Различные режимы просмотра одного документа

Глава 1. Первое знакомство

Запуск и выход из программы

Вы можете запустить WORD так же, как и остальные программы WINDOWS из соответствующей программной группы. Вы можете запустить WORD вместе с одновременной загрузкой в него определенного документа. Для этого надо в программе Диспетчер Файлов дважды щелкнуть на названии файла с расширением.DOC.

Существует несколько способов для выхода из программы WORD:

Нажмите комбинацию клавиш Alt-F4. Эту комбинацию можно применять для любых программ WINDOWS.

Выберите команду меню ФАЙЛ/ВЫХОД.

Дважды щелкните на значке системного меню в левом верхнем углу окна WORD.

Когда WORD заканчивает свою работу, он проверяет, все ли измененные файлы были сохранены. Если нет, то на экран выводится диалоговое окно, в котором необходимо выбрать соответствующее решение.

Элементы экрана

В самой верхней части окна программы WORD находится строка заголовка, содержащая название программы MICROSOFT WORD и название файла, который в данный момент обрабатывается. Если Вы в первый раз запустили WORD, Вы увидите В заголовке название ДОКУМЕНТ 1. Число “1” говорит о том, что WORD может обрабатывать одновременно несколько документов, переключаясь с одного на другой. А название ДОКУМЕНТ присваивается автоматически каждому новому тексту, пока Вы не сохранили его под другим именем. В левой части строки-заголовка находится кнопка системного меню, которая вызывает стандартное системное меню и которое относится именно к этому документу, а правой - кнопки “свернуть” и “развернуть”.

Под строкой заголовка обычно находится строка меню программы. Из меню выбираются необходимые команды.

Текстовый курсор представляет собой вертикальный штрих, который указывает, куда в следующий момент будет вводиться знак текста. Вы можете передвигать курсор с помощью клавиш управления курсором или с помощью мыши, щелкнув в нужном месте.

Под строкой меню находятся различные панели инструментов (“Стандартная” и “Форматирование”), которые содержат многочисленные кнопки и комбинированные поля. Простым щелчком мыши по кнопке того или иного инструмента Вы можете задать ту или иную команду. Если окно WORD не содержит панели инструментов, то настроить ее можно с помощью команды меню ВИД/ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ.

Линейки находятся сверху и, если Вы находитесь в режиме просмотра разметки страницы, слева от Вашего документа. С помощью линеек Вы можете изменять абзацный отступ, масштаб изображения страниц текста на экране, ширину колонок текста и размеры ячеек таблиц, а также устанавливать позиции табуляции в тексте. Включать и выключать изображение линеек Вы можете с помощью команды меню ВИД/ЛИНЕЙКА.

Справа и внизу от документа находятся полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки текста. Они применяются в тех случаях, когда весь текст не помещается на экране и требует прокрутки вверх-вниз или влево-вправо. Бегунок, передвигающийся по полосе указывает на текущее положение курсора в тексте относительно всего текста. Перетаскивая мышью бегунок, Вы можете быстро передвигаться по тексту.

В нижней части окна находится строка состояния, на которую выводится информация о текущем положении курсора в документе, текущее время и текущий режим редактирования. Вы можете включать или выключать изображение строки состояния в диалоге ОПЦИИ, выбрав вкладку просмотр. Сам диалог вызывается по команде СЕРВИС/ОПЦИИ.

Строка состояния разделена на три области:

Область 1 показывает положение курсора в тексте (номер страницы, номер раздела, текущую страницу/всего страниц).

Область 2 показывает положение курсора на текущей странице (на 21,7 см от верхнего края листа бумаги; Ст 33 означает, что курсор находится в 33 строке, считая от начала страницы документа (а не от края листа бумаги); Кол 24 означает, что между курсором и левым краем документа находится 24 символа).

Область 3 показывает режим редактирования (ЗАП означает, что идет запись макрокоманды, т.е. Вы можете на определенную комбинацию клавиш “навесить” целую последовательность действий. ИСПР указывает на то, что активна маркировка исправлений, в этом режиме Вы можете увидеть, какие изменения были внесены в документ по сравнению с предыдущей версией, а также когда и кем они были сделаны. РАСШ сигнализирует, что включен режим выделения текста с помощью клавиши F8, в этом режиме при каждом последующем нажатии клавиши F8 происходит расширение выделения текста (слово, предложение, абзац и т.д.). Уменьшить область выделенного текста можно с помощью клавиш SHIFT-F8, а отменить клавишей ESC. ЗАБ указывает на то, что включен режим замены символов, переход в режим вставки клавишей INS).

