Работа при сокращении числа отвлекающих факторов

Поскольку нельзя все время работать в режиме гиперфокуса, нужно научиться сокращать влияние отвлекающих факторов в другое время дня и пользоваться этим преимуществом. Чтобы понять, какие факторы необходимо ограничить, спросите себя: что вам мешает сосредоточиться в течение дня и при этом не стоит потери 20–30 минут продуктивного времени? Невозможно полностью устранить все помехи, а может быть, вы этого и не захотите, но стоит обдумать, что же прерывает вашу работу.

Электронная почта — отличный пример отвлекающего фактора, который нельзя отключить, но важно ограничить. Это странное чудище, которое пожирает гораздо больше внимания, чем времени. (Деловые встречи, наоборот, обычно съедают больше времени, чем внимания.) Отказаться от электронной почты, конечно, нереально, но постарайтесь вести себя осознанно, когда проверяете новые сообщения. Это позволит вам вернуть контроль над вниманием. Если у вас включены оповещения о новых письмах, вы позволяете коллегам лишить вас концентрации в любой момент — как только вы услышали оповещение, контроль потерян. Заранее решив, когда будете проверять почту, вы сохраните контроль над вниманием и не свалитесь в режим автопилота.

Если выделить четкое время для электронной почты, встреч, смартфона и соцсетей, вы превратите их из отвлекающих факторов в еще один упорядоченный элемент работы и жизни. Технологии должны существовать для нашего удобства, а не для удобства людей, которые хотят нас отвлечь. Огромное число объектов борются за ваше внимание в течение дня. Ниже я опишу пять самых распространенных источников опасности: поток оповещений, смартфоны (и другие отвлекающие устройства), электронная почта, встречи и, наконец, интернет.

Уведомления

Я уже рекомендовал зайти в настройки оповещений на всех ваших устройствах и отключить звук и вибрацию для сигналов, без которых вы спокойно проживете. Если оставить все как есть, вы утонете в нескончаемом потоке помех. Кроме того, стоит ограничить некоторые приложения единственным устройством — нет никакой необходимости в том, чтобы телефон, планшет, часы и компьютер дружно информировали вас о распродаже в любимом магазине одежды.

Отключить звук и вибрацию для большинства оповещений — простой шаг, который на практике окажется очень важным: теперь не ваш телефон, а вы сами сможете выбирать, когда телефон будет прерывать вашу работу. Лично я просматриваю новые сообщения и оповещения, когда гляжу на часы на телефоне. Любое уведомление уводит в сторону от текущей деятельности и напоминает, что существует целый цифровой мир, который вы упускаете из виду. Оповещения коварны: хотя на просмотр каждого требуется лишь секунда, в этот момент вас может затянуть цифровой водоворот и вы с легкостью потеряете полчаса времени и внимания. Мало какие оповещения стоят такой потери продуктивности.

При всем при том многие оповещения стоит получать в 100% случаев — например, телефонные звонки. Я проверяю электронную почту только раз в день, но часто включаю оповещение для писем одного отправителя, если жду важное сообщение. На их чтение уходит минута-другая, но мне легко вернуть себе это время благодаря возможности сосредоточиться гораздо глубже. Благодаря этому я перестаю беспокоиться и маниакально проверять входящие письма каждые несколько минут. Кроме того, в большинстве почтовых приложений можно настроить оповещения только для группы «VIP-отправителей». Так вы сами решите, кто может прерывать вас в течение дня.

Кроме настройки индивидуальных оповещений, еще можно запланировать, когда вы позволяете приложениям вас отвлечь. Один из моих любимых ежедневных ритуалов — переводить смартфон и прочие устройства в режим полета между 20:00 и 8:00. В это время у меня меньше всего энергии, и я с большей вероятностью могу стать жертвой отвлекающих факторов. Кроме того, исследования показывают, что вероятность браться за много проектов одновременно снижается, если пораньше закончить повседневные дела и рано лечь спать накануне²⁰. Если режим полета кажется вам слишком радикальной мерой, можно использовать во время работы режим «Не беспокоить».

Ваш смартфон (и другие устройства)

Помимо контроля над уведомлениями, которые появляются в устройстве, стоит определиться, когда, где и как часто вы его используете.

