Тема 6. Організація офісного приміщення.

Подбор офисного помещения

При подборе офисного помещения необходимо четко сформулировать ваши требования. Вполне вероятно, что офис, идеально подходящий под требования вашего руководства найти будет практически невозможно и какими-то из требований при дется поступиться. Пример описания требований по поиску помещения под офис (заявка в риэлтерскую компанию) приведен ниже.

Класс здания «B». Площадь от *** до *** кв. м.

Предпочтительно расположение офиса:

- в месте с высоким уровнем пешеходных, автомобильных и др. транспортных потоков, наличие в визуальной близости транспортных узлов, развязок и магистралей;

- вблизи станций метро *** или ***;

- на 1-ой линии домов;

- на 1-ом (или другом) этаже, с отдельным входом.

Как вариант, рассматриваются предложения по аренде помещений в крупных торговых комплексах с желательным присутствием крупных сетевых «якорных» арендаторов. В случае размещения офиса в торговом комплексе рассматриваются варианты по аренде помещений выше 1-го этажа.

Долгосрочная прямая аренда или субаренда - как правило, срок аренды 3 года и более.

Возможность размещения наружной рекламы.

Две телефонных линии.

Описание включает в себя, в первую очередь, требования к офису с точки зрения бизнеса компании и формулируя их, руководитель не будет задумываться, к примеру, о системах венти ляции. Более детальной проработкой и предварительным поиском и отбором помещений занимается офис менеджер сам или с помощью риэлторской компании.

При выборе офисного помещения рассматриваются:

- технические характеристики, противопожарные системы, безопасность, организована ли круглосуточная охрана, видеонаблюдение, система контроля доступа, тип лифтов;

- телекоммуникации: наличие оптико-волоконной линии, выделенного канала Интернет, количество телефонных линий, наличие провайдера данных услуг в здании;

- удаленность от других коммерческих учреждений города;

- удобное транспортное сообщение/доступность, близость или удаленность от основных транспортных магистралей;

- удаленность от остановок общественного транспорта;

- наличие парковки, парковка наземная охраняемая, под земная, количество предоставляемых парковочных мест из расчета на 100 кв. м;

- тип здания, возраст и внешний вид;

- внешний вид фасада, отсутствие трещин и повреждений;

- состояние холла и коридоров – внешний вид, освещение, указатели компаний, подход к лифтам;

- состояние мест общего пользования;

- качество материалов отделки, уровень естественной освещенности;

- состояние систем отопления, вентиляции и кондиционирования (хорошее, отличное или устаревшее); водоснабжения;

- состояние систем электроснабжения;

- свободная планировка в виде офисных блоков или другая планировка - возможна планировка помещений согласно первоначальному предназначению здания или изменена силами арендаторов;

- инфраструктура здания;

- службы безопасности, управления;

- служба эксплуатации;

- служба уборки.

 

Классификация зданий

Любые помещения под офис идут нарасхват, но на сегодня требования и ожидания большинства арендаторов изменились.

Появление на рынке современных бизнес – центров высокого уровня, предлагаемые ими высокие стандарты изменили представления об офисном помещении и повысили требовательность арендаторов к арендодателям. Это связано также и с укрупнением бизнеса и повышением уровня потребностей и самооценки предпринимателей и сотрудников. При найме на работу сотрудник обращает большое внимание на офис компании.

Сейчас в качестве деловых или бизнес-центров предлагаются и новые здания, и полностью переоборудованные (реставрированные, реконструированные) здания, или уже устаревшие административные здания (бывших госучреждений).

Вопрос об отнесении здания к той или иной классификации и право придания классификации новым зданиям находится в ведении его владельцев. Бывает, что разные агентства дают разную классификацию одного и того же здания.

Единых утвержденных государственных стандартов и утвержденной классификации зданий офисных деловых центров на сегодня в России не существует. Есть две основные классификации, широко используемые риэлторами и консалтинговыми компаниями. Одна классификация создана на Московском Исследовательском Форуме в апреле 2003 года (в рабочую группу входила «большая четверка» компаний - Jones Lang LaSalle, Colliers, Noble Gibbons, Cushman&Wakefield/Stiles&Ryabokobylko – консалтинговые компании в области рынка офисных площадей.

