Глава 3. Основные инструменты Word

Проверка орфографии

Чтобы провести проверку орфографии нужно перевести курсор в начало документа (<CTRL><HOME>) и выполнить команду СЕРВИС/ОРФОГРАФИЯ или кнопку “Орфография” на панели инструментов “Стандартная”. WORD будет останавливаться на неверно напечатанных словах и на тех, которых нет в словаре. Можно заменить слово на одно из тех, которые предлагаются редактором, можно пропустить данное слово, если пользователь уверен в правильности написания, можно пропускать это слово каждый раз, когда оно встречается, а можно добавить в свой собственный словарь, который предварительно нужно создать (список “Добавлять в”, кнопка “ОПЦИИ”).

WORD позволяет проверять тексты на разных языках. Для выбора другого языка используется команда СЕРВИС/ЯЗЫК.

Поиск синонимов

Чтобы исключить повторение одного и того же слова в предложении, можно выполнить команду СЕРВИС/СИНОНИМЫ. С помощью этой же команды можно найти антонимы слов. Если такие слова есть в словаре, то в списке “Значения” появятся строки “Антонимы” и “Связанные слова”. Чтобы список этих слов раскрылся, нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей строке.

Автокоррекция

Автокоррекция - это автоматический контроль и исправление ошибок в процессе набора текста. Например, WORD будет корректировать первую букву предложения, если она не является прописной, исправлять двойные начальные заглавные, исправлять опечатки, содержащиеся в списке “Заменять”. Окно диалога “Автокоррекция” вызывается командой СЕРВИС/АВТОКОРРЕКЦИЯ.

Стили форматирования

Одним из эффективных приемов работы WORD является форматирование с использованием стилей. Рассмотренные раньше команды форматирования воздействуют непосредственно на выделенные слова, фразы или абзацы. Это команды непосредственного форматирования.

Однако если требуется придать единую форму всему документу или группе документов, унифицировать стиль многостраничных документов, оформить ряд повторяющихся публикаций, то гораздо удобнее один раз подобрать подходящие шрифты, размеры полей и другие атрибуты оформления и сохранить все инструкции об этом в стиле с уникальным именем и в дальнейшем применять этот стиль для оформления. Например, при подготовке больших текстов или книг один раз вводятся указания о том, как должен быть оформлен общий заголовок, заголовки разделов и непосредственно текст. В результате книга или документация будет оформлена в едином стиле от первой до последней страницы.

WORD работает с двумя видами шаблонов - стилями форматирования и шаблонами документов. Стили форматирования определяют вид отдельных абзацев или символов, шаблоны документов - облик всего документа. Каждый раз, создавая новый документ и выбирая при этом шаблон документа NORMAL.DOT, пользователь получает сразу четыре стиля: нормальный, заголовок 1, заголовок 2, заголовок 3.

Для применения стилей форматирования используется строка раскрывающегося списка стилей в левой части панели инструментов “Форматирование”. Из списка выбирается нужный стиль, после этого текст, который Вы вводите, будет форматироваться в соответствии с выбранным стилем. Так же можно отформатировать уже введенный текст, для этого его нужно выделить. Для того, чтобы увидеть список всех стилей WORD, нужно раскрыть список с клавишей <SHIFT>.

Для создания нового стиля можно использовать в качестве образца любой оформленный абзац. Для этого нужно выделить абзац и сохранить стиль этого абзаца под каким-либо именем в списке стилей панели инструментов “Форматирование”. Другой способ создания стиля состоит в использовании команды ФОРМАТ/СТИЛЬ и окна диалога “Стиль” (кнопка “Создать”).

Изменить стиль также можно двумя способами. Первый - кнопка “Изменить” в окне диалога “Стиль”. Второй способ основан на использовании абзаца, при оформлении которого был использован изменяемый стиль. Измените формат абзаца, выделите его, в списке стилей панели инструментов “Форматирование” выберите стиль, который Вы использовали при оформлении абзаца и подтвердите изменение стиля.