Возможно, ваш телефон — вещь, привлекательная для вашего внимания: он стимулирует вас и дает максимум новых возможностей, и, конечно, он будет соблазнять и отвлекать вас, особенно если предстоящая задача кажется пугающей или сложной. Со временем я изменил отношение к телефону — перестал рассматривать его как устройство, которое весь день должно быть под рукой, и стал считать его мощным компьютером, который досаждает мне больше обычного. Наши телефоны отличаются от компьютеров только наличием сотовой связи, но по какой-то причине — возможно, потому, что они положительно стимулируют и эмоционально подкрепляют нас в течение дня, — мы отвлекаемся на них неизмеримо чаще, чем на компьютеры. Не стоит давать блестящей прямоугольной коробочке столько власти над собой.

Как только я стал относится к телефону как к компьютеру, который отвлекает меня от работы, я переложил его из кармана в сумку для ноутбука. А главное, начал проверять его, только если на это была убедительная причина. Эта перемена помогла мне пользоваться телефоном осознанно, а не на автопилоте. Каждый раз, когда вы рассеянно берете в руки телефон, вы подкладываете мину под свое внимание.

Вот еще несколько стратегий, которые помогут добиться, чтобы телефон и другие устройства не контролировали жизнь:

• Не заполняйте паузы телефоном. Сопротивляйтесь желанию проверить телефон, пока стоите в очереди в магазине, идете в кафе или сидите в туалете. Используйте эти небольшие перерывы, чтобы поразмыслить над текущей задачей, подзарядиться, обдумать альтернативные подходы к работе и жизни. Не стоит тратить ваше время, бездумно транжиря его с помощью телефона.
• Обменяйтесь трубками. Ужиная или проводя время с другом или любимым человеком, ненадолго поменяйтесь телефонами. В этом случае, если понадобится что-то посмотреть, позвонить или сделать фото, у вас будет для этого возможность — но она не затянет вас в ваш личный мир отвлекающих факторов.
• Используйте режим полета. Переключите телефон в режим полета, если работаете над важным заданием или пьете с кем-то кофе. Невозможно полностью уделить время делу или общению, не полностью уделяя ему внимание. Это более действенный прием, чем просто положить телефон в карман, потому что в последнем случае вы будете знать, что в нем копятся уведомления и поводы отвлечься, которые ждут вас. Режим полета полностью исключает возможность, что уведомление помешает работе. Потом вы разберетесь с оповещениями на своих условиях.
• Купите второй гаджет специально, чтобы отвлекаться. Возможно, это звучит весьма глупо, но недавно я купил iPad с единственной целью: чтобы отвлекаться. На телефоне у меня установлены приложения для социальных сетей (но не для электронной почты), а на планшете — все, что может меня отвлечь. Свалив эти задачи на планшет, который лежит в другой комнате, я лучше концентрируюсь и глубже погружаюсь в работу, когда по какой-то причине приходится держать телефон при себе. Покупка планшета с этой единственной целью кажется не самым дешевым капризом, но ваше внимание того стоит.
• Создайте папку «Бессмысленное». Попробуйте собрать самые отвлекающие приложения — те, из-за которых вы входите в режим автопилота, — в папке «Бессмысленное» в телефоне или планшете. Название папки будет постоянно напоминать вам о том, на что вы собираетесь отвлечься.
• Удалите лишние приложения. Посмотрите, что установлено у вас на телефоне, и удалите приложения, на которые тратится слишком много времени и внимания — в том числе приложения для социальных сетей и новостей. Это действует на удивление освежающе, эдакая генеральная уборка на телефоне. Посмотрите, какие приложения дублируют по функциям другие, установленные на прочих ваших устройствах. Может, стоит удалить почтовый клиент, если вы можете смотреть почту с планшета. Приложение для инвестиций, которое вы постоянно проверяете, разумно снести, если у вас есть доступ к той же информации с компьютера.

Последние 30 лет в нашу жизнь проникают все больше и больше электронных устройств. Для меня процесс начался с первого ноутбука больше десяти лет назад. Потом я купил дурацкий «функциональный телефон», а за ним и смартфон, который начал отвлекать меня еще больше. За ними последовали iPad и фитнес-трекер. Уверен, что в будущем у меня окажется еще больше устройств.

Все это означает, что мы постоянно рискуем оказаться в ловушке: привносим новые устройства в свою жизнь, не задавшись вопросом об их ценности. Клейтон Кристенсен, преподаватель Гарвардской школы бизнеса, разработал полезный способ оценить, насколько важен девайс в вашей жизни: спросите, на какую «работу» вы его нанимаете. Каждая вещь, которую мы покупаем, должна решать для нас какую-то задачу — мы нанимаем бумажные платочки Kleenex, чтобы высморкаться, Uber — чтобы добраться из одного места в другое, OpenTable — чтобы забронировать столик в ресторане, Match.com — чтобы найти партнера.

