Построение и комплектация пояснительной записки

Текст пояснительной записки курсовых и дипломных проектов состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Это деление увязывается с заданием на проектирование.

Разделы пояснительной записки должны иметь порядковые номера, обозначенные арабскими цифрами с точкой.

Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номера подразделов состоят из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела также должна ставиться точка.

Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Если раздел не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта также должна ставиться точка, например:

 

 

1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1.

1.2.         Нумерация пунктов первого раздела записки.

1.3.

 

2. РАСЧЕТНАЯ (РАСЧЕТНО-ГРАФИЧЕСКАЯ) ЧАСТЬ

 

2.1.

2.2.        Нумерация пунктов второго раздела записки.

2.3.

 

Если разделы имеют подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВА

 

3.1. Организация ремонтной службы завода и цеха

3.1.1.          

3.1.2.  Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела записки.

3.1.3.          

3.2.    Технологический процесс ремонта машины

 

3.2.1.

3.2.2.  Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела записки.

3.2.3.      

 

Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.

Пункты при необходимости могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2,1.3 и т.д.

Содержащиеся в тексте пункта или подпункта перечисления требований, указаний, положений обозначают арабскими цифрами со скобкой, например: 1), 2), 3) и т.д.

Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзаца.

Наименования разделов и подразделов должны быть краткими. Наименования разделов записывают в виде заголовков, симметрично тексту, заглавными (прописными) буквами: ВВЕДЕНИЕ, ОБЩАЯ ЧАСТЬ, РАСЧЕТНАЯ ЧАСТЬ, ОРАНИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВА, ЭКОНОМИКА ПРОИЗВОДСТВА (ТЕХНИКО - ЭКОНОМИЧЕСКИЕ РАСЧЕТЫ), ОХРАНА ТРУДА И ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ, ЛИТЕРАТУРА. Наименования подразделов записывают в виде заголовков (с абзаца) строчными буквами (кроме первой прописной).

Переносы слов в заголовках не допускаются. Точку в конце заголовка не ставят. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Каждый раздел пояснительной записки должен начинаться с нового листа.

В пояснительной записке на первом листе (после титульного) и при необходимости на последующих листах помещают содержание пояснительной записки, включающее номера и наименования разделов и подразделов с указанием номеров листов (см.приложение 14).

Слово «СОДЕРЖАНИЕ» записывают в виде заголовка (симметрично тексту) прописными буквами. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами (кроме первой прописной).

Изложение текста

Полное наименование изделия (темы) на титульном листе, в основной надписи и при первом упоминании в тексте пояснительной записки должно быть одинаковым. Допускается при необходимости в основной надписи пояснительной записки и чертежей помещать сокращенное название темы курсового или дипломного проекта. В последующем тексте допускается употреблять сокращенное наименование изделия (темы).

Наименования, приводимые в тексте записки и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.

Текст пояснительной записки должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

Изложение материала должно идти от первого лица множественного числа, например: «принимаем», «определяем». Допускается также использование неопределенной формы, например: «принимается», «определяется» и т.д.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо» и производные от них.

В пояснительной записке должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии – общепринятые в научно-технической литературе.

В тексте пояснительной записки не допускается:

· Применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

· Сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы;

· Применять сокращения слов, кроме установленных правилами украинской орфографии, пунктуации, а также соответствующими государственными стандартами (пример ГОСТ 2.316-2008);

· Употреблять математические знаки без цифр, например  (меньше или равно),   (больше или равно);  (не равно), а также знаки № (номер), %(процент);

· Применять категории стандартов (ГОСТ, ОСТ, РСТ, СТП, СТ СЭВ) без регистрационного номера.

Если в документе принята особая система сокращения слов или наименований (аббревиатуры), то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают в конце пояснительной записки перед перечнем терминов. Допускается при первом упоминании развернутого названия объекта в скобках указывать его аббревиатуру, и далее использовать по тексту, например: Керченский стрелочный завод (КСЗ).

Условные буквенные обозначения величин, а также условные графические обозначения должны соответствовать установленным государственными стандартами. В тексте пояснительной записки перед обозначением параметра дают его пояснение, например: «Временное сопротивления разрыву _в».

Числовые значения величин в тексте должны указываться с необходимой степенью точности, при этом в ряду величин выравнивание числа знаков после запятой не обязательно.