Каждый шаблон документа имеет свой собственный стиль оформления. Однако всегда можно воспользоваться стилями из других шаблонов. Для этого в окне диалога стиль нужно нажать кнопку “Организатор” и выбрать вкладку “Стиль” в появившемся окне. Чтобы скопировать стиль, нужно выбрать хранящий его шаблон, пометить стили, которые Вы будете копировать, а в правой части окна диалога выбрать шаблон, куда копировать стиль. Если требуемые шаблоны закрыты, нужно выбрать кнопку “Закрыть файл”, а затем “Открыть файл”.

Поиск и замена

WORD позволяет не только быстро отыскать в тексте нужные фрагменты или термины, но и автоматически заменить их.

Для включения режима поиска необходимо выполнить команду ПРАВКА/НАЙТИ, которая открывает доступ к диалогу “Найти”. Нужно ввести в строке “Что” слово, по которому будет осуществляться поиск и при необходимости установить дополнительные опции.

WORD позволяет при поиске использовать не только конкретные слова, ни и их шаблоны. Для создания шаблона используются символы * и?. Для того, чтобы использовать шаблон, необходимо установить флажок “Использовать шаблоны”.

В WORD можно не только найти, но и заменить отдельные слоги, слова и фразы. Эта функция выполняется командой ПРАВКА/ЗАМЕНИТЬ.

Понятие раздела

Раздел - часть документа, в которой применяется определенный формат страницы. Для изменения количества колонок, колонтитулов, нумерации страниц необходимо ввести в документ новый раздел. WORD считает, что документ содержит всего один общий раздел, если в нем не был размещен маркер конца раздела (относится к специальным символам WORD).

Для того чтобы создать в документе новый раздел, необходимо вставить в него маркер конца раздела. Вся информация о параметрах формата раздела, включающая размеры полей, нумерацию, колонтитулы и другое, привязывается к этому маркеру и сохраняется или копируется вместе с ним. Для вставки маркера конца раздела необходимо поместить курсор в той позиции документа, где планируется создать новый раздел и выполнить команду ВСТАВКА/РАЗРЫВ. При этом на экране появляется окно диалога “Разрыв”.

В документе, состоящем из нескольких разделов, можно переносить форматирование одного раздела в другой, для этого достаточно скопировать маркер конца раздела. Информация о форматировании раздела, содержащаяся в маркере конца раздела, будет использована при оформлении раздела, в конец которого был помещен маркер.

Удаляется маркер так же как любой другой символ. При удалении маркера также удаляется информация о форматировании раздела.

Кадры

Кадр в WORD это некоторая ограниченная область документа, которая может рассматриваться и обрабатываться как отдельный документ. В кадре можно разместить любой элемент документа, включая текст, графические изображения, таблицы, то есть практически все, кроме сносок и примечаний. Кадр вместе с содержимым можно разместить в любом месте страницы. Форматирование содержимого кадра и основного документа производятся независимо друг от друга. Кадр можно перемещать по странице, изменять его размеры, вид обрамления, фиксировать его привязку к определенному абзацу. В кадре можно расположить рисунок, а вокруг рисунка вводить текст. Изменять размеры кадра можно перемещая рамку кадра указателем мыши. Чтобы текст внутри кадра перемещался вместе с ним, нужно установить флажок “Перемещать с текстом”.

Чтобы вставить в документ кадр, необходимо выполнить команду ВСТАВКА/КАДР (только в режиме просмотра разметки страниц). Размеры, положение на странице и вид привязки кадра к другим элементам документа можно уточнить, используя команду ФОРМАТ/КАДР. Предварительно кадр должен быть выделен щелчком кнопки мыши. Появится окно диалога “Кадр”, в котором вы можете менять параметры кадра.

Колонтитулы

Колонтитулы - заголовочные данные, включающие в себя, как правило, название произведения, части, главы, параграфа и помещаемые над (или под) текстом каждой страницы документа, книги, газеты. В журналах в колонтитуле обычно помещают фамилии авторов и название произведений. В газете в колонтитуле даются заглавие, дата выпуска и порядковый номер газеты. В деловых документах в колонтитуле указывают название предприятия, его товарный знак, дату и время подготовки документа.

Колонтитул используется при нумерации страниц. Иногда в документах используется колонлинейка, отделяющая колонтитул от текста.

Для того чтобы создать колонтитул, необходимо выполнить команду ВИД/КОЛОНТИТУЛ. В результате WORD устанавливает режим просмотра разметки страницы и выводит на экран панель инструментов “Колонтитулы”.