Мы нанимаем телефоны, чтобы они выполняли многие из этих задач — возможно, больше, чем любое другое устройство в нашем распоряжении. Они работают будильником, фотоаппаратом, часами, навигатором, приставкой для видеоигр, почтовым ящиком, посадочным талоном, плеером, радио, билетом на метро, ежедневником, картой и многими другими вещами. Неудивительно, что мы тратим на них так много времени.

Когда мы накапливаем много устройств, какие-то из них порой теряют работу. Например, я не отказываюсь от планшета по единственной причине — я использую его, чтобы отвлекаться. Если бы мне не была нужна эта конкретная услуга, вероятно, получилось бы, что я нанял его делать ту же работу, что и телефон и компьютер — помогать мне заходить в интернет и соцсети, — и тогда он стал бы совершенно лишним.

Недавно я избавился от фитнес-трекера по этой самой причине — хотя сначала он приносил мне немало удовольствия, я все время забывал, на какую работу его нанял. Несколько лет назад я по той же причине избавился от телевизора и подписки на кабельные каналы: я нанял Netflix.

Прежде чем купить очередное устройство, спросите себя: какую работу, которую не могут выполнить другие устройства, оно будет делать? Размышляя о своих устройствах в этом контексте, вы будете вынуждены рассмотреть, зачем они на самом деле вам нужны, и, что еще важнее, сможете вводить их в свою жизнь по-настоящему осознанно.

Электронная почта

В экономике знаний электронная почта — один из главных отвлекающих факторов, с которым мы сталкиваемся каждый день. Обычно это настоящая болевая точка для тех, с кем я общаюсь и кого консультирую (на втором месте с небольшим отрывом идут совещания).

Одна из лучших стратегий, чтобы укротить электронную почту, — ограничить число оповещений, которые вы получаете, — тогда вы будете не так часто прерываться. Сегодня 64% людей используют оповещения в виде звуковых или визуальных сигналов — если вы относитесь к этой категории, то, возможно, тратите на электронную почту слишком много времени и внимания²¹.

Кроме сокращения числа оповещений, у меня есть еще десять любимых приемов для работы с электронной почтой, которые приведены ниже. Они помогут проверять новые письма осознанно и ограничить время, которые вы на них тратите. Многие из этих стратегий подходят и для других приложений для работы с сообщениями, например Slack.

