Классификация официально-деловых писем

Деловое письмо применяется для решения многочисленных оперативных вопросов.

В практической деятельности мы постоянно сталкиваемся с деловыми письмами. С помощью писем ведутся переговоры, утверждаются планы, оформляются протоколы, даются указания, выражаются просьбы, претензии, составляются приглашения. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по его обработке. Письма, как любые другие документы, имеют свои реквизиты и структуру.

Основные понятия

Письмо – обобщённое наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, между учреждениями и частными лицами.

Гарантийное письмо – письмо, составляемое с целью подтверждения определённых обещаний или условий и адресуемое организации или отдельному лицу.

Письмо-благодарность – письмо, выражающее благодарность за что-либо (за полученное письмо, за предоставление информации, за приглашение). При выражении благодарности за приглашение выделяются 2 разновидности письма-благодарности по типу: «спасибо – да» и «спасибо – нет».

Письмо информационное – письмо, информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

Письмо-подтверждение – письмо, подтверждающее факт отправки документов, участия в каком-либо мероприятии.

Письмо-приглашение – письмо, адресованное конкретному лицу или нескольким лицам и служащее основанием для участия в планируемом мероприятии.

Письмо-просьба (запрос)– письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, принятии какого-либо решения, получении документации или материальных ценностей.

Письмо-сообщение – письмо, в котором сообщается, извещается о каких-либо событиях и фактах, представляющих взаимный интерес.

Сопроводительное письмо – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Языковая формула документа – слово, словосочетание, предложение, организующее основной текст и закрепленное за конкретным видом документа.

«Направляю Вам…» (сопроводительное письмо)

«Сообщаю Вам…» (письмо-сообщение)

«Благодарю Вас…» (письмо-благодарность)

«Имею честь пригласить Вас…. (письмо-приглашение)

«Подтверждаю получение…» (письмо-подтверждение)

«Просим Вас….» (письмо-запрос)

«В ответ на Ваш запрос….» (письмо-ответ)

ТРЕНИРОВОЧНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ

Задание 1. Определите тип каждого письма. Впишите там, где это необходимо, недостающее слово в заголовок письма.

Письмо 1.

ГБУЗ РК «Симферопольская клиническая больница» Республика Крым, г. Симферополь, ул. Киевская, 142

Директору Клинического медицинского многопрофильного центра Святителя Луки Михайлову А.Ю.

Уважаемый Алексей Юрьевич!

Подтверждаем получение письма с предложением о совместных научных исследованиях в области регенеративной медицины. Обсудив с коллегами вашу инициативу, мы пришли к единогласному решению начать совместную работу по проблемам регенерации.

В ближайшее время подготовим план по приоритетным направлениям научных исследований. Ожидаем предложения по проекту договора о сотрудничестве.

С уважением,

главный врач

ГБУЗ РК «Симферопольская

клиническая больница»

Калиниченко А.П.

Письмо 2.

Старосте группы ЛР – 181 А Махмудову Азизу

Сообщаем, что заседание студенческого совета состоится 25.10.2018 г. в 18.00 в ауд. № 9 (гл. корп.)

С уважением,

председатель студенческого совета

Медицинской академии

Иванов С.И.

Письмо 3.

Организационный комитет Международной выставки лабораторного оборудования и технологий «LabAsia 2019» Малайзия, г. Куала-Лумпур,

Генеральному директору АО «Аркадис медикал груп» Хоминскому П. В.

Уважаемые коллеги!

Приглашаем вас принять участие в Международной выставке лабораторного оборудования и технологий «LabAsia 2019», которая состоится 15–17 октября 2019 года в Куала-Лумпур (Малайзия).

Ежегодно выставка привлекает большое количество специалистов в области медицинского лабораторного дела, производителей медицинского оборудования, представителей ведущих медицинских центров со всего мира. Мы предлагаем нашу площадку для знакомства заинтересованных лиц с вашей продукцией и успешного продвижения её на рынке медицинского оборудования.

Для участия в выставке вам необходимо заполнить форму регистрации не позднее 15 февраля 2019 года, а также оплатить регистрационный взнос. Оплата производится наличным расчётом или банковским переводом.

Информацию по возникающим вопросам вы можете получить по телефону 8(111)111 11 11 или по электронной почте.

С уважением,

Оргкомитет

Международной

выставки лабораторного

оборудования и технологий «LabAsia 2019»

Письмо 4.

Председателю студенческого научного общества Матвееву Р. А.

Направляю анкету участника и статью «Эндовидеохирургические вмешательства у больных желчнокаменной болезнью, сочетающейся с гастроэзофагеальным рефлюксом и грыжей пищеводного отверстия диафрагмы» на Международную научно-практическую конференцию студентов и молодых учёных «Теоретические и практические аспекты современной медицины».

С уважением,

Нурмагамбет А. Е.

Письмо 5.