Согласно данной классификации зданий, офисное здание высшего класса - класса А должно соответствовать или превышать установленный минимум в 16 из 20 стандартных критериев:

1. Высококачественная стандартная отделка, современные системы инженерного оборудования здания, включая BMS.(система управления зданием)

2. Профессиональное управление зданием.

3. Хорошее расположение здания в границах офисного района, удобный подъезд и транспортное сообщение.

4. Система кондиционирования - не ниже двухтрубной, либо соответствующий ей аналог.

5. Подвесные потолки.

6. Высота от пола до подвесного потолка в среднем 2,7 м.

7. Эффективная открытая планировка этажа (конструкция с несущими колоннами).

8. Трехсекционный короб для электрического, телефонного и компьютерного кабелей, либо фальшпол (или возможность его установки).

9. Современные, высококачественные окна, их рациональное расположение.

10. Современные высокоскоростные лифты с периодом ожидания не более 30 сек.

11. Подземная парковка.

12. Качественные материалы, использованные в отделке помещений общего пользования.

13. Соотношение парковочных мест (наземных и подземных) - не менее 1 места на 100 кв.м. арендуемой площади здания.

14. Фактор потерь (соотношение используемой и арендуемой площадей) – не более 12%.

15. Качественный провайдер телекоммуникационных услуг в здании.

16. Два независимых источника электроснабжения или наличие источника бесперебойного питания; мощность электроснабжения для низковольтных сетей арендатора должна быть не менее 50 Вт/1 кв.м полезной площади + 20 Вт дополнительно выделенных для освещения.

17. Допустимая нагрузка на межэтажные перекрытия - 400-450 кг на 1 кв.м.

18. Современные системы безопасности и контроля доступа в здание.

19. Кафетерий/столовая для сотрудников и другие удобства.

20. Глубина этажа от окна до окна не более 18 - 20 м.

На рынке предлагаются:

Бизнес - центры класса «А». Это наиболее совершенные, престижные и дорогостоящие здания по месторасположению, по техническому оснащению здания, учитывают все последние нововведения в технологиях и комфорте, ориентированы на потребности клиентов, по статусу арендаторов, по уровню спроса и, что очень важно, управляемые высокопрофессиональной управляющей компанией.

Как правило, это новостройки в престижных районах с использованием новейших технологий в оснащении. Офисное здание класса А должно соответствовать не менее, чем 16 из 20 стандартных критериев.

 

В зданиях высшего уровня класса А обязательно наличие:

- центрального кондиционирования;

- принудительной вентиляции с предварительным обогревом или охлаждением;

- охраняемой автостоянки, из расчета минимум 1/100 м2

полезной площади;

- оптиковолоконной связи;

- общей охраны;

- окон из упроченного алюминия, ПВХ или композиционных деревянных окон с двойным стеклопакетом;

- профессионального управления;

- импортных лифтов (или лифтов, произведенных по лицензии фирмы ОТИС);

- гибко перестраиваемых этажей с несущими стенами только по периметру и лестничным колодцам;

- систем пожарной и охранной сигнализации по СниП;

- строительство должно быть осуществлено по высочайшим стандартам качества с преимущественным использованием импортных отделочных материалов.

Такие здания не должны иметь:

- деревянных перекрытий;

- нарушений СНиП.

Нижеследующие показатели не являются обязательными для зданий класса А, но их наличие рассматривается как признак стандарта самого высокого качества:

- фальшполы в офисных помещениях;

- отдельная система питания для компьютеров для защиты

от скачков напряжения и высокочастотных наводок;

- дублирующие генераторы электроэнергии;

- четырехтрубная система фанкойлов;

- компьютеризированная система контроля в здании «смартбилдинг»;

- 3,5 или более парковочных мест/100 м2 полезной офис-

ной площади;

- подземная или крытая автостоянка;

- спринклерная система пожаротушения.

 

Объекты, отвечающие трем и более вышеуказанным показателям, в дополнение к стандартным критериям офисных зданий класса А, классифицируются как офисные здания класса А+.

