Взаимосвязь учётов на складах и в бухгалтерии

В зависимости от объёма запасов, их ассортимента аналитический учёт материалов ведётся количественно-стоимостным или оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом. Право выбора того или иного способа аналитического учёта на складах предоставляется организации исходя из конкретных условий работы. Способ учёта материальных ценностей должен быть закреплён в её учётной политике.

Количественно-стоимостной метод предполагает организацию на складах и в бухгалтерии одновременно учёта ценностей по номенклатурным номерам как по количеству, так и в денежном выражении. Этот метод используется при наличии широкой номенклатуры МПЗ в условиях отсутствия эффективной автоматизации учёта. Его основными принципами являются:

· оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учёта на складе при помощи карточек складского учёта;

· систематический контроль работниками бухгалтерии за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов непосредственно на складе и ведением их складского учёта. Предоставление бухгалтеру права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учёта;

· осуществление бухгалтерией учёта движения материалов только в денежном выражении по учётным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения;

· систематическое подтверждение (взаимоувязка) данных складского и бухгалтерского учёта путём сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учёта, оценённых по принятым учётным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учёта.

При сальдовом методе (оперативно-бухгалтерском) учёт осуществляется на карточках складского учёта материалов. В бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала открываются карточки, которые под расписку передаются заведующему складом. На складе на все поступающие материалы кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учёта материалов. Расход материалов регистрируется на основании расходных документов: лимитно-заборных карт, требований-накладных.

На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных и т. п.) материально ответственное лицо осуществляет записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учёта в день их совершения. При этом ежедневно выводить на карточках остатки материалов.

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учёта данных об отпуске материалов может производиться и по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчётным месяца. При этом порядке записей лимитные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учёта.

Об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запаса, а также и об остатках материалов, находящихся без движения заведующий складом (кладовщик) обязан своевременно сообщать отделу снабжения. Такое сообщение обычно оформляется сигнальной справкой.

На конец месяца все лимитные карты (или месячные талоны от квартальных карт), находящиеся на складе, независимо от использования лимита должны быть сданы. Лимитные же карты, по которым был использован лимит в течение месяца, передаются в бухгалтерию в момент свершения этого события.

До сдачи лимитных карт их итоговые данные выверяются с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитных карт (при ведении карт в двух экземплярах). Это делают работники складов, отпускавшие материалы, и работники цехов, получавшие их. Выверка подтверждается их подписями.

Приёмка-сдача первичных документов должна оформляться, как правило, составлением специального реестра, в котором указывается количество и номера сдаваемых первичных документов раздельно по приходу и расходу.

Заведующий складом (кладовщик) обязан представлять в бухгалтерию в установленный для этого срок в двух экземплярах ведомость остатков МПЗ на конец отчётного месяца. Ведомость составляется в количественном выражении только по тем материалам, которые имели движение в отчётном месяце. Эти ведомости должны быть подписаны также начальником (мастером) цеха, участка или производителем работ. Проверка правильности оформления документов и составления ведомостей остатков производится бухгалтерией немедленно по их получении. После проверки один экземпляр ведомости с замечаниями и указаниями возвращается на склад.

При ограниченном количестве номенклатурных номеров МПЗ и наличии автоматизированной системы управления и автоматизированного складского хозяйства возможно применение систематически составляемых ведомостей движения и остатков материалов. Они используются как для оперативного руководства, так и контроля за состоянием и движением материалов на складах. Это, в свою очередь, позволяет материально ответственным лицам отказываться от ведения карточек складского учёта.

Действия бухгалтерии

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций (законность операции) и правильности их оформления (наличие необходимых реквизитов, в том числе полноты проставленных в документах шифров).

Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов и кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.

Все первичные документы подвергаются таксировке. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт) и по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество (с учётом возврата) по каждому номенклатурному номеру.

При обработке первичных документов на первых экземплярах бухгалтерией проставляются учётные шифры видов операции, поставщика и др. Затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления или направлениям отпуска (расхода) материалов (по корреспондирующим счетам). Выявленные суммы записываются в соответствующие регистры синтетического учёта.

После разметки первые экземпляры первичных документов передаются соответствующим исполнителям: приходные документы с приложенными к ним накладными и т. п. — для учёта приобретения и заготовления материальных ценностей, а расходные документы — для учёта затрат на производство и калькуляции и др.

