Показатели эффективности отдела закупок

Руководствуясь функциями отдела закупок, эффективность его работы, как правило, оценивается следующими показателями:

· сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;

· уровень брака закупаемой продукции;

· доля закупок, совершенных вовремя;

· число ситуаций, когда нужных ресурсов не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;

· количество и причины изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок;

· число полученных и выполненных заявок;

· доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т. п.

Функции менеджера по закупкам

Каждый этап закупочного процесса — это возможность получения большей прибыли для компании. Это и выбор лучшего поставщика, получение оптимальных цен, заказ правильного количества товара, эффективный способ транспортировки, минимизация потерь от бракованного товара — словом, все, где компания может снизить затраты на закупочную логистику и за счет этого добиться большей прибыли. И все инструменты, которые менеджер по закупкам использует в своей работе, существуют именно для того, чтобы помогать ему принимать правильные решения и контролировать процесс движения товара.

Функции и обязанности менеджера по закупке в разных компаниях могут варьироваться. Исследователи выделяют следующие модели закупщиков:

Модель «исполнитель»

Когда объем производства или объем будущих продаж по каждому наименованию товаров известен с высокой степенью достоверности, ключевая задача менеджера по закупкам сводится исключительно к строгому выполнению плана закупок.

Модель «эксперт»

Задача эксперта — найти товары, которые будут реализованы в течение короткого периода времени.

Модель «гений»

Задача «гения» — найти продавца, готового предоставить товар самого высокого качества по самым низким ценам и предложить огромные отсрочки оплаты, а лучше всего — оплату по
факту реализации и с правом возврата непроданных экземпляров.

Модель «логист»

Иногда ввиду особенностей некоторых рынков, а также масштаба и возраста компании задачи нахождения поставщиков, поиска наиболее низких цен не являются основными для отдела
закупок. Все поставщики известны, условия оговорены и не подлежат серьезным изменениям. В такой ситуации основной задачей менеджера по закупкам становится оптимизация, т. е. обеспечение поступления ресурсов в соответствии с логистическим правилом «Семь Н».

Прежде чем вводить систему мотивации менеджеров по закупкам, компания должна выработать четкую закупочную политику. В зависимости от предпочтительной для реализации этой политики модели закупщиков («эксперт», «исполнитель» и т. д.) необходимо подбирать персонал, создавать систему его контроля и использовать показатели системы мотивации.

Основная цель менеджера по закупкам заключается в обеспечении производственного или торгового процесса компании ресурсами (товарами и услугами).

Для достижения этой цели менеджер по закупкам выполняет следующие функции:

· Обеспечивает наличие товара в оптимальном количестве и ассортименте.

· Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости товарных групп.

· Составляет заказы поставщикам.

· Отслеживает выполнение заказа.

· Регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью предотвращения их дефицита.

· Изучает новые предложения поставщиков, конъюнктуру рынка.

· Обобщает и доводит полученную информацию до руководства.

Своевременно информирует подразделения компании о новых предложениях и поступлениях товаров, обеспечивает наличие необходимой информации о товарах в информационно-учетной системе компании.

В зависимости от выполняемых задач определяются области профессиональных знаний и умений.

Менеджер по закупкам должен знать:

· методы управления финансовыми потоками в логистике;

· все составляющие договора на поставку;

· факторы, учитываемые при выборе поставщика и перевозчика;

· способы повышения эффективности управления закупками с помощью информационных технологий;

· применение электронного обмена данными при взаимодействии с поставщиками;

· методы закупок;

· операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка»;

· функции, осуществляемые различными посредниками в процессе выполнения заказов;

· порядок составления договора;

· санкции, применяемые в случае невыполнения условий договора;

· этику делового общения.

Менеджер по закупкам должен уметь:

· обоснованно выбирать лучшие условия поставки;

· правильно оформлять необходимые документы;

· налаживать взаимодействие отдела закупок с другими отделами;

· оценивать и выбирать поставщика;

· получать и анализировать информацию об ассортименте товаров, предлагаемых поставщиками;

· делать обзор рынка поставщиков;

· анализировать надежность поставщика;

· анализировать условия поставки, предлагаемые поставщиками;

· вести переговоры с поставщиками (в части определения цен, условий поставки и пр.);

· сравнивать предложения, полученные от разных поставщиков;

· анализировать и составлять договоры;

· выстраивать прочные деловые отношения с поставщиками, укрепляющие имидж и репутацию своей компании;

· своевременно исполнять все договоренности с поставщиками, не оставлять без решения ни один вопрос;

· принимать меры к погашению задолженности в расчетах с поставщиками.

Для успешного выполнения профессиональных обязанностей закупщику важно иметь аналитический склад ума, системное мышление, быть внимательным, способным эффективно действовать в стрессовых ситуациях, контролировать свою деятельность, уметь планировать и расставлять приоритеты, иметь большой активный словарный запас и уметь доходчиво донести свою мысль до людей с разным уровнем образования.

Особое место занимают коммуникативные умения и навыки, такие как убеждение, ведение переговоров, владение основными техниками общения, способность пойти на компромисс (с поставщиками и другими отделами компании), активность, настойчивость, умение добиваться своей цели, ответственность и порядочность, стрессоустойчивость, выдержка и терпение в конфликтных ситуациях.

Менеджер по закупкам работает с большими объемами информации. Это информация о поставщиках, о порядке поставки, транспортировки и оплаты. Аналитическая деятельность менеджера по закупкам заключается в сопоставлении цены, качества, сроков поставки и выборе оптимального варианта; в анализе рынка продукции. При этом особое место занимает процесс принятия решений в сжатые сроки.

Менеджер по закупкам работает в офисе. В основном его деятельность осуществляется с помощью таких средств, как телефон, факс, интернет, компьютер (работа с профессиональными программами, с базами данных, с интернетом; написание отчетов и т. д.).

Сложными для большинства профессионалов в области закупочной логистики являются конфликты с отделом продаж (производственным отделом), проблемы взаимодействия с трудными поставщиками (например, с монополистами на рынке).

Направлениями повышения квалификации менеджера по закупкам являются: совершенствование методов профессионального общения; обучение навыкам ведения переговоров; овладение навыками планирования рабочего дня и организации закупочного процесса; развитие командной работы; совершенствование знаний в области производства продукции, изучение типов и видов продукции, спроса покупателей и технологий продаж, юридических аспектов закупочной деятельности.