Особливості складання і оформлення ділових листів

Особливості складання і оформлення ділових листів.

Уніфікація і класифікація ділових листів.

Складання і оформлення телеграм, телефонограм. Особливості оформлення адресата тексту, допоміжних реквізитів.

Складання та оформлення доповідних і пояснювальних записок.

Складання та оформлення довідок, види довідок.

Складання і оформлення телеграм, телефонограм. Особливості оформлення адресата тексту, допоміжних реквізитів.

Телеграма – це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв'язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їх документальності.

Телеграма пишеться суцільним текстом, великими літерами, без абзаців і переносів, цифрові дані в ній пишуться словами. Розпочинається вона дієсловом в однині чи множині – залежно від того, як підписується: прізвищем керівника органу або від імені органу, підрозділу.

Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку "не" з тексту не вилучають). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. Слід відзначити, що в разі потреби замість розділових та інших знаків застосовують умовні позначення:

· КРПК (ТЧК – російською мовою) – крапка;

· КМ (ЗПТ – російською мовою) – кома;

· ЛПК (КВЧ – російською мовою) – лапки;

· НР – номер;

· ДВК (ДВТ – російською мовою) – двокрапка.

Значки "-" (мінус), "+" (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (1-й передають до відділення зв'язку, а 2-й підшивають у справу).

Розрізняють ініціативні телеграми (дод. 8) й телеграми-відповіді. У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого зазначають назву органу (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через два інтервали.

Зворотну адресу друкують малими літерами (перше слово – з великої).

Оформлюючи службову телеграму, зазначають: назву виду документа (ТЕЛЕГРАМА); категорію телеграми (ТЕРМІНОВА, МІЖНАРОДНА, УРЯДОВА); вид телеграми (ДВІ АДРЕСИ, ВІДПОВІДЬ ОПЛАЧЕНО тощо); телеграфну адресу одержувача (повну або умовну); номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей); вихідний номер телеграми; скорочену назву органу, що надсилає телеграму; посаду особи, яка підписала телеграму (в разі потреби); прізвище особи, яка підписала телеграму; поштову адресу та назву органу – відправника телеграми; дату підписання телеграми; відбиток печатки органу-відправника.

У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу частину, що не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

Оригінали підписуються керівництвом органу й направляються для передачі засобами телеграфного зв'язку, а копії залишаються у справі відправника.

 

Особливості складання і оформлення ділових листів.

Уніфікація і класифікація ділових листів.

Складання і оформлення телеграм, телефонограм. Особливості оформлення адресата тексту, допоміжних реквізитів.

Складання та оформлення доповідних і пояснювальних записок.

Складання та оформлення довідок, види довідок.

Особливості складання і оформлення ділових листів

1.1.Поняття та функції службового листа Більшість документів, які використовують в управлінні носять довідково – інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, про події, що сталися, або мають статися в майбутньому. Інформація, що міститься в них може спонукати до дії, або лише доводити до відома. Одними з найпоширеніших з довідково – інформаційних документів є службові листи.

Діловий лист є найпоширенішим видом документації в системі управління: в загальному обсязі документації установ листування посідає 80%. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:

1. Підготовані на вимогу вищестоящих функціональних органів.

2. На прохання підвідомчих установ.

3. При здійсненні оперативних зв'язків.

4. Рекламна діяльність фірми.

5. По роботі з клієнтами.

6. Зв'язані із зовнішньоекономічними відносинами фірми.

Службовий лист – це один з засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій і установ. Діловий (службовий) лист – узагальнена назва широко застосовуваного виду офіційних документів, які служать засобом спілкування різних організацій, підприємств, фірм (надалі – організацій) із приводу здійснюваної ними своєї діяльності.

Ділові листи з усіх видів управлінської документації виділяються в особливу групу документів, які пересилаються поштою, хоча останнім часом вони можуть пересилатися також за допомогою телеграфу, факсимільного зв'язку, електронної пошти. Інформація, що містить у собі лист, може бути виражена будь-якою мовою, зафіксована будь-яким способом і на будь-якому носії з метою наступного її обігу в сфері діловодства. Обіг містить у собі послідовну зміну інформаційних процесів – передання, прийняття, оброблення, зберігання, пошук, розмноження.

Як носії інформації знаходять застосування носії на паперовій основі (несвітлочутливі), мікроносії візуальної та звукової інформації (кіно- й фотоплівка, магнітні стрічки, CD-диски), носії для запису й зберігання комп'ютерної інформації (дискети, картриджі, CD-диски та ін.). Варто підкреслити, що основним носієм ділової інформації на сьогодні в діловодстві є папір. Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо). Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості. Насамперед, це офіційність, обумовлена, по-перше ситуаціями спілкування, по-друге характером відносин між партнерами. Письмовій діловій мові притаманне широко використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів та фраз.

Стандартність ділового листування викликана вимогами економії мови і необхідністю полегшити процес обробки листів. Перед тим, як взяти ручку чи ввімкнути персональний комп'ютер, варто усвідомити:

 • вид листа (супровідний, лист-прохання. лист-повідомлення, та інше)

 • чи передбачається відповідь;

 • чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;

 • чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо ні, скористайтесь телефоном, телефаксом, або модемним зв'язком). Автор листа мусить ясно уявляти, про що писати, які наводити аргументи, якої мети досягти.

При цьому він повинен бути впевненими, що саме лист є найефективнішим засобом вирішення даного питання. Відомий американський менеджер Лі Якока у книжці "Кар’єра менеджера" зазначає, що підготовка ділового листа — це найкращий засіб пізнання таємниць, менеджменту. Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя. В розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері, відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого. Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово, але дійсність вимагає, щоб писати вміли всі. Мета написання відома: — привернути увагу до певної ситуації чи проблеми; дати змогу легко зрозуміти написане; спонукати діяти так, а не інакше. Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета — краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свою ідею.

Діловий лист виконує низку важливих функцій. Насамперед це – інформаційна функція. У листі фіксують факти, відомості, думки й інші явища практичної розумової діяльності людей. Лист має організаційну функцію. З його допомогою забезпечують вплив на людей з метою організації координації їхньої діяльності. Зовнішні зв'язки організацій забезпечує комунікативна функція листа. Лист виконує юридичну функцію (має юридичну силу), оскільки його зміст використовують як свідчення, доказ у розгляді спірних питань сторонами відносин. Нарешті, лист виконує виховну функцію, оскільки вимагає підвищеного рівня освітньої підготовки, дисциплінує виконавця.