ГБУЗ РК «РКБ им. Н. А. Семашко» Республика Крым г. Симферополь ул. Киевская, 69

Генеральному директору ООО «Медкомплект» Голикову Д. А.

О смене почтового адреса

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене почтового адреса организации на основании приказа № 22/B от 19.12.2018 г. С 20.12.2018 г. адрес Многопрофильного республиканского медицинского центра ГБУЗ РК «Республиканская клиническая больница им. Н. А. Семашко» следующий: 295493 г. Симферополь, ул. Георгиевского, 1

Копия приказа № 22/B от 19.12.2018 г. прилагается.

С уважением,

главный врач

ГБУЗ РК «РКБ им. Н.А. Семашко»

Остапенко А. И.

Письмо 6.

………….. письмо

Настоящим ГБУЗ РК «РКБ им. Н.А. Семашко» в лице главного врача Остапенко Алексея Ивановича гарантирует ООО «Авторитет-М» (ОГРН 1129103165844. ИНН 8204064008) оплату по счёту № 256/р в размере 144 000 (сто сорок четыре тысячи) рублей за поставку цифрового гемоглобинометра в срок до 20.12.2018.

С уважением,

главный врач

ГБУЗ РК «РКБ им. Н.А. Семашко»

Остапенко А.И.

Письмо 7.

Махкамова Адолат Нуриддин кизи

Директору общеобразовательной средней школы №35 Давранбекову А. Э. Узбекистан, г. Самарканд, ул. Махмуда Кошгари, 50.

Уважаемый Анвар Эркинович!

Прошу выдать копию аттестата о среднем образовании в связи с утерей оригинала при переезде к месту получения высшего образования. Сообщаю следующие данные: серия 22АА № 123456, выданный на имя Махкамовой Адолат Нуридин кизи 12.06.2013 общеобразовательной средней школой № 35 г Самарканда.

Копию прошу выслать по адресу: Россия, Республика Крым, г. Симферополь, ул. Речная 2 а, общ. № 4, к. 535.

С уважением,

Махкамова Адолат

Письмо 8.

ООО «Инвитро» Москва,  ул. Тверская-Ямская,  д.16, к.3, ком.3 [e-mail]

Генеральному директору ООО «Медкомплект» Холикову Д.А.

……………………. письмо

Уважаемый Дмитрий Александрович!

Выражаем Вам и всему вашему дружному коллективу искреннюю благодарность за плодотворное сотрудничество в уходящем 2018 году.

Мы верим, что сложившиеся деловые и дружеские отношения между нашими коллективами не только сохранятся, но и упрочатся. Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество в 2019 году. Желаем успешного развития и достижения новых вершин в бизнесе.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Инвитро»

Островский А. Ю.

ПИСЬМО-ПРОСЬБА (ЗАПРОС)

Письмо-просьбу составляют, чтобы изложить просьбу, получить информацию, услуги, товары.

Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий и организаций, огромно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в её исполнении.

Письмо-просьба может излагаться: от 1л ед. ч. («Прошу...»), от 1л мн. ч. («Просим...»), от 3 л. ед. ч., если употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, администрация, коллектив просит), от 3 л. мн. ч., если употребляются несколько существительных с собирательным значением (дирекция и коллектив просят). Главная цель письма – убедить в исполнении просьбы, поэтому в письме приводятся необходимые доказательства, ссылки на определённые документы, сметы и т. п. При обращении с просьбой о чём-либо (например, о посылке каталогов, образцов товаров...) в письмах употребляются следующие стандартные выражения.

Обращаемся к Вам с просьбой Просим Просим Вас Будем признательны (Вам), если Вы сможете	прислать сообщить подтвердить выслать
Если возможно, мы хотели бы…	получить (что?) ознакомиться (с чем?)

ТРЕНИРОВОЧНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ

Задание 1. Напишите правильно:

1) (В) последствии партнеры договорились.

2) (Не) смотря на отдельные недостатки.

3) (В) течение недели.

4) (В) следствие дождя.

5) Надо иметь (в) виду.  

6) (В) связи с банкротством.

7) (В) роде записей. (В) отличие от договора.

Задание 2. Выберите правильный вариант.

1)доверительный – доверчивый

а) Между сотрудниками лаборатории возник _____ характер отношений.

б) Никифоров отлично запомнил тот день, когда ему было отказано в его _____ и почти слёзной просьбе.

в) Не будьте так _______ с незнакомыми людьми.

Предоставить – представить

а) Фирма «Элегия» просит ________________ кредит.

б) Через неделю необходимо _______________проект на утверждение.

в) Вчера Григорий Фомич _____________ работу на соискание премии.

Практический – практичный

а) Первое десятилетие космической эры не принесло никакой ________________ пользы.

б) Часто встречаются люди ___________ и прижимистые

в) Многие научные и __________ работники сейчас оказались в затруднительном положении.