Обзор меню

Меню ФАЙЛ содержит команды, с помощью которых Вы можете создать, открыть и сохранить Ваши документы. Здесь Вы можете осуществить автоматический поиск Ваших документов по всему жесткому диску, а также установить параметры страницы, распечатать документ на принтере и завершить Вашу работу с программой.

С помощью меню ПРАВКА Вы можете редактировать Ваш документ, а именно: отмечать, стирать, копировать и проводить поиск необходимых мест текста по заданной модели, переходить к указанной странице по ее номеру или по закладкам в тексте документа, которые Вы можете вставлять в текст. Здесь же Вы можете отменить ошибочно введенные команды.

Меню ВИД позволяет Вам выбирать форму представления Вашего документа на экране, например, в виде черновика для быстрой прокрутки текста на экране. С помощью этого меню Вы можете управлять видимостью элементов окна программы: панелей инструментов, линеек, строки состояния, Вы также можете управлять масштабом изображения текста на экране.

Меню ВСТАВКА позволяет вставлять в текст различные объекты и текстовые элементы: сноски, примечания, рисунки, графики и т.д.

С помощью меню ФОРМАТ Вы можете форматировать текст.

В меню СЕРВИС Вы найдете команды для “полировки” Вашего документа: проверить орфографию, подобрать слова-синонимы, включить режим автокоррекции и т.д.

В меню ТАБЛИЦА находятся все команды, необходимые для работы с таблицами.

С помощью меню ОКНО Вы можете переключаться с работы над одним документом на работу с другим, при одновременной обработке нескольких документов, изменять расположение окон с документами внутри рабочей области главного окна WORD.

В меню? (помощь) Вы найдете все, что необходимо для получения помощи.

Масштабирование

Это очень полезная функция, с помощью которой можно плавно или ступенчато увеличить или уменьшить размер изображения текста на экране. Масштабирование можно осуществить двумя путями: командой меню ВИД/МАСШТАБИРОВАНИЕ или кнопкой МАСШТАБ на панели инструментов.

Щелчок мыши по стрелке рядом с текущим фактором масштаба откроет список, из которого Вы можете выбрать желаемый масштаб. Кроме этого здесь еще есть три опции:

ПО ШИРИНЕ, с помощью которой Вы можете задать оптимальный фактор масштабирования для Вашего документа так, чтобы вся ширина документа была видна на экране.

ОДНА СТРАНИЦА, эта опция доступна только в режиме просмотра разметки страницы. При выборе этой опции на экране будет видна полностью только одна страница документа.

ДВЕ СТРАНИЦЫ, эта опция также доступна только в режиме просмотра разметки страницы. При выборе этой опции масштаб изображения выбирается так, что полностью видны одновременно две страницы многостраничного документа.

Изменение формата бумаги

Установленные в WORD по умолчанию размеры, ориентацию и поля страницы можно менять.

Для установки параметров страницы используется диалоговое окно ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ в команде меню ФАЙЛ/ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ. При этом на экране появится окно диалога с несколькими вкладками:

Поля. Печать текста нельзя начинать непосредственно от левого края листа и заканчивать у самой правой кромки. Во-первых, это будет выглядеть неэстетично, а во-вторых, каждый принтер имеет так называемую нерабочую зону (по техническим причинам). В среднем нерабочая зона у разных принтеров составляет 1 см с каждого края. Изменять размеры поле может понадобиться в следующих случаях: печать документа на фирменном бланке со штампом или печать реферата, который должен быть сдан корректору для внесения замечаний и изменений (на правом поле не менее 6см). Установить поля страницы можно с помощью линеек (в режиме просмотра разметки страницы). Для этого необходимо переместить маркер границы поля (курсор примет форму двунаправленной стрелки.

Размер бумаги. Выбранный формат бумаги должен быть согласован с параметрами используемого принтера. Бесполезно выбирать формат А3, если принтер не сможет его напечатать. При установлении произвольного формата рекомендуется выбирать формат, меньший, чем А4, поскольку любой принтер умеет обращаться с меньшими форматами, но не обязательно - с большими. Здесь же можно установить желаемую ширину и высоту страницы, ориентацию документа (для печати широких таблиц можно использовать альбомную ориентацию) и посмотреть образец в соответствие с выбранными параметрами.