В тексте пояснительной записки числа с размерностью следует писать цифрами, а без размерности – словами, например: «Просверлить пять отверстий диаметром 20 мм».

Единица физической величины одного и того же параметра в пределах всей записки должна быть постоянной, если в тексте пояснительной записки приводиться ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то ее указывают только после последнего числового значения, например: 1,5; 1,75; 2 м.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами.

Значения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, должны быть приведены непосредственно под формулой, если они не указывались ранее. Значение каждого символа дают с новой строки в той последовательности, в какой они приведены в формуле. Первая строка расшифровки должна начинаться со слов «где» без двоеточия после него.

При выполнении расчетов в обязательном порядке указываются все числовые значения символов, входящих в формулу, если они не указывались ранее.

Все формулы, если их в пояснительной записке более одной, нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией или в пределах раздела. Номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой. Номер указывают с правой стороны листа (страницы) на уровне формулы в круглых скобках на расстоянии 10 мм от рамки, например:

                                                                                   (2.1)      

где  I – сила тока, А

  U – напряжение, В

  R – сопротивление, Ом.

 

Ссылки в тексте на номер формулы дают в скобках, например: «…в формуле (2.1)». Допускается нумерация формул в пределах всей пояснительной записки.

В примечаниях к тексту и таблицам указывают только справочные и поясняющие данные.

Если имеется одно примечание, то его не нумеруют и после слова «Примечание» ставят точку. Если примечаний несколько, то после слова «Примечание» ставят двоеточие. Примечания нумеруют арабскими цифрами с точкой, например:

 

Примечание: 1. ___________________________________________

                    ____________________________________________

                    ____________________________________________

                    2. __________________________________________

                    ____________________________________________

Оформление иллюстраций и приложений

Иллюстрации должны быть расположены по тексту пояснительной записки возможно ближе к соответствующим частям текста.

Иллюстрации следует располагать так, чтобы их было удобно рассматривать без поворота пояснительной записки или с поворотом по часовой стрелке.

Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов Единой системы конструкторской документации (ЕСКД). Все иллюстрации, если их в пояснительной записке больше одной, нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией в пределах всей пояснительной записки. Ссылки на ранее упомянутые иллюстрации дают с сокращенным словом «смотри», например: «см. рис.3.2».

Иллюстрации при необходимости могут иметь наименование и поясняющие данные (подрисуночный текст). Наименование и поясняющие данные помещают под иллюстрацией. Номер иллюстрации помещают слева от наименования. Иллюстрация обозначается словом «Рисунок __», которое вместе с названием иллюстрации помещают, после поясняющих данных, например, «Рисунок 3.1 Схема размещения».

Если в тексте пояснительной записки есть ссылки на составные части изделия, то на иллюстрации должны быть указаны номера позиций этих составных частей в пределах данной иллюстрации, которые располагают в возрастающем порядке за исключением повторяющихся позиций, а для электро- и радиоэлементов – позиционные обозначения, установленные в схемах данного изделия.

Исключение составляют электро- и радиоэлементы являющиеся органами регулировки или настройки, для которых (кроме номера позиции) дополнительно указывают в подрисуночном тексте назначение каждой регулировки и настройки, позиционное обозначение и надписи на соответствующей планке или панели.

Допускается при необходимости номер, присвоенный составной части изделия на иллюстрации, сохранять в пределах всей пояснительной записки.

При ссылке в тексте на отдельные элементы деталей (отверстия, пазы, канавки, буртики и др.) их обозначают прописными буквами украинского алфавита.

Указанные данные наносят на иллюстрациях согласно ГОСТ 2.109-73.

На приводимых в пояснительной записке электрических схемах около каждого элемента указывают его позиционное обозначение, установленное соответствующими стандартами, и при необходимости – номинальное значение величины.

Иллюстрационный материал, таблицы или текст, вспомогательного характера допускается давать в виде приложений.

Приложения оформляют в конце пояснительной записки как ее продолжение или выпускают в виде самостоятельного документа (например, альбом технологических карт на механическую обработку деталей).

Каждое приложение должно начинаться с нового листа с указанием в правом углу первого листа слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами и в технически обоснованных случаях иметь заголовок, которой записывают симметрично тексту прописными буквами. Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается приложения оформлять на листах формата А3, А4х3, А4х4, А2 и А1 по ГОСТ 2.301-68.

