Тема 4. Організація роботи транспорту та зв'язку.

Тема 5. Організація харчування співробітників, корпоративних заходів, прибирання приміщень.

Организация питания сотрудников

Необходимо продумать систему обедов и обеденных перерывов – в ряде случаев бывает лучше, когда обед является «плавающим», - но это зависит от специфики предприятия.

Существуют разные взгляды и подход к вопросам питания сотрудников в обеденное время:

- компания не заботится об этом (в результате получает обед на рабочих местах или в офисе – крошки, запах еды в офисе);

- компания оплачивает обеды сотрудников путем соответствующей надбавки к зарплате – иногда эффект тот же.

- компания выделяет место для небольшой кухни и запрещает питаться вне этой зоны;

- компания организует питание – заключает договор с близлежащим кафе или другим пунктом питания и производит оплату по безналичному расчету данному пункту питания.

В данном случае опять на плечи офис менеджера ложится учет и контроль правильности предоставленных к оплате счетов и ведения договора с данной организацией.

Лучше всего для учета и контроля и по сей день действует знакомая со студенческих времен система талонов или более модное их название – ваучеров.

 

Корпоративные мероприятия

 Корпоративные мероприятия: фуршеты, банкеты, выездные праздники, отдых, team-building, Incentive туры - все это важные и необходимые элементы корпоративной культуры. В современных удачных компаниях руководители понимают, что кадры – это основная ценность компании. Корпоративный отдых, организованный правильно, это один из важнейших инструментов корпоративной политики, он значительно улучшает хорошую, доброжелательную атмосферу в коллективе, повышает заинтересованность в работе сотрудников, приверженность своей фирме, позволяет лишний раз подчеркнуть, что компания – это единая команда, работающая для достижения общих целей. При работе команды намного увеличиваются шансы на успех, а так-же повышается уровень взаимоотношений, профессиональная этика. Создание корпоративного духа – очень важный фактор в работе с коллективом. Корпоративные мероприятия стимулируют рождение команды из группы просто сотрудников.

Корпоративный отдых дает возможность большому коллективу собраться вместе, а иногда просто встретиться, если офисы расположены в разных зданиях, или в разных городах, познакомиться в неформальной обстановке, лучше узнать друг друга, иногда даже проявить личные таланты и качества, невостребованные в повседневной работе.

Зачастую корпоративный праздник – это единственная возможность собрать весь персонал вместе в одно время. Проведение корпоративных праздников, их перечень, план и бюджет должны быть прописаны в плане на весь год. Должно оговариваться участие в них руководителей, возможно часть мероприятий будут проводиться для ограниченного круга – топ-менеджеров большой компании, или для менеджеров по продажам и маркетингу из всех региональных офисов, team-building (командообразование) для подразделений.

Существует понятие разработки корпоративного праздника - детальное планирование всего мероприятия, четкий по времени, действиям, месту проведения каждого события план-распорядок, программа, сценарий. Концепция, сценарий, место проведения (тип помещения, базы или площадки) утверждается руководителем, но непосредственным организатором всего события как правило, является офис-менеджер. Офис менеджер является представителем клиента для компаний, оказываю-

щих организационно-устроительские услуги. Он в первую очередь занимается выбором партнеров и контролем качества их услуг.

Корпоративный праздник может быть посвящен (было бы желание руководства, а повод найдется):

- юбилею компании;

- открытию нового филиала или магазина и т.п;

- подведению итогов деятельности за период и награждению сотрудников;

- профессиональному празднику;

- общегосударственному празднику – Новый год, 23 февраля и 8 марта.

 Каждое мероприятие должно быть запоминающимся и специфичным, отличным от предыдущего, поэтому здесь немаловажен творческий подход. При этом это не просто развлекательное корпоративное мероприятие, оно должно подчеркивать фирменный стиль вашей компании. Программа должна подчеркивать элементы корпоративности, подчеркивать, что это праздник именно этой компании, а не просто банкет по определенному случаю для малознакомых людей.

