Базовые модели и конструкции

Модель 1.

Подтверждаем С благодарностью подтверждаем

получение

Модель 2.

Мы получили...

Ваше письмо от... нами получено

Благодарим за..., который (-ое) мы получили

 

Модель 3.

В подтверждение...

Посылаем Вам наше подтверждение

 

ТРЕНИРОВОЧНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ

Задание 1. Вы готовите статью на студенческую конференцию. Ваш научный руководитель отправил вам список литературы для работы и свои рекомендации. Составьте письмо-подтверждение.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА И ЭТИКЕТ ЭЛЕКТРОННОЙ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

В эпоху Интернета и мобильных гаджетов многие деловые вопросы решаются посредством электронной почты. От умения грамотно составить электронное письмо зависит эффективность коммуникации, а также репутация отправителя и организации, от имени которой он выступает.

Официально-деловая сфера общения регламентируется определённым протоколом. Все действия участников такой протокольной коммуникации должны отвечать правилам этикета. Мнение о том, что в сети Интернет правила этикета не действуют, ошибочно и является опасным заблуждением, которое может сослужить плохую службу, так как мы все помним, что «незнание закона не освобождает от ответственности».

Итак, очевидно, что электронная деловая переписка требует от отправителя и получателя письма соблюдения определённых правил, которые являются гарантом того, что между участниками может быть достигнуто взаимопонимание, которое в итоге приведёт к быстрому и положительному решению любого вопроса. Для удобства восприятия эти правила изложены в рубриках, представленных ниже.

Электронный адрес.

Адрес – первое, что видит получатель электронного письма. По адресу он судит об отправителе и о содержании послания. Если получатель видит адрес krasavchikjoe@ или koshechka72@, то едва ли подумает, что письмо отправлено деловым человеком и носит деловой характер, а может быть, даже сразу отправит в папку «Спам».

Поэтому рекомендуется для деловой переписки выбирать адрес по модели имяфамилия@mail.ru.

Например: [e-mail], [e-mail], [e-mail].

Тема

Тема письма – ещё один важнейший реквизит, который позволяет получателю моментально получить представление о предмете и цели электронного послания, выделить его среди прочих в списке входящих документов и легко найти среди других входящих писем.

Поэтому важно чётко и коротко сформулировать тему письма и вписать её в соответствующее поле. Например: «Об участии в конференции», «Броня билетов», «Анкета Расуловой Мадины (КФУ)», «Статья Ибрагимова Одилбека (КФУ, Крым)», «Заявка на участие в фестивале (Крым)». Тема должна просматриваться без прокручивания при открытии почтового ящика.

Отвечать на письмо следует, нажав на кнопку «Ответить», чтобы в «теле» письма сохранилась история переписки по данному вопросу. В этом случае все письма по одной теме будут появляться с пометкой Re:.

Будьте внимательны при ответе на письмо, направленное не лично вам, а сразу нескольким адресатам, находящимся в списке рассылки. Если вы по ошибке нажмёте кнопку «Ответить всем», то ваше письмо прочитают все участники рассылки, а не только отправитель.

Вкладкой «Написать новое письмо» следует пользоваться в том случае, если вы пишете кому-то впервые или открываете новую тему.

Тело» письма

« Тело» письма – это основное поле, предназначенное для изложения сути вопроса.

В теле письма должно содержаться приветствие, обращение, представление (при необходимости), изложение сути дела, заключительная часть, информация о приложениях (если к письму прикрепляются файлы или ссылки), этикетная формула прощания, информация об адресанте.

Письмо должно быть кратким и ёмким. Желательно, чтобы объём письма не был большим и весь текст (без истории переписки) просматривался на экране без прокручивания.

Приветствие и обращение

Приветствие – это обязательная часть любого делового письма. Опустить эту часть можно только в том случае, если вы отправляете не первое письмо адресату в течение дня (в этом случае достаточно поздороваться только в исходном послании) или если непосредственно перед отправкой у вас состоялся личный или телефонный разговор с адресатом, по результатам которого он ожидает от вас информацию.

