Основные цели использования информационных технологий в бюджетировании

Помимо всем понятных целей использования программно-технических средств в бюджетировании, таких как:

— повышение быстродействия при работе с большими массивами информации (что особенно актуально для крупных предприятий при оперативном управлении);

— повышении точности и снижения учетных ошибок при сборе и систематизации данных, «переложение» системы бюджетирования (в большей части это относится к ее учетному блоку «Комплексная нормативная система учета» — см. главу 5) на программные носители информации дает планово-экономическим службам (пользователям информации) ряд других не менее важных, хотя и не столь очевидных, преимуществ.

1. Возможность создания единого информационного пространства, основанного на стандартизации данных оперативного и бухгалтерского учета (см. схему 14, параграф 5.1), в виде единой базы данных компании на основе единой информационной сети.

2. Возможность n -мерной кодификации учетных данных. «Бумажный» документооборот позволяет осуществлять лишь одномерную «традиционную» кодификацию данных в русле разукрупнения рабочего плана синтетических счетов последовательно на субсчета, субсчета — на субсубсчета и т.д. Между тем, требования качественного принятия управленческих решений (как оперативных, так и стратегических) требуют обработки учетной информации в самых различных разрезах. В этой связи использование программных носителей информации дает возможность трансформации традиционных субсчетов в так называемые группы аналитики, которые отличаются от субсчетов тем, что дают возможность перекрестной (а не иерархической) систематизации данных в режиме целевой выборки. Так, любой «учетный кирпичик затрат» может быть охарактеризован по следующим критериям:

• с точки зрения экономического содержания (амортизация, текущие материальные затраты, зарплата, пр.). Данный разрез учета необходим для проведения комплексного анализа интенсификации производства;

• с точки зрения корреляции с масштабом деятельности (условно-постоянные или условно-переменные расходы). Данный разрез учета необходим для нахождения критической точки и планирования объема выпуска и реализации;

• с точки зрения плановых бюджетов затрат (фактические, плановые затраты и отклонения). Это является необходимым условием проведения любого нормативного (план-факт) анализа;

• с точки зрения принадлежности к тому или иному центру ответственности (подразделению) — необходимо для проведения анализа по центрам ответственности;

• с точки зрения вида деятельности как генератора (cost driver) данного элемента затрат — необходимое условие анализа безубыточности;

• с точки зрения принадлежности к производству (или сбыту) отдельных видов выпускаемой и реализуемой продукции — необходимо для анализа рентабельности по видам продукции с целью оптимизации производственной программы и структуры портфеля продаж.

В этом случае кодификатор будет иметь шесть знаков (по числу включаемых характеристик «учетного кирпичика» затрат), или, иными словами, информационное пространство будет иметь шесть измерений. Задав целевую выборку по одному или нескольким знакам, можно в оперативном режиме получить информацию о совокупных затратах предприятия, совокупных производственных затратах предприятия, совокупных производственных затратах предприятия, относящихся к определенному подразделению, о совокупных производственных затратах предприятия, относящихся к определенному подразделению и определенному виду выпускаемой продукции и пр. Это значительно повышает качество принятия управленческих решений (особенно оперативных). Понятно, что «бумажный» документооборот такой «роскоши» не позволяет.

3. Возможность создания единой (сквозной) системы оперативного контроля, основанной на использовании единой информационной сети и базы данных и на различных режимах доступа разными пользователями информации в зависимости от уровня в управленческой иерархии. Так, «переложив» систему документооборота «снизу вверх» (см. схему 30 и табл. 34, параграф 6.3) на программные носители информации мы получим четыре режима (уровня) доступа:

• первый режим доступа (нижний) — на уровне руководителей подразделений (цехов). Начальник механического цеха имеет доступ к оперативным данным своего цеха, но уже не имеет доступа к оперативным данным других цехов службы производства, не говоря уже об информации, относящейся к подразделениям других служб;

• второй режим доступа — на уровне руководителей служб. Первый вице-президент по производству имеет доступ к данным по всем производственным подразделениям и к сводной информации по себестоимости и структуре выпуска, — но не имеет доступа к данным общехозяйственных, сбытовых и прочих расходов;

• третий режим доступа — на уровне отдельных функциональных служб аппарата управления, курирующих отдельные сегменты бюджетного процесса. Так, начальник ПЭУ имеет доступ ко всем данным операционного бюджета (снабжение; производственные, коммерческие и административные расходы; объем реализации, в том числе по видам продукции), но не имеет доступа к данным финансового и инвестиционного бюджетов;

• четвертый (высший) режим доступа — первый вице-президент по экономике и финансам (высшее должностное лицо, — персонально отвечающее за составление и исполнение сводного бюджета компании) имеет доступ ко всей информации (данным сводного бюджета).