Форматирование текста

С помощью форматирования Вы создаете внешний вид Вашего документа; выбирая шрифты и размеры символов, подчеркивая или выделяя слова и предложения, Вы выполняете форматирование символов.

Вы можете выделить участок текста, к которому будут относиться Ваши команды. Таким участком может быть абзац. Такое форматирование называется форматированием абзацев.

Для Вашего документа нужно задать формат бумаги - любой из тех, которые может обрабатывать Ваш принтер. Вы устанавливаете размер страницы и отступы текста от краев бумаги. Такое форматирование называется форматированием документов.

Большинство функций форматирования быстро и просто вызывать с помощью панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ, которая располагается под панелью инструментов СТАНДАРТНАЯ.

Вы можете настроить WORD таким образом, чтобы на экране отображались те или иные скрытые символы. Все параметры настройки выбираются из диалогового окна ОПЦИИ и выбора в нем вкладки ПРОСМОТР (меню СЕРВИС/ОПЦИИ). Содержание вкладки ПРОСМОТР изменяется в зависимости от того, какой вид представления установлен в текущий момент. В верхней части вкладки Вы можете видеть название текущего режима просмотра.

Форматирование абзацев

Абзацем называется участок текста между двумя маркерами абзаца, которые вставляются в текст при нажатии клавиши ENTER. Вы можете сделать видимыми эти маркеры с помощью кнопки с изображением маркера абзаца на панели инструментов. После нажатия на эту кнопку будут показываться все непечатаемые символы: пробелы, табуляции и т.д.

Процесс форматирования абзаца включает в себя:

выравнивание абзацев;

отступы абзаца;

отступ первой строки абзаца;

расстояние между строками (межстрочный интервал);

расстояние между абзацами;

контроль положения абзаца на странице.

Выравнивание абзацев. По умолчанию все абзацы выравниваются по левому краю (как на пишущей машинке), правое же поле не имеет четкой границы. Но возможны и другие виды выравнивания:

Выравнивание правого края. Например, адрес и дата в письмах, заметки на полях с левой стороны в книгах или заголовки.

Центрирование. Применяется при печати стихов и заголовков. журнальный и газетный набор.

Блочное выравнивание (как по правому, так и по левому краю). Например, журнальный и газетный набор.

Перед тем как установить или изменить выравнивание абзацев, их нужно выделить. Далее выполнить команду ФОРМАТ/АБЗАЦ (вкладка “Отступы и интервалы”) или кнопка панели инструментов “Форматирование”.

Отступы абзаца. Можно сделать один или несколько абзацев более узкими, чем остальные, что придает тексту большую выразительность.

Абзацы нужно выделить и изменить значение в полях “Отступ слева” и “Отступ справа” или с помощью панели инструментов. Отступы абзаца в отличие от полей страниц устанавливаются не для всех, а только для выделенных абзацев или для текущего абзаца.

Отступ первой строки абзаца устанавливается в том же окне диалога в списке “Первая строка” или при помощи маркеров отступа абзацев и первой строки на горизонтальной линейке.

Расстояние между строками по умолчанию один интервал (высота одной строки). Расстояние устанавливается в окне диалога “Абзац” в списке “Межстрочный”:

одинарный - соответствует высоте самого большого символа в строке;

строки - полтора интервала;

двойной - стандартное расстояние удваивается;

минимум - минимальны межстрочный интервал;

точно - фиксированный межстрочный интервал для всех строк не зависимо от шрифта;

множитель - пользователь самостоятельно указывает расстояние между строками.

Расстояние между абзацами. Устанавливается в поле “Интервалы” в строках “Перед” и “После”. Такой способ установки расстояния между абзацами не требует ввода пустых строк, которые могут быть введены или удалены только вручную.

Контроль положения абзаца на странице. В окне диалога “Абзац” вкладка “Положение на странице”. Наибольший интерес представляют флажки в поле “Разбиение на страницы”:

Контроль висячей строки позволяет избегать появления висячих строк (первая строка абзаца в конце страницы или последняя - в начале следующей).

Абзац целиком препятствует всякому разделению абзаца.

Вместе со следующим абзацем. Запрещает переносить на другую страницу следующий абзац.

Поля

Следует обратить внимание на строку, содержащую дату. Дата размещается в документе автоматически. Для этого используется механизм полей. Поля - это специальные коды, которые размещаются в документе и обеспечивают автоматическое внесение в документ некоторой информации. С помощью полей можно автоматически обновлять текст, графику, номера страниц и другую информацию. Например, поле DATE позволяет перед выводом документа на печать вставлять в него текущую дату.