Синтетический учёт движения материальных ценностей должен осуществляться бухгалтерией в суммовом выражении на соответствующих синтетических счетах, субсчетах, а внутри их по складам или кладовым (по материально ответственным лицам) и группам материалов.

В этих целях суммы оборотов по группам материалов записываются в накопительные ведомости синтетического учёта. Они ведутся по каждому складу отдельно по приходу и расходу в разрезе синтетических счетов и субсчетов и групп материалов (по учётным ценам). Периодически либо в конце отчётного месяца итоговые данные по приходу и расходу накопительных ведомостей записываются в учётные регистры.

При журнально-ордерной форме учёта эти данные записывают в соответствующие разделы ведомости № 10 «Движение материальных ценностей (в денежном выражении)». Итоговые данные ведомости № 10 по поступлению и выбытию материалов по учётным датам и с учётом сумм транспортно-заготовительных расходов, включая наценки снабженческих организаций или отклонений фактической себестоимости от плановых цен, должны быть сверены с соответствующими данными журналов-ордеров № 6, 10, 10/1 и др.

По окончании месяца на основании данных о приобретении и заготовлении материалов бухгалтерия должна определить:

· остатки материалов в пути и материалов, не вывезенных со складов поставщиков;

· данные о неотфактурованных поставках;

· остатки задолженности поставщикам по не оплаченным в срок расчётным документам.

Эти учётные данные используются для принятия соответствующих мер по розыску непоступивших ценностей, затребованию счетов-фактур от поставщиков, для оплаты задолженности поставщикам. Они также используются при составлении бухгалтерской отчётности.

Выносы:

Материально-производственные запасы могут поступать в организацию различными способами:

· от поставщиков;

· от подотчётных лиц, приобретающих их за наличный расчёт;

· из собственного производства, от списания пришедших в негодность основных средств.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

По окончании отпуска МПЗ доверенность передаётся в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей, выданных по данной доверенности.

Материально-производственные запасы, поступающие на склады организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счёту, весу, объёму) и качеству, указанным в сопроводительных документах.

При закупке материальных ценностей у физического лица в акте закупки должны быть приведены сведения о продавце: как минимум паспортные данные и адрес его постоянного места жительства. Если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер. Желательно также получить у этого лица и копию свидетельства о его регистрации.

На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского учёта допускается ведение учёта в оформленных в установленном порядке книгах сортового учёта. Причём в этих книгах должны быть предусмотрены все реквизиты, указываемые в карточках складского учёта.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных.

Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем МПЗ доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Приёмка-сдача первичных документов должна оформляться, как правило, составлением специального реестра, в котором указывается количество и номера сдаваемых первичных документов раздельно по приходу и расходу.

 

 

27. Бухгалтерский учёт производственных запасов по фактической себестоимости и по плановым ценам.

 

Для осуществления основной деятельности помимо помещения и оборудования и других основных средств предприятию необходимо иметь определенные производственные запасы.

Производственные запасы (сырье, материалы, топливо и др.), являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силы производственный процесс предприятия, в котором они используются однократно. Себестоимость их полностью передается на вновь созданный продукт.

В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие — изменяют только свою форму (смазочные материалы, краски), третьи — входят в изделия без каких — либо внешних изменений (запасные части), четвертые — только способствуют изготовлению изделий.

К производственным запасам относятся:

· сырье и основные материалы;

· вспомогательные материалы;

· покупные полуфабрикаты;

· возвратные отходы;

· топливо;

· тара и тарные материалы;

· запасные части.

Сырье и основные материалы — это те предметы, из которых изготавливают продукт. К сырью относят продукцию добывающей промышленности (зерно, полезные ископаемые, скот, продукты животноводства и т.п.). К материалам относится продукция обрабатывающей промышленности (ткань, мука, пластик и т.п.).

Вспомогательными называют материалы, которые используют для воздействия на сырье и основные материалы, для придания продукции определенных потребительских свойств (пищевые красители, вкусовые добавки) или для обслуживания и ухода за орудиями труда (смазочные материалы).

Покупные полуфабрикаты — это сырье и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией, которые приобретаются у других предприятий и организаций. Их роль в производственном процессе идентична роли сырья и основных материалов.