• Проверяйте новые сообщения, только если у вас есть время, внимание и энергия, чтобы разобраться с задачами, которые содержат письма. Тогда вы действительно можете отреагировать на новые письма, а не будете просто переживать из-за необходимости отвечать.
• Следите за тем, как часто проверяете новые сообщения. В среднем работник умственного труда проверяет электронную почту 11 раз в час — 88 за день²². С таким количеством перерывов в работе трудно чего-то добиться. Согласно тому же исследованию, в котором выяснился этот факт, среднестатистический пользователь тратит на работу с сообщениями всего лишь 35 минут в день, а это значит, что электронная почта забирает гораздо больше вашего внимания, чем собственно времени. Если вы осознаете, как часто проверяете новые сообщения, скорее всего, вам захочется делать это реже, потому что помехи обходятся слишком дорого.
• Решайте заранее, когда будете проверять почту. Если вы загодя знаете, когда станете проверять почту, то будете заглядывать в нее гораздо реже. 70% сообщений адресаты электронной почты открывают в первые шесть секунд после того, как их получат, поэтому, отключив оповещения, вы будете чувствовать себя спокойнее и больше думать о том, что делаете²³. Я обычно проверяю почту один раз в день в 15:00, и у меня настроен автоответчик, который оповещает об этом корреспондентов. Если при вашей работе такая частота нереальна, найдите другой подходящий вариант — если выйдет меньше 88 раз в течение рабочего дня, это уже лучше, чем в среднем. Лучше выделить на это определенное время в ежедневном расписании и настроить автоответчик. Это удобно для вас и ответственно по отношению к другим. Если соблазн проверять электронную почту непреодолим, поставьте приложение-блокировщик. У 84% сотрудников почтовый клиент работает в фоновом режиме, но, если закрыть его, вы сможете концентрироваться дольше, чем на 40 секунд²⁴.
• Входите в гиперфокус, работая с электронной почтой. Если работа требует, чтобы вы постоянно отвечали на письма, попробуйте войти в гиперфокус, отвечая на сообщения. Заведите таймер на 20 минут и за это время проработайте максимум писем. Даже если вы получаете невероятно много сообщений, работая в гиперфокусе по 20 минут хотя бы в начале каждого часа, вы сможете быстро возвращаться к взаимодействию с людьми и в оставшееся время выполнять важную работу. Отправителям придется ждать ответа максимум 40–60 минут.
• Сократите число точек соприкосновения. Чтобы воспользоваться одним из самых эффективных приемов, повышающих продуктивность, требуется всего десять секунд: удалите приложение для электронной почты в смартфоне. У меня почтовые программы установлены только на компьютере и на «отвлекающем» планшете.
• Ведите список дел отдельно. Почтовое приложение — худшее место для ведения списка дел. Оно отвлекает, перегружается и постоянно пополняется новыми пунктами, которые затрудняют выявление действительно важных задач. Список дел — где вы просто перечисляете, что необходимо сегодня сделать, в идеале ограничиваясь тремя намерениями в день, проще и гораздо действеннее. Перемещайте письма, которые требуют вашей реакции, в отдельную папку. Пусть это будет еще одно дополнительное действие, зато оно позволяет не чувствовать себя перегруженным и организовать планы.
• Заведите два почтовых ящика. Я поступил именно так: один адрес доступен всем, другой знают только ближайшие коллеги. Я проверяю почту в общедоступном ящике раз в день, а в другом — несколько раз, порциями. В некоторых случаях эта стратегия себя оправдывает.
• Устраивайте «почтовые каникулы». Если вы возитесь с большим проектом, настройте автоответчик: пусть он информирует корреспондентов, что у вас «почтовые каникулы» на один-два дня, но при этом вы находитесь в офисе и вам можно позвонить или нанести личный визит, если что-то срочное. Люди проявляют гораздо больше понимания к этой стратегии, чем может показаться.
• Пользуйтесь правилом пяти предложений. Чтобы сэкономить время и проявить уважение ко времени адресата, старайтесь, чтобы в каждом сообщении было не больше пяти предложений. Добавьте к стандартной подписи пометку, что поступаете так намеренно. Если у вас появится желание написать больше, воспринимайте это как повод позвонить по телефону. Это не даст вам увязнуть в бесконечном обмене письмами.
• Не спешите отправлять важные сообщения. Не каждое письмо стоит посылать сразу же — это особенно справедливо, если, сочиняя ответ, вы испытываете сильные эмоции. Иногда может выясниться, что отвечать вообще не стоит. Если письмо важное, если общение стало слишком эмоциональным или вам необходимо хорошо подумать, дайте себе время на отклик — обеспечьте мыслям свободу, чтобы на поверхность поднялись новые, лучшие, более творческие идеи.

И все равно электронная почта остается одним из главных источников стресса в нашей работе. В одном исследовании участников попросили отказаться от электронной почты, и всего через неделю у них изменилась вариабельность сердечного ритма, поскольку они стали испытывать гораздо меньший стресс. Участники эксперимента больше общались с людьми, дольше работали над своими задачами, реже пытались делать много дел одновременно и гораздо лучше концентрировались. Отсутствие электронной почты позволило им работать медленнее и более осознанно. Когда эксперимент закончился, участники сказали, что в процессе они испытывали облегчение и умиротворенность, а также смогли восстановиться²⁵. Хотя от электронной почты невозможно избавиться полностью, попробуйте вышеописанную тактику и найдите, что подходит вам лучше всего, экспериментальным путем.

Совещания

Совещания — один из самых серьезных отвлекающих факторов после электронной почты, с которыми мы сталкиваемся в течение дня. Кроме того, они забирают уйму времени. Недавнее исследование показало, что в среднем люди, занятые в экономике знаний, тратят 37% времени на совещания — а значит, если вы работаете восемь часов в день, то обычно ежедневно тратите три часа на разного рода встречи²⁶.

Совещания обходятся весьма дорого: соберите небольшую группу людей в переговорной комнате на час — и легко можете потерять целый рабочий день. И это не считая времени, которое уходит у всех, чтобы переключить внимание на предмет обсуждения и обратно. По сути дела, в этих собраниях нет ничего плохого, но бессмысленные встречи — одна из черных дыр, в которые утекает продуктивность в современном офисе²⁷.