Всего WORD поддерживает более 60 различных типов полей. Подробный обзор всех типов полей в разделе “Типы полей” справочной системы.

Табуляторы

Табуляторы позволяют набрать отдельные строки или фрагменты текста в виде колонок с определенными интервалами., а также оформлять небольшие таблицы. По умолчанию шаг табуляции в WORD равен 1,25 см, но можно установить и собственные табуляторы. Установленные табуляторы можно увидеть на горизонтальной линейке.

Для установки табуляторов используется команда ФОРМАТ/ТАБУЛЯТОРЫ. Но, прежде чем выполнить эту команду нужно выделить абзацы, в которых нужно их расставить. Если ни один абзац не выделен, то табуляторы будут относиться только к текущему абзацу.

Существует несколько различных видов табуляторов:

влево - текст вводится справа от позиции табулятора;

вправо - текст вводится слева от позиции табулятора;

по центру - текст центрируется относительно позиции табуляции;

десятичное - для выравнивания чисел с десятичной точкой.

Пропуски между табуляторами можно заполнять пунктирной, штриховой или сплошной линией. Для этого в окне диалога нужно выбрать соответствующую опцию. По умолчанию линий нет.

Форматирование символов

Форматирование символов - еще одно эффективное средство оформления текста. Например, можно выделить заголовок полужирным шрифтом, отдельные фрагменты текста - курсивом или подчеркиванием.

При выборе атрибутов форматирования символов также справедливо правило: сначала выделить, затем выбирать. Рассмотрим, как изменять шрифты символов и их размер в тексте.

Первый способ - это изменение шрифта, его стиля и размера при помощи панели инструментов “Форматирование” (Arial Cyr -рубленый, Roman New Cyr - с засечками, Courier New Cyr - моноширинный, каждая буква одной ширины, а первые два - пропорциональные).

Второй способ заключается в вызове контекстнозависимго меню (щелчок правой кнопкой мыши на выделенном тексте) и выборе команды ШРИФТ. После этого появится диалоговое окно ШРИФТ, в котором Вы можете задать нужный размер, шрифт, стиль, подчеркивание.

Третий способ форматирования символов - это использование диалогового окна ШРИФТ из команды меню ФОРМАТ/ШРИФТ.Основные правила набора размера шрифта:

Размер основного шрифта в пределах от 8 до 12 пунктов.

Мелкая печать (примечания, сноски) не менее 6 пунктов.

Заголовки выделяются жирным шрифтом, размер от 14 до 18 пунктов.

Вы можете посмотреть, как отформатирован выделенный участок текста. Для этого нажмите комбинацию клавиш SHIFT-F1 или кнопку с изображением стрелки и вопросительного знака на панели инструментов. Затем щелкните мышью на выделенном участке.

Печать документов

Напечатать текст несложно, если все указания для печати сделаны правильно. Достаточно выполнить команду ФАЙЛ/ПЕЧАТЬ и нажать кнопку “ОК” в окне диалога, которое появляется после этого, другой способ печати документа - нажать кнопку печати панели инструментов “Стандартная” или клавиши CTRL+P. WORD автоматически устанавливает наиболее употребимые параметры печати, к которым относятся:

печать всего документа или отдельных его страниц;

печать одного экземпляра документа или нескольких копий;

печать только текста или рисунков и других элементов.

После того как нужные параметры установлены и нажата кнопка “ОК”, вызывается “Диспетчер печати”. Если при печати возникают какие-то проблемы, то можно переключиться в “Диспетчер печати” (<CTRL><ESC>), выделить нужный документ в списке всех документов, и задержать, продолжить печать или удалить документ из очереди.

Перед тем, как Вы начнете печатать документ, советуем еще раз просмотреть документ, чтобы убедится все ли правильно расположено на странице: рисунки, абзацы и т.д. Для этого можно воспользоваться режимом предварительного просмотра (команда ФАЙЛ/ПРОСМОТР).

В верхней части окна Вы можете видеть панель инструментов.

Первая кнопка предназначена для печати одного экземпляра текущего документа. При этом WORD будет принимать во внимание все опции печати, установленные во вкладке ПЕЧАТЬ диалогового окна ОПЦИИ из команды меню СЕРВИС/ОПЦИИ. Если Вы хотите напечатать только часть текста или отдельную страницу, то лучше воспользоваться командой меню ФАЙЛ/ПЕЧАТЬ.