Основная характерная черта колонтитулов заключается в том, что информация, введенная в колонтитуле одной страницы, появляется в колонтитулах всех страниц.

При размещении информации в колонтитулах приходится часто переключаться между верхний и нижним колонтитулами, поскольку активным может быть один из колонтитулов либо основной текст. Для этого используется кнопка “Переключение между колонтитулами”, либо курсор мыши помещается в нужный колонтитул и щелчком делается активным.

Текст вводится в колонтитул внутри рамки. Все возможности форматирования текста в WORD сохраняются и при работе с колонтитулами. Использование стилей для колонтитулов нецелесообразно, так как объем размещаемой информации невелик.

Для того чтобы разместить в колонтитуле номер страницы, текущую дату и время, необходимо установить курсор в нужную позицию и нажать соответствующую кнопку панели “Колонтитулы”.

Глава 4. Работа с таблицами

Для создания таблиц WORD предоставляет две возможности:

Создать пустую таблицу и затем заполнить ее графы. В созданной таблице можно менять число столбцов или строк, а также объединять ячейки или вставлять новые в любое место таблицы.

Преобразовать в таблицу существующий текст. При этом текст будущих ячеек таблицы разделяется символом табуляции, запятой, двоеточием или любым другим символом.

Создание таблиц

Установите курсор в том месте, где Вы хотите расположить таблицу, и выберите команду меню ТАБЛИЦА/ВСТАВИТЬ, в появившемся диалоговом окне укажите количество строк и столбцов. Эту же операцию можно проделать с помощью кнопки ВСТАВКА ТАБЛИЦЫ на панели инструментов СТАНДАРТНАЯ. После этого хорошо видны разделители таблицы в виде пунктирных линий. Их можно включить или выключить с помощью команды меню ТАБЛИЦА/ЛИНИИ СЕТКИ.

Внутри каждой ячейки таблицы и в конце каждой строки имеется маркер конца ячейки. Ячейки таблицы могут содержать текст, рисунки и другие объекты, но не могут содержать еще одну таблицу. Для перемещения курсора по ячейкам таблицы используется клавиша табуляции и клавиши HOME, END.

Внутри таблицы Вы можете для выделения использовать мышь так же, как и в обычном тексте. Для выделения отдельной ячейки Вы можете три раза щелкнуть мышью в этой ячейке или использовать полосу выделения, которая есть у каждой ячейки таблицы между линией сетки и текстом таблицы.

Для того чтобы выделить отдельную колонку таблицы, переместите указатель мыши наверх таблицы до тех пор, пока он не примет форму черной стрелки, направленной вниз, затем щелкните мышью. Выделение строки таблицы происходит аналогично выделению строки текста с помощью полосы выделения слева от границы документа. Для выделения отдельных строк и столбцов Вы также можете использовать команды меню ТАБЛИЦА/ВЫДЕЛИТЬ СТРОКУ(СТОЛБЕЦ). С помощью комбинации клавиш ALT-Num5 можно выделить всю таблицу при выключенном индикаторе NumLock.

Редактирование таблиц

С помощью меню ТАБЛИЦА можно добавлять, удалять разделять и объединять ячейки, а также создавать таблицы с различным оформлением. Для того чтобы:

Расширить таблицу вниз - установите курсор в последнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу TAB.

Добавить строку в любом месте таблицы - установите курсор в строку, над которой вы хотите вставить новую пустую строку и выполните команду меню ТАБЛИЦА/ВСТАВИТЬ СТРОКИ или эту же команду в контекстнозависимом меню.

Вставить колонку - выделите столбец таблицы, слева от которого вы хотите вставить новый столбец и выполните команду ТАБЛИЦА/ВСТАВИТЬ СТОЛБЦЫ в главном меню или в контекстнозависимом меню.

Вставить отдельную ячейку - выделите те ячейки, которые будут сдвинуты и на место которых будут вставлены новые ячейки и выполните команду ТАБЛИЦА/ВСТАВИТЬ ЯЧЕЙКИ, с соответствующими настройками сдвига в появившемся окне диалога.