Возвратные отходы производства — это остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию и утратившие полностью или частично потребительские свойства исходного сырья и материалов (опилки, стружка и т.п.).

Топливо подразделяется на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (для отопления).

Тара и тарные материалы — предметы, используемые для упаковки и транспортировки, хранения различных материалов и продукции (мешки, ящики, бочки, коробки).

Запасные части служат для замены износившихся деталей машин и механизмов.

Кроме того, материалы классифицируют по техническим свойствам и делят на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы и др.

Указанные классификации производственных запасов используют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления государственного статистического наблюдения (отчета) об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплутационной деятельности.

 

В соответствии с ПБУ 5/01 материально — производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью материально — производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Фактическими затратами на приобретение материально-производственных запасов могут быть:

· суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

· суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально — производственных запасов;

· таможенные пошлины и иные платежи;

· невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов;

· вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;

· затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию;

· иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.

Не включаются в фактические затраты на приобретение материально-производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов при их изготовлении силами организации определяется, исходя из фактических затрат, связанных с производством данных запасов. Учет и формирование затрат на производство материально-производственных запасов осуществляется организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату принятия их к учету.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, приобретенных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, определяется исходя из стоимости товаров (ценностей), переданных или подлежащих передаче организацией. Стоимость товаров (ценностей), переданных или подлежащих передаче, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных товаров (ценностей).

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации и предусмотренных настоящим Положением.

Материально-производственные запасы, на которые цена в течение года снизилась либо которые морально устарели или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по цене возможной реализации, если она ниже первоначальной стоимости заготовления (приобретения), с отнесением разницы в ценах на финансовые результаты организации.

В соответствии с ПБУ 5/01 при отпуске материально-производственных запасов в производство и ином выбытии их оценка производится организацией (товаров, учитываемых по продажной (розничной) стоимости) одним из следующих методов:

· по себестоимости каждой единицы;

· по средней себестоимости;

· по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО);

· по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ЛИФО).

Применение одного из методов по виду (группе) запасов производится в течение отчетного года.

Материально-производственные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга, могут оцениваться по себестоимости каждой единицы таких запасов.

Материально-производственные запасы могут оцениваться организацией по средней себестоимости, которая определяется по каждому виду (группе) запасов как частное от деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в этом месяце.

Стоимость израсходованных материалов оценивается по формуле:

Р = О н + П — О к, где

Р — стоимость израсходованных материалов;

О н и О к — стоимость начального и конечного остатков материалов;

П — стоимость поступивших материалов.

Оценка материально-производственных запасов может производиться по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО).

При методе ФИФО (от английского «FIFO — first in — first out») применяется правило, заключенное в его английском названии:

первая партия в приход — первая партия в расход

Оценка запасов методом ФИФО основана на допущении, что материальные ресурсы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), т.е. ресурсы, первыми поступающие в производство (в торговле — в продажу), должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. При применении этого метода оценка материальных ресурсов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости продажи продукции (работ, услуг) учитывается себестоимость ранних по времени приобретений.

Оценка материально — производственных запасов может производиться организацией по себестоимости последних по времени приобретения материально — производственных запасов (метод ЛИФО).

При методе ЛИФО (от английского «LIFO — last in — first out») применяется другое правило:

последняя партия в приход — первая партия в расход

Оценка запасов методом ЛИФО основана на допущении, что ресурсы, первыми поступающие в производство (продажу), должны быть оценены по себестоимости последних в последовательности приобретения. При применении этого метода оценка материальных ресурсов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости ранних по времени приобретения, а в себестоимости продажи продукции (работ, услуг) учитывается себестоимость поздних по времени приобретения.

Организация может применять в течение отчетного года как элемент учетной политики один метод оценки по каждому отдельному виду (группе) материально-производственных запасов.

Оценка материально-производственных запасов на конец отчетного периода (кроме малоценных и быстроизнашивающихся предметов и товаров, учитываемых по продажной (розничной) стоимости) производится в зависимости от принятого метода оценки запасов при их выбытии, то есть по себестоимости каждой единицы запасов, средней себестоимости, себестоимости первых или последних по времени приобретений.