Вот четыре моих любимых способа, позволяющих контролировать количество совещаний, которые нужно посещать, и делающих их более продуктивными:

• Никогда не ходите на совещание, у которого нет повестки дня. Никогда. Если собравшиеся не знают, что будут обсуждать, значит, у встречи нет никакой цели. Всякий раз, когда меня приглашают на такую встречу, я спрашиваю, какая стоит задача. Во многих случаях человек, который ее назначил, осознает, что цели можно добиться с помощью пары писем или телефонного звонка. Откажитесь от встреч без вопросов для обсуждения — ваше время слишком ценно.
• Оцените пользу всех регулярных совещаний в своем расписании. Мы часто не ставим под сомнение их ценность. Проверьте следующий месяц в своем календаре и подумайте, какие из регулярных встреч действительно достойны вашего времени и внимания. Некоторые могут оказаться более ценными, чем это кажется на первый взгляд, — особенно если они помогают лучше узнать, чем занимается команда, и установить связь с происходящим. От некоторых бывает трудно отказаться, но порой, если отыщется изящный способ уйти, можно сэкономить не один час.
• Пересмотрите список приглашенных. Всем ли необходимо быть на этой встрече? Обычно ответ на этот вопрос бывает отрицательным. Если вы руководитель команды или просто хотите сэкономить кому-то время, сообщите участникам, чье присутствие не критично; хотя они, безусловно, могут прийти, это необязательно, если у них есть другая важная работа.
• Войдите в гиперфокус на время встречи. Если встречи отнимают у вас больше времени, чем энергии и внимания, очень трудно полностью погрузиться в происходящее. Но если вы все же решили, что встречу стоит посетить, или если от нее нельзя отказаться, получите удовольствие! Отложите телефон или планшет, сосредоточьтесь на словах других людей и помогите ускорить процесс, чтобы все могли уйти пораньше. В результате встреча может оказаться для вас весьма ценной.

Некоторые прекрасные стратегии повышения продуктивности, которые вы возьмете в привычку, задним числом покажутся очевидными — и каждая из них основана на здравом смысле. Однако большое преимущество любой книги о продуктивности (хотя надо учесть, что здесь я не могу рассуждать беспристрастно) в том, что она позволяет взглянуть на свою работу со стороны и понять, какие вещи можно делать по-другому. Кроме того, здравый смысл не всегда приводит к здравым действиям.

Интернет

Многие отвлекающие факторы, которые мы обсудили в этом разделе, имеют одну общую черту: все они порождены интернетом. Каким бы мощным инструментом он ни был, интернет отвлекает и прерывает нас, и в результате мы порой проводим много времени в режиме автопилота. Во время работы наши мысли часто разбредаются, и точно так же мы часто бродим по интернету, как будто погрузившись в грезы, переключаясь с одного сайта на другой без всякой цели.

Сократив отвлекающие факторы и создав режим, где их не будет вообще, вы очень поможете себе работать целенаправленно. Но часто стоит сделать еще один шаг и вообще отключиться от интернета. Это может оказать положительный эффект не только на вашу работу. Отключившись от интернета на 12 часов дома, вы как минимум прекрасно восстановитесь. В поездках вы будете невероятно продуктивны и энергичны, если не станете заходить в интернет в автобусе или в поезде. Примерно половина времени в онлайне уходит на прокрастинацию — преимущества от подключения просто не стоят таких потерь времени.

Не верьте мне на слово: попробуйте отключиться от интернета на 24 часа в это воскресенье и предложите членам семьи сделать то же самое. Вместо того, чтобы платить за доступ к интернету в самолете, в следующий раз возьмитесь за офлайновый проект, важный, но не срочный. А потом проанализируйте: насколько вы восстановились? Сколько смогли сделать? Если мы с вами хоть немного похожи, возможно, у вас появится мотивация сократить доступ в интернет и в будущем.

Окружающее пространство

Несколько лет назад я работал в отделе подбора персонала в большой компании. У моей коллеги Пенни на столе всегда стояла вазочка с драже. В этом не было ничего особенного, особенность состояла в том, что она почти их не ела. И не потому, что ей не нравились эти конфеты, — просто еда не представляла для нее большого соблазна. За день она съедала несколько драже, а остальные доставались всем, кто проходил мимо.

