Двусторонний Коммуникативный процесс

Двусторонний коммуникативный процесс представляет собой способ, посредством которого сообщение отправителя достигает получателя. Данный процесс вне зависимости от того, разговаривают ли собеседники, обмениваются ли люди жестами или общаются по электронной почте, всегда включает в себя восемь шагов (см. рис. 3.2).

РОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Шаг 1 — рождение идеи, которую хотел бы передать получателю отправитель, без него не может быть самого сообщения, а значит, остальные шаги не имеют смысла. Вспомните известный призыв: «Приступая к работе языком, не забудьте включить голову».

КОДИРОВАНИЕ. На втором шаге идея зашифровывается (преобразуется в удобную для передачи форму) с помощью подходящих слов, диаграмм, других символов, используемых для передачи информации. На этом этапе отправитель определяет и способ передачи, наиболее адекватный порядок слов и символов. Например, содержание устного сообщения обычно отличается от служебной записки.

ПЕРЕДАЧА. После того как определена форма сообщения, осуществляется его передача, например в виде служебной записки, телефонного звонка или беседы. Отправитель выбирает коммуникативный канал (например, обращается к своему начальнику или через его «голову») и передает сообщение, обязательно учитывая фактор времени (например, он считает, что время для разговора с менеджером об увеличении зарплаты еще не пришло). Отправитель также стремится «очистить» коммуникативный канал от барьеров или помех (см. рис. 3.2), так чтобы сообщение обязательно достигло получателя и привлекло его внимание. При проведении собеседования с работником при приеме на работу или при оценке работы, например, очень важно не допускать искажений сообщений.

 

Рис. 3.1. Коммуникативные потери в двух иерархиях

Рис. 3.2. Коммуникативный процесс

 

ПОЛУЧЕНИЕ. Осуществление передачи позволяет адресату принять сообщение (шаг 4). На этом этапе инициатива переходит к получателю, который должен настроиться на восприятие сообщения. Если это устное сообщение, получатель должен быть хорошим слушателем. В тех случаях, когда адресат не готов к принятию сообщения, его содержание в значительной мере утрачивается.

Андреа обратилась по телефону к коллеге со срочной просьбой прислать копию схемы, которая ей необходима для проведения презентации в конце того же дня. «Я пошлю вам факс», — ответил Дерек. Однако всякий раз, когда он пытался отправить сообщение, факсимильный аппарат сигнализировал, что послание не проходит. Оказалось, что в аппарате Андреа закончилась бумага.

ДЕКОДИРОВАНИЕ. Шаг 5 — декодирование сообщения. Отправитель стремится к тому, чтобы получатель адекватно воспринял сообщение, точно так, как оно было отправлено. Например, если отправитель «передает» квадрат, а после расшифровки получается круг, сообщение получено, но понимания достичь не удалось.

Понимание может быть реализовано только в сознании получателя. Коммуникатор может заставить другую сторону выслушать его сообщение, но не имеет возможностей заставить понять его. Понимание полученного сообщения — исключительная прерогатива получателя. Многие менеджеры, давая подчиненным указания или пояснения, думают, что собеседникам достаточно слов, но коммуникация не может считаться успешно завершенной до тех пор, пока не возникнет понимание. Данный процесс известен как «доведение» сообщения до получателя.

Кодирование-расшифровка сообщения в какой-то степени напоминает процесс сборки деревянного дома на месте заготовки древесины, а не там, где ему суждено стоять. Поскольку перевезти его как единое целое невозможно, его «раскатывают» по бревнышкам, помечая каждое в соответствии с первоначальным местоположением. Не напоминают ли это действия отправителя, кодирующего (разбирающего) свою мысль в виде ряда слов, каждое из которых «помечено» в соответствии с первоначальным положением и «инструкции» об их «сборке» для получателя? Процесс повторной сборки дома, бревно за бревном, на месте его окончательной установки аналогичен действиям адресата, принимающего полученные слова и заново «собирающего» из них целостные идеи. Если бревно (или слово) устанавливается неправильно, это отрицательно влияет на всю конструкцию (сообщение).