Вторая кнопка позволяет изменить масштаб изображения любой части документа. При нажатии на эту кнопку изменится форма указателя мыши: он принимает форму увеличительного стекла со знаком плюс или минус. Установите этот указатель в любое место документа и щелкните мышью.

Третья и четвертая кнопки позволяют переключаться из режима просмотра одной страницы в режим одновременного просмотра нескольких страниц.

Пятая кнопка позволяет изменить масштаб изображения страницы на экране.

Шестая кнопка позволяет включить или выключить изображение вертикальной и горизонтальной линеек, предназначенных для изменения отступов от краев листа бумаги.

Седьмая кнопка возможно поможет поместить не поместившиеся несколько строк на последней странице на предпоследнюю.

Восьмая кнопка позволит Вам увеличить площадь окна, используемую для просмотра.

Кнопка “закрыть” служит для выхода из этого режима.

Проверка орфографии

Чтобы провести проверку орфографии нужно перевести курсор в начало документа (<CTRL><HOME>) и выполнить команду СЕРВИС/ОРФОГРАФИЯ или кнопку “Орфография” на панели инструментов “Стандартная”. WORD будет останавливаться на неверно напечатанных словах и на тех, которых нет в словаре. Можно заменить слово на одно из тех, которые предлагаются редактором, можно пропустить данное слово, если пользователь уверен в правильности написания, можно пропускать это слово каждый раз, когда оно встречается, а можно добавить в свой собственный словарь, который предварительно нужно создать (список “Добавлять в”, кнопка “ОПЦИИ”).

WORD позволяет проверять тексты на разных языках. Для выбора другого языка используется команда СЕРВИС/ЯЗЫК.

Поиск синонимов

Чтобы исключить повторение одного и того же слова в предложении, можно выполнить команду СЕРВИС/СИНОНИМЫ. С помощью этой же команды можно найти антонимы слов. Если такие слова есть в словаре, то в списке “Значения” появятся строки “Антонимы” и “Связанные слова”. Чтобы список этих слов раскрылся, нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей строке.

Автокоррекция

Автокоррекция - это автоматический контроль и исправление ошибок в процессе набора текста. Например, WORD будет корректировать первую букву предложения, если она не является прописной, исправлять двойные начальные заглавные, исправлять опечатки, содержащиеся в списке “Заменять”. Окно диалога “Автокоррекция” вызывается командой СЕРВИС/АВТОКОРРЕКЦИЯ.

Стили форматирования

Одним из эффективных приемов работы WORD является форматирование с использованием стилей. Рассмотренные раньше команды форматирования воздействуют непосредственно на выделенные слова, фразы или абзацы. Это команды непосредственного форматирования.

Однако если требуется придать единую форму всему документу или группе документов, унифицировать стиль многостраничных документов, оформить ряд повторяющихся публикаций, то гораздо удобнее один раз подобрать подходящие шрифты, размеры полей и другие атрибуты оформления и сохранить все инструкции об этом в стиле с уникальным именем и в дальнейшем применять этот стиль для оформления. Например, при подготовке больших текстов или книг один раз вводятся указания о том, как должен быть оформлен общий заголовок, заголовки разделов и непосредственно текст. В результате книга или документация будет оформлена в едином стиле от первой до последней страницы.

WORD работает с двумя видами шаблонов - стилями форматирования и шаблонами документов. Стили форматирования определяют вид отдельных абзацев или символов, шаблоны документов - облик всего документа. Каждый раз, создавая новый документ и выбирая при этом шаблон документа NORMAL.DOT, пользователь получает сразу четыре стиля: нормальный, заголовок 1, заголовок 2, заголовок 3.

Для применения стилей форматирования используется строка раскрывающегося списка стилей в левой части панели инструментов “Форматирование”. Из списка выбирается нужный стиль, после этого текст, который Вы вводите, будет форматироваться в соответствии с выбранным стилем. Так же можно отформатировать уже введенный текст, для этого его нужно выделить. Для того, чтобы увидеть список всех стилей WORD, нужно раскрыть список с клавишей <SHIFT>.

Для создания нового стиля можно использовать в качестве образца любой оформленный абзац. Для этого нужно выделить абзац и сохранить стиль этого абзаца под каким-либо именем в списке стилей панели инструментов “Форматирование”. Другой способ создания стиля состоит в использовании команды ФОРМАТ/СТИЛЬ и окна диалога “Стиль” (кнопка “Создать”).