Если Вы являетесь инициатором переписки, то после приветствия следует представиться и сообщить причину обращения.

Существуют общепринятые этикетные формулы приветствия для обращения к знакомому лицу, незнакомому, а также к группе лиц.

При обращении к лицу, фамилия, имя и отчествокоторого вам известны, предпочтительно использовать имя и отчество. Например: «Здравствуйте, Иван Петрович!», «Здравствуйте, Марина Алексеевна!». В последнее время в ситуации делового общения допускается обращение по полному имени или по фамилии в том случае, если отчество адресата неизвестно или если адресат представляется по имени и фамилии (например: Елена Роднина). При этом важно помнить, что, обращаясь к конкретному лицу, местоимение «Вы» следует писать с большой буквы.

В таких случаях, если Вы не знаете отчества, можно обратиться к адресату в письме, используя следующие формулы: «Добрый день, Елена!», «Уважаемая госпожа Роднина!». Недопустимо использовать данные формулы при обращении к преподавателям, членам администрации, руководству.

При обращении к группе лиц или нескольким адресатам следует использовать формулы: «Уважаемые господа!», «Здравствуйте, коллеги /участники форума/ организаторы конференции!». Местоимение «вы» в письмах такого рода следует писать с маленькой буквы.

Обратите внимание на тот факт, что восклицательный знак в деловом письме может использоваться только при обращении.

Благодарность/представление

В соответствии с этикетом электронной переписки после приветствия следует поблагодарить адресанта (отправителя) за письмо: «Спасибо за Ваше письмо», «Спасибо за письмо».

Цель письма и суть вопроса.

Далее следует коротко изложить цель и суть письма согласно теме. Например:

ü «На сайте Ассоциации иностранных студентов России была размещен анонс конкурса «Молодая наука». Как можно получить более подробную информацию о данном мероприятии: сроки проведения, положение о конкурсе, шаблон заявки на участие и т.д.?»

ü  «Спасибо за письмо о предстоящей конференции, которая состоится в Уфе. В прикреплённом файле заявка на участие».

ü «21 октября в Сочи прилетает крымская делегация участников конкурса «Наследники Гиппократа». В информационном письме сообщалось, что будет организована встреча иногородних участников в аэропорту и трансфер к месту проведения мероприятия. Сообщите, пожалуйста, контакты».

Лексика

В деловой переписке используется лексика официально-делового стиля. Нельзя использовать сленг, малопонятные слова и смайлики. Иностранные слова лучше заменять русскими синонимами. Например: скриншот – снимок экрана, флешка – съёмный накопител ь, скан – скан-копия.

В ответе на письмо инициатора переписки предпочтительно использовать лексику исходного текста, для того чтобы избежать путаницы в понятиях.

Регистр

Письма пишутся смешанным регистром (заглавными и строчными буквами). Ни в коем случае не следует использовать Caps lock, то есть писать весь текст или часть текста заглавными буквами. В системе электронного общения такой текст приравнивается к крику, а его автор производит впечатление нервного, агрессивного и неуравновешенного человека, с которым рискованно сотрудничать и иметь общие дела.

Абзац

Текст письма предпочтительно делить на абзацы небольшого объёма.

Приложения

Информацию о прикреплённых файлах и ссылках следует сообщать «в теле» письма, используя формулы, характерные для сопроводительных писем. Например: «Направляю Вам список участников олимпиады, заявки на участие в конференции, статьи для публикации в сборнике (в прикреплённых файлах)».

Формула прощания

Любое деловое письмо следует завершать одной из общепринятых этикетных формул: «С уважением…», «С наилучшими пожеланиями…», «С уважением и наилучшими пожеланиями…». Далее указываются сведения об адресанте.

Например:

С уважением,

Иван Петров

Медицинская академия

имени С. И. Георгиевского

[phone]

Постскриптум

В деловой коммуникации не принято использовать пометки P.S. (post scriptum «после написанного»), N. B. (nota bene «интересное примечание»). Лучше оставить их для переписки личного характера.