ПРИНЯТИЕ. После того как получатель получил и расшифровал сообщение, он может принять его или отвергнуть, т. е. сделать шаг 6. Отправитель, конечно, хотел бы, чтобы адресат принял сообщение и адекватно отреагировал на него, но принятие — вопрос выбора и склонности; так что именно получатель определяет, принять ему сообщение в целом или частично. Факторы, влияющие на решение, зависят от восприятия адресатом степени достоверности сообщения, авторитета коммуникатора, а также от предполагаемого использования послания.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ. Шаг 7 — использование информации получателем, который может никак не реагировать на сообщение; выполнить задачу в соответствии с указаниями; сохранить информацию на будущее или сделать что-нибудь еще. Данный шаг является решающим и зависит прежде всего от адресата.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ. В том случае когда получатель осознает сообщение и отвечает отправителю, межу ними возникает обратная связь, замыкающая коммуникативный контур, поскольку между сторонами происходит обмен информацией (см. рис. 3.2).

Двусторонние коммуникации можно сравнить с игрой в теннис. Рассмотрим процессы, происходящие в сознании одной из восходящих звезд тенниса, американки Чанд-ры Рубин. Когда Чандра подает, она не имеет права думать, что ее следующим ударом будет правый кросс, потому что ее решение зависит от приема подачи соперницей (т. е. от обратной связи с получательницей). У Чандры должна быть общая стратегия игры, каждый из ее ударов должен соответствовать возвращающемуся к ней мячу (силе, вращению и месту), а также положению соперницы на противоположной стороне корта. Если Чандра не сможет согласовать свои удары с действиями соперницы, она обнаружит, что ее игра не столь эффективна, как ожидалось.

Двусторонние коммуникации, возникающие при наличии обратной связи, предполагают диалог получателя и отправителя. В результате возникает развертывающаяся игровая ситуация, в которой отправитель может (и должен) корректировать свое следующее послание в соответствии с полученным ответом. Отправитель всегда нуждается в обратной связи (ибо именно она позволяет узнать, получено ли сообщение, правильно ли оно декодировано) и должен прилагать все силы к ее установлению. Двусторонние коммуникации обеспечивают высокую степень удовлетворения отправителя и получателя, позволяют минимизировать искажения, достоверность сообщений существенно повышается.

ПОТЕНЦИАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ

Осуществление двусторонних коммуникаций в некоторых случаях сопряжено со значительными трудностями. Если два человека значительно расходятся во мнениях по какому-то вопросу, осознать это позволяет только установление двусторонних коммуникаций. Обнародование различных точек зрения нередко приводит к формированию полярных воззрений, когда стороны занимают экстремальные позиции. Под воздействием угрозы потенциальных проблем, неизбежных при проигрыше, участники дискуссии нередко «отбрасывают» логику и рациональность и переходят к защитной аргументации: делают акцент на личных качествах «противника», избирательно используют имеющиеся факты, стремятся держать себя в руках и подавить отрицательные эмоции. Защитная аргументация позволяет избежать риска и проявлений некомпетентности, однако основная причина ее использования — желание контролировать ситуацию и стремление одержать верх, что приводит к снижению эффективности коммуникаций.

Вторая возможная проблема — когнитивный (познавательный) диссонанс, т. е. внутренний конфликт и беспокойство, возникающие в тех случаях, когда люди получают информацию, несовместимую с их системами ценностей, ранее принятыми решениями или другими известными им данными. Поскольку его возникновение вызывает чувство дискомфорта, человек стремится избавиться или по крайней мере уменьшить его. Возможно, он постарается получить новые коммуникативные входы, изменить интерпретацию получаемых данных или решить, внести ли коррективы в систему ценностей. Возможно, индивид просто откажется поверить диссонирующей информации или проигнорирует ее.