Наверное, 90% этих конфет съедал я. Каждый раз, проходя мимо стола Пенни, я брал горсточку — объем, асимптотически близкий к социально приемлемой границе. Думаю, если бы такая вазочка стояла у меня, конфеты исчезли бы до полудня. (В прошлую пятницу мы с невестой устраивали вечеринку, и у нас осталось два пакета чипсов. Я съел оба за два дня.)

Друзья часто удивляются, когда я рассказываю такие истории. Поскольку моя основная работа — исследовать продуктивность и экспериментировать с ней, многие наверняка думают, что я обладаю сверхчеловеческим самоконтролем. Но, хотя я прикладываю много усилий, чтобы противостоять помехам, проникающим из цифрового мира, с остальными соблазнами я стараюсь разобраться заранее. А поскольку еда — моя главная слабость, я изменяю среду вокруг себя, стараясь не держать дома нездоровую пищу, а если она все же появляется, прошу кого-нибудь ее спрятать.

Будь то еда или другие отвлекающие факторы, среда сильно влияет на наше поведение по принципу «стимул — реакция». Реклама ресторана с доставкой на дом, прикрепленная магнитом к холодильнику, говорит, что вкусную и нездоровую пищу можно получить, сделав один телефонный звонок (так же, как нарезанные овощи и хумус в холодильнике напоминают о важности здорового питания). Если записать три главные цели и держать их постоянно на виду, они не позволят вам забыть, над чем надо работать в течение дня. И наоборот, телевизор, установленный в спальне, напомнит: попасть в мир новостей и развлечений легче легкого, достаточно просто нажать кнопку — и этот мир гораздо соблазнительнее, чем сон. Похожий эффект создастся, даже если в гостиной просто поставить диваны и кресла перед телевизором, вместо того чтобы развернуть их друг к другу. А если за завтраком оставить телефон на столе, вы получите внешний стимул, напоминающий о мире интересных вещей, на которые можно отвлечься[16].

Внешние стимулы могут влиять на нас самым серьезным образом. Исследование посетителей кофейни показало, что, если во время разговора перед ними лежал телефон, они проверяли его раз в три–пять минут, «вне зависимости от того, подавал ли он звуковые сигналы». Исследователи заключают: «Даже когда наши телефоны не вибрируют, не пищат, не звонят и не мигают, они символизируют широкую социальную сеть и служат порталом в гигантский каталог информации»²⁸. Другое исследование пришло к такому печальному выводу: «Само наличие телефона, лежащего в поле зрения участников, мешало близости, взаимопониманию и качеству отношений»²⁹.

Очень часто эти стимулы, поступающие из окружающей среды, отвлекают нас от целей, которых мы хотели бы достичь, и делают личный опыт менее осмысленным. Они не отрывают нас от дел так активно, как оповещения, но могут быть настолько же пагубными для работы и личной жизни. Именно это происходит, когда мы пытаемся отвлечься на что-то новое в процессе работы над сложной задачей. Вокруг нас должно быть как можно меньше стимулов такого рода. Если мы держим телефон, планшет и телевизор в другой комнате, мы реже бросаем начатое дело, привыкаем к работе в менее стимулирующей среде и добиваемся того, что среда перестает быть привлекательнее, чем цели, на которых мы хотим сосредоточиться.

Избавившись от отвлекающих стимулов там, где работаем, мы становимся способны сосредотачиваться на более долгий срок. Поэтому необходимо замечать стимулы, которым вы разрешаете проникать в вашу среду, и задумываться, как они могут повлиять на вашу продуктивность[17].

С тех пор, как я заметил, сколько времени и внимания я трачу на такие устройства, как планшет и смартфон, я редко оставляю их поблизости, когда для этого нет веской причины. Сейчас мой планшет лежит в другой комнате, а телефон на столе в дальнем углу кабинета, куда мне не дотянуться[18]. Передо мной немало предметов: подушка для медитации, разборные гантели, несколько комнатных растений, чашка чаю, фотографии семьи, кубик-антистресс, маркерная доска и черепаха женского пола по имени Эдвард[19], которая греется на камне в своем террариуме.

Ни один из этих объектов не сможет надолго лишить меня концентрации — для этого они (включая черепаху) недостаточно сложны, а значит, в отличие от смартфона, не могут полностью «угнать» мое внимание. Если я и отвлекаюсь на них, то мне гораздо легче заметить, что мысли ушли куда-то в сторону, и куда проще вернуться к делу.

