Схема-макет движения документооборота

 

Анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата и рационализируя документооборот, стремятся к сокращению инстанций, проходимых документов (например, при согласовании), и организации прямоточности движения документов, исключая повторные инстанции на его пути и повторные операции при обработке.

Все документы в организации представлены двумя большими группами:

· получаемые извне, от других организаций (входящие документы);

· созданные в самой организации.

Входящие документы

Входящие документы можно классифицировать по видам:

· распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

· информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.);

· учетно-отчетные и др.

Кроме того все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос вашей организации.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

- прием входящих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- исполнение резолюций;

- отправка ответных документов.

 

 

1. Движения входящего документопотока

 

                                                                  

 

1. Входящий документ поступает на предприятие в специальный отдел, где его регистрируют сотрудники ДОУ.

2. После регистрации сотрудники ДОУ отправляют документ директору предприятия на резолюцию.

3. После резолюции документ возвращается в отдел, сотрудники ДОУ заносят резолюцию в журнал регистрации входящих документов.

4. После занесения в журнал регистрации, документ отправляется на рассмотрение руководителю структурного подразделения.

5. Руководитель передает документ непосредственному исполнителю структурного подразделения.

6. После чего исполнитель передает документ начальнику структурного подразделения об отметке, о его выполнении.

7. Завершающим этапом документ поступает в архив предприятия

 

Исходящие документы.

К числу исходящих документов относятся, главным образом, ответственные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

- составление проекта документа, его распечатка;

- согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

- подписание (утверждение) документа;

- регистрация и отправка документа.

 

2. Движения исходящего документопотока

 

1. Директор издает распоряжение о подготовке исходящего документа.

2. Начальник структурного подразделения принимает распоряжение директора и передает задание исполнителю структурного подразделения подготовить документ.

3. Исполнитель структурного подразделения составляет документ и отдает начальнику структурного подразделения на визирование.

4. Начальник структурного подразделения при необходимости корректирует документ, проставляет визу и отправляет в специальный отдел (канцелярия).

5. Специальный отдел (канцелярия) передает документ директору предприятия на подпись.

6. После подписания у директора предприятия, документ возвращается канцелярию, где он регистрируется, если адресатов много, то он тиражируется и ему присваивается номер.

7. Документ отправляется во внешнюю организацию (предприятие).

8. Отправка документа поступает начальнику структурного подразделения.

9. Начальника структурного подразделения передает исполнителю структурного подразделения.

10.  Документ поступает на хранение в архив.

 

 

Внутренние документы.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако, некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого написаны.

 

3. Движения внутреннего документопотока

 

1. Документ поступает в отдел кадров.

2. Документ отправляется на визирование начальнику структурного подразделения.

3. Поступление заявления в канцелярию.

4. Заявление поступает директору предприятия на резолюцию.

5. После резолюции поступает в канцелярию.

6. Канцелярия передает в отел кадров, создается приказ о приеме на работу в двух экземплярах.

7. Приказ передается директору предприятия на подпись.

8. После подписи поступает в канцелярию.

9. Канцелярия передает в отдел кадров.

10.  Первый экземпляр передается в табельное бюро для занесения в табель нового сотрудника.

11.  После табельного бюро второй экземпляр отправляется в бухгалтерию в расчетный отдел для начисления заработной платы.

12.  Документ передается в архив.

 

Основная часть.