При вступлении в контакт отправитель должен проявлять особую осторожность, поскольку коммуникации являются как мощной формой самораскрытия перед другими людьми, так и источником возможной оценки коммуникатора окружающими. В ходе коммуникации мы не только открываем что-то другим людям (содержание), но пока мы передаем сообщение (говорим), получатели выносят нам определенную оценку. Данный аспект коммуникаций побуждает отправителя задуматься о сохранении лица, т. е. он стремится предотвратить критические высказывания в собственный адрес со стороны других людей. Негативные оценки подвергают опасности прежде всего чувство собственного достоинства индивида. Иногда «критик» и сам сожалеет, высказав нам нечто, противоречащее нашему представлению о себе. Хотя такие «вызывающие сожаление» сообщения часто передаются непреднамеренно, они обычно вызывают тяжелые чувства у получателя, создают напряженность в отношениях, иногда приводят к их разрыву. К вызывающим сожаление сообщениям относятся, например, грубые вербальные ошибки, личные выпады, порочащие репутацию стереотипные высказывания, саркастическая критика или опасная информация. Очень часто такого рода сообщения передаются во время эмоциональной конфронтации:

Дамиан (старший бухгалтер) и Дженни (менеджер по маркетингу) провели интервью с претендентами на должность аудитора. На совещании с участием еще трех менеджеров, на котором необходимо было принять окончательное решение, Дженни указала на недостаток, который она заметила у одного из кандидатов. К ее удивлению, реакция Дамиана была очень резкой. Ее коллега поинтересовался, считает ли менеджер по маркетингу, что она достаточно компетентна в области аудита? Это был явный выпад против Дженни лично. Позже Дамиан извинился перед коллегой, выразив сожаление об инциденте, но Дженни никогда не забывала об этом случае.

КОММУНИКАТИВНЫЕ БАРЬЕРЫ

Даже если получатель получает сообщение и честно пытается его декодировать, понимание может быть ограничено целым рядом помех или барьеров, которые могут возникать либо в физическом окружении (например, музыка, которую слушает коллега, мешает вашему телефонному разговору), либо в сфере эмоций человека, участвующего в коммуникативном процессе (когда получатель не может сосредоточиться на послании, так как озабочен состоянием здоровья больного родственника). Помехи могут сделать невозможными коммуникации: либо через них «прорывается» только часть информации, либо получатели неправильно интерпретируют значение сообщения. Выделяют три типа барьеров — личностные, физические и семантические.

ЛИЧНОСТНЫЕ БАРЬЕРЫ. Личностные барьеры — это коммуникативные помехи, порождаемые человеческими эмоциями, системами ценностей и неумением слушать собеседника. Нередко они возникают в связи с разницей в образовании, расе, поле, социально-экономическом статусе участников коммуникаций. Личностные барьеры обычно возникают на работе; наиболее общими примерами являются вредные вербальные привычки (например, не вызванное необходимостью повторение «э-э» или добавление в конце любого предложения «так сказать»). Мы все на собственном опыте узнали, что наши чувства зачастую ограничивают возможности общения с другими людьми, а ситуации на работе часто бывают точно такими же, как в личной жизни.

К личностным барьерам относится и так называемая психологическая дистанция — чувство эмоциональной несовместимости людей, аналогичное реальному физическому расстоянию между сторонами. Например, Марша привыкла вести разговор с Джанет «свысока». Джанет обижает такое обращение, и обида разделяет женщин.

Эмоции действуют как фильтры восприятия почти при всех видах наших коммуникаций. Мы видим и слышим прежде всего то, на что мы эмоционально «настроены»; фактически нашими коммуникациями руководят наши ожидания. Более того, мы живем не столько в реальной действительности, сколько в нашей ее интерпретации. Кто-то сказал: «Неважно, что вы говорите об этом, в действительности все обстоит иначе», подразумевая, что послание отправителя в любом случае есть всего лишь результат эмоциональной фильтрации ощущений. Эффективность коммуникаций повышается, если чувства отправителя и получателя в отношении какой-то проблемы достаточно близки друг другу.

ФИЗИЧЕСКИЕ БАРЬЕРЫ. Физические барьеры представляют собой коммуникативные помехи, возникающие в материальной среде коммуникаций. Физические барьеры — это неожиданный отвлекающий шум, который временно заглушает голос, передающий сообщение, расстояния между людьми, стены или статические помехи, возникающие во время приема радиопередачи. Обычно участникам коммуникаций становится известно о возникновении такого рода барьеров, и они стремятся «преодолеть» препятствия.