Новые объекты внимания грозят внедриться в пространство внимания и помешать полностью сосредоточиться на чем-то одном.

Если вы хотите изменить окружающую обстановку таким образом, чтобы она больше способствовала работе и жизни, нужно устранить объекты внимания, которые в принципе могут помешать вашей концентрации.

Сделать это достаточно просто:

1. Проведите учет отвлекающих факторов вокруг вас. Это особенно важно сделать в том месте, где вам придется сосредоточиться на выполнении самой сложной работы. Составьте список всех потенциальных отвлекающих факторов — от планшета на вашем столе до коллеги, сидящего за соседним столом. Подумайте: какие пункты из этого списка кажутся вам привлекательнее предстоящей работы?
2. Дистанцируйтесь от внешних стимулов. Как и в случае с отвлекающими факторами, блокировать заранее все внешние стимулы нельзя — но воздействие большинства из них можно проконтролировать. Составьте план по удалению подальше от себя тех объектов внимания, которые могут вас искушать.
3. Поместите в окружающую обстановку стимулы продуктивности. Не все внешние стимулы мешают вам, и никто не хочет работать в стерильной обстановке. Например, комнатные растения оказывают подтвержденный успокаивающий эффект. Мы хорошо себя чувствуем на природе, а не в офисе³³. Повесив на стену доску для записей, вы, возможно, начнете записывать свои мысли в режиме мозгового штурма. Кроме того, она будет хорошим местом для напоминания самому себе о трех главных задачах на день. Любимые книги на офисной полке могут подсказать вам свежие мысли во время работы. Кубик-антистресс напомнит о необходимости порой устраивать перерыв, мечтать и обдумывать новые идеи. Книга вместо телефона на прикроватной тумбочке побудит больше читать. Положив фрукты в вазу на столе, вы сделаете свое питание более здоровым.

Если спросить у разных людей, где они работают максимально продуктивно, мало кто ответит: «В офисе». Большинство людей назовут что угодно, кроме офиса, — любимую кофейню, аэропорт, поезд или рабочее место у себя дома. Думаю, дело в том, что в этих местах меньше внешних стимулов, которые напоминают обо всей работе, которую необходимо сделать: мы не слышим, как коллеги обсуждают текущие проекты, и не проходим мимо переговорных, где регулярно отчитываемся о достигнутом прогрессе. Меняя на время рабочее место, мы можем сосредоточиться на поставленных целях в отсутствие отвлекающих стимулов.

Чистота окружающего пространства тоже играет важную роль. Обязательно наводите порядок перед тем, как уйти из дома, — вернувшись к раковине, полной немытой посуды, и к разбросанным по полу вещам, вы сразу же испытаете стресс. То же правило справедливо и для рабочего места: в конце дня уберите со стола документы, закройте окна в компьютере, разберите папки на рабочем столе и обработайте или заархивируйте электронные письма, которые вы получили за день. На следующее утро, сев за стол, вы сразу сможете сосредоточиться на текущих задачах вместо того, чтобы беспокоиться о вчерашних. Очистить от хлама цифровую среду так же важно, как физическую.

Как вы, вероятно, уже обнаружили, с помощью внешних стимулов можно помочь себе в будущем. Выбрав в конце дня три главных намерения на завтра, я записываю их маркером на доске, чтобы увидеть утром в первую очередь. Если мне надо не забыть принести на встречу какие-то документы, я кладу их у двери, чтобы увидеть уходя.

Музыка

В окружающей нас среде полным-полно факторов, которые влияют на нашу концентрацию, — в какой-то степени на продуктивность воздействует даже температура в офисе[20]. Прежде чем разобрать, как на продуктивность влияет внутренняя, ментальная среда, я хочу сосредоточиться еще на одном внешнем факторе, с которым вы уже, возможно, работаете. Речь идет о музыке.

Собирая материал для этой книги, я взял интервью у одного из самых признанных музыкантов нашего времени, который продал больше музыки, чем Принц, Бритни Спирз, Джастин Бибер или Боб Дилан. Он почти единолично создал саундтрек детства огромного множества людей, а его видео собирают миллионы просмотров на YouTube.