Система сквозного оперативного контроля очень облегчает задачу сохранения коммерческой тайны и позволяет избежать «утечки» конфиденциальных данных из предприятия.

4. Возможность автоматизации процесса аналитической обработки информации как при стратегическом планировании (CVP-анализ, основанный на моделировании; различные варианты анализа чувствительности и пр.)), так и при оперативном управлении (синхронизации стадий снабжения, производства и сбыта на базе моделей EOQ и EPR, расчет эффективности специальных управленческих решений и пр.).

Четыре вышеописанных преимущества использования программно-технических средств в бюджетировании в классическом виде достигаются при применении так называемых полнофункциональных программных продуктов (пакетов), полностью охватывающих систему оперативного и бухгалтерского учета на предприятии и позволяющих полностью автоматизировать технологию составления, мониторинга и план-факт анализа сводного бюджета. Однако внедрение полнофункциональных продуктов — весьма дорогое удовольствие, в особенности для средних и мелких компаний. Существуют более дешевые средства компьютеризации меньшей функциональности. Степень охвата хозяйственных операций, товарно-материальных и финансовых потоков предприятия применяемым программным пакетом лежит в основе классификации программно-технических средств (информационных технологий), используемых в бюджетировании.

9.2. Классификация применяемых в бюджетировании программно-технических средств по степени их функциональности (охвата)

Можно выделить три основных уровня (или этапа развития) программно-технических средств, используемых в бюджетировании.

Первый уровень. Создание системы автоматизированных рабочих мест (АРМ). О сквозной системе управления на данном уровне информатизации говорить не приходится. Система АРМ подразумевает возможность создания единой сети «цепи» персональных компьютеров (ПС), но не позволяет создать систему единого внутреннего контроля и единого информационного пространства на уровне компании или отдельного крупного управленческого сегмента.

На данном этапе фактически речь идет о пассивном подключении пользователя АРМ к базе данных компании по тому или иному функциональному блоку бизнеса. Большая часть предприятий и компаний, начавших в свое время использовать в производственной деятельности средства вычислительной техники, прошли более или менее похожие стадии развития:

• использование персональных компьютеров в локальном режиме;

• использование персональных компьютеров в локальных вычислительных сетях с использованием архитектуры «файл-сервер»;

• использование персональных компьютеров, помимо решения локальных задач, в режиме эмуляции терминалов центральных машин комплексных информационных систем с использованием архитектуры «клиент-сервер».

Статистический анализ эффективности применения информационных технологий в сфере промышленных предприятий показал высокую экономическую оправданность затрат на автоматизацию ключевых объектов технологического процесса, даже на базе локальных персональных компьютеров (каждое автоматизированное рабочее место повышает производительность (результативность) в среднем в 4 - 6 раз.

Переход от локальных автоматизированных рабочих мест к многопользовательским базам данных в рамках отдела (службы) позволяет максимально повысить возможную производительность каждого оператора (т.е. снизить необходимую численность и уменьшить трудозатраты) в 1,3 — 2 раза в зависимости от интенсивности информационного обмена (типа «запрос—ответ»).

Эта экономия достигается за счет сокращения числа ошибок при работе каждого оператора со всей базой, поскольку позволяет проводить максимальное количество проверок прямо при вводе документа в базу посредством упрощения процедур обновления данных, формирования отчетов и т.д. Однако здесь необходимо учитывать очень важный отрицательный фактор. Это резкое падение быстродействия системы с ростом числа пользователей, если работа с базами данных организуется в локальной вычислительной сети (особенно без использования архитектуры «клиент-сервер», что как раз и наблюдается при использовании СУБД FoxPro 2.0, LAN или Clipper.).

Второй уровень. Использование программных продуктов локальной функциональности. Для дальнейшего улучшения повышения производительности уже в масштабах всего предприятия, т.е. улучшения взаимодействия между отделами и/или службами, необходимо внедрение интегрированных систем, которые автоматизируют передачу данных между отделами. Особенно сильное влияние такие системы оказывают на улучшение управления, поскольку позволяют анализировать в процессе принятия решений максимальное количество информации. Такие системы можно строить на базе локальных вычислительных сетей (ЛВС), объединяющих персональные компьютеры с центральным мощным файловым сервером (тоже персональным компьютером, но с повышенными мощностными характеристиками), или на базе многотерминальных систем с так называемым хост–компьютером в качестве центрального элемента. Оба варианта получили широкое распространение в мире и в принципе оба годятся для построения информационных систем обеспечения деятельности промышленных предприятий. Локальные программные продукты, как правило, охватывают один или несколько агрегированных управленческих сегмента (модуля): бухгалтерию, запасы, движение основных средств, финансы и т.д. Наиболее популярными в России являются такие локальные программные продукты, как «Платинум», «Бипекс», «Скала», «Парус» и некоторые другие.

