Информационное обеспечение отдела закупок

Для управления закупочной логистикой предприятие должно иметь информационные системы управления показателями ее функционирования. Они должны обеспечивать возможность тщательного анализа и контроля выполнения бизнес-процесса «Закупка».

Существенную помощь в проведении анализа процесса снабжения компании ресурсами, формировании заказов поставщикам можно получить, используя правильно выбранное программное обеспечение. При этом необходимо обратить внимание на возможности программы формировать аналитические отчеты. Каждое предприятие с помощью компьютерной информационной системы формирует свой комплекс отчетности по закупкам исходя из целей и задач, сформулированных высшим менеджментом.

Как показывает практика, распространены отчеты и показатели, которые отражают следующие аспекты закупочной деятельности:

1. Рыночные условия закупок:

o изменение цен на закупаемые товары;

o изменения в соотношении спроса-предложения на рынке;

o прогнозы динамики рынка закупаемых товаров.

2. Анализ затрат на товарные запасы:

o инвестиции в товарные запасы;

o дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарным группам;

o оборачиваемость по группам закупаемых товаров;

o анализ полученных скидок;

o анализ сверхнормативных запасов.

3. Эффективность закупочных операций:

o анализ качества закупаемых товаров;

o доля поставок, выполненных вовремя;

o анализ случаев отсутствия нужных товаров на складе;

o число изменений, внесенных в заказы;

o время доставки закупленных товаров;

o производительность труда работников отдела закупок;

o изменения цен, произошедшие в результате переговоров, проведенной аналитической работы, улучшения упаковки, рационализации перевозки и пр.;

o транспортные издержки.

4. Надежность поставщиков:

o доля просроченных поставок и отказов от поставки;

o потери от упущенных продаж;

o доля не полностью выполненных поставок;

o качество транспортных услуг, предоставленных поставщиками и перевозчиками.

Приведенные выше показатели контроля и оценки закупочной логистики являются необходимой частью информационной поддержки управления цепями поставок.

Аналитические возможности информационно-компьютерных систем должны давать менеджерам по закупкам полную и четкую картину всех показателей, связанных с закупочной деятельностью. Так, нормативы минимальных запасов используются для контроля уровня запасов и являются основой для формирования автоматических заказов поставщикам. При использовании автоматических заказов менеджер по закупкам тратит время только на корректировку сформированных заказов, что существенно сокращает затраты времени, так как ему не требуется просматривать остатки товаров.

С помощью программного обеспечения процессов закупочной логистики проводится систематический анализ конъюнктуры рынка и работы поставщиков товаров. Это обеспечивает компанию-покупателя полной информацией об условиях закупки необходимых товаров и дает возможность принимать оптимальные закупочные решения.

Компьютерные системы должны обеспечивать возможность прогнозирования вероятного дефицита товаров, который может привести к сбоям в торговом процессе, к упущенным продажам, а следовательно, к росту издержек и снижению прибыли. Заблаговременно полученная от поставщиков информация о возможных перебоях в поставках позволяет подготовиться к ним заранее и минимизировать возможные потери.

Современные компьютерные системы должны усиливать информационную интеграцию компании со своими поставщиками, повышать уровень сотрудничества между сторонами, входящими в цепь поставок продукции, снижать транзакционные издержки.

Большинство программных продуктов, автоматизирующих управление закупками и входящих, как правило, в компьютерную информационную систему, содержат модуль «Закупки», который выполняет следующие основные функции:

· Мониторинг договорных отношений с поставщиками и перевозчиками. Контроль выполнения обязательств по оплате поставок.

· Отслеживание выполнения графика доставки с прогнозированием времени поступления товаров на склад.

· Генерация документов, необходимых для приемки товаров на склад, с автоматическим распределением по материально ответственным лицам.

· Выставление претензий поставщику (перевозчику, экспедитору) по номенклатуре, количеству и качеству поставляемой продукции.

· Автоматизация всех операций по приходу, расходу и внутреннему перемещению материальных ценностей на складах.

· Учет всех операций с помощью карточек складского учета, заполняемых автоматически на основании первичных документов.

· Учет материальных ценностей в различных единицах измерения.

· Ведение складских операций согласно действующим правилам бухгалтерского учета.

· Ведение списка материально ответственных лиц с закреплением по складам и группам материальных ценностей.

· Учет актов инвентаризации и генерация инвентаризационной описи.

· Полная оперативная информация о количестве, качестве, сроке годности, адресе хранения, поставщике и перевозчике (экспедиторе) каждого наименования закупленного товара в любой момент времени.

· Предоставление информации о сверхнормативных и дефицитных запасах.

Компьютерные информационные системы обеспечивают хранение и использование информации о действующих договорах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарной классификации закупаемых брендов, реестре поставщиков.

Для формирования базы поставщиков товаров необходимым условием является постоянный мониторинг показателей их функционирования. Информационная система компании должна позволять вести историю каждого поставщика и данные, отражающие динамику показателей эффективности. В этой базе данных накапливается информация о потенциальных поставщиках для реализации процедуры выбора и перехода на работу с другим поставщиком.

В базе данных поставщиков, кроме названия каждого поставщика, должны храниться:

· контактные данные конкретных сотрудников компании поставщика;

· банковские реквизиты;

· условия работы, скидки, бонусы и другие договоренности, причем с историей их развития;

· прайс-листы, по которым осуществлялись закупки;

· история всех заказов у поставщика с имеющимися по ним возвратами, браком, просрочками и недопоставками;

· текущий и максимальный товарные кредиты, сроки оплаты;

· наименования поставляемых товаров;

· цена или диапазон цен в зависимости от скидок, предоставляемых за объем закупок, условия оплаты и т. д.;

· упаковка или другие данные, важные для транспортировки товаров.