Изменить стиль также можно двумя способами. Первый - кнопка “Изменить” в окне диалога “Стиль”. Второй способ основан на использовании абзаца, при оформлении которого был использован изменяемый стиль. Измените формат абзаца, выделите его, в списке стилей панели инструментов “Форматирование” выберите стиль, который Вы использовали при оформлении абзаца и подтвердите изменение стиля.

Каждый шаблон документа имеет свой собственный стиль оформления. Однако всегда можно воспользоваться стилями из других шаблонов. Для этого в окне диалога стиль нужно нажать кнопку “Организатор” и выбрать вкладку “Стиль” в появившемся окне. Чтобы скопировать стиль, нужно выбрать хранящий его шаблон, пометить стили, которые Вы будете копировать, а в правой части окна диалога выбрать шаблон, куда копировать стиль. Если требуемые шаблоны закрыты, нужно выбрать кнопку “Закрыть файл”, а затем “Открыть файл”.

Поиск и замена

WORD позволяет не только быстро отыскать в тексте нужные фрагменты или термины, но и автоматически заменить их.

Для включения режима поиска необходимо выполнить команду ПРАВКА/НАЙТИ, которая открывает доступ к диалогу “Найти”. Нужно ввести в строке “Что” слово, по которому будет осуществляться поиск и при необходимости установить дополнительные опции.

WORD позволяет при поиске использовать не только конкретные слова, ни и их шаблоны. Для создания шаблона используются символы * и?. Для того, чтобы использовать шаблон, необходимо установить флажок “Использовать шаблоны”.

В WORD можно не только найти, но и заменить отдельные слоги, слова и фразы. Эта функция выполняется командой ПРАВКА/ЗАМЕНИТЬ.

Понятие раздела

Раздел - часть документа, в которой применяется определенный формат страницы. Для изменения количества колонок, колонтитулов, нумерации страниц необходимо ввести в документ новый раздел. WORD считает, что документ содержит всего один общий раздел, если в нем не был размещен маркер конца раздела (относится к специальным символам WORD).

Для того чтобы создать в документе новый раздел, необходимо вставить в него маркер конца раздела. Вся информация о параметрах формата раздела, включающая размеры полей, нумерацию, колонтитулы и другое, привязывается к этому маркеру и сохраняется или копируется вместе с ним. Для вставки маркера конца раздела необходимо поместить курсор в той позиции документа, где планируется создать новый раздел и выполнить команду ВСТАВКА/РАЗРЫВ. При этом на экране появляется окно диалога “Разрыв”.

В документе, состоящем из нескольких разделов, можно переносить форматирование одного раздела в другой, для этого достаточно скопировать маркер конца раздела. Информация о форматировании раздела, содержащаяся в маркере конца раздела, будет использована при оформлении раздела, в конец которого был помещен маркер.

Удаляется маркер так же как любой другой символ. При удалении маркера также удаляется информация о форматировании раздела.

Кадры

Кадр в WORD это некоторая ограниченная область документа, которая может рассматриваться и обрабатываться как отдельный документ. В кадре можно разместить любой элемент документа, включая текст, графические изображения, таблицы, то есть практически все, кроме сносок и примечаний. Кадр вместе с содержимым можно разместить в любом месте страницы. Форматирование содержимого кадра и основного документа производятся независимо друг от друга. Кадр можно перемещать по странице, изменять его размеры, вид обрамления, фиксировать его привязку к определенному абзацу. В кадре можно расположить рисунок, а вокруг рисунка вводить текст. Изменять размеры кадра можно перемещая рамку кадра указателем мыши. Чтобы текст внутри кадра перемещался вместе с ним, нужно установить флажок “Перемещать с текстом”.

Чтобы вставить в документ кадр, необходимо выполнить команду ВСТАВКА/КАДР (только в режиме просмотра разметки страниц). Размеры, положение на странице и вид привязки кадра к другим элементам документа можно уточнить, используя команду ФОРМАТ/КАДР. Предварительно кадр должен быть выделен щелчком кнопки мыши. Появится окно диалога “Кадр”, в котором вы можете менять параметры кадра.

Колонтитулы

Колонтитулы - заголовочные данные, включающие в себя, как правило, название произведения, части, главы, параграфа и помещаемые над (или под) текстом каждой страницы документа, книги, газеты. В журналах в колонтитуле обычно помещают фамилии авторов и название произведений. В газете в колонтитуле даются заглавие, дата выпуска и порядковый номер газеты. В деловых документах в колонтитуле указывают название предприятия, его товарный знак, дату и время подготовки документа.

