Управление материальными запасами на предприятии

 

На предприятии можно выделить следующие виды запасов и их функции:

- текущий запас – позволяет обеспечить непрерывность производственного процесса, между двумя поставками сырья;

- страховой запас – направлен на снижение рисков, связанных с аритмичностью спроса, а также возможными нарушениями сроков или объемов поставок;

- сезонный запас - позволяет сгладить возникающие сезонные колебания;

- спекулятивные запасы – направлены на защиту от резкого (незапланированного) повышения цен, введения квот на импорт и т.д.;

- неликвидные запасы – образуются в результате отсутствия рынков сбыта;

- переходящие запасы – остатки производственных запасов на конец отчетного периода.

Запас каждого товара может относиться к одной из категорий:

- рентабельный запас;

- нерентабельный запас;

- никчемный запас.

Для того чтобы эффективно управлять запасами предприятия, во-первых нужно чётко сформулировать цель организации. Например, удовлетворение потребностей потребителя, созданием запасов максимизирующих чистую прибыль. Для эффективного управления запасами необходимо знание по планированию закупок и знания управления складскими запасами.

Управлять запасами можно и узконаправленно, оптимизируя материальные запасы, не вредя общему процессу. Можно так же управлять запасами, смотря на работу всего предприятия. Наиболее эффективным управлением запасами считается управление запасами в логистике. Где оно рассматривается с точки зрения снижения затрат на содержание материальных запасов и их обслуживания. Любое предприятие стремится к сокращению издержек и увеличению прибыли. Именно ради этих целей и создается организация. Так же очевидно, что управление запасами будет затрагивать финансовый и маркетинговый подход.

Теория финансового управления запасами рассматривает три подхода формирования запасов с позиции рисков и доходности.

Консервативный подход: отличается созданием больших резервов на предприятии, которые защищают от рисков с перебоями поставки, от неожиданной активации спроса продукции. Рисков практически нет, за исключением форс-мажорных обстоятельств. Самый большой риск в данном подходе — это низкая рентабельность предприятия, низкая оборачиваемость и как следствие низкая эффективность организации.

Умеренный подход: при умеренном подходе резервы создаются на основе сбора данных за период равный нескольким годам. Это позволяет определить какой вид товара, и в каких объемах необходимо держать на складе.

Этот подход позволяет организации оптимально снизить риски, но нужно учесть, что показатели рентабельности будут на среднем уровне.

Агрессивный подход: агрессивный подход заключается в полном отсутствии товара или минимизации всех запасов. При возникновении сбоев риски при данном подходе самые максимальные и влекут за собой большие финансовые потери. Но если сбои не возникнут, предприятие достигнет максимума эффективности. Нужно учитывать, что рынок России крайне неустойчив и в макросистеме, и в микросистеме.

Предприятию не выгодно иметь избыток материальных запасов, но также плохо испытывать нехватку сырья.

На объем запасов на сладах влияют следующие факторы:

- условия закупа запасов (объемы закупа, скидки, частота запроса);

- реализация товара (объемы продаж, акции предприятия для увеличения сбыта);

- производственный процесс (длительность процесса, особенности производства);

- издержки предприятия (расходы на хранение, порча продукции на складе)

Существует несколько моделей определения объема закупа материальных запасов, которые позволяют минимизировать затраты на хранение и заказ продукции.

Первая модель математическая, (формула Уилсона, EOQ-модель), определяющая оптимальный объем заказываемого товара, который позволяет минимизировать общие переменные издержки, связанные с заказом и хранением запасов. Характерными чертами данной модели являются:

Следует отметить, что формула Уилсона изначально разработана для крупных промышленных предприятий. А это означает, что она не может быть применена по своему прямому назначению в современных торговых компаниях. Пробовать использовать данную формулу следует на самых весомых в обороте и стабильных товарах. Весомые товары — это группа A (ABC-анализ), стабильные товары — это группа X (XYZ-анализ).

На современных предприятиях для контроля над запасами часто используют модель АВС анализа. Это эффективный инструмент управления и контроля над движением материальных запасов на предприятии.

 Суть данного метода заключается в том, чтобы из всего множества однотипных объектов выделить наиболее значимые с точки зрения обозначенной цели. Таких объектов, как правило, не много, и именно на них необходимо сосредоточить основное внимание и силы. Для этого вся номенклатура материальных ресурсов располагается в порядке убывания суммарной стоимости всех позиций на складе. При этом цену единицы продукции умножают на общее количество и составляют список в порядке убывания произведений. Далее подразделяют все позиции номенклатуры на три группы – «А», «В» и «С».