При наличии в пояснительной записке (или альбоме) более одного приложения, их нумеруют арабскими цифрами (без знака №), например: ПРИЛОЖЕНИЕ 1, ПРИЛОЖЕНИЕ 2 и т.д.

Текст каждого приложения при необходимости разделяют на разделы, подразделы и пункты, нумеруемые отдельно по каждому приложению.

Нумерация листов пояснительной записки и приложений, входящих в состав этой записки, должна быть сквозная.

Иллюстрации и таблицы в приложениях нумеруют в пределах каждого приложения.

Если в пояснительной записке есть приложения, то на них дают ссылку в основном тексте этой записки, а в содержании перечисляют все приложения с указанием их номеров и заголовков (при их наличии). Ссылки на приложения дают по типу: «прилож.1» или «прилож.2». Ссылки на ранее упомянутые приложения дают сокращенным слово «смотри», например «см. прилож.2».

Приложения, выпускаемые в виде самостоятельного документа (например, альбом технологических карт), оформляют по общим правилам – первый лист с основной надписью по форме 2, последующие листы – по форме 2а (ГОСТ 2.104-2006). При необходимости такое приложение может иметь титульный лист и лист «Содержание».

Допускается в качестве приложения к пояснительной записке использовать другие самостоятельные выпущенные документы (например, габаритные чертежи, схемы и др.).

Построение таблиц

 

Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблиц.

 Горизонтальные и вертикальные линии, которые разграничивают строки таблицы, а также линии, ограничивающие таблицу слева, справа и снизу, можно не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей. Таблицу следует располагать непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице.

Над левым верхним углом таблицы помешают надпись «Таблица …» с указанием номера таблицы, например: «Таблица 2.1». Таблица может иметь название, которое печатают маленькими буквами (кроме первой большой) и помещают над таблицей. Название должно быть кратким и отражать содержание таблицы. Номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенные точкой, например: Таблица 2.1 — первая таблица второго раздела.

Если в отчете одна таблица, ее нумеруют согласно требованиям.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, таблицу делят на части, помещая одну часть под другой, или рядом, или перенося часть таблицы на следующую страницу. При этом на каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик.

При делении таблицы на части допускается ее головку или боковики заменять соответственно номерами граф или строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и/или строки первой части таблицы.

Слово «Таблица » указывают один раз слева над первой частью» таблицы, над другими частями пишут: «Продолжение таблицы__» с указанием номера.

Заголовки граф таблицы начинают с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно предложение с заголовком.

Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишут с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков таблиц знаки препинания не ставят. Заголовки указывают в единственном числе.

Диагональное деление головки таблицы не допускается. Высота строк

таблицы должна быть не менее 8 мм.

Если строки или графы таблицы выходят за формат листа, таблицу делят на части, которые, в зависимости от особенностей таблицы, переносят на другие листы или помещают на одном листе рядом или одну под другой.

Графу «№ п/п» в таблицу не включают. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера указывают в боковике таблицы перед их наименованием. Для облегчения ссылок в тексте пояснительной записки допускается нумерация граф.

 

 Таблица __________ - _____________________________________

                                  номер                              название таблицы

 

Головка									Заголовок граф
									Подзаголовок граф
									Строки (гори зонтальные ряды)
	8 min

 

          Боковик               Графы (колонки)

(заголовки строк)

Если строки или графы таблицы выходят за формат листа, таблицу делят на части, которые, в зависимости от особенностей таблицы, переносят на другие листы или помещают на одном листе рядом или одну под другой.

Графу «№ п/п» в таблицу не включают. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера указывают в боковике таблицы перед их наименованием. Для облегчения ссылок в тексте пояснительной записки допускается нумерация граф.

Повторяющийся в графе текст, состоящий из одного слова, допускается заменять кавычками, если строки не разделены линиями. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее кавычками.

Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается.

Для сокращения текстов заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях, например: D – диаметр, B – ширина, H – высота, L – длина.

Все таблицы, если их в пояснительной записке более одной, нумеруют в пределах раздела арабскими цифрами. Номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

На все таблицы должны быть ссылки в тексте, при этом слово «таблица» пишут полностью, если таблица не имеет номера, и сокращено – если имеет номер, например: «табл. 1.1» или «табл. 1.2». Ссылки на ранее упомянутые таблицы дают с сокращенным словом «смотри», например: «см. табл. 2.3».