Например, методы управления экологией, когда отправитель стремится так изменить окружающую обстановку, чтобы повлиять на чувства и поведение получателя, позволяют преобразовать физические барьеры в позитивные факторы коммуникаций. Аккуратность, расположение беседующих по одну и ту же сторону стола, соответствующее количество условных обозначений, растений и настенных украшений несомненно влияют на ощущения посетителя.

Когда в кабинет Кармен Валенсия заходили посетители, хозяйка обычно сидела за своим столом, а собеседник располагался на некотором расстоянии с другой стороны стола, что создавало психологическую дистанцию между собеседниками и четко указывало на старшинство при взаимодействии. Позже Кармен сделала перестановки в кабинете, так что ее посетители садились рядом с ней, с той же стороны стола, что предполагало большую восприимчивость и равенство сторон. Еще одним новшеством стало появление на столе менеджера места для совместного просмотра рабочих документов. Если Кармен хотелось установить менее формальные отношения, особенно с членами ее команды, она обходила стол спереди и садилась на стул рядом с посетителем.

Поведение Кармен иллюстрирует практику поддержания во время коммуникаций соответствующей физической дистанции между сторонами. Исследования такого разделения в пространстве называются проксемикой (изучением взаимодействия человека и окружающей среды), которая включает исследование различных образцов установления межличностной дистанции внутри и между культурами. В США общепринятая практика предполагает интимное общение между близкими друзьями на очень небольшом расстоянии между ними (например, 15-50 см); разговоры между знакомыми обычно происходят на личностной дистанции около 1 м; дискуссия между коллегами протекает на социальной дистанции 1,2-3,5 м; обезличенные и формальные разговоры требуют публичного (т. е. превышающего 3,5 м) расстояния.

Важно не только знать и соблюдать общепринятые практические методы, соотнося их с характером взаимосвязей (интимные, дружеские, служебные или случайные) между двумя сторонами, но и адаптировать их к культурным различиям. Например, в латиноамериканской или азиатской культурах обычно отдают предпочтение меньшим дистанциям при личных разговорах. Таким образом, отправитель должен быть осведомлен о культурных нормах и предпочтениях получателя, а также постараться понять их и приспособиться к ним.

СЕМАНТЧИЕСКИЕ БАРЬЕРЫ. Семантика — это наука о значении в отличие от фонетики, науки о звуках. Практически все коммуникации осуществляются посредством символов (слов, рисунков и действий), несущих в себе определенные значения. Символы представляют собой некие описывающие определенные территории «карты», но они ни в коем случае не являются собственно территорией; т. е. получателю необходимо декодировать их и интерпретировать. Прежде чем мы познакомимся с тремя типами символов, необходимо рассмотреть возможные семантические барьеры.

Семантические барьеры возникают на базе ограничений используемых нами в коммуникациях символов. Символы обычно многозначны, но мы должны выбрать одно, предназначенное именно нам значение, в противном случае и возникает непонимание. Вспомните случай с инженером-железнодорожником, который неверно истолковал сленговое выражение «работать, как черт», поэтому отреагировал на него излишне эмоционально. Семантический барьер привел к возникновению эмоционального барьера, и возможность продолжения общения оказалась заблокирована.

Особенно сложные проблемы возникают при попытке осуществления коммуникаций между представителями различных культур. Обе стороны не только должны знать буквальные значения слов используемого языка, но и интерпретировать их в контексте использования (тон, громкость и сопутствующие невербальные жесты).

Всякий раз, когда мы интерпретируем символ на основе наших предположений, а не фактов, мы делаем умозаключения, которые являются существенной частью коммуникаций. Обычно мы не имеем возможности избежать их, так как работа сознания не может остановиться, дожидаясь получения сообщения в полном объеме и его принятия. Поскольку умозаключения могут дать ошибочный сигнал, нам всегда следует помнить об этом и относиться к ним весьма осторожно. Если возникают сомнения, необходима дополнительная информация.