Класс А - это обеспечение стабильности в качестве услуг. В повышении престижа объекта важную роль играет известность управляющей зданием компании и решающим фактором при заключении договора с компанией является ее имя, несмотря на более высокие расценки на услуги и жесткое отношение к клиенту. Рынок компаний, управляющий чужой недвижимостью, достаточно узкий. 80-90% недвижимости класса А управляется пятью известными компаниями.

 

Бизнес-центры класса «В». Здания, находящиеся в менее престижных районах, которые не могут предлагать набор (пакет) услуг и удобств класса «А», как в количественном, так и в качественном измерении и претендующие на менее высокую арендную плату. Офисное здание класса В должно соответствовать не менее 10 из 20 стандартных критериев.

Отсутствие одного или более показателей, характерных для офисных зданий класса А, - признак офисных помещений класса В.

К ним относятся обьекты высокого качества, только что построенные или после капитального ремонта, с заменой окон, систем электрики и отопления.

Офисные помещения класса В должны иметь:

- лифты;

- принудительную вентиляцию по СниПам;

- воздушное кондиционирование по центральной или сплитсистеме;

- окна уплотненные, хорошего качества с двойным остеклением;

- умеренно перестраиваемые этажи с минимальным количеством несущих перегородок и правильно выбранной глубиной офисных помещений сточки зрения использования их для офисных нужд;

- современную заземленную электрическую систему адекватной мощности;

- пожарную и охранную сигнализацию по СниПам.

Такие здания не должны иметь:

- окна не уплотненные, с одинарным стеклопакетом и двойными рамами российского производства;

- не отремонтированные электрические системы и системы отопления;

- «советские» отделочные материалы образца до 1991 года.

 

Типичными для таких объектов является:

- здания новой постройки, более низкого качества, чем класса А, или полностью отремонтированные помещения послевоенного периода с бетонными этажными перекрытиями;

- иногда старые здания с деревянными этажными перекрытиями могут быть настолько хорошо отреставрированы и отремонтированы, что подпадают под стандарт офисных зданий класса В.

Если зданиям класса В не хватает одного или двух показателей, чтобы быть отнесенными к классу А, они могут быть классифицированы как офисные здания класса В+.

Управление объектами класса В - сегмент рынка, наиболее освоенный отечественными управляющими компаниями: и обеспечение технического состояния «почти как в классе А», и гибкая ценовая политика, и готовность к прозрачности отношений с собственниками при «серых» финансовых схемах, и умение ладить с контролирующими и надзорными органами.

 

Бизнес-центры класса «С». Здания старой постройки, не соответствующие в должной мере современным технологическим требованиям, располагающиеся в нереконструированных поме-

щениях и достаточно неудобные по месторасположению, взи-

мающие невысокую арендную плату. Соответствуют не менее 8

из 20 стандартных критериев. Отсутствие одного и более пока-

зателей, характерных для офисных зданий класса В, - признак

офисных помещений класса С. Такие здания должны быть в хо-

рошем рабочем состоянии, после косметического ремонта.

Офисные здания класса С должны иметь:

- лифты, если здание насчитывает более трех этажей;

- адекватную электрическую мощность.

Типичным для таких зданий является:

- состояние после косметического ремонта;

- обычные деревянные неуплотненные окна российского производства с одинарным стеклом и двойной рамой;

- разнесенные или укрепленные на окне кондиционеры в определенных помещениях;

- пассивная вентиляция;

- не перестраиваемые этажи с множеством несущих стен и коридоров.

Если зданиям класса С не хватает одного или двух показателей, чтобы быть отнесенными к классу В, они могут быть классифицированы как офисные здания класса С+.

Отсутствие одного или более показателей, характерных для офисных зданий класса С, - признак офисных помещений, не отнесенных к определенной категории.

 

Надо иметь в виду, что ни одна из ныне существующих классификаций не учитывает физический износ зданий и другие недостатки, создаваемые временем. Более того, в процессе эксплуатации класс здания может понизиться, но арендодатель вряд ли захочет согласиться с этим. Поэтому, а также на случай если собственник, не проводя ремонта и не улучшив качество сервиса в здании, захочет повысить стоимость аренды, офис менеджер должен быть в курсе ситуации на рынке, периодически вести мониторинг цен на офисные помещения, знать цены на помещения чуть лучше по всем характеристикам.