Третий уровень. Создание интегрированной системы управления на базе полнофункциональных программных продуктов. В законченном виде интегрированная («сквозная») система комплексного нормативного учета, внутреннего контроля и бюджетирования, основанная на применении программно-технических средств, возможна при использовании предприятием полнофункциональных программных продуктов (пакетов), объединяющих в единое целое ключевые управленческие сегменты (модули) бизнеса предприятия. Стандартные программные пакеты полной функциональности (например, R/3, BAAN IV, Oracle Applications и др.), разработанные для удовлетворения требований крупных предприятий, в целом отвечают требованиям программно-технического блока ИСУ. Эти пакеты обеспечивают централизованный контроль и управление как на уровне управленческих показателей высшего звена, так и на уровнях логистики, производства и т.д., позволяют вести бухгалтерский учет в разных планах счетов, в частности, для формирования отчетности по международным стандартам (GAAP). Централизованное управление бухгалтерским учетом гарантирует реализацию единой учетной политики в рамках всей корпорации. Формирование сводной отчетности на уровне компании может выполняться в любое время, так как превращается в техническую операцию обработки аналитической информации о подразделениях, которая внесена в систему. Доступность этой информации строго регламентирована и зависит от прав пользователя. При этом протоколы системы гарантируют персонификацию всей вводимой информации.

Для того чтобы обеспечить применение финансовых принципов управления, в пакетах предусмотрена настраиваемая система бюджетирования. Количество и иерархия бюджетов, как правило, достаточны для построения стройной системы финансового управления. Многовариантность организации логистики, производства, сервиса и других деловых процессов на реальном предприятии также обеспечивается в этих пакетах. Некоторые фирмы-производители не ограничиваются имеющейся функциональностью и приобретают более «продвинутые» программы, включая их в свой пакет (например BAAN приобрел Hiperian, Manta и некоторые другие пакеты) с целью быстрого увеличения его мощности.

Обеспечение гибкости программных пакетов является важнейшим условием эффективности масштабных продуктов. Очевидно, что при изменении законодательства, условий и организации бизнеса и других факторов, влияющих на крупную компанию, необходимы специальные решения, обеспечивающие адаптацию информационной системы. Разные программные продукты имеют различные решения. Пакет R/3, например, имеет систему проектов и встроенный язык АВАР/4, а пакет BAAN, кроме встроенного языка 4GL, — систему динамического моделирования.

9.3. Применение концепции планирования материальных ресурсов (MRP) на базе локальных программных пакетов

На базе использования моделей EOQ на Западе действует информационная технология создания локального программного пакета по синхронизации процессов производства и снабжения. Эта информационная технология получила название MRP (Materials requirements planning или планирование потребностей в материалах), а ее полностью интегрированная в бюджетный процесс версия, включающая возможности как для стратегического планирования, так и для оперативного управления — MRPII (manufacturing resource planning или планирование производственных ресурсов). Модель MRP использует в качестве «вводных» прогнозные объемы продаж, счета-фактуры на поставку материалов и документы по хозяйственным операциям в разрезе отдельных продуктов, а также данные по балансовым остаткам по каждому виду сырья, материалов и комплектующих для моделирования взаимозависимости периодичности заказов на поставку материальных оборотных ресурсов и производственного графика.

Модель MRP несколько расширяет концепцию EOQ, который большей частью отвечал на вопрос объема оптимальной закупки за один раз. MRP моделирует, какие виды сырья, материалов и комплектующих необходимо закупать и с какой периодичностью. Программное обеспечение модели MRP известно как продукты PERT (программная оценка и анализ) и СРМ (метод наибольшего благоприятствования), используемые в практике западных корпораций для планирования и контроля материальных запасов. PERT и СРМ как системные аналитические инструменты позволяют менеджерам анализировать последовательность и время необходимых управленческих мер для выполнения поставленной планово-аналитической оптимизационной задачи.

Так как в программу заложен прогноз выпуска и продаж, программное обеспечение MRP на основе данных по категориям материальных затрат в себестоимости выпуска определяет все необходимые для обеспечения производственного процесса материальные оборотные средства. Производственная потребность сопоставляется с текущим остатком в разрезе отдельных видов сырья и материалов. Если необходимы дозакупки сырья и материалов, модель оценивает логистический цикл (время от момента заказа до поступления партии материалов на склад предприятия). Затем модель «выводит» временной график закупок и ежедневную производственную потребность в разрезе видов сырья и материалов (схема 56).