Цели и задачи корпоративных мероприятий:

- повысить эффективность взаимодействия и общения между сотрудниками разных отделов и подразделений, а также региональных представительств компании;

- повысить приверженность сотрудников компании;

- показать масштаб компании, отношение к сотрудникам компании, их значимость для фирмы, может быть даже снять некоторые разногласия в процессе живого общения;

- обозначить цели на будущее, подчеркнуть корпоративные ценности, миссию компании;

- поднять дух команды после реструктуризации, значительного обновления коллектива, немного встряхнуть «старых» сотрудников.

 

В зависимости от бюджета к организации и проведению корпоративного мероприятия можно привлекать специализированные фирмы, поручить им весь комплекс услуг по разработке и проведению мероприятия или только разработку сценария. Если бюджет ограничен, можно заняться организацией и находить поставщиков услуг самостоятельно.

Мероприятия могут быть выездными или проводиться в помещении офиса.

С учетом особенностей и традиций компании, а также значимости повода можно организовать:

- активный отдых на природе (эстафета, или мероприятие по типу казаки-разбойники, спортивные соревнования и т.д.);

- барбекью (поездка на шашлыки);

- выездной банкет;

- поездку на теплоходе и др.

Проводимые в помещении офиса мероприятия – это чаще всего фуршеты (рассадка за столами не предусматривается), при этом для организации питания пользуются услугами кейтеринговых (Catering) компаний. Существуют фуршетные службы и у ряда кафе, ресторанов.

Кейтеринг - вид деятельности по обеспечению выездного ресторанного, или другого обслуживания связанного с обеспечением питания, при котором банкет, фуршет, корпоративные праздники и развлечения организуются в любом удобном для клиента месте.

  Разработка корпоративного праздника.

Необходимо детальное планирование всего мероприятия, четкий по времени, действиям, месту проведения каждого события план-распорядок (программа, сценарий).

Основные вопросы:

- выбор места и помещения для проведения мероприятия, планирование функционального пространства (event function space planning);

- материально-техническое обеспечение планируемого мероприятия;

- решение вопросов транспорта;

- организация питания, график доставки еды и напитков, расчет меню;

- общие вопросы – выступления, оргтехника, программы и оргматериалы;

- организация развлечений;

- указания по декору или оформлению помещения, или места проведения;

- решение вопроса (подбор или предоставление) по обслуживающему персоналу для мероприятия;

 Все действия, временные интервалы и функциональные зоны должны быть перечислены в хронологическом порядке. Помещения, где планируется проводить мероприятие, среди профессионалов называется функциональным пространством.

 

Прибирання приміщень.

Чистота и порядок начинаются с аккуратности каждого сотрудника.

Сотрудники должны:

- заканчивать все начатые работы до конца рабочего дня, с тем, чтобы не оставлять до утра продукцию и тару в проходах, проездах, не соответствующих помещениях;

- не оставлять ничего на столах при уходе из офиса;

- не класть никакие личные вещи и продукты питания в столы;

- возвращать все папки и документы после использования на их постоянное место;

- аннулировать старые компьютерные файлы немедленно после их обновления;

- держать бланки и бумагу для принтеров в надлежащем состоянии в установленных местах.

Уборщики должны:

- периодически убирать мусор со всей площади служебных помещений;

- по крайней мере раз в день пылесосить пол.

На территории предприятия должна быть оборудована площадка для складирования твердых отходов и бытового мусора.

На их вывоз и утилизацию необходимо заключить договоры с соответствующими фирмами.

Регулярное поддержание порядка и уборка помещений нужны для того, чтобы подчеркнуть качество обслуживания. Распределите ответственность между подразделениями. Распределите обязанности по поддержанию порядка между всеми сотрудниками. Составьте графики ежедневной, еженедельной и ежемесячной уборок.

 

Экологическая безопасность должна обеспечиваться соблюдением установленных требований охраны окружающей среды к территории, техническому состоянию и содержанию помещений, вентиляции, водоснабжению, канализации и другим факторам.