Хотя вы, вероятно, узнаете его музыку, вряд ли вам известно имя Джерри Мартина. В частности, Джерри сочинил мелодии для видеоигр «The Sims» и «SimCity», общий тираж которых составил более 100 миллионов копий. Кроме того, он написал музыку для рекламы Apple, General Motors и NBA. Изучая, как музыка влияет на продуктивность, лучше всего начать с творчества Мартина, потому что его сочинения относятся к наиболее положительным примерам в этом плане.

По данным исследований, самая продуктивная музыка имеет два главных свойства: она должна быть знакомой (именно поэтому ваша любимая фоновая музыка может отличаться от выбора коллег) и простой³⁴ Музыка Джерри удовлетворяет обоим требованиям. Она успокоительно знакомая, поскольку находится под сильным влиянием таких известных композиторов, как Джордж Гершвин. В ней нет слов, которые могут вас отвлечь, и она простая. Мартин объяснил мне: «Когда музыка слишком структурирована, на ней хочется сосредоточиться. Лучшая музыка существует на заднем плане — если прислушаться, в ней нельзя выделить ничего особенного. Эта музыка линейна, она меняется без вашего ведома и сопровождает ваши действия в игре». Я, со своей стороны, люблю работать, поставив песню на повтор — в течение последнего часа я слушал одну и ту же депрессивную мелодию Эда Ширана.

Однако исследования также предполагают, что самая продуктивная музыка относительна. Она занимает часть пространства внимания, но эта часть невелика, если музыка знакомая, простая и относительно тихая. Если нужно сосредоточиться, она не конкурент тишине, но дело в том, что музыка никогда не существует в изоляции.

Если вы работаете в оживленной кофейне, музыка может оградить вас от разговоров вокруг, которые гораздо сложнее и отвлекают куда сильнее, чем простая и знакомая мелодия. Если коллега в соседнем отсеке громко говорит по телефону, продуктивное решение — надеть наушники и включить музыку. (Исследование показало, что, если вы слышите только одного участника разговора, это отвлекает гораздо больше, чем двусторонняя беседа, — мозг работает на полную мощность, пытаясь восстановить пропущенные реплики, и такой разговор занимает больше пространства внимания³⁶[21].) Спокойная, безмятежная музыка в шумоподавляющих наушниках отвлекает меня гораздо меньше, чем рев самолетного двигателя. Когда я сижу в кофейне и проигрываемый там саундтрек вдруг меняют на беседу по радио, я тоже включаю музыку.

Влияние музыки на продуктивность зависит от характера работы, которую вы выполняете, обстановки и даже черт характера — например, интровертам музыка мешает больше, чем экстравертам³⁹. Но в целом, если вы хотите сосредоточиться, слушайте простую знакомую музыку.

Очищаем ум

Конечно, не все отвлекающие факторы внешние — часто нас отвлекает содержимое собственной головы. Мы пишем доклад и вдруг вспоминаем, что десять минут назад должна была начаться назначенная встреча, или приходим домой и понимаем, что забыли купить хлеб. Абсолютно необходимо очистить голову от этих «незамкнутых циклов», чтобы они не отвлекали нас в тот момент, когда мы пытаемся сосредоточиться.

Невозможно писать о концентрации и продуктивности, не цитируя Дэвида Аллена. Аллен — автор книги «Как привести дела в порядок»[22], в основе которой лежит простой принцип: мозг предназначен для того, чтобы рождать идеи, а не хранить их. Пустой мозг продуктивен, и чем больше мы вытащим из него наружу, тем яснее будем мыслить.

Вы уже знакомы с этой идеей, если ведете ежедневник. Вы не смогли бы мыслить ясно, если бы пытались держать в голове все встречи и мероприятия. Вам пришлось бы постоянно отводить часть пространства внимания под грядущие события, и это вызывало бы постоянный стресс. Список дел производит похожий эффект: задачи, которые вы выносите из головы и включаете в список, уже не будут беспокоить вас во время работы. Вы сможете мыслить яснее и не испытывать такого сильного чувства вины.

Когда вы выносите задачи и обязательства вовне, происходит замечательная вещь: вы начинаете работать практически без вины, сомнений или беспокойства. Вина обычно вызвана напряжением из-за прошлого, беспокойство — напряжением по поводу будущего, а сомнение и стресс — напряжением из-за настоящего. Эти чувства улетучиваются, когда вы определяете намерения и составляете примерный план работы над важными задачами. Кроме того, вы будете мыслить яснее — если вынести вовне причины для беспокойства, связанные с ними задачи и обязательства не будут возникать в голове во время работы.