Порядок прохождения лабораторного практикума

Цель работы – изучить основные принципы работы клиентоориентированных систем, ознакомиться с функционалом системы Мегаплан в частности: управлением процессом продаж.

Правила оформления и представления отчета по лабораторной работе

Отчет предоставляется в письменной форме. Он должен состоять из следующих частей:

- название работы;

- задание на выполнение работы;

- план (методика) выполнения работы;

- скриншоты программы по каждому заданию лабораторной работы;

-  выводы о полученных знаниях и практических навыках в процессе выполнения лабораторной работы.

Правила оценки выполнения лабораторных работ

Оценка по лабораторной работе «Создание сделок» складывается из трех составляющих:

- предварительная подготовка;

- выполнение практической части работы;

- качество сформулированных выводов по работе, понимание практического значения проделанной работы.

 

Задания к лабораторной работе №5

1. Ознакомьтесь с компанией и том как организованна процесс проведения сделок

Компания «Стёклышко» занимается продажей и установкой окон. Работа компании осуществляется так:

Диспетчер принимает заявку от клиента и передает ее менеджеру. Менеджер делает просчет и выставляет счет на оплату. Процесс оплаты счета контролирует бухгалтер. Если клиент оплачивает сделку, то она фиксируется как оплаченная, а затем передается на установку технику. После установки если у клиента нет никаких претензий, сделка закрывается. За всем процессом сделки следит руководитель отдела продаж. Менеджеры ведут сделку от принятия заявки до закрытия.

Следовательно, роли, статусы и переходы определенны так:

Роли:

– Диспетчер

– Менеджер

– Руководитель отдела продаж

– Бухгалтер

– Техник

Статусы и переходы:

– Приём заявки (переход⇒просчёт)

– Просчёт (переход⇒выставление счёта)

– Выставление счёта (переход⇒отплата, отказ, отложено)

– Оплата (переход⇒установка)

– Установка (переход⇒заявка закрыта)

– Заявка закрыта

– Отказ

– Отложено

Для проведения сделки важно несколько параметров:

1. Контактные данные клиента;

2. Откуда пришел клиент;

3. Тип окна;

4. Данные просчета;

5. Дата установки;

6. Выставлен счет (отправка уведомления бухгалтеру);

7. Дата и время выезда техника;

8. Претензии от клиента.

Эти данные являются дополнительными свойствами, которые необходимо добавить в карточку сделки. А тот, кто её проводит, будет вносить туда информацию, по которой потом можно будет делать отчёты.

Для более наглядного представления ниже представлена сделка проведенная по этой воронке продаж:

Диспетчер заводит новую сделку, вводит данные нового клиента. В модуле «Клиенты» автоматически будет создана новая карточка.

 

Рисунок 2.1 – Создание сделки диспетчером

 

Далее, диспетчер заполняет дополнительные поля: «Откуда пришёл клиент» и «Желаемую дату установки», назначает менеджера и переводит сделку на следующий этап (статус «Просчёт»). На этом работа диспетчера с этой заявкой завершена.

Рисунок 2.2 – Обработка сделки диспетчером

Менеджеру моментально приходит уведомление, о том, что ему передали сделку, она появилась у него в списке сделок. На этапе «Просчёт» менеджер указывает тип окна, удобную дату для установки, делает нужные просчёты, указывает, будет ли предоплата и формирует заказ согласно введённым ранее данным. Затем менеджер переводит сделку в статус «Выставление счёта».

Рисунок 2.3 – Работа менеджера на этапе просчета

На этом этапе менеджер выставляет счёт клиенту. Счёт будет находиться в карточке сделки, в карточке у клиента, а также он попадет в модуль «Счета» в статусе «Выставлен». Сделка переводится в статус «Оплата».

Рисунок 2.4 – Выставление счета

 

На этапе «Оплата» к сделке присоединяется бухгалтер (ему было отправлено персональное уведомление о том, что был выставлен счёт). После того как клиент оплачивает счёт, менеджер назначает техника и переводит сделку на этап «Установка». На этом работа менеджера с этой заявкой завершена.

Рисунок 2.5 – Подключение техника к сделке

 

Техник также получает уведомление, о том, что он добавлен в сделку, и она появляется у него в списке сделок. Техник согласовывает с клиентом дату и время установки. Когда всё согласовано, техник выезжает на установку к клиенту. Если у клиента возникли претензии, то они прикладываются в качестве файла к сделке. В том случае, если претензий нет, сделка переводится в статус «Заявка закрыта». Работа с данным заказом была успешно завершена.

Теперь воспроизведем схему сделки в Мегаплане.

 

2. Создайте новую пустую схему сделки

 

Для того чтобы создать новую схему сделки, нужно открыть «Настройки» -> «Сделки» кликнуть на кнопку «Добавить схему».

Рисунок 2.6 – Создание новой схемы

 

На открывшейся странице выбираем «Создать пустую», указываем название, при желании заполняем описание, нажимаем на кнопку «Добавить»:

 

3. Внесите все статусы и переходы в схему сделки

Первым делом добавляются статусы:

Рисунок 2.7 – Добавление статусов

 

Если статусы перепутались в последовательности, то просто перетащите их по своим местам мышкой:

Статусу «Заявка закрыта» устанавливается «Положительный результат», так как продажа состоялась и сделка была успешно завершена. Соответственно, статусу «Отказ» — «Отрицательный результат», остальные статусы остаются с результатом «Актуальный».

Затем добавляются переходы:

Рисунок 2.8 – Добавление переходов

 Переходы определяют возможные изменения статусов сделки. Например, из статуса «Выставление счёта» можно перейти в три статуса «Оплата», «Отложено» и «Отказ».

Нажимаем на «Плюс» и во всплывающем окошке выбираем переходы, если их несколько, то выбираем несколько. Отредактировать возможность перехода со статуса на статус можно также через кнопку «Плюс».

Обратите внимание, что со статусов «Заявка закрыта» и «Отказ» нет переходов в другие статусы, так как они являются конечными. А вот со статуса «Отложено» имеется обратный переход в статус «Выставление счета» и «Отказ» — для тех случаев, когда клиент примет-таки какое-то решение.

4. Добавление ролей

Существует два типа ролей в Мегаплане:

Статическая роль — список участников этой роли определяется администратором вручную только на этапе настройки схемы сделок и организационной структуры компании. Статическая роль не отображается в карточке сделки. Сотрудники, которые были добавлены на данную роль, будут по умолчанию видеть все сделки согласно той схеме, в которую их внесли при настройке.

Динамическая роль — появляются автоматически при создании полей с типом «пользователь».

В данном случае добавляются всего 3 роли (роль менеджера и руководителя отдела продаж в схеме есть по умолчанию):

· Диспетчер — создаёт сделки, при создании сам себя назначает на данную роль.

· Бухгалтер — статическая роль, будет видеть все сделки.

· Техник — свободного техника выбирает менеджер и назначает на роль.

Таким образом, в дополнительных свойствах необходимо добавить две роли:

Рисунок 2.9 – Добавление динамической роли

Эти две роли автоматически появятся в списке ролей. В список ролей добавляем одну статическую роль — бухгалтер:

Рисунок 2.10 – Добавление статической роли

 

5. Настройка прав ролей

Для начала, назначим сотрудников на роли и определим, какие статусы, какая роль будет видеть. Для этого открываем роль, кликнув по её названию:

Рассмотрим настройку на примере роли «Диспетчер». Сначала укажем могут ли сотрудники под этой ролью создавать и удалять сделки. Далее работаем со свойствами сделки. Ставим точку в столбец «Запись» напротив тех свойств, которые можно записывать и редактировать. «Чтение» — даёт возможность прочитать содержание поля, но не отредактировать. Столбец «Спрятано» делает свойство скрытым для сотрудников.

 

Рисунок 2.11 – Настройка роли

 

Спускаемся ниже. В блоке со статусами проставляем на каких статусах диспетчер сможет видеть сделку. У нас это один статус — «Приём заявки», так как дальше сделка передаётся менеджеру.

В блоке с переходами указываем с какого статуса на какой диспетчер сможет перевести сделку. В нашем случае это один переход, на статус «Просчёт».

 

Теперь назначим сотрудников на роль «Диспетчер»:

 

Рисунок 2.12 – Назначение сотрудника на роль

 

Нажимаем на кнопку «Добавить пользователей», из списка выбираем сотрудников. На роль можно назначать как отдельных сотрудников, так и целые отделы. По умолчанию поле остаётся пустым, и права группы получают все сотрудники компании, зарегистрированные в Мегаплане. После выбора сотрудников или отделов нажмите кнопку «Плюс» для сохранения выбранных пользователей и групп.

Флажок «Множественные значения» даёт возможность назначить на одну роль сразу несколько сотрудников.

Заходим в оставшиеся роли и добавляем сотрудников там.

А теперь укажем на какие поля мы будем видеть на каждом статусе:

 

Рисунок 2.13 – Настройка прав для на свойства сделок

 

Выбираем нужный статус (он подсветится жёлтым цветом), спускаемся к дополнительным свойствам, выбираем роль и свойство, нажимаем на свойство и выставляем нужное значение.

 

Давайте посмотрим на готовую настройку в статусе «Просчёт»:

 

Рисунок 2.14 – Свойства сделок в статусе просчет

 

На этом статусе сделку видят только сотрудники, входящие в роль «Менеджер» и «Руководитель отдела продаж». В карточке сделки, согласно нашим настройкам сотрудник под ролью «Менеджер» будет иметь право чтения на свойства «Суть», «Клиент», «Контактное лицо» и «Менеджер». Поменять их он не сможет, эти поля были заполнены на статусе «Приём заявки» и мы закрыли возможность их исправления на последующих статусах.

В этом статусе менеджер может добавить только данные просчёта, а поле «Плательщик» не увидит, пока не переведет сделку в статус «Выставление счёта».

 

6. Добавьте два сценария: выставление счета и уведомление бухгалтера

Первый — выставление счёта:

На странице настройки схемы внизу есть кнопка добавления нового сценария. Нажимаем на кнопку «Добавить сценарий». На открывшейся странице указываем название сценария, тип — кнопка (выставление счета будет происходить по нажатию на кнопку). Выбираем правило статуса. Счёт выставляется на статусе «Выставление счёта» и добавляем действие «Сгенерировать счёт». Поля шаблон счёта и получатель можно оставить пустыми, тогда менеджер сам будет выбирать по какому шаблону выставлять счёт и кто будет получателем. Нажимаем сохранить сценарий.

Теперь создадим сценарий для бухгалтера. Действия такие же как при добавлении сценария на выставление счёта:

Указываем название сценария, тип — авто (уведомление уйдет автоматически, как только менеджер поставит флажок в поле «Счёт выставлен»). Выбираем правило поля «Счёт выставлен» и ставим флажок. И добавляем действие «Отправить уведомление», в получателях указываем нашего бухгалтера, название темы и содержание письма — на ваше усмотрение.

Диспетчер создаёт заявку, в процессе работы заполняются нужные свойства в карточке сделки, и она передаётся другим участникам. Кстати, свойства, которые мы с вами добавили попадают в список сделок, а значит, по ним можно делать фильтрацию, а также формировать отчёты по заполненным данным.

 

Лабораторная работа №6

«Работа с клиентской базой. Коммуникации и автосценарии.»