СИМВОЛЫ ОБЩЕНИЯ

СЛОВА. Слова — основной используемый в процессе труда коммуникативный символ, многие сотрудники организаций проводят в состоянии различных форм вербальных коммуникаций более 50 % рабочего времени. Основная проблема использования слов — их многозначность, обусловленная тем, что мы пытаемся «отразить» бесконечную сложность мира, используя ограниченное число слов.

Многообразие значений слов часто вызывает удивление. Например в стандартном словаре английского языка приводится 110 значений такого общепринятого слова, как «round». Многие его значения абсолютно различны. Сложности языка возрастают, когда в контакт пытаются вступить люди, имеющие разные уровни образования, этнические традиции или культуру. Неудивительно, что мы испытываем трудности, общаясь друг с другом!

Как в таком случае удается «докапываться» до истинного смысла используемых в коммуникациях слов менеджерам? Ответ заключается в контексте, представляющем окружение, в котором используется слово. Например, выражение «болван» по отношению к описанию другой личности в споре на работе несомненно унижает того, к кому оно относится, но применение его по отношению к человеку, который играет роль «болвана» в карточной игре в преферанс, вполне приемлемо. Мы окружаем ключевое слово контекстом других слов и символов до тех пор, пока его значение не сузится до четко определенных пределов и возможные ошибки не будут сведены к минимуму. Следовательно, эффективные коммуникаторы ориентированы не столько на слова, сколько на мысли. Им прекрасно известно, что значение слов не «спущено» свыше, а определяется людьми.

Контекст позволяет уточнить значение слов с помощью сигналов, которые человек получает из внешней социальной среды, например от друзей и коллег. Социальные сигналы могут нести как положительную, так и отрицательную информацию, влияющую на реакции участников коммуникаций. К социальным «подсказкам» относятся должности, одежда или принятое в конкретном регионе или этнической группе значение слов. Наша восприимчивость к влиянию таких сигналов изменяется в зависимости от степени доверия к источнику, уровня знакомства с вопросом, характера сигнала и индивидуальных отличий (таких, как культурные традиции). Предварительное знание социальных сигналов имеет важное значение, потому что использование определенных слов в неадекватном контексте создает семантический смог, который, как и настоящий, вызывает раздражение наших органов чувств и негативно отражается на точности ощущений.

Поскольку в некоторых случаях значение слов не удается прояснить, даже обратившись к контексту, правомерно допустить, что упрощение символов облегчает положение получателя. Далее, скорость принятия сообщения увеличивается, если вы используете предпочитаемые адресатом символы. Данное предположение лежит в основе идеи уровней читабельности текстов, допускающей возможность преобразования письменных и устных сообщений в удобную получателю форму. Рудольф Флеш и его сторонники разработали специальные, позволяющие оценить уровень легкости чтения формулы, которые могут быть использованы в издательствах, при подготовке речей руководителей и для других средств коммуникаций. В табл.3.1 представлены рекомендации по наиболее легко читаемой манере письма на основе формул Р. Фле-ша. В соответствии с ними мы преобразуем сложный текст, представленный в первой части примера, в читабельную форму.

Основная часть используемой в организациях литературы относится к более трудно читаемым (по сравнению со стандартными) текстам. Справочники для работников, кодексы поведения, годовые отчеты, руководства по сборке продукции, стратегические планы и профсоюзные договоры постоянно оцениваются как «трудные» и «очень трудные» для чтения. Такие оценки указывают на то, что изложение информации в них находится за пределами уровня стандартной читабельности для взрослого человека.

Вопросы контроля над уровнем легкости чтения и упрощения документов приобретают дополнительную важность в связи со следующими факторами. К примеру, миллионы американцев практически безграмотны. Имеется в виду, что многие работники не обладают необходимыми для понимания даже основных должностных инструкций или приказов навыками чтения. Кроме того, постоянно возрастает число работников, для которых английский является вторым языком, а значит, термины и фразы, которые являются общепринятыми для коренных американцев, могут неправильно восприниматься выходцами из других стран.

