Особливості складання службових листів

Службовий лист будь – якої організації має бути складений та оформлений на бланку листа. Якщо бланка листа немає в організації, то службовий лист можна оформити на загальному бланку з обов’язковим відтворенням на ньому довідкових даних про організацію, а саме: поштової адреси, номерів телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреси електронної пошти, інших відомостей у разі потреби.

Особливістю складання службового листа є те, що на відміну від усіх інших службових документів у ньому не вказують реквізит 10 – «Назва виду документа». Винятком є лише гарантійний лист, в якому дозволяється зазначити цей реквізит.

Порядок адресування службових листів також має певні особливості. Адресатом службового листа може бути організація, її структурний підрозділ або конкретна посадова особа.

Якщо лист адресують організації (або її структурному підрозділу), то назву подають у називному відмінку, наприклад:

Українську державне

Підприємство поштового зв’язку «Укрпошта»

Якщо лист адресують посадовій особі із зазначенням організації і структурного підрозділу, в якому вона працює, то назву організації і назву структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду і прізвище посадової особи – у давальному, наприклад:

ПАТ «Троянда»

Відділ інформаційних систем

Системному адміністратору

Крашевському П.М.

У разі адресування листа керівникові організації або його заступникові назва організації входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Генеральному директору

ТОВ «Райські солодощі»

Московченку Г.Б.

Якщо лист адресують багатьом однорідним організаціям, то адресата зазначають узагальнено, наприклад:

Керівникам організацій

Громадського харчування

Службовий лист не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному листі зазначають тільки одного конкретного адресата.

До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса, наприклад:

Підприємство «МегаКард»

пл. Конституції,1

м. Донецьк, 83000

Будь – який службовий лист повинен мати заголовок до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу зі службовим листом на всіх етапах його проходження – від реєстрації в організації – адресанті до направлення до справи після виконання в організації – адресаті. Заголовок до тексту службового листа, як правило, містить короткий виклад основного смислового аспекту. Тому він має бути невеликим за обсягом, проте точно передавати зміст тексту і відповідати на питання «про що?».

Текст службового листа має бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло і коректно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не мають смислового навантаження. Відповідальність за викладену в листі інформацію несуть особи, які його підписують (як правило, керівник організації чи один з його заступників і/або головний бухгалтер). Тому, щоб уникнути будь – яких непорозумінь, виконавець перед тим як подавати службовий лист на підпис, повинен уважно перевірити всі відомості й факти, викладені у ньому. Зверніть увагу на те, що виконавцем службового листа є посадова особа, яка безпосередньо готує текст листа, складає до нього заголовок, визначає адресата, а не секретар – друкарка, яка оформляє службовий лист на друкарській машині чи комп’ютері. Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні — на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве — не менш як 30 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 16 — 19 мм.

У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація – це членування тексту на складові, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах — поділ тексту на абзаци.

Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої і має становити три інтервали від поля. Типовий абзац має три частини:

· зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі);

· фраза (викладається головна інформація абзацу);

· коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці).

Наприклад:

Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідно співпрацювати.

З повагою...

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень. Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата. Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7—10 днів. Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів. Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість. Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

Службовий лист, як правило, має стосуватися одного питання. Якщо є потреба звернутися до організації з кількох різних питань, то доцільно оформити відповідну кількість листів. Проте за наявності кількох пов’язаних між собою питань дозволяється викладати їх в одному листі.

Залежно від виду службового листа його текст може складатися з двох або трьох логічно пов’язаних частин: вступної, основної і підсумкової. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також наводять посилання на документи, в яких ці факти чи обставини викладено. В основній частині викладають головну мету, задля якої лист було підготовлено. У підсумковій – висловлюють пропозиції, прохання, побажання тощо. Кожну нову думку в службовому листі прийнято починати з нового абзацу. Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату A4 або А5.

Текст службового листа може складатися всього з одного речення. При цьому доречно сформулювати його так. Щоб на початку було викладено доказ чи пояснення, а наприкінці – пропозицію або прохання, наприклад:

У зв’язку з необхідністю проведення 28.10.2005 позачергових загальних зборів акціонерів ЗАТ «Київ – Автоматика» просимо надати актову залу.

Листи з нескладних питань, що були попередньо обговорені, можуть складатися з одного речення без вступу, доказів і пояснень. Наприклад:

Просимо направити кваліфікованого фахівця з налагодження холодильного обладнання.

На початку тексту службового листа можна вжити звертання у ввічливій формі, що починається такими словами: Шановний; Вельмишановний; Високоповажний; Пане і завершується знаком оклику.

Якщо у листі звертаються до всього колективу або до групи людей, то використовують такі звертання: Шановні колеги! Шановні панове! Шановні добродії! Шановні акціонери!

Якщо лист з однаковим текстом надсилається багатьом адресатам, то постійну частину звертання можна оформити на комп’ютері чи друкарській машинці, залишивши вільне місце для заповнення змінної частини від руки.

У службових листах не дозволяється використовувати звертання, що починаються словами: Дорогий; Любий; Милий. Ці форми більш притаманні кореспонденції приватного характеру або вітальним листам.

Якщо текст службового листа невеликий за обсягом, його бажано друкувати через півтора міжрядкового інтервалу. У листах, текст яких оформлюють на кількох аркушах, другий на наступні аркуші обов’язково нумерують. Текст листа завжди друкують на лицьовому боці аркуша.

Якщо у тексті листа, адресованого окремій особі, а не узагальненій організації, вживаються займенники Ви, Вас, Вам, Вами, Ваш, Ваші, то їх друкують з великої літери, а займенники ми, нас, нам, Нами,Наш, наші – з малої.

Після тексту з нового рядка над реквізитом «Підпис» можна розмістити так звану заключну формулу ввічливості. Найчастіше у службових листах вживають такі форми:

З повагою

Зі щирою повагою

З повагою й найкращими побажаннями

Із вдячністю і пошаною

Після заключної формули ввічливості розділовий знак не ставлять, а з наступного рядка розміщують підпис. Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею за певний період, а отже, обгрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити певне питання в усному спілкуванні — очно чи телефоном.

Слід зазначити, що складання тексту й оформлення кожного виду службового листа потребує певних знань. В діловому листування існує низка загально – прийнятих правил. Лист пишуть лише з лицьового боку, має бути не довгим, кожна сторінка(окрім першої) нумерується, в тексті не допускається позначок, виправлень. Конверти мають бути відповідних розмірів. Відповідь дають на лист протягом десяти днів.