Инструкция по документационному обеспечению управления

Инструкция по ДОУ состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

2.1. Приказ, распоряжение.

2.2. Положения, правила, инструкции.

2.3. Протокол.

2.4. Письма.

3. Правила оформления документов.

3.1. Бланки документов.

3.2. Реквизиты документов.

4. Организация документооборота и исполнения документов.

4.1. Организация документооборота.

4.2. Организация работы с входящими документами.

4.3. Организация работы с исходящими документами.

4.4. Организация работы с внутренними документами.

4.5. Особенности организации работы с документами, передаваемыми по каналам электронной почты и факсимильной связи.

4.6. Учет количества документов.

5. Организация работы структурных подразделений и должностных лиц с документами предприятия.

5.1. Общие вопросы организации работы с документами.

5.2. Особенности работы с письменными запросами депутатов и письменными обращениями граждан.

6. Поисковая система по документам предприятия.

7. Контроль исполнения документов предприятия.

8. Организация документов предприятия.

9.Порядок передачи документов предприятия в архив.

9.1. Общие положения.

9.2. Экспертиза ценности документов.

9.3. Подготовка и передача документов в ведомственный архив.

10. Заключительные положения.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по документационному обеспечению управления (далее - Инструкция)... (указать полное наименование предприятия, организации, учреждения) (далее - предприятие) разработана в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536, и ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов", утвержденному Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
1.2. Инструкция устанавливает:
- общие требования к документированию управленческой деятельности предприятия;
- единые правила ведения делопроизводства;
- единый порядок унификации состава и форм управленческих документов;
- требования к ведению служебной переписки;
- порядок и правила подготовки и исполнения документов;
- требования к обеспечению контроля исполнения документов предприятия.
1.3. Требования, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на все управленческие документы предприятия, а также на организацию работы с ними независимо от вида носителя. Требования Инструкции являются обязательными для исполнения всеми его должностными лицами и структурными подразделениями.
1.4. Документационное обеспечение управления, методическое руководство, практическая помощь по вопросам подготовки документов и контроль за соблюдением установленных сроков исполнения документов осуществляются службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) предприятия.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их качественную подготовку и своевременное исполнение возлагается на начальников соответствующих подразделений. Ответственность за подготовку и исполнение документов в соответствии с резолюциями (поручениями, указаниями и решениями) руководителя предприятия несут исполнители (ответственные исполнители) указанных документов.
1.6. Работники предприятия, допущенные к работе с документами, несут ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них в работе документов и содержащейся в них информации.

 

2.ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы предприятия, как правило, оформляются на бланках формата А4 (А5) и должны иметь установленный ГОСТ Р6.30-2003 состав реквизитов.
3.1.2. Предприятием используются следующие основные виды бланков:
- общий бланк предприятия;
- продольный бланк письма;
- угловой бланк письма;
- бланк руководителя предприятия;
- бланки заместителей руководителя предприятия;
- бланк аппарата управления предприятия;
- бланки структурных подразделений предприятия;
- бланки конкретных видов документов предприятия (приказов, распоряжений и т.д.).
3.1.3. Каждый лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
3.1.4. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
3.1.5. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
3.2. Реквизиты документов
3.2.1. При подготовке и оформлении документов предприятия используются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3.2.2. Реквизит 01 - Государственный герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации".
3.2.3. Реквизит 02 - герб субъекта Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.2.4. Реквизит 03 - эмблема (товарный знак (знак обслуживания)) предприятия - помещают на бланках в соответствии с уставом предприятия (положением о предприятии).
3.2.5. Реквизит 04 - код предприятия - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.2.6. Реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.2.7. Реквизит 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.2.8. Реквизит 07 - код формы документа - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.2.9. Реквизит 08 - наименование предприятия, являющегося автором документа, - должен соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над полным наименованием указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при наличии последней). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование предприятия (организации) на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование предприятия приводят в тех случаях, когда оно закреплено в его учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала (территориального отделения, представительства) предприятия указывают в том случае, если именно он является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.
3.2.10. Реквизит 09 - справочные данные о предприятии - включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению предприятия (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.2.11. Реквизит 10 - наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, - должно быть определено уставом (положением) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.2.12. Реквизит 11 - дата документа - как правило, дата подписания или утверждения документа, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более предприятиями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.2.13. Реквизит 12 - регистрационный номер документа - состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению предприятия индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.2.14. Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа - включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.2.15. Реквизит 14 - место составления или издания документа - указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.2.16. Реквизит 15 - адресат. В качестве адресата могут быть предприятия (организации, учреждения), их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Минюст России;
Департамент информатизации и научно-технического обеспечения.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину
или
АО "Электроцентромонтаж", главному бухгалтеру В.М. Кочетову.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов Московской области.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма предприятию указывают его наименование, а затем - почтовый адрес, например:
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем - почтовый адрес, например:
Образцову О.П., ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264.
3.2.17. Реквизит 16 - гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова "Утверждаю" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.2.18. Реквизит 17 - резолюция (написанная на документе соответствующим должностным лицом) - включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В., Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой "Термика" к 05.10.2003. Личная подпись, дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.2.19. Реквизит 18 - заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:
- о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
- чего (кого), например: Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.2.20. Реквизит 19 - отметка о контроле (за исполнением документа) - обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.2.21. Реквизит 20 - текст документа - составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
3.2.22. Реквизит 21 - отметка о наличии приложения - оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
(И т.д.)
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и Приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2 к Приказу Росархива от 05.06.2003 N 319.
Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
3.2.23. Реквизит 22 - подпись. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

Личная подпись

А.А. Борисов

или (на бланке):

Вице-президент

Личная подпись

А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института

Личная подпись

М.В. Ларин

 

Главный бухгалтер

Личная подпись

З.В. Марьин

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора

Личная подпись

Ю.Г. Демидов

 

Заместитель директора

Личная подпись

К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Личная подпись

В.Д. Банасюкевич

 

Члены комиссии	Личная подпись	А.Н. Соколова
	Личная подпись	А.С. Красавин
	Личная подпись	О.И. Рысков

3.2.24. Реквизит 23 - гриф согласования документа - состоит из слова "Согласовано", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Согласовано
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Согласовано
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 N 430-162

или

Согласовано
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании "Росгосстрах"
от 05.06.2003 N 10

3.2.25. Реквизит 24 - виза согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.2.26. Реквизит 25 - оттиск печати - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью предприятия.
3.2.27. Реквизит 26 - отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров

Личная подпись

Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению предприятия.
3.2.28. Реквизит 27 - отметка об исполнителе - включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков
924 45 67

3.2.29. Реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело - включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.2.30. Реквизит 29 - отметка о поступлении документа - содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
3.2.31. Реквизит 30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые предприятием.