 

Таблица 3.1. Четкое изложение: рекомендации и пример

КАК ПИСАТЬ ТАК, ЧТОБЫ БЫЛО ЛЕГКО ЧИТАТЬ

♦ Для того чтобы облегчить задачу читателя, используйте в текстах простые и знакомые всем слова и фразы («улучшить» вместо «повысить качество» и «подобно» вместо «в манере, похожей на ту, которая...»).

♦   Если ваш стиль не предполагает иного, широко используйте личные местоимения, такие как вы и им, которые помогут получателю определить свою связь с сообщением.

♦ Используйте иллюстрации, примеры и диаграммы. Помните, что «один рисунок стоит тысячи слов».

♦ Если вы хотите сделать ваши мысли понятными, пользуйтесь короткими предложениями и абзацами. Избегайте лишних союзов и делите длинные абзацы.

♦ Применяйте активные глаголы, такие как «Менеджер решил...» вместо «Менеджер пришел к выводу, что...».

♦   Используйте только необходимые слова. Например, в предложении «Плохие погодные условия послужили помехой моей поездке» слово условия не является необходимым, а послужили помехой лучше сократить. Скажите просто: «Плохая погода помешала моей поездке».

♦ Четко структурируйте текст. Для того чтобы продемонстрировать, что вы следуете плану, используйте заголовки и подзаголовки, чтобы привлечь внимание читателя к идее, которую вы считаете наиболее важной, применяйте выделения (например, подчеркивание или курсив).

ПРИМЕР

Исходный абзац

Существует определенная вероятность того, что в недалеком будущем деятельность нашей компании несколько расширится. По некоторым оценкам довольно много улучшений могут быть отнесены к некоторым отраслям промышленности и торговли, активность которых с наступлением более теплой погоды возрастает. Другими словами, это будет вызвано в основном сезонными факторами, которые всегда являются общим базисом увеличения и падения национальной экономической деятельности, и хотя мы не отмечаем каких-то положительных сдвигов в основных условиях хозяйственной жизни, общая ситуация в бизнесе все же значительно лучше, чем можно было ожидать по пессимистическим экономическим предсказаниям. В соответствии с обширными материалами, накопленными в Бюро статистики труда, общий уровень безработицы в апреле оказался значительно ниже показателя 4,5 млн человек, достигнутого в течение марта, а отмеченная тенденция снижения заявок на получение пособия по безработице позволяет предположить, что общий уровень национальной безработицы, возможно, несколько ниже 3 млн.

133 слова

Рейтинг читабельности по Р. Флешу: Очень трудно

Переработанный абзац

Картина состояния рынка труда проясняется. Под воздействием сезонных факторов возрастает производство промышленной продукции. В соответствии с оценками Бюро статистики труда уровень безработицы в апреле составит 3 млн человек (в марте — 4,5 млн человек).

33 слова

Рейтинг удобочитаемости по Р. Флешу: Очень просто

 

Вторым фактором, привлекающим внимание к читабельности, является охватившая политиков, работников образования, журналистов и разработчиков инструкций для пользователей тенденция использования для описания простых вещей понятные исключительно авторам обороты. Например, пробку для ванны называют «гидросиловой бласто-чашей», а в заголовке статьи нас призывают не к «увеличению налогов», а к «контролю за эрозией налогооблагаемой базы». Поскольку основная цель коммуникаций заключается в том, чтобы понимать и быть понятым, необходимо учитывать необходимость адаптации используемых нами слов к уровню получателей.

РИСУНКИ. К коммуникативным символам относятся и рисунки, используемые для пояснения словесных сообщений, — проекты, графики выполнения работ, образцы, схемы, карты, наглядные пособия в программах обучения, масштабные чертежи деталей и т. п. Рисунки могут предоставлять мощное визуальное средство изображения («Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать»), однако для достижения максимальной эффективности они должны сочетаться с тщательно подобранными словами и действиями.

Компания Lake Superior Paper Industries планировала построить современный завод по изготовлению бумаги. В стремлении избежать каких-либо задержек в строительстве технологически сложного и дорогого ($400 млн) объекта было принято решение о сооружении объемной модели производственных помещений со всем их содержимым размером с комнату. Представители компании утверждали, что модель стоимостью $1 млн позволила сэкономить значительно большую сумму, так как проектировщики и строители получили возможность оперативно реагировать на возникающие проблемы.

