З'ясуйтепоняття «документ». Класифікаціядокументів.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповід­но до законодавства юридичну силу.

Види документів визначають за такими ознаками:

способом фіксації:

• письмові документи — це рукописні і машинописні (друковані) документи;

• графічні документи — карти, плани, схеми, малюнки, рисунки;

• фото - і кінодокументи — це документи, створені способом фотографуван­ня і кінематографії, відео зйомки тощо;

• фонодокументи — документи, створені способом звукозаписування (зву­козапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо);

найменуванням — заява, лист, телеграма, довідка, службова записка, інструк­ція, протокол, резюме, автобіографія, наказ тощо;

походженням — службові (офіційні) й особисті:

•   службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

•   особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

місцем виникнення (складання) — внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, уста­нови чи підприємства, де їх укладено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи ор­ганізаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

напрямком— вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові), трафаретні, індивідуальні (нестандартні):

• стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

• трафаретні — це документи, частина яких надрукована, а для змінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути надрукована або вписана);

• індивідуальні Документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (прото­коли, накази, заяви);

терміном виконання— звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

• звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

• термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також доку­менти, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

• дуже термінові документи з позначкою «дуже терміново»;

ступенем гласності— секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошен­ня змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

юридичною силою— справжні (істинні), фальшиві (підроблені):

• справжні (істинні) — це документи, створені за всіма правилами. Вони бувають чинні і нечинні. Нечинними документи стають, коли втрачають юридичну силу з будь-яких причин;

• фальшиві (підроблені) — це документи, зміст яких чи їх оформлення не відповідають дійсності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

• оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, засвідчений штампом і печаткою;

• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії називаються відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину робиться виписка (витяг);

якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат; юридично оригінал і дублікат рівноцінні