Колонтитул используется при нумерации страниц. Иногда в документах используется колонлинейка, отделяющая колонтитул от текста.

Для того чтобы создать колонтитул, необходимо выполнить команду ВИД/КОЛОНТИТУЛ. В результате WORD устанавливает режим просмотра разметки страницы и выводит на экран панель инструментов “Колонтитулы”.

Основная характерная черта колонтитулов заключается в том, что информация, введенная в колонтитуле одной страницы, появляется в колонтитулах всех страниц.

При размещении информации в колонтитулах приходится часто переключаться между верхний и нижним колонтитулами, поскольку активным может быть один из колонтитулов либо основной текст. Для этого используется кнопка “Переключение между колонтитулами”, либо курсор мыши помещается в нужный колонтитул и щелчком делается активным.

Текст вводится в колонтитул внутри рамки. Все возможности форматирования текста в WORD сохраняются и при работе с колонтитулами. Использование стилей для колонтитулов нецелесообразно, так как объем размещаемой информации невелик.

Для того чтобы разместить в колонтитуле номер страницы, текущую дату и время, необходимо установить курсор в нужную позицию и нажать соответствующую кнопку панели “Колонтитулы”.

Глава 4. Работа с таблицами

Для создания таблиц WORD предоставляет две возможности:

Создать пустую таблицу и затем заполнить ее графы. В созданной таблице можно менять число столбцов или строк, а также объединять ячейки или вставлять новые в любое место таблицы.

Преобразовать в таблицу существующий текст. При этом текст будущих ячеек таблицы разделяется символом табуляции, запятой, двоеточием или любым другим символом.

Создание таблиц

Установите курсор в том месте, где Вы хотите расположить таблицу, и выберите команду меню ТАБЛИЦА/ВСТАВИТЬ, в появившемся диалоговом окне укажите количество строк и столбцов. Эту же операцию можно проделать с помощью кнопки ВСТАВКА ТАБЛИЦЫ на панели инструментов СТАНДАРТНАЯ. После этого хорошо видны разделители таблицы в виде пунктирных линий. Их можно включить или выключить с помощью команды меню ТАБЛИЦА/ЛИНИИ СЕТКИ.

Внутри каждой ячейки таблицы и в конце каждой строки имеется маркер конца ячейки. Ячейки таблицы могут содержать текст, рисунки и другие объекты, но не могут содержать еще одну таблицу. Для перемещения курсора по ячейкам таблицы используется клавиша табуляции и клавиши HOME, END.

Внутри таблицы Вы можете для выделения использовать мышь так же, как и в обычном тексте. Для выделения отдельной ячейки Вы можете три раза щелкнуть мышью в этой ячейке или использовать полосу выделения, которая есть у каждой ячейки таблицы между линией сетки и текстом таблицы.

Для того чтобы выделить отдельную колонку таблицы, переместите указатель мыши наверх таблицы до тех пор, пока он не примет форму черной стрелки, направленной вниз, затем щелкните мышью. Выделение строки таблицы происходит аналогично выделению строки текста с помощью полосы выделения слева от границы документа. Для выделения отдельных строк и столбцов Вы также можете использовать команды меню ТАБЛИЦА/ВЫДЕЛИТЬ СТРОКУ(СТОЛБЕЦ). С помощью комбинации клавиш ALT-Num5 можно выделить всю таблицу при выключенном индикаторе NumLock.

Редактирование таблиц

С помощью меню ТАБЛИЦА можно добавлять, удалять разделять и объединять ячейки, а также создавать таблицы с различным оформлением. Для того чтобы:

Расширить таблицу вниз - установите курсор в последнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу TAB.

Добавить строку в любом месте таблицы - установите курсор в строку, над которой вы хотите вставить новую пустую строку и выполните команду меню ТАБЛИЦА/ВСТАВИТЬ СТРОКИ или эту же команду в контекстнозависимом меню.

Вставить колонку - выделите столбец таблицы, слева от которого вы хотите вставить новый столбец и выполните команду ТАБЛИЦА/ВСТАВИТЬ СТОЛБЦЫ в главном меню или в контекстнозависимом меню.

Вставить отдельную ячейку - выделите те ячейки, которые будут сдвинуты и на место которых будут вставлены новые ячейки и выполните команду ТАБЛИЦА/ВСТАВИТЬ ЯЧЕЙКИ, с соответствующими настройками сдвига в появившемся окне диалога.