ДЕЙСТВИЕ (НЕВЕРБАЛЬНОЕ ОБЩЕНИЕ). Третий вид коммуникативных символов —действие, или невербальное общение. Часто человек забывает, что предпринимаемые им действия выступают как средства коммуникаций в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими (рукопожатие и улыбка, увеличение зарплаты или опоздание).

Не забывайте о двух существенных моментах. Отказ от действия — сам по себе важный способ коммуникаций. Менеджер, который равнодушно воспринимает отлично выполненное работником задание или отказывается предоставить обещанные ресурсы, отправляет участнику коммуникации недвусмысленное сообщение. Поскольку мы посылаем сообщения как совершая, так и не совершая действия, практически все наше рабочее время протекает в непрерывных коммуникациях независимо от наших намерений.

Действие «говорит» громче слов, по крайней мере в долгосрочном периоде. Менеджеры, которые утверждают одно, а делают совсем другое, вскоре обнаруживают, что их работники «прислушиваются» главным образом к их делам. Поведение менеджеров — значительно более сильный социальный сигнал, чем их слова. Типичный пример — администратор, на словах отстаивающий высокие моральные принципы, но постоянно нарушающий принятый в компании кодекс поведения. Получающие противоречивые сигналы подчиненные, возможно, будут подражать неэтичным действиям менеджера.

Разрыв между словом и делом приводит к возникновению дефицита доверия. Коммуникативное доверие базируется на взаимном уважении участников процесса, на их компетентности и динамизме. Для установления доверительных отношений нередко требуются годы, а для того, чтобы разрушить их, достаточно нескольких минут.

Вилли Бикон, региональный менеджер торговой компании, всегда подчеркивал, что результаты его деятельности во многом зависят от подчиненных: «Вы, продавцы, вступаете в непосредственный контакт с покупателем, получаете ценную информацию и вносите много полезных предложений». На всех совещаниях он заявлял, что приветствует новые идеи и предложения сотрудников. Но к тому моменту, когда он заканчивал свою энергичную речь, времени, чтобы обсудить проблемы или задать вопросы, никогда не оставалось. Если кто-либо из продавцов пытался попасть на прием к руководителю, Вилли начинал встречу такими словами: «Хорошо, я рад, что вы внесли это предложение», — и тут же направлял разговор на другой интересовавший его предмет, или ссылался на назначенную встречу, или находил какую-либо другую причину, чтобы увести обсуждение от сути предложения. В конечном итоге он просто перестал получать предложения. Его действия не имели ничего общего с его словами.

Важной частью невербального общения является язык тела, с помощью которого люди передают смысл послания посредством жестов и положения тел при межличностных коммуникациях. Язык тела представляет собой существенное дополнение к вербальному общению.

Очень важное значение в рабочих ситуациях имеет выражение глаз собеседника, визуальный контакт глаз, их движения, улыбки, а также движения бровей. Предположим, что во время беседы, когда сотрудник вносит предложение, его руководитель нахмурился. Это может быть интерпретировано как отказ, в то время как истинной причиной была головная боль. В другом случае улыбка в неподходящее время была истолкована как презрительная усмешка и между участниками коммуникации разгорелся спор. Невербальные сигналы могут быть либо непроизвольными, как в предыдущих примерах, либо намеренными, что существенно осложняет процесс коммуникации. Язык тела включает в себя такие «слова», как физическое прикосновение, движения рук и бедер, наклон тела вперед или назад, скрещивание рук или ног, вздох или зевок. Невербальные сигналы полезны, но их интерпретация субъективна и заранее несет в себе возможность ошибки.

НИСХОДЯЩИЕ КОММУНИКАЦИИ

Нисходящие организационные коммуникации представляют собой поток информации от высших уровней руководства к нижним. Почти половина контактов менеджеров приходится на подчиненных, а вторая — делится между начальниками, коллегами и внешними субъектами. Осуществляя нисходящие контакты, некоторые администраторы широко используют цветные буклеты, дорогостоящие презентации и тщательно спланированные встречи с работниками, что, возможно, привлекает внимание, но обычно не вызывает у подчиненных понимания (одной из целей эффективного общения). Ключ к более совершенным коммуникациям отнюдь не в использовании цветных рисунков, плакатов, громких акций или электронных средств, а в представлении менеджерами тщательно отобранной, продуманной информации. Менеджеры, добившиеся успеха в общении, восприимчивы к нуждам людей и открыты к искреннему диалогу с другими сотрудниками.