Удалить ячейки таблицы - их нужно выделить и выбрать команду меню ТАБЛИЦА/УДАЛИТЬ ЯЧЕЙКИ, при этом нужно указать в окне диалога, куда сдвигать оставшиеся ячейки.

Удалить строку или столбец - их нужно выделить и выполнить соответствующую команду меню ТАБЛИЦА.

Объединить несколько ячеек в одну (например, для заголовка) - выделите ячейки и выполните команду ТАБЛИЦА/ОБЪЕДИНИТЬ ЯЧЕЙКИ. Объединение возможно только по колонкам.

Разбить таблицу на две - установите курсор в той строке, которая будет первой строкой второй таблицы и выполните команду ТАБЛИЦА/РАЗБИТЬ ТАБЛИЦУ.

Повторить заголовок таблицы, если она занимает несколько страниц - можно установить автоматическое повторение заголовков, выбрав команду ТАБЛИЦА/ЗАГОЛОВКИ.

Форматирование таблиц

Размеры всей таблицы или отдельных ее ячеек можно менять с помощью команды меню ТАБЛИЦА/ВЫСОТА И ШИРИНА ЯЧЕЕК. Эту команду можно выбрать только в том случае, если курсор находится внутри таблицы. При создании новой таблицы можно задать ширину столбцов посредством выбора опции АВТО в окне диалога “Вставить таблицу”. WORD сам вычислит ширину столбцов в зависимости от их количества и размера страницы документа. Расстояние между столбцами при этом устанавливается равным 0.25 см.

После создания таблицы можно изменить ширину столбцов и расстояние между ними с помощью команды меню ТАБЛИЦА/ВЫСОТА И ШИРИНА ЯЧЕЕК и выбора вкладки СТОЛБЕЦ. Значение в поле ИНТЕРВАЛ МЕЖДУ, относится ко всей таблице и задает расстояние между столбцами. С помощью кнопки КАК РАЗ можно задать оптимальную ширину выделенных столбцов, так чтобы текст в ячейках помещался на одной строке и не содержал лишних пробелов.

С помощью вкладки СТРОКА можно изменять высоту строк таблицы и их положение (выравнивание) относительно левой и правой границ страницы документа.

Способы форматирования текста в таблицах точно такие же, как и про форматировании обычного текста, т.е. можно форматировать символы и абзацы как в обычном тексте. Если в ячейке находится только один абзац - он заканчивается маркером конца ячейки, если же несколько абзацев - они разделяются как обычно. Чтобы отформатировать несколько абзацев их нужно выделить.

Обрамление таблиц

Линии сетки таблицы, которые Вы видите в тренировочном тексте в виде пунктирных линий, не будут печататься на принтере, поэтому для лучшего оформления таблиц Вы можете задать различные рамки для всей таблицы в целом или для отдельных ячеек с помощью диалогового окна АВТОФОРМАТ ТАБЛИЦЫ, предварительно установив курсор в любом месте таблицы.

Кроме того, можно нарисовать рамки для всей таблицы и отдельных ячеек при помощи команды меню ФОРМАТ/ОБРАМЛЕНИЕ И ЗАПОЛНЕНИЕ, предварительно выделив нужные ячейки или всю таблицу.

Позиционирование таблиц

Вы можете перемещать таблицу в любое место текста документа. Для этого необходимо снабдить ее позиционирующей рамкой, т.е. вставить кадр. Выделите таблицу и выполните команду меню ВСТАВКА/КАДР. После этого можно, “схватив” рамку мышью, перемещать таблицу в любое место.

Таким же образом можно перетащить часть таблицы, состоящую из целых строк. Нельзя перемещать отдельный столбец или отдельную строку таблицы.

Менять положение таблицы относительно страницы можно также, в окне диалога “Высота и ширина ячейки” (поле “Выравнивание”).

§4.6 Создание таблиц путем преобразования текста

Для того чтобы преобразовать текст в таблицу, выполните следующие действия:

Выделите строки, которые необходимо преобразовать в таблицу.

Включите изображение сетки таблицы с помощью команды меню ТАБЛИЦА/ЛИНИИ СЕТКИ.

Выберите команду меню ТАБЛИЦА/ПРЕОБРАЗОВАТЬ ТЕКСТ.

В появившемся окне диалога в группе полей “Разделитель” выберите подходящий разделитель.