Словом «Рекомендую» висловлюється згода взяти на себе певну відповідальність за рекомендовану особу. Обов’язкові підпис і прізвище того, хто рекомендує. Варто делікатно вказати на незначні вади характеру, у способі спілкування з людьми, дати пораду обійняти ту чи іншу посаду. Так звані «закриті рекомендації» містять вказівку на те, що за претендента автор листа не може поручитися чи високо оцінити його фахові здібності в певній галузі й зобов’язаний дати об’єктивну оцінку особі, якою опікуються і якій просять дати рекомендацію. Необхідні реквізити: крім назви документа, його тексту, підпис особи – автора рекомендації, дата.

Листи з фінансових питань підписують керівник і головний бухгалтер, на гарантійних листах ставиться печатка.

Отже, службовий лист – це узагальнена назва різних за змістом документів, що слугують засобом обміну інформацією найрізноманітнішими процесами. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом. Службове листування введеться від імені установи, а не від імені посадової особи, яка підписала документ.