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, с помощью информационной системы менеджер по закупкам должен иметь возможность контролировать ход его выполнения. При этом регистрируются все отклонения в выполнении обязательств поставщиками, чтобы менеджер мог оценить качество их работы. После получения предприятием заказанных товаров в информационную систему отдела закупок вводятся новые сведения. Эта операция включает ведение базы документов:

· журнала заказов, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа (выполнен, выполнен не полностью, не выполнен);

· реестра заказов на закупку, содержащего копии всех заказов на закупку;

· товарного реестра, показывающего все закупки каждого товара (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку);

· реестра поставщика, отображающего все произведенные у него закупки.

Не менее важным аспектом информационного обеспечения закупочной логистики является управление внутренними потоками информации, циркулирующими между подразделениями предприятия.

В качестве примера в таблице ниже приведены информационные потоки, существующие между отделом закупок и складом (отделом приема) (Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 386.)

Отметим, что в торговых предприятиях информационный обмен усложняется в связи с широким ассортиментом товаров, их быстрым обновлением и сложной структурой описания каждого наименования товара. В связи с этим основными особенностями приемки товаров в торговых компаниях являются:

· наличие большого количества поставщиков;

· разные условия упаковок;

· загрузка транспортных средств в навал (в коробах, без применения механизированных средств разгрузки) и на паллетах;

· прием продукции с пересчетом не только количества мест, но и по единицам продукции в упаковках;

· разнообразие транспортных средств, доставляющих товары;

· несоблюдение сроков доставки;

· различные требования поставщиков к порядку приема продукции, определению бракованной продукции и порядку предъявления рекламаций;

· различный состав пакета документов, сопровождающих товары.

Указанные особенности до сих пор не позволяют создать единую технологию работы со всеми поставщиками, сформировать единое информационное пространство и добиться единого документооборота, что снижает качество закупочной логистики.

Таким образом, важным направлением является улучшение информационного обеспечения закупочной логистики, что позволит компаниям создать интегрированные цепи поставок, обеспечивающие минимизацию затрат, сформировать единое информационное пространство и единый порядок документооборота.

19. Стратегическое планирование в распределительной логистике.

В снабженческой, производственной и распределительной логистике широко используются методы прогнозирования, поскольку прогнозные оценки развития анализируемых процессов являются основой принятия управленческих решений при оперативном, тактическом и стратегическом планировании. От точности и надежности прогноза зависит эффективность реализации различных логистических операций и функций от оценки вероятности дефицита продукции на складе до выбора стратегии развития фирмы.

Принято выделять пять этапов стратегического планирования: определение целей, анализ внутренней и внешней среды предприятия, выбор стратегии и определение альтернатив, реализация выбранной стратегии; контроль за выполнением.

Первый этап — определение целей (целевых ориентиров) функционирования и развития. Основной целью логистической системы являются оптимизация управления материальными и информационными потоками во внутренней и внешней среде.

Определение целей базируется на применении системного анализа. Цели отдельных подразделений не должны противоречить общим целям предприятия. Главным методом разработки долгосрочных и краткосрочных целей может стать «дерево целей» развития предприятия.

На втором этапе проводится стратегический анализ внутренней и внешней среды предприятия. Диагностика внутренней среды должна содержать оценку состояния системы, формирование модели системы, анализ сильных и слабых ее сторон (SWOT-анализ). При анализе внешней среды основное внимание должно уделяться прогнозу развития социально-экономической системы региона (страны) на перспективу. Учитываются угрозы и возможности со стороны внешней среды: изменения в институциональной сфере, прогноз объемов промышленного производства, уровня цен и тарифов, объема продаж конкурентов, спрос потребителей, возможности поставщиков и пр.

На третьем этапе, при выборе стратегии и определении альтернатив, должны формироваться варианты функционирования логистической системы с учетом целей ее деятельности и результатов анализа внутреннего потенциала и внешней среды. Допускается корректировка целевых установок, так как анализ среды может изменить приоритеты развития. На этом этапе также оцениваются варианты стратегий с точки зрения достижения целей (целевых ориентиров) функционирования. Целевые ориентиры могут быть заданы нормативно. В этом случае с помощью нормативного прогнозирования можно определить, что необходимо сделать для их достижения.

Четвертый этап — реализация выбранной стратегии. На этом этапе создается организационная структура для осуществления стратегии, определяются субъекты реализации стратегии, проектируется механизм их мотивации, определяются источники (финансовые, материальные, информационные) для проведения стратегии в жизнь.

Заключительный, пятый этап — стратегический контроль. Результаты реализации стратегии сравниваются с целевыми ориентирами логистической системы. После их достижения устанавливаются новые цели; если цели не были достигнуты, то они корректируются (или корректируются предыдущие этапы).

При построение логистической системы распределения применяется следующая последовательность выбора оптимального варианта распределения:
1. Изучение конъюнктуры рынка и определение стратегических целей системы распределения.
2. Определение прогнозируемой величины материального потока, проходящего через систему распределения.
3. Составление прогноза необходимой величины запасов по системе в целом и на отдельных участках материалопроводящей цепи.
4. Изучение транспортной сети региона обслуживания, составление схемы материальных потоков в пределах системы распределения.
5. Изучение различных вариантов движения системы распределения.
6. Оценка логистических издержек для каждого из вариантов.
7. Реализация выбранного для выполнения одного из разработанных вариантов.