Удалить ячейки таблицы - их нужно выделить и выбрать команду меню ТАБЛИЦА/УДАЛИТЬ ЯЧЕЙКИ, при этом нужно указать в окне диалога, куда сдвигать оставшиеся ячейки.

Удалить строку или столбец - их нужно выделить и выполнить соответствующую команду меню ТАБЛИЦА.

Объединить несколько ячеек в одну (например, для заголовка) - выделите ячейки и выполните команду ТАБЛИЦА/ОБЪЕДИНИТЬ ЯЧЕЙКИ. Объединение возможно только по колонкам.

Разбить таблицу на две - установите курсор в той строке, которая будет первой строкой второй таблицы и выполните команду ТАБЛИЦА/РАЗБИТЬ ТАБЛИЦУ.

Повторить заголовок таблицы, если она занимает несколько страниц - можно установить автоматическое повторение заголовков, выбрав команду ТАБЛИЦА/ЗАГОЛОВКИ.

Форматирование таблиц

Размеры всей таблицы или отдельных ее ячеек можно менять с помощью команды меню ТАБЛИЦА/ВЫСОТА И ШИРИНА ЯЧЕЕК. Эту команду можно выбрать только в том случае, если курсор находится внутри таблицы. При создании новой таблицы можно задать ширину столбцов посредством выбора опции АВТО в окне диалога “Вставить таблицу”. WORD сам вычислит ширину столбцов в зависимости от их количества и размера страницы документа. Расстояние между столбцами при этом устанавливается равным 0.25 см.

После создания таблицы можно изменить ширину столбцов и расстояние между ними с помощью команды меню ТАБЛИЦА/ВЫСОТА И ШИРИНА ЯЧЕЕК и выбора вкладки СТОЛБЕЦ. Значение в поле ИНТЕРВАЛ МЕЖДУ, относится ко всей таблице и задает расстояние между столбцами. С помощью кнопки КАК РАЗ можно задать оптимальную ширину выделенных столбцов, так чтобы текст в ячейках помещался на одной строке и не содержал лишних пробелов.

С помощью вкладки СТРОКА можно изменять высоту строк таблицы и их положение (выравнивание) относительно левой и правой границ страницы документа.

Способы форматирования текста в таблицах точно такие же, как и про форматировании обычного текста, т.е. можно форматировать символы и абзацы как в обычном тексте. Если в ячейке находится только один абзац - он заканчивается маркером конца ячейки, если же несколько абзацев - они разделяются как обычно. Чтобы отформатировать несколько абзацев их нужно выделить.

Обрамление таблиц

Линии сетки таблицы, которые Вы видите в тренировочном тексте в виде пунктирных линий, не будут печататься на принтере, поэтому для лучшего оформления таблиц Вы можете задать различные рамки для всей таблицы в целом или для отдельных ячеек с помощью диалогового окна АВТОФОРМАТ ТАБЛИЦЫ, предварительно установив курсор в любом месте таблицы.

Кроме того, можно нарисовать рамки для всей таблицы и отдельных ячеек при помощи команды меню ФОРМАТ/ОБРАМЛЕНИЕ И ЗАПОЛНЕНИЕ, предварительно выделив нужные ячейки или всю таблицу.

Позиционирование таблиц

Вы можете перемещать таблицу в любое место текста документа. Для этого необходимо снабдить ее позиционирующей рамкой, т.е. вставить кадр. Выделите таблицу и выполните команду меню ВСТАВКА/КАДР. После этого можно, “схватив” рамку мышью, перемещать таблицу в любое место.

Таким же образом можно перетащить часть таблицы, состоящую из целых строк. Нельзя перемещать отдельный столбец или отдельную строку таблицы.

Менять положение таблицы относительно страницы можно также, в окне диалога “Высота и ширина ячейки” (поле “Выравнивание”).

§4.6 Создание таблиц путем преобразования текста

Для того чтобы преобразовать текст в таблицу, выполните следующие действия:

Выделите строки, которые необходимо преобразовать в таблицу.

Включите изображение сетки таблицы с помощью команды меню ТАБЛИЦА/ЛИНИИ СЕТКИ.

Выберите команду меню ТАБЛИЦА/ПРЕОБРАЗОВАТЬ ТЕКСТ.

В появившемся окне диалога в группе полей “Разделитель” выберите подходящий разделитель.

Создание большого документа