ПРЕДПОСЫЛКИ И ПРОБЛЕМЫ

Частично неудачи нисходящих коммуникаций объясняются неготовностью высшего менеджмента к эффективному общению, когда руководству не удалось заложить прочный фундамент и его коммуникативный «дом» покоится на песке. Предпосылки же эффективного подхода заключаются в следующем. Во-первых, менеджеры должны развивать положительное отношение к коммуникациям, убедить себя, что общение с подчиненными — важнейшая часть их работы. Во-вторых, необходимо работать над получением информации, которая будет интересна работникам. В-третьих, менеджеры должны сознательно планировать коммуникации. И наконец, менеджеры призваны завоевать доверие, которое, как упоминалось выше, является важнейшим условием коммуникаций всех видов.

Менеджер посоветовал двум подчиненным не обсуждать друг с другом размер заработной платы, потому что один из них может почувствовать себя ущемленным, узнав, что получает меньшее вознаграждение. На новогодней вечеринке сотрудники разговорились, и выяснилось, что им назначены одинаковые оклады. Будут ли они доверять своему менеджеру в будущем?

КОММУНИКАТИВНЫЕ ПЕРЕГРУЗКИ. Некоторые менеджеры передают работникам огромное количество информации до тех пор, пока сотрудники не обнаруживают, что обладание огромными массивами разного рода данных отнюдь не способствует их осмыслению. Данная ситуация получила название коммуникативной перегрузки, когда объем коммуникативных входов существенно превышает возможности их обработки или их реальные потребности. Условия эффективных коммуникаций — время и качество информации, а не ее количество.

ВОСПРИЯТИЕ КОММУНИКАЦИЙ. Как указывалось выше, принятие сообщения — важнейший момент коммуникаций; в противном случае контакт не может состояться. Восприятию сообщения способствуют несколько условий:

♦ признание права отправителя передавать сообщение

♦ убежденность в компетенции коммуникатора

♦ доверие к отправителю как к руководителю и как к личности

♦ убежденность в том, что полученному сообщению можно доверять

♦ принятие задач и целей, которые формулируются в сообщении

♦ наличие у отправителя права наложить на получателя штрафные санкции

Если менеджер уверен, что он способен избежать коммуникативных перегрузок, ему следует обратить внимание на удовлетворение четырех коммуникативных потребностей работников.

КОММУНИКАТИВНЫЕ ПОТРЕБНОСТИ

Расположившиеся на нижних уровнях организации сотрудники имеют множество коммуникативных потребностей. Большинство менеджеров пребывают в уверенности, что они прекрасно понимают потребности работников, однако сотрудники далеко не всегда разделяют данную точку зрения. Эта основополагающая, существующая на каждом уровне организаций разница в ощущениях еще более осложняет коммуникации, так как те, кто посылает нисходящие сообщения, ведут себя весьма самоуверенно и, вероятно, не очень внимательны по отношению к их содержанию.

РАБОЧИЙ ИНСТРУКТАЖ. Одной из коммуникативных потребностей сотрудников организации является инструктаж по поводу выполнения рабочих заданий, предполагающий в рамках объективных требований формулировку инструкций менеджерами. Последствия неадекватных рабочих инструкций плачевны:

В компанию, специализирующуюся на изготовлении инструментов, был принят новый торговый представитель. Ему была устроена экскурсия по цехам, вручен каталог продукции и определена территория для работы. Через несколько недель отдел сбыта получил заказ на производство 100 тыс. единиц универсального инструмента. И только тогда руководителям компании стало известно, что цена на инструмент была установлена намного ниже себестоимости (чтобы сделать его конкурентоспособным). В результате компания потеряла на этом заказе более $10 000.