Позиции номенклатуры, отнесённые к группе «А», - немногочисленны, но на них приходится преобладающая часть денежных средств, вложенных в запасы. Эта группа включает в себя 20% общего объема единиц закупок, но по стоимости они представляют 70-80% от общей стоимости закупок. Это особая группа с точки зрения определения величины заказа по каждой позиции номенклатуры, контроля текущего запаса, затрат на доставку и хранение.

К группе «В» относятся позиции номенклатуры, занимающие среднее положение в формировании запасов склада. Эта группа составляет около 30% от общего числа наименований и 15-25% общего объема в рублях. По сравнению с позициями номенклатуры группы «А» они требуют меньшего внимания – производится обычный контроль текущего запаса на складе и своевременности заказа.

Группа «С» включает позиции номенклатуры, составляющие большую часть запасов: на них приходится незначительная часть финансовых средств, вложенных в запасы. Они представляют 5% от годового объема затрат в рублях, но около 50% наименований от общего числа. Как правило, по позициям группы «С» не ведётся текущий учёт, а проверка наличия осуществляется периодически (один раз в месяц, квартал, полугодие); расчеты оптимальной величины заказа не выполняются.

Так же существуют методы оценки стоимости материальных запасов.

Дело в том, что стоимость приобретения товара всегда ниже стоимости материальных запасов к моменту их реализации. Финансовые показатели деятельности организации могут очень сильно варьироваться. Менеджеры должны учитывать эти показатели в своих оценках.

При учете стоимости запасов предприятия мы имеем право оценивать следующие параметры: себестоимость единицы материальных запасов, среднюю себестоимость товарно-материальных ценностей, по себестоимости во времени приобретения (первые, последние)

Выбор способа учета зависит от многих факторов. В бухгалтерии существует два метода учета FIFO и LIFO. При первом методе считается, что товарно-материальные ценности, которые прибыли на склад первыми, первыми и уходят. При втором товар, пришедший последним, приходит первым. Второй метод позволяет сглаживать факт инфляции при формировании прибыли. При использовании этого метода можно уменьшить стоимость остатков, а величина налогов на предприятие уменьшиться. Метод FIFO эффективен, если организация проводит политику минимизации остатков и снижения издержек предприятия. Этот метод увеличивает ликвидность предприятия, снижая издержки и увеличивая прибыль организации.

При формировании складских запасов необходимо помнить несколько правил. Устанавливаем бюджет при формировании новых запасов (5-10% от планируемого объема вложений в материальные запасы).

Прекращение закупа товаров, спрос на которые на рынке становится нестабильным или прекращается. Выделение средств на расширение ассортимента, при необходимости. Убедитесь, что принятые решения, относительно формирования материальных запасов, были приняты на основании проверенных данных. Например, по каким показателям принималось решение. Были ли предыдущие прогнозы от этого источника верными. Если прогнозы верны менее чем на 50%. При принятии решения о закупе новой номенклатурной позиции, примите во внимание как эта позиция повлияет уже на имеющиеся материальные запасы.

Вытеснит ли новый товар старый, и сможете ли вы ликвидировать старые складские запасы. Как новый товар повлияет на продажи товаров. Возможна ситуация когда новый товар может снизить продажи старой номенклатуры, но так же новый товар может повлиять на увеличение старых материальных запасов. Например, при приобретении нового технического товара «нагелей» (шурупы по бетону) увеличились продажи бит для данных шурупов и буров для сверления механических отверстий, но упали продажи дюбелей по газобетону.

Соответственно предприятии приняло решение снизить цену на технологически старый товар, для продолжения продаж имеющегося на складе товара.

Сотрудник ответственный за принятие решения о вводе новой позиции, должен объяснить, как будет проходить ликвидация товара и почему фактические показатели не совпали с прогнозами.

Нужно сравнивать фактические показатели с прогнозируемыми показателями не реже чем раз в месяц.

Велик ли риск что товар придется ликвидировать, продавать или выбрасывать. И какой из этих вариантов подразумевается.

Просчитать риски:

- Высокий риск - мало вариантов использования при малом числе покупателей

- Средний риск - несколько вариантов использования, низкое число покупателей. Средний риск - мало вариаций использования, но много покупателей.

- Низкий риск - много вариантов использования при большом потоке покупателей.

Каковы затраты на возврат продукции, в случае возможности возврата поставщику части непроданного товара. Ликвидировали такой товар ранее (в прошлом